This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Please provide links/reference to any documentation which clarifies the meaning of DWP/Welfare reform terminology.'.

Help to Work package (for JSA claimants whose Work 
Programme Completer Interview was on or after 28 
April 2014) 

Background 
1.  The Help to Work (HtW) package is help and support, based on a 
claimant’s individual circumstances. It is comprised of three distinct 
elements: 
  Mandatory Intervention Regime (MIR)  
  Daily Work Search Reviews (Daily WSR)  
  Community Work Placements (CWP) 
2.  The HtW package applies only to JSA claimants whose Work Programme 
Completer Interview (WPCI) was on or after 28 April 2014. Where the 
WPCI date was prior to 28 April 2014, JSA Post Work Programme Support 
guidance must be followed. 
3.  Information about the three elements which make up the HtW package is 
contained within this guidance. It is important that all those involved with 
HtW, and work coaches in particular, are fully familiar with these elements 
and the relationships between them. 
4.  Delivery of the HtW package is based on an equal number of claimants 
being assigned to each of the three elements. The Pilot Marker Interactive 
report is available on the National WSD MI Homepage to support District 
Management Teams (DMTs) in managing this split. Work service 
managers must be alert to communications from DMT about managing the 
allocation of claimants.  
5.  Work service managers have a key role to play in ensuring that work 
coaches apply their discretion wisely; this is particularly important with 
regard to CWP as the number of places is strictly limited. 
6.  HtW applies to those claiming JSA when they complete the Work 
Programme (WP) and to those who were not claiming JSA when their time 
on WP ended but claim or reclaim JSA within 12 weeks of their WP end 
date. 
7.  A nominated contact in each District Office receives a LMS MIS report, 10 
working days before the completion date and, following locally agreed 
protocols, must ensure that: 
  The Work Programme Exit Report guidance is followed. 
  A Work Programme Completer Interview (WPCI) is booked.  
This interview must be conducted within 15 working days of the claimant’s 
WP completion date. Booking the WPCI will generate an invitation letter 
which must be issued to the claimant. 
8.   Joint claim couples completing WP must be treated as individuals for 
labour market purposes. Each will have a WPCI and be assigned to the 
element of HtW most appropriate to their circumstances. 
9.   JSA Credits Only claimants completing WP should be booked to attend a 
mandatory WPCI. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

10. For other claimants, such as those not claiming a benefit when WP 
participation ended, or HtW participants who have a break in their JSA 
claim, please see the Linking Rules section of this guidance. 
11. Offices must have robust systems in place to identify these ‘other’ 
claimants and determine whether or not they are in scope of HtW. 
12. Where HtW is appropriate, it is for Districts / Jobcentres to determine if the 
Initial Work Search Interview (IWSI) / Rapid re-claim should double as the 
WPCI or if a separate WPCI is required. 
13. If a separate WPCI is required this must be conducted as soon as 
possible, ideally within 3 working days, of the IWSR to ensure the 
claimant’s needs are assessed 
14. Where HtW is not appropriate, a note should be placed in LMS 
Conversations to that effect.  Where HtW is not appropriate the claimant 
will be allocated to the JCP Offer, which incorporates the SR13 measures. 
NB: If the IWSR is conducted by an assistant work coach a separate 
WPCI must be booked with a work coach, as the WPCI is a full diagnostic 
interview. 
Important note: WP completers must not be re-referred to the WP at any 
time or under any circumstances. 
Work Programme Completer Interview  
15. The Work Programme Completer Interview (WPCI) is a 40 minute full 
diagnostic interview which must be conducted face-to-face by a work 
coach. 
16. The primary purpose of the WPCI is to decide, based on information 
gathered and supported by the Work Programme Exit Report (where 
available), the next steps to be taken with the claimant. 
17. Prior to the WPCI, a check of Labour Market System (LMS) pilot markers 
should be made to identify claimants who have, for example, a benefit cap 
or troubled families marker set, so that next steps can be tailored around 
the support they are already receiving. 
18. A check of the Customer Information System (CIS) is also important to 
determine if the claimant has a Fraud Referral and Intervention 
Management System (FRAIMS) indicator present. If so, the Fraud and 
Error Service (FES) must be contacted for advice. 
19.  The WPCI is the first point at which the claimant can be assigned to Daily 
WSR or referred to Community Work Placements (CWP) provision. 
20. Although allocation to Daily WSR or CWP can take place within the WPCI, 
it is not necessary to do so at this stage. It may be more appropriate to 
allocate the claimant to Mandatory Intervention Regime (MIR) which 
includes an eight-week assessment period (commencing from the date of 
the WPCI). This allows the work coach time to thoroughly consider which 
of the HtW elements best addresses the claimant’s needs; this includes 
the option for the claimant to remain on MIR. 
21. To ensure claimants receive support appropriate to their circumstances it 
is important that work coaches have a clear understanding of the different 
elements of the HtW package, and the relationship between them. 
22. The work coach must take the following steps during the WPCI: 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

