This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Please provide links/reference to any documentation which clarifies the meaning of DWP/Welfare reform terminology.'.

Mandatory Work Activity 
Background 
1.  Mandatory Work Activity (MWA) is part of the menu of support available to 
help Jobseeker’s Allowance (JSA) claimants as part of the Jobcentre Plus 
Offer. This over-arching offer ensures that claimants receive the personalised, 
responsive support that they need to find employment. 
2.  It is recognised that whilst the vast majority of JSA claimants engage with 
the support available to them and make every effort to find work, there are a 
few who, for a variety of reasons, fail to demonstrate the focus and discipline 
necessary to seek out, secure and retain employment opportunities. 
3.  MWA, delivered under Section 17A of Jobseekers Act 1995, aims to tackle 
this particular issue.   
NB Under Section 17A of Jobseekers Act 1995 the Secretary of State may 
require claimants to participate in prescribed schemes that are ‘designed to 
assist them to obtain employment’
. It is, therefore, imperative that in all 
communications (written and verbal; internal and external) MWA is described 
in line with DWP legislation and policy i.e. MWA is designed to help our JSA 
claimants find work; it is not a punitive measure.  
District implementation  
4.  In each Contract Package Area (CPA) there is a strict annual limit on the 
number of claimants the provider can take on to MWA provision. Districts 
within a CPA must, therefore, work together to manage referral numbers.    
5.  The limited number of places available and the mandatory nature of the 
provision make it imperative that District Management Teams (DMT) 
implement processes to support MWA which are both effective and 
transparent. 
6.  The identification process adopted must be seen to be both fair and 
reasonable, and ensure that no claimant is referred to MWA without the Work 
Services Manager having been consulted eg a case conference approach. 
7.  DMT have a key role in ensuring that, at all levels, MWA messaging 
conforms to policy intent - see background section of this guidance. 
8.  DMT are also responsible for ensuring that their MWA provider has 
nominated contacts for raising absence related issues. The nominated 
contact(s) must be familiar with the Labour Market Conditions Guide and able 
to make decisions (e.g. whether to ‘treat as straight forward’ or not) promptly 
and accurately in regard to issues including: 
  periods of sickness 
  domestic emergencies 
  easements for parents 
9.  It is also important for Districts to obtain regular MI and ensure that formal 
Provider Engagement Meetings are set up with the MWA provider. 
The provision 
10. Mandatory Work Activity gives JSA claimants identified as most in need of 
support, an opportunity to develop skills, disciplines and behaviours that we 

know are widely valued by employers and that can help them in seeking 
employment. 
11. The vehicle for this will be work-based placements delivered by external 
providers under contract to DWP. For those referred to a placement, their 
participation is mandatory. The Jobseeker’s Allowance (Mandatory Work 
Activity Scheme) Regulations 2011 support the mandatory nature of MWA. 
Features 
12. The placements sourced by the provider will: 
  last for 4 weeks; 
  be for 30 hours per week, unless restrictions apply, so allowing the 
claimant time to meet their actively seeking obligations; 
  be reduced in line with any restrictions a claimant might have on their 
Jobseeker’s Agreement (JSAg) / JSA Claimant Commitment (CC). In 
such circumstances, placements will take up 75% of the time a 
claimant is available for work; 
  be of benefit to the local or wider community; and 
  be additional to any existing or expected vacancies the host 
organisation might have. 
13. MWA participants will continue to claim JSA and attend Jobsearch 
Reviews. 
14. The provider will meet the costs incurred by the claimant in attending the 
MWA placement. This will include travel, childcare and replacement adult care 
costs. The provider will also meet any additional support costs necessary to 
allow disabled people to participate fully.  
Identifying claimants suitable for MWA 
15.  The following JSA claimants must not be referred to MWA: 
  young people aged 16 and 17, as the primary focus for this age group is 
education and training 
  those participating in the Work Programme. 
16.  Other than that, it is at the Advisory Team’s discretion whether to refer a 
JSA claimant to MWA, bearing in mind the policy intent as detailed below.  
17. A JSA claimant potentially suitable for MWA is one identified through the 
work targeted interview process as lacking, or failing to demonstrate, the 
focus and discipline necessary to effectively:  
  seek out and pursue job opportunities 
  secure and retain employment. 
18. As MWA places are limited, it is imperative the provision is deployed 
appropriately. Where the primary barrier to a claimant finding work is a lack of 
focus and discipline on their part, MWA has the potential to help them. But 
where that lack of focus and discipline has a serious underlying cause, for 
example: 
  a significant disability (whether physical or mental) 
  a low level of basic skills 
  a chaotic lifestyle due to drug / alcohol misuse 
or where the primary barrier is something else altogether, for example: 
   a background that includes serious criminal convictions 