Step 
Action 

Explain to the claimant: 
  the purpose of the interview  
  about Back to Work Schemes  
 
the conditionality / sanction regime attached to their claim  
 
NB
: Due to the length of time spent on Work Programme (WP), 
many claimants will be unfamiliar with the support available and 
conditionality / sanction regime attached to their claim.  It is, 
therefore, important that comprehensive explanations are 
provided. 

Conduct skills screening and consider the need for a skills 
assessment. 

Draw-up a JSA Claimant Commitment appropriate to the 
circumstances of the case. 

Update LMS: 
  select the PWPS pilot marker and set it to the appropriate 
value (i.e. HtW asst phase, HtW MIR, HtW DWSR, CWP, 
Post CWP MIR or Post DS MIR), 
  record, as a LMS conversation, that the discussion about 
Back to Work Schemes  has taken place  
  (if appropriate) arrange a Follow-up Work Search 
Interview  in line with local policies  
  (if appropriate) set LMS Workflows in line with the 
circumstances of the case. 
Claimant fails to attend WPCI  
23. Before taking fail to attend action, check the claimant hasn’t notified the 
department that they would not be attending. If they have, see the 
Claimant notifies JCP they will not be attending WPCI section of this 
guidance. If they haven’t, take normal FTA action; the WPCI must be re-
booked as soon as possible. 
Claimant notifies JCP they will not be attending WPCI  
24. If a claimant notifies you they are unable to attend the WPCI, follow 
Rearranging interviews guidance. 
25. If a claimant notifies you they will not be attending the WPCI because they 
are terminating their claim, take normal claim closure action and follow the 
WP Exit Report ‘Capturing Off Flow between initial contact script and 
Completer Interview’ guidance. If they reclaim JSA within 12 weeks of their 
WP end date, they will then form part of the HtW cohort; see New claim 
from person that ceased claiming JSA between Work Programme end 
date and WPCI. 
Claimants who complete the Work Programme early  
26. Claimants who complete the Work Programme (WP) early fall outside the 
scope of HtW and will receive the JCP Offer. The PWPS marker must not 
be set as these claimants will be subject to SR13 conditionality. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