MWA participation would only be beneficial, and therefore appropriate, if it 
were deployed as a step within a structured approach designed to address 
the claimant’s multiple barriers. Deployed in isolation, or as the first or primary 
step, MWA would be wholly inappropriate. 
19. It is debatable whether MWA is appropriate provision for claimants who 
are:  
  working (paid or voluntary) 
  undertaking employment related study / training 
  taking part in or recently completed a Jobcentre Plus employment-
related measure (contracted or non-contracted) aimed at helping them 
move closer to the labour market 
therefore, in such circumstances it is imperative that Advisory Teams consider 
most carefully the merits of an MWA referral on a case by case basis.     
20. MWA may be beneficial for a claimant that has recently received a labour 
market related sanction / disallowance, providing an opportunity for them to 
develop the skills, disciplines and behaviours sought by employers.  (NB 
MWA must not be used as an alternative means of addressing conditionality 
doubts. If there are doubts about a claimant meeting JSA conditionality i.e. 
availability and actively seeking, those doubts must be addressed 
appropriately).  
21. If a lack of recent work experience is proving to be a barrier to finding work 
for an otherwise well-focused claimant (even if they may be seeking out and 
pursuing job opportunities), Advisory Teams should seek to address this with 
the claimant by discussing the ways in which this experience could be gained 
- for example through Work Together, work experience or by pursuing 
volunteering opportunities.   
22. Where a claimant is unwilling to address a lack of recent work experience, 
and Advisory Teams believe an MWA placement would address this barrier 
and help a claimant move closer to the labour market, they should consider if 
a referral to MWA is appropriate for the individual claimant. 
23. MWA is not an appropriate means of providing recent work experience 
unless other options have been explored and are unlikely to lead to the 
removal of this barrier – for example, the claimant will / does not pursue 
options that would remove the barrier. 
24. If a claimant is due to commence Work Programme (WP) provision within 
the next few weeks, Advisory Teams must consider seriously whether a 
referral to MWA is the best use of this limited resource. (NB In circumstances 
where a claimant approaching, or reaching, their WP entry point has 
previously failed to start, or failed to complete, a MWA placement, if the 
grounds for making the original referral remain valid then a further referral to 
MWA must take precedence over the WP referral i.e. a temporary exemption, 
using the criterion ‘customer on other suitable provision’, must be applied to 
the WP referral)    
25. The final decision on a claimant’s suitability for MWA is one that must be 
made in consultation with a Work Services Manager e.g. a case conference 
approach. 
26. To provide the necessary audit trail, it must be recorded as a LMS 
conversation that the required consultation has taken place.  

Introducing MWA to claimants 
27. A referral to MWA must never come as a surprise to a claimant. If a 
claimant’s circumstances suggest that they may be suitable for a referral to 
MWA, the adviser must: 
  explain to the claimant that they are being considered for referral and 
the reasons why i.e. to develop skills, disciplines and behaviours that 
are widely valued by employers and that can help them in seeking 
employment;  
  provide an overview of the provision to the claimant; 
  explain to the claimant that the case for referring them will be 
discussed with the Advisory Team Manager in line with district 
implementation protocols to support MWA;  
  explain to the claimant that if they are subsequently referred to MWA,  
participation is mandatory i.e. they may face a benefit sanction if they 
do not take part; and  
  record, as an LMS conversation, that the discussion with the claimant 
has taken place and the reasons cited for considering an MWA referral. 
NB The language and tone used when discussing MWA with claimants is 
crucial. MWA must never be used as a threat or portrayed as a punitive 
measure. 
Referral process 
28. The decision to refer a claimant to MWA provision must be seen to be fair 
and reasonable; it must have been made following consultation between the 
claimant’s Work Coach and Work Services Manager (see District 
implementation section of this guidance) and the fact that the consultation 
took place must be recorded as a LMS conversation.  
29. Because it takes time to follow the necessary local protocols, it is vitally 
important for the Work Coach to confirm, by review of the Customer 
Assessment Tool for example, that the reasons for considering referral in the 
first instance remain valid.  
30. If the reasons remain valid, before referring the claimant to the MWA 
provider the Work Coach must check that there is nothing to prevent the 
claimant from completing 4 consecutive weeks on provision, e.g. holiday 
arrangements, jury service etc. The referral must be deferred if the claimant 
cannot undertake 4 consecutive weeks on provision. Additionally, the 
claimant’s Work Programme entry point must be checked; if that date falls 
within the next 6 weeks, the appropriateness of a referral to MWA must be 
considered, though it is intended claimants suitable for MWA complete it 
before entering the Work Programme 
31. The referral must be made within a Work Search Interview. MWA is 
supported by PRaP and Work Coaches must be familiar with PRaP Referral 
Guidance. 
32. The Work Coach undertaking the referral must take the following actions: 
Step 
Action 

Explain to the claimant: 
  about Back to Work Schemes  
  why they are being referred 

  that the case for referring them has been discussed, and 
agreed, by the Work Services Manager 
  what the provision entails 
  how we expect them to benefit from the provision 
  that any travel and/or care costs they incur will be met by 
the provider 

The next action will depend whether the claimant has a 
Jobseeker’s Agreement (JSAg) or a JSA Claimant Commitment 
(CC): 
 
JSAg – ensure that the claimant’s JSAg and Action Plan are fully 
up-to-date 
 
JSA CC– ensure that the claimant’s Action Plan (AP) “Aims” free 
text box has the following information: 
  annotate “JSA Claimant Commitment Case” (this is 
important to signal the difference to providers) 
  input types of Work from the CC Jobseeker Profile  
  input any availability or work restrictions agreed on the CC 
As a JSAg will not be created on LMS for CC cases, the relevant 
information is transferred to providers through PRaP from the 
AP.  It is important the AP is updated as historic LMS JSAg 
information will be automatically transferred to providers when 
the referral is made.  
 

Create an LMS conversation as follows: 
****MWA referral****  
This is necessary to help identify, at a future New Jobseeker 
Interview, any claimant that might have signed-off without 
completing MWA, and for whom a re-referral may be appropriate    

Record the referral on LMS via the ‘Mandatory Work Activity – 
Initial Ref’ opportunity.    
NB1 Ensure MAPPA guidance  is followed in appropriate cases  
NB2 Separate procedures apply to Special Customer Record 
cases  

Do not issue the LMS generated referral letter (these will be 
updated with LMS release 35 in October 2015). Issue the MWA 
INFO1(Eng) or MWA INFO1 (Welsh)and   explain its contents 
ensuring the claimant fully understands that: 
  the provision is mandatory and the consequences of non-
attendance 
   the MWA provider will write to them within 15 working 
days to give them full details of the placement arranged, 
what they are required to do and the consequences of 
failing to do so 
  their information may be shared with their provider and 
placement host, as explained in the Personal Data section 
of the letter 
  they must continue to follow the steps to find work as set 

out in their JSAg / JSA CC  
  they must continue to attend fortnightly Work Search 
Reviews (NB at coach discretion, the claimant’s signing 
time, but not day, can be rearranged to fit better with 
attending MWA. Similarly, any requirement to attend 
weekly can be waived during the MWA period) 
  they must inform their Advisory Team if they need to 
change their signing time once details of their placement 
are known 
NB Although the MWA INFO1 letter must be issued to the 
claimant, it is not the letter that contains the text necessary to 
support the mandatory nature of the provision. That text will be 
contained in a letter, issued by the provider, giving the claimant 
the details of their placement.   

Record in the ‘Info’ tab of the LMS Action Plan (AP) that letter 
MWA INFO1 has been issued to the claimant; if they do not have 
an AP, a basic one must be created to facilitate recording issue 
of the MWA INFO1. Without a proper audit trail, any future 
Decision Making and Appeals activity could be compromised. 

Alert the provider to issues which impact upon the claimant’s 
participation: 
  restricted availability 
  care requirements 
  additional support needs for claimants with a disability 
  penalties imposed by the legal system (if a claimant is 
attending regular probation interviews, completing 
community service hours or subject to curfew restrictions 
the provider will manage placement arrangements 
accordingly) 
 

Make arrangements (e.g. LMS workflows) to follow-up the 
referral. Advisory Teams must be alert to, and respond to, any 
change in the claimant’s circumstances that might impact on their 
participation and must instigate a 22 working day check to 
ensure the provider has met their contractual obligations. 
Explaining about Back to Work Schemes 
33. In addition to explaining about the provision being referred to, remind 
claimants:   
  about the conversation they had at an earlier Work Search Interview  
regarding Back to Work Schemes which help improve their prospects 
of employment 
  about the Back to Work Scheme Guide they were signposted to during 
their interview, which has general information about the schemes and 
which they were advised to read 
  that they may wish to revisit the general information on the Gov.UK 
website (Back to Work Schemes Guide)  
  ask if the claimant has any questions or concerns about the scheme 
before they are referred. 