Delivering the Mandatory Intervention Regime  
27. The Mandatory Intervention Regime (MIR) delivers all the employment 
support measures available through the JCP Offer and, to supplement 
those, provides more intensive, personalised support through increased 
work coach interviews. The nature and frequency of these additional 
interviews is to be determined locally on a case by case basis and may 
vary over time. 
28. Where possible the claimant should be assigned a designated work coach 
to ensure consistency and continuity of support. It is also recommended 
strongly that a work coach delivering MIR adopt a Solution Focused 
approach (Solution Focused training is available through RM). 
29. 
Activities within MIR could include: 
  Case conferencing with Work Psychologists 
  Targeted group sessions  
  SMART action planning and robust follow-up supported by Jobseeker’s 
Directions as appropriate 
  Mock interviews and/or application form completion 
  Strengthening the conditionality message 
  Rigorous skills assessment and measures to address gaps identified. 
30. Districts may also seek to deliver additional external support that targets 
MIR participants specifically. Any such support will be shown on the 
District Provision Tool. 
31. Existing Labour Market System (LMS) interview types must be used to 
deliver MIR 
NB: It is DWP policy that claimants are reimbursed travel expenses for 
interventions that take place on any day other than their usual fortnightly 
signing day; reimbursement is not discretionary and is not dependant upon 
the claimant requesting it. See FSF ‘Making a payment’ guidance. 
Claimant allocated to MIR at Work Programme Completer Interview  
32. Claimants not allocated to Daily Work Search Review (WSR) or referred to 
Community Work Placements (CWP) at the Work Programme Completer 
Interview (WPCI) will be allocated to the MIR assessment phase. The 
PWPS marker must be updated to show ‘HtW asst phase’. 
33. Work coaches then have up to 8 weeks* to assess whether one of the 
other HtW options (i.e. Daily WSR or CWP) is more appropriate given the 
claimant’s particular circumstances. 
34. However, the work coach may assign the claimant to MIR at the WPCI, if 
they decide that the other HtW options (Daily WSR or CWP) will not be 
appropriate for them. The PWPS marker must be set to ‘HtW MIR’. 
* Important note:  8 weeks is an absolute maximum and commences 
from the date the WPCI is conducted. Once the 8 week point has been 
passed, a claimant not allocated to Daily WSR or referred to CWP will be 
assigned to MIR i.e. after the 8 week point, allocation to Daily WSR and 
initial referral to CWP are no longer an option. The 8 week limit does not 
apply to claimants who may need referring again to CWP because they 
failed to attend the original provider Engagement Meeting or did not start 
their placement. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

Claimant allocated to MIR following Daily WSR or CWP 
35. All claimants completing their time on Daily WSR or CWP provision will be 
assigned to Post CWP MIR or Post DS MIR. The PWPS marker must be 
updated to show ‘’Post CWP MIR’ or ‘Post DS MIR’. 
36. Once a claimant has completed their time on either Daily WSR or CWP 
they are not eligible to be allocated again to either Daily WSR or CWP. 
37. To ensure momentum is maintained claimants will continue to receive 
support through MIR. 
Work Programme completer is on a training course. 
38. If, during the Work Programme Completer (WPCI), evidence from the 
claimant or from their exit report shows that they are currently on a training 
course arranged through their Work Programme provider, then they should 
be allowed to continue on the course where the work coach agrees that: 
  JSA conditionality continues to be met 
  the training relates to their intended Job Goal (where there are jobs in 
the Local Labour Market) 
  the training will improve their prospects of achieving work or move them 
closer to the labour market 
  the training is due to end in a reasonable time ('reasonable' would be 
measured against similar course durations on the District Provision 
Tool) 
  the training course is likely to be a direct route to a job and not a 
stepping stone to more training 
  if payment for travel costs, certificates or course materials are required 
then this is considered through normal Jobcentre rules 
  'conditionality' rules are considered and appropriate allowances payable 
(e.g. Full-time courses), and 
  the District has available funds to pay for the training. 
39. If the training is a full time course and is funded by Skills Funding Agency 
(SFA) then Districts will need to decide if they can fund any other 
associated costs such as training allowance, childcare and travel through 
Flexible Support Fund (FSF). 
40. If it is decided that the claimant should continue the training, the District 
can consider Low Value Provision, but there is no additional funding for 
MIR, the cost would need to be met from the District FSF budget. This 
may result in the claimant continuing with training but with a different 
provider. 
41. A common sense approach must be applied to the procurement of any 
training but on occasions Districts may not be able to fund the same 
training due to commercial rules. Districts are able to use freedom and 
flexibilities (within commercial rules) to make local decisions on this. 
Daily Work Search Reviews 
Introduction / suitability 
42.  The Daily Work Search Review (WSR) element of HtW requires claimants 
to attend the Jobcentre daily (Monday to Friday) for up to a maximum of 
13 consecutive weeks from the date of allocation. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