34. For claimants who wish to revisit the information but cannot easily access 
the internet or cannot access an Internet Access Device within the Jobcentre, 
e.g. because of a health problems or disability, print and issue a copy of the 
Back to Work Scheme Guide. 
Change of circumstances 
35. As there is a delay between the referral point and the placement start, it is 
important any changes to the claimant’s circumstances that might impact on 
their attendance (e.g. found work, change of address) are picked-up and 
communicated promptly to the provider. This is necessary to prevent the 
provider from instigating DMA action that will be a waste of time for both the 
provider and Decision Making and Appeals colleagues.  
36. To avoid delays, a phone call to the provider is considered the most 
appropriate way of notifying the change. If the change is one that means 
MWA participation is no longer relevant (e.g. claimant signed-off JSA), the 
provider must be instructed to update PRaP accordingly.   
22 day check 
37. Twenty two working days after the referral has been made, the Work 
Coach must check, via LMS, if the provider has updated the referral.   
38. If LMS is showing a result against the referral there is no need to contact 
the provider. However, if no result is showing on LMS, the coach must contact 
the provider after first checking the claimant’s claim status:  
  If the JSA claim has been closed, the coach must inform the provider 
and instruct the provider to update PRaP accordingly. 
  If the JSA claim remains open, the coach must contact the provider to 
discuss the circumstances of the case. If the provider is unable to give 
a start date, the coach must consider escalating the issue to the Third 
Party Provision Manager. 
Special Customer Records (SCR)  
39. SCR cases must be handled by the JCP Nominated Officer in line with 
National guidance.  
40. In respect of MWA, the JCP Nominated Officer is responsible for: 
  Letting the MWA provider’s nominated contact know, by telephone, to 
expect a clerical referral form SL2 in respect of a SCR claimant 
  Stressing, to the provider, the importance of following the SCR process 
set out in Provider Guidance    
  Completing and sending an SL2 form to the provider’s nominated 
contact 
  Advising the Third Party Provision Team (TPPT) that a clerical referral 
to MWA has been made – this enables TPPT to manage referral 
numbers effectively. 
  Obtaining, within 22  working days of the referral, full details of the 
claimant’s placement from the MWA provider 
  Notifying the claimant, by telephone, of the placement details and 
consequences of not attending 

  Printing the ‘referral to placement’ letter held on the District provision 
Tool, completing the relevant fields, issuing it to the claimant and 
noting the issue of the letter on the claimant’s clerical record 
  On-going liaison with the provider’s nominated contact in respect of SL2 
completion, DMA action, provision end dates etc to meet the 
requirements of MWA. 
Activities to find work and Work Search Reviews  
41. A claimant is expected to undertake all reasonable activities to find work; 
these activities are documented on their Jobseeker’s Agreement (JSAg) / JSA 
Claimant Commitment (JSA CC). Unfortunately, the time lag between MWA 
referral and start (up to 20 working days) creates issues in relation to the 
claimant’s JSAg / JSA CC. 
42. Although taking part in MWA may have been added to the claimant’s JSAg 
/ JSA CC at the point of referral, the other activities documented will remain 
the same until the date the MWA placement actually commences. 
43. Once a claimant starts MWA, usually for 30 hours per week, it would be 
unreasonable to expect them to undertake the same activities and/or with the 
same frequency as they were expected to take previously. Unfortunately, due 
to neither the start date nor placement location being known in advance, the 
Work Coach is unable to promptly review the JSAg / JSA CC to reflect MWA 
participation. 
44. Due to the above, Assistant Work Coaches must take extra care when 
undertaking Work Search Reviews with claimants referred to and taking part 
in MWA. Any doubts about a claimant who has started a MWA placement 
meeting the requirement to ‘actively seek employment’ must be referred to 
their Work Coach. 
45. While the requirement to ‘actively seek employment’ is not waived for 
those taking part in MWA, the adequacy of their work search activities must 
be considered most carefully in light of their revised circumstances (i.e. 
attending the MWA placement, including travel to and from the placement 
location).         
Claimant absences from MWA 
46. If a claimant fails to attend their MWA placement the provider will ring a 
nominated Jobcentre Plus contact (District implementation section refers) for 
advice on handling the situation.  
Absence due to sickness 
47. If the claimant can be treated as available (ie number / duration of sick 
absences allowed under JSA regulations has not been breached), it’s for 
offices to decide if it’s sensible for the claimant to remain on provision (the key 
factor here being the likely duration of the absence). If it’s decided that 
provision should end, the provider must be told to inform the claimant and 
update PRaP accordingly; once the absence issue is resolved, the Advisory 
Team will need to consider the appropriateness of returning the claimant to 
MWA provision.  
48. Arrangements must be made to capture details of the absence in line with 
normal business practice. 

49. If the claimant cannot be treated as available (ie number / duration of sick 
absences allowed under JSA regulations has been breached) the provider 
must be told to end the claimant’s participation, update PRaP accordingly and 
inform the claimant to attend Jobcentre Plus. Once the claimant’s JSA status 
has been resolved, Advisory Teams will need to consider the appropriateness 
of returning the claimant to MWA provision. 
50. In the case of sick absences there are no circumstances in which the 
provider should be instigating DMA action for non-participation. 
Absence due to reason other than sickness  
51. If the absence is one that would meet ‘treated as available’ criteria (as 
detailed in Labour Market Conditions Guide) it’s for offices to decide if it’s 
sensible for the claimant to remain on provision (the key factor here being the 
likely duration of the absence). If it’s decided that provision should end, the 
provider must be told to inform the claimant and update PRaP accordingly. 
Once the absence issue is resolved, the Advisory Team will need to consider 
the appropriateness of returning the claimant to MWA provision.  
52. Whether the claimant remains on provision or not, it would not be 
appropriate for the provider to instigate DMA action for non-participation. 
53. Arrangements must be made to capture to capture details of the absence 
in line with normal business practice.  
54. If the absence is not one that would meet ‘treated as available’ criteria the 
provider must be instructed to instigate DMA action for non-participation and 
return the claimant to JCP as per provider guidance. The Advisory Team will 
need to consider the appropriateness of returning the claimant to MWA 
provision.   
Sanction regime 
55. MWA participation becomes mandatory from the date / time detailed in the 
notification issued to the claimant by the provider. 
56. A claimant who fails to comply, without good cause, will receive a ‘higher’ 
level sanction of: 
  13 weeks, if not had a ‘higher’ level sanction applied in the previous 12 
months 
  26 weeks, if this is their second ‘higher’ level sanction in a period of 12 
months (from the date of the first failure)  
  156 weeks, if this is their third, or subsequent, ‘higher’ level sanction in 
a period of 12 months (from the date of the previous failure)  
57. Sanctions imposed will continue to apply regardless of whether the 
claimant re-engages with the provision. A sanctioned claimant will have the 
right of appeal and be able to apply for JSA Hardship in line with existing 
guidance. 
58. Referrals to Decision Making and Appeals Teams are made directly by the 
MWA provider; there is no involvement for Jobcentre Plus in the first instance. 
Information about the processes involved can be found in the Provider 
Guidance published on the DWP internet site. 
59. The key issue for Advisory Teams is to consider the appropriateness of 
making a subsequent referral to MWA for those claimants who have been 
through the DMA process. 

Subsequent referrals and ‘balance of time’ 
60. Advisory Teams must be alert to claimants failing to start provision or 
leaving provision early.  
61. The following covers the range of scenarios in which it might be 
appropriate to make a subsequent referral to MWA and whether such a 
referral should be treated as a further ‘initial’ referral or a ‘balance of time’ 
referral. It is important that coaches distinguish between the two and take care 
to make referrals via the correct LMS opportunity – any mix-up will create 
additional work, for both JCP and the provider, and may undermine the value 
of the MI being collected.  
NB Within this process, Advisory Teams may, in some scenarios, identify 
issues with the application of the MWA sanction regime. Any such issues 
must be addressed appropriately ie with the DMA Team or, if it is felt the 
provider might not be fulfilling their obligations, with the Third Party Provision 
Team.   
Claimant ceases to claim JSA between point of referral and start 
date of MWA placement 
62. In this scenario the Advisory Team must ensure that the provider is aware 
of the claim closure reason and updates PRaP accordingly. The Advisory 
Team may also wish to record the circumstances of the case (e.g. as an LMS 
Conversation) so that should the claimant return to JSA, consideration can be 
given to returning them to MWA. 
63. If the claimant returns to JSA, the Advisory Team must consider if it is 
appropriate to make a subsequent MWA referral. Unless there has been a 
significant change in the circumstances which led to the original referral, the 
claimant should be referred again to MWA; any such referral must be treated 
as a further ‘initial’ referral. 
64. Advisory Teams should also consider if the claimant ceasing to claim JSA 
between being referred to MWA and the start date of their placement (and 
subsequently returning to JSA) indicates fraudulent activity; this should be 
explored and, where appropriate, tested (e.g. via More Frequent Attendance). 
NB If, when the new claim is made, the claimant is approaching or has 
reached their Work Programme entry point, a referral back to MWA (where 
appropriate), must take precedence over the Work Programme referral i.e. a 
temporary exemption, using the criterion ‘customer on other suitable 
provision’, must be applied to the Work Programme referral.  
Claimant does not start MWA placement and JSA claim continues 
65. In this scenario Advisory Teams must consider if it is appropriate to make 
a subsequent referral. As the outcome of the DMA process may have a 
bearing on the appropriateness of referral (e.g. claimant’s ‘good cause’ may 
still apply) the Advisory Team must consider whether it would be 
advantageous to await the outcome of the DMA process before making a 
referral decision.  
66. Unless there has been a significant change in the circumstances which led 
to the original referral, the claimant should be referred again to MWA; any 
such referral must be treated as a further ‘initial’ referral.  