43. Attendance times for those allocated to Daily WSR will be different for 
each day of the week. 
Important note 1: Due to these attendance requirements postal claimants 
must not be considered for allocation to Daily WSR. 
Important note 2: Work coaches must be sure that a claimant is able to 
understand and cope with daily variation in attendance times. If there are 
doubts in this regard it would be inappropriate to allocate the claimant to 
Daily WSR 
44. A claimant can be allocated to Daily WSR either at the Work Programme 
Completer Interview (WPCI) or as part of the initial assessment stage of 
Mandatory Intervention Regime (MIR) i.e. within 8 weeks of the WPCI. 
45. Once allocated to Daily WSR a claimant is not eligible for referral to 
Community Work Placements (CWP). There are no exceptions to this so it 
is essential that work coaches consider the claimant’s needs effectively. 
46. Examples of claimants who may be suitable for allocation to Daily WSR 
are: 
  claimants who need additional support with their jobsearch activities, 
which the work coach believes will be best provided by Daily WSR. This 
may include following up job applications and interviews, identifying and 
addressing issues such as skills gaps  
  claimants who have reasonable levels of work experience but may lack 
the level of motivation required to seek out employment opportunities or 
pursue options for improving their employment prospects 
  claimants who have a history of poor timekeeping in terms of attending 
interviews at the Jobcentre. The timekeeping requirements of Daily 
WSR may improve claimant's discipline and understanding of the 
importance of timekeeping in a work environment. 
47. Claimants undertaking other activities (e.g. voluntary work or training 
provision) are not excluded from Daily WSR. However, allocation to Daily 
WSR would only be appropriate if it can be accomplished without 
disrupting the benefits being derived from those other activities. 
48. Ultimately, the decision on allocation to Daily WSR is at the discretion of 
work coaches taking into account the claimant’s individual circumstances. 
49.  Claimants allocated to Daily WSR are entitled to have their travel costs 
reimbursed for every attendance except the one day in each fortnight 
when they would usually be expected to attend. When assigning a 
claimant to attend Daily WSR, consider the most cost-effective method of 
paying travel expenses; payment in advance, particularly issuing weekly 
bus/rail tickets and passes, may be the most cost-effective option. Further 
information on the available options can be found in the FSF 'Making a 
Payment' guidance. 
50. During the Daily WSR period it is essential that effective systems are in 
place, between work coach and assistant work coaches, to capture issues 
arising (e.g. doubts about availability and actively seeking) and handle 
them in accordance with normal business practice. 
51. Effective liaison will also help work coaches in reviewing whether, during 
the 13 week period, Daily WSR remains the most appropriate option for 
the claimant. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

Allocation to Daily WSR 
52. Where a work coach determines that Daily WSR is the most appropriate 
Help to Work (HtW) element for a claimant the steps set out below must 
be taken: 
Step 
Action 

Explain to the claimant: 
  that they are being allocated to a regime of Daily WSR at 
the Jobcentre 
  that this daily attendance will continue for up to 13 weeks 
  the potential consequences of failing the daily attendance 
requirements 
  the format which Daily WSR will follow  
  travel costs will be paid for every attendance except their 
usual fortnightly signing day. 

Review the JSA Claimant Commitment. 

Draw-up the claimant’s daily attendance timetable (on My Work 
Plan) for the first 4 weeks, ensure the claimant understands what 
is being asked of them and explain that a revised timetable will 
be drawn-up every 4 weeks. 