NB A MWA referral would take precedence over a Work Programme referral if 
the Work Programme entry point has been reached or is imminent ie a 
temporary exemption, using the criterion ‘customer on other suitable 
provision’, must be applied to the Work Programme referral. 
Re-referring a claimant serving a MWA sanction 
67. In circumstances where the claimant is serving a MWA-related sanction 
the Advisory Team must consider if there are any wider issues that might 
make a prompt re-referral inappropriate, though it is expected that unless 
there has been a significant change in the circumstances which led to the 
original referral, the claimant should be referred again to MWA. 
68.  A claimant’s refusal to engage with MWA should certainly give the 
Advisory Team cause for concern about the claimant’s availability for 
employment. Such concerns must be explored rigorously and appropriate 
action taken. 
69. Advisory Teams should also consider if the claimant’s refusal might 
indicate fraudulent activity; again, this should be explored and, where 
appropriate, tested (eg via More Frequent Attendance)  
Claimant ceases to claim JSA after placement start date but didn’t 
actually start MWA placement 
70. In this scenario the provider should have instigated DMA action at the 
point the claimant failed to start the placement. Advisory Teams must, 
therefore, be alert to any reserved DMA decision attached to the claim (DMA 
paperwork should have been sent to JCP office for retention) and ensure 
appropriate action is taken (i.e. re-referral to DMA if a new claim is made 
within the sanction period).  
71. Once any doubt has been cleared (i.e. sanctioned or not), the Advisory 
Team must consider if it is appropriate to make a subsequent MWA referral. 
Unless there has been a significant change in the circumstances which led to 
the original referral, the claimant should be referred again to MWA; any such 
referral must be treated as a further ‘initial’ referral. 
NB If, when the new claim is made, the claimant is approaching or has 
reached their Work Programme entry point, a referral back to MWA (where 
appropriate), must take precedence over the Work Programme referral i.e. a 
temporary exemption, using the criterion ‘customer on other suitable 
provision’, must be applied to the Work Programme referral.   
Claimant ceases to claim JSA after starting MWA placement  
72. In this scenario the Advisory Team must ensure that the provider is aware 
of the claim closure reason and updates PRaP accordingly. The Advisory 
Team may also wish to record the circumstances of the case (e.g. as an LMS 
Conversation) so that should the claimant return to JSA, consideration can be 
given to returning them to MWA. 
73. If the claimant returns to JSA the Advisory Team must consider if it is 
appropriate to make a subsequent MWA referral. Unless there has been a 
significant change in the circumstances which led to the original referral, the 
claimant should be referred again to MWA. Where that is the case, the way in 
which the claimant is referred will depend on the time between them ending 
provision and the date of subsequent referral: 