In LMS: 
  ensure the PWPS marker is set to ‘HtW DWSR’ 
  set workflows, in line with locally agreed processes, to 
manage the Daily WSR. E.g. requirement to change the 
attendance table every 4 weeks, to book a work coach 
interview to coincide with the end of the Daily WSR period. 
Daily WSR attendance timetable 
53. Daily WSR times must vary on each day Monday to Friday; this varied 
pattern is then repeated for 4 consecutive weeks (i.e. the attendance time 
must be different for each day of the week but in each 4 week block the 
time on a particular day will be consistent). 
54. The times allocated must fit within the claimant’s agreed pattern of 
availability. 
55. The timetable must be changed every 4 weeks; the exception being that 
the revised timetable issued at week 8 can run for 5 weeks (i.e. until the 
end of the Daily WSR period). 
Conducting Daily WSRs 
56. Guidance on conducting a Daily WSR can be found in the Get Britain 
Working guidance for Jobseekers Allowance Claimants.  
End of Daily WSR period 
57. The Daily WSR period must last no more than 13 weeks. 
58. The Daily WSR period can end before 13 weeks if the work coach 
considers it appropriate to do so. Assistant work coaches may identify 
cases where Daily WSR is no longer appropriate but will refer the claimant 
to the work coach who will assess the claimant’s ongoing suitability for 
Daily WSR. 
59. At whatever point the Daily WSR requirement is ended the claimant will be 
placed on MIR. The steps to be taken by the work coach are set out 
below: 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

Step 
Action 

Explain to the claimant that: 
  they no longer need to attend Daily WSR 
  they will now be assigned to MIR and what that means  

Review the  'JSA Claimant Commitment ' 

Update the My Work Plan booklet with new WSR arrangements 
and ensure the claimant understands them 

On LMS: 
  ensure the PWPS marker is amended to ‘Post DS MIR’ 
  (if appropriate) arrange next work coach interview. 
Community Work Placements 
Overview and District Implementation 
60. Community Work Placements (CWP) is an element of the Help to Work 
(HtW) package; it is not a stand alone programme. It aims to equip Work 
Programme completers with a valuable period of experience in a work-
based environment, enabling them to develop the disciplines and skills 
associated with sustained employment. 
61. CWP is delivered by DWP contracted providers. In addition to sourcing 
work placements, the provider also delivers job search support to those 
taking part. 
62. Once a claimant starts CWP provision they are no longer eligible for 
awards from Flexible Support Fund (FSF); the CWP provider is 
responsible for addressing their needs. 
63. In each Contract Package Area (CPA) there is a strict annual limit on the 
number of claimants the provider can take on to CWP provision. 
64. The limited number of places available and the mandatory nature of the 
provision make it imperative that District Management Teams (DMT) 
implement processes to support and monitor CWP which are effective and 
transparent. 
65. DMT are also responsible for ensuring that their CWP provider has 
nominated contacts in Jobcentres for raising absence related issues. The 
nominated contact(s) must be familiar with the Labour Market Conditions 
Guide and able to make decisions (e.g. whether absences may be ‘treated 
as straight forward’) promptly and accurately in regard to issues including: 
  periods of sickness 
  domestic emergencies 
  easements for parents. 
66. It is also important for Districts to obtain regular MI and ensure that formal 
Provider Engagement Meetings are set up with the CWP provider. 
Claimant suitability for referral to CWP 
67. Claimants suitable for referral to CWP are those whose primary barrier to 
work is either a lack of recent work experience or a lack of motivation. 
CWP offers those who have spent a good deal of time away from a 
structured work environment an opportunity to gain valuable experience, 
and offers those who lack motivation an opportunity to acquire the 
disciplines associated with work.  
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