  If the referral date is 14 days or more after the provision end date, this 
must be treated as a further  ‘initial’ referral i.e. via ‘Mandatory Work 
Activity – Initial Ref’ opportunity type on LMS 
  If the referral date is less than 14 days after the provision end date, the 
referral will be for ‘balance of time’ and made via the ‘Mandatory Work 
Activity – Re-Referral’ opportunity on LMS  
74.  Advisory Teams must be mindful of any reserved DMA decision attached 
to the claim and take appropriate action. 
NB If, when the new claim is made, the claimant is approaching or has 
reached their Work Programme entry point, a referral back to MWA (where 
appropriate), must take precedence over the Work Programme referral ie a 
temporary exemption, using the criterion ‘customer on other suitable 
provision’, must be applied to the Work Programme referral.   
Balance of time 
75. Balance of time is the remaining amount of time a claimant should spend 
on MWA in situations where they have left their placement before completing 
the full 4 weeks of provision. 
76. Balance of time is only appropriate in cases where there is less than 14 
days between the previous end date and latest referral date. If 14 or more 
days have elapsed, any subsequent referral will again be treated as an 'initial 
referral' and be for the full 4 weeks.  
77. Balance of time referrals must be for full weeks; therefore, the minimum 
period for balance of time will be one week. 
78. In establishing the balance of time to be served, part-weeks spent on 
provision are treated as full weeks. If, for example, a claimant spent 1 week 
and 2 days on provision, the balance of time to be served is 2 weeks. 
79. When making a balance of time referral, the Work Coach must take the 
following actions: 
Step 
Action 

Explain to the claimant why they are being returned to the 
provision and the time to be spent on placement. 
 

The next action will depend whether the claimant has a 
Jobseeker’s Agreement (JSAg) or a JSA Claimant Commitment 
(CC): 
 
JSAg – ensure that the claimant’s JSAg and Action Plan are fully 
up-to-date 
 
JSA CC– ensure that the claimant’s Action Plan (AP) “Aims” free 
text box has the following information: 
  annotate “JSA Claimant Commitment Case” (this is 
important to signal the difference to providers) 
  input types of Work from the CC Jobseeker Profile  
  input any availability or work restrictions agreed on the CC 
As a JSAg will not be created on LMS for CC cases, the relevant 
information is transferred to providers through PRaP from the 
AP.  It is important the AP is updated as historic LMS JSAg 

information will be automatically transferred to providers when 
the referral is made.  
 

Create an LMS conversation as follows: 
****MWA referral****  
This is necessary to help identify, at a future New Jobseeker 
Interview, any claimant that might have signed-off without 
completing MWA, and for whom a re-referral may be appropriate 

Record the referral on LMS via the ‘Mandatory Work Activity – 
Re-Referral’ opportunity  
NB1 Ensure MAPPA guidance  is followed in appropriate cases  
NB2 Separate procedures apply to Special Customer Record 
cases  

Issue the LMS generated referral letter MWA05 / MWA05W and 
explain its contents ensuring the claimant fully understands that: 
  the provision is mandatory and the consequences of non-
attendance 
   the MWA provider will write to them within 15 working 
days to give them full details of the placement arranged, 
what they are required to do and the consequences of 
failing to do so 
  their information may be shared with their provider and 
placement host, as explained in the Personal Data section 
of the letter 
  they must continue to follow the steps to find work as set 
out in their JSAg / JSA CC  
  they must continue to attend fortnightly Work Search 
Reviews (NB at coach discretion, the claimant’s signing 
time, but not day, can be rearranged to fit better with 
attending MWA. Similarly, any requirement to attend 
weekly can be waived during the MWA period) 
  they must inform their Advisory Team if they need to 
change their signing time once details of their placement 
are known 
NB Although the MWA 05 letter must be issued to the claimant, 
it is not the letter that contains the text necessary to support the 
mandatory nature of the provision. That text will be contained in a 
letter, issued by the provider, giving the claimant the details of 
their placement.   

Record in the ‘Info’ tab of the LMS Action Plan (AP) that letter 
MWA05 has been issued to the claimant; if they do not have an 
AP, record the information as an LMS conversation instead. 
Without a proper audit trail, any future Decision Making and 
Appeals activity could be compromised. 

Tell the provider the balance of time to be served and alert them 
to issues which impact upon the claimant’s participation: 
  restricted availability 
  care requirements 
  additional support needs for claimants with a disability 

  penalties imposed by the legal system (if a claimant is 
attending regular probation interviews, completing 
community service hours or subject to curfew restrictions 
the provider will manage placement arrangements 
accordingly) 
 