68. A claimant whose primary barrier to employment is other than those stated 
above is probably more suited to the range of support offered by the 
Mandatory Intervention Regime or Daily Work Search Review. 
69. Once referred to CWP a claimant is not eligible to be allocated to Daily 
WSR. There are no exceptions to this, so it is essential that work coaches 
consider the claimant’s needs effectively. 
70. Claimants allocated to CWP must no longer be considered for referral to 
other provision (contracted or non-contracted), although they will be 
eligible for a Work Trial which is directly linked to a vacancy, if such an 
opportunity arises. It is, therefore, imperative that work coaches diagnose 
each claimant’s needs effectively before committing to a referral to CWP. 
71.  If there are known factors that would prevent the claimant completing the 
full duration of the provision, a referral to CWP would not be appropriate. 
Examples include expected date of confinement which is prior to the CWP 
end date, or a confirmed start date for employment. 
72.  Any questions about a claimant’s suitability for CWP should be raised with 
the work services manager as they have a key role to play in ensuring that 
CWP places, which are limited in number, are deployed appropriately. 
Features of CWP 
73. The provision is mandatory for those referred; a failure to participate 
without good reason will incur a sanction. 
74. CWP incorporates work-based placements and jobsearch activity. 
75. The work-based placements will: 
  last for 26 weeks (NB the allotted time on provision will be 30 weeks) 
  be 30 hours per week, unless restrictions apply 
  be reduced in line with any restrictions a claimant might have on their 
Claimant Commitment (CC). In such circumstances, the placement will 
be for the claimant’s agreed hours of availability less a minimum of 4 
hours (which will be used for provider-led jobsearch activity) 
  be of benefit to the local or wider community, and 
  be additional to any existing or expected vacancies the host 
organisation might have. 
76. The provider led jobsearch activity undertaken will: 
  be for between 4 and 10 hours per week depending on availability 
restrictions (if there are delays in finding the claimant a suitable 
placement or a  break between placements, the jobsearch activity will 
be for up to 30 hours per week) 
  be determined by the provider. 
77. The CWP provider may also mandate the claimant to apply for specific 
jobs/ attend job interviews. 
78. CWP participants continue to claim JSA and attend fortnightly Work 
Search Reviews. 
79. The provider will meet the costs incurred by the claimant in attending 
CWP. This will include travel, childcare and replacement adult care costs. 
The provider will also meet any additional support costs necessary to allow 
disabled people to participate fully. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

80. The provider is also responsible for providing assistance normally 
accessed through the Flexible Support Fund (FSF); CWP participants are 
not eligible for awards from FSF. 
Referral process 
81. The referral must be made during either the WPCI or a work coach 
interview within the 8 week assessment period following the Work 
Programme Completer Interview (WPCI). 
82. CWP provision is supported by PRaP and work coaches must be familiar 
with PRaP Referral Guidance. Prior to making a referral, the work coach 
must ensure the claimant details held on LMS are accurate and complete. 
83. The work coach making a referral to CWP must take the following actions: 
Step 
Action 

Explain to the claimant: 
  about Back to Work Schemes  
  what the provision entails 
  how we expect them to benefit from the provision 
  that any travel and/or care costs they incur will be met by 
the provider. 

Ensure that the claimant’s Action Plan (AP) “Aims” free text box 
has the following information: 
  input Types of Work from the CC Jobseeker Profile  
  input any availability or work restrictions agreed on the CC 
  If there are no restrictions in place, type 'no restrictions 
apply' in the 'aims'  text box on the AP 
  As a JSAg will not be created / updated on LMS for CC 
cases, the relevant information is transferred to providers 
through PRaP from the Action Plan.  It is important the AP 
is updated, so it is accurate and only relevant information 
will be automatically transferred to providers when the 
PRaP referral is made.  

Make the referral via the ‘Community Work Placements’ 
opportunity on LMS and arrange an Initial Engagement Meeting 
for the claimant with the CWP provider by contacting the Single 
Point Of Contact (SPOC), as per instructions on the opportunity.    
NB1: Ensure MAPPA guidance  is followed in appropriate cases  
NB2: Separate procedures apply to Special Customer Record 
cases. 
Make a note in the opportunity notes box with the details of the 
first appointment with the name of provider, date and time of 
appointment. 

Update the CC ensuring 'I will participate in Community Work 
Placements' is selected in the ‘My actions for getting work’ 
section. 
Other actions can be included in this section but they must be 
reasonable. 
Important note: When discussing with the claimant what other 
actions it might be appropriate to include, work coaches must be 
mindful of the fact that the claimant will soon be on a work-
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

based placement for 30 hours per week (less if availability 
restrictions apply). Any other actions must be reasonable in light 
of that fact.  

Alert the provider to issues which impact upon the claimant’s 
participation: 
  restricted availability 
  care requirements 
  additional support needs for claimants with a disability 
  the provider must ensure that the work placement takes 
account of the requirements of the Criminal Justice 
System (for example, individuals may have restrictions on 
their movements or be subject to curfew at certain times 
as part of the conditions of their sentence). If a claimant is 
serving a community sentence e.g. Community Payback 
(CP), this will be moved to accommodate the requirement 
of the CWP placement.  
Important note: The claimant must inform their responsible 
officer they are required to participate in CWP and that the CP is 
to be moved e.g. to the weekend. 

Complete the clerical referral letter, with provider details and 
appointment time. Ensure the correct letter is used: 
  For England, use CWPL1E  
  For Scotland & Wales (English-speakers), use CWPL1SW  
 
For Wales (Welsh-speakers), use CWPL1W  
Explain the contents of the letters. Ensure the claimant fully 
understands that: 
  attending the CWP Engagement Meeting with the provider 
is mandatory 
  details of further mandatory requirements of CWP will be 
issued by the provider 
  any failure to take part in CWP could lead to sanction 
  CWP providers have certain Employment Officer functions 
for them to mandate claimants to apply for specific jobs. If 
claimants do not take these actions for vacancies the 
provider has mandated them to without good reason, a 
high level sanction (sanctions ranging from three months 
to three years) will be applied 
  their information may be shared with their provider and 
placement host, as explained in the Personal Data section 
of the letter 
  they must still notify the Jobcentre of any relevant change 
in their circumstances e.g. periods of sickness, changes in 
caring responsibilities 
  they must continue to attend fortnightly WSRs to 
demonstrate that they are available for and actively 
seeking employment.  It may be suggested to the claimant 
that they bring evidence of actions agreed with the 
provider to Work Search Reviews – although this cannot 
be made mandatory 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

  they must inform the Jobcentre if they need to change 
their WSR time once details of their placement are known 
NB: at work coach discretion, the claimant’s signing time, but 
not day, can be rearranged to fit better with attending CWP. 
Similarly, any requirement to attend more frequently can be 
waived during the CWP period. 

Record, in the ‘Info’ tab of the LMS Action Plan that the referral 
letter and ‘How we Use Your Information’ letter have been 
issued to the claimant. Without a proper audit trail, any future 
Decision Making and Appeals activity could be compromised. 

Update LMS: 
  select the PWPS pilot marker and set it to CWP, 
  record, as a conversation, that the discussion about Back 
to Work Schemes has taken place  
  if appropriate, set workflows. 
Explaining about Back to Work Schemes (if CWP referral is made 
outside the WPCI) 
84. In addition to explaining about the provision being referred to, remind 
claimants: 
  about the conversation they had at their IWSI or WPCI regarding Back 
to Work Schemes which help improve their prospects of employment 
  about the Back to Work Scheme Guide they were signposted to during 
their interview, which has general information about the schemes and 
which they were advised to read 
  that they may wish to revisit the general information on the GOV.UK 
website (Back to Work Schemes Guide), and  
 