Make arrangements (e.g. LMS workflow) to follow-up the referral 
including a 22 day check to ensure the provider has met their 
contractual obligations. 
Claimant leaves MWA provision early and JSA claim continues 
80. In this scenario Advisory Teams must consider if it is appropriate to make 
a subsequent referral. If there is a DMA result pending, the Advisory Team 
must consider whether it would be advantageous to await the outcome before 
making a decision on referring again to MWA (the DMA outcome may have a 
bearing on the appropriateness of referral e.g. claimant’s ‘good cause’ may 
still apply).  
81. Unless there has been a significant change in the circumstances which led 
to the original referral, the claimant should be referred again to MWA. If a 
further referral is made, the way in which it is made will depend on the time 
between the claimant ending provision and the date of subsequent referral: 
  If the referral date is 14 days or more after the provision end date, this 
must be treated as a further ‘initial’ referral i.e. via ‘Mandatory Work 
Activity – Initial Ref’ opportunity type on LMS 
  If the referral date is less than 14 days after the provision end date, the 
referral will be for ‘balance of time’ and made via the ‘Mandatory Work 
Activity – Re-Referral’ opportunity on LMS 
NB A MWA referral would take precedence over a Work Programme referral if 
the Work Programme entry point has been reached or is imminent ie a 
temporary exemption, using the criteria ‘customer on other suitable provision’, 
must be applied to the Work Programme referral. 
Re-referring a claimant serving a MWA sanction 
82. In circumstances where the claimant is serving a MWA-related sanction 
the Advisory Team must consider if there are any wider issues that might 
make a prompt re-referral inappropriate, though it is expected that unless 
there has been a significant change in the circumstances which led to the 
original referral, the claimant should be referred again to MWA. 
83.  A claimant’s refusal to engage with MWA should certainly give the 
Advisory Team cause for concern about the claimant’s availability for 
employment. Such concerns must be explored rigorously and appropriate 
action taken. 
84. Advisory Teams should also consider if the claimant’s refusal might 
indicate fraudulent activity; again, this should be explored and, where 
appropriate, tested (e.g. via More Frequent Attendance)  
Claimant transfers their JSA claim to another office 
85. If the claimant has been referred to MWA but not yet started their 
placement, the provider must be informed and told to update PRaP with a ‘did 

not start’ outcome. The Advisory Team at the new office must decide if the 
claimant is suitable for MWA. 
86. If the claimant has started their MWA placement the action to take will 
depend on where they have moved to. 
87. If the claimant’s new office is within the same provider Contract Package 
Area (details of a provider’s CPA will be held by Third Party Provision Teams), 
the provider must be informed of the change and advised to source a suitable 
placement for the remainder of the MWA period unless the existing placement 
is within acceptable travelling distance for the claimant. 
88. If the claimant’s new office is outside the provider’s Contract Package 
Area, the provider must be informed and told to end the current placement. 
The Advisory Team at the new office must decide if the claimant is suitable for 
MWA – any referral would be for the full 4 weeks. 
Unacceptable claimant behaviour 
89. If a claimant who is participating in MWA displays potentially violent 
behaviour in their dealings with Jobcentre Plus, the MWA provider must be 
notified. 
90. In most cases the claimant’s placement will not be affected, but the 
notification is required to facilitate and inform the provider’s risk management 
measures.  
91. Similarly, MWA providers will notify Jobcentre Plus of any unacceptable 
claimant behaviour whilst they are on placement. Any such notifications must 
be referred to the Nominated Manager, usually the Jobcentre Manager.    
New claim with reserved MWA DMA decision 
92. If a claimant referred to MWA ends their JSA claim after starting, but not 
completing, their placement or ends it shortly after they were due to start but 
failed to do so, the Jobcentre should be holding paperwork relating to a 
reserved DMA decision. 
93. If that claimant then makes a new JSA claim within the period to which the 
reserved decision applies, the case papers must be referred back to the DMA 
Team. 
94. Any thought of referring such claimants to MWA must wait until the DMA 
outcome is known.    
Claimants completing MWA 
95. For MWA completers it is important that the Advisory Team conduct a 
post-provision review. The review should focus on the claimant’s experience 
of MWA and their needs moving forward. Any steps agreed must be recorded 
on the claimant’s Jobseeker’s Agreement / JSA Claimant Commitment. 
96. The MWA provider will also give feedback on the claimant’s participation. 
This should be received within 10 days of the completion date and will 
document the claimant’s activities during placement, verify attendance and 
note any skills developed. This feedback should be shared with the claimant.  
Complaints  
97.  If a claimant has a complaint solely about their MWA provider you should 
direct them to the provider.  

98. If their complaint relates to both Jobcentre Plus and the MWA provider, 
Jobcentre Plus is responsible for handling a joint response.    
99. Information can be found in section 10 of the Handling Feedback about 
Contracted Customer Services.