  ask if the claimant has any questions or concerns about the scheme 
before they are referred. 
85. For claimants who wish to review the information but cannot easily access 
the internet or cannot access a Wireless Access Device within the 
Jobcentre, e.g. because of a health problems or disability, print and issue 
a copy of the Back to Work Scheme Guide. 
Special Customer Records (SCR)  
86. SCR cases must be handled by the JCP Nominated Officer in line with 
national guidance. 
87. In respect of CWP, the JCP Nominated Officer is responsible for: 
  letting the CWP provider’s nominated contact know, by telephone, to 
expect a clerical referral form SL2 in respect of a SCR claimant; 
  stressing to the provider the importance of following the SCR process 
set out in Provider Guidance; 
  completing and sending an SL2 form to the provider’s nominated 
contact; 
  advising the Third Party Provision Team (TPPT) that a clerical referral 
to CWP has been made – this enables TPPT to manage referral 
numbers effectively; and 
  ongoing liaison with the provider’s nominated contact, for example in 
respect of SL2 completion, DMA action, provision end dates, to meet 
the requirements of CWP. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

Claimant does not attend Engagement Meeting or does not start 
placement. 
88. These cases will be identified from a daily LMS referral follow-up report 
and a check must be made immediately to see if the JSA claim is still live. 
89. If it is, the work coach must interview the claimant as soon as possible with 
a view to making another referral to CWP. Unless there has been a 
significant change in the circumstances which led to the original referral, 
the claimant should be referred again to CWP. This subsequent referral 
should take place even if the 8 week assessment stage of MIR has been 
completed; it is the date of the original referral that determines the 8-week 
window. 
90. If, exceptionally, CWP is no longer appropriate, the claimant will be 
allocated to MIR and the PWPS marker updated to ‘HtW MIR’. 
Note: In cases where a claimant does not attend the Engagement Meeting 
or does not start the placement, the CWP provider will have made a DMA 
referral for failure to participate. 
Participation and sanctions 
91. CWP participation becomes mandatory from the point of referral. The first 
participation requirement is attending the Engagement Meeting with the 
provider as arranged by the Jobcentre. Thereafter, participation entails 
attending the work placement and undertaking the jobsearch activity as 
notified by the CWP provider. 
92. CWP participation will be delivered under the ‘Schemes for Assisting 
Persons to Obtain Employment (SAPOE)’ regulations 2013 and the 
sanction regime is consistent with other SAPOE programmes (e.g. sector-
based work academies), that is: 
  4 weeks if claimant has not had a ‘lower’ level sanction applied in the 
previous 12 months, and good reason has not been shown; 
  13 weeks if this is the claimant’s second, or subsequent, ‘lower’ level 
sanction in a period of 52 weeks from the date of the previous failure 
(but not within 2 weeks), and good reason has not been shown. 
93. A sanctioned claimant will have the right of appeal and be able to apply for 
JSA Hardship in line with existing guidance. 
94. DMA referrals, for non-participation, are made directly by the CWP 
provider. Information about the processes involved can be found in the 
CWP Provider Guidance published on GOV.UK website. 
95. Additionally, providers have certain Employment Officer functions by 
designated authority for them to mandate claimants to: apply for 
vacancies, attend job interviews and accept a job offer. If claimants do not 
take these actions for vacancies the provider has mandated them to 
without good reason, a high level sanction (sanctions ranging from three 
months to three years) will be applied. 
96.  Any referrals for Refusal of Employment (RE) will be made by CWP 
providers directly to DMA. 
97. Information about the processes involved can be found in the provider 
guidance published on the GOV.UK website. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

Work Search Reviews for CWP participant 
98. Claimants taking part in CWP are still required to meet the ‘availability’ and 
‘actively seeking’ conditions; they attend Work Search Reviews (or provide 
postal declarations) as usual. 
99. The purpose of the Work Search Review is to consider the claimant’s 
availability and actively seeking. Those taking part in CWP must not be 
referred / signposted to other provision (contracted or non-contracted) as 
their work coach has determined that CWP is the most appropriate support 
for the claimant. (NB: CWP participants remain eligible for a Work Trial 
which is directly linked to a vacancy, if such an opportunity arises). 
Availability 
100.  Assistant work coaches must be alert to notifications received from the 
provider (via the local Single Point of Contact) about a claimant’s reported 
absence(s) from provision and ensure appropriate action is taken. If the 
absence is one that meets the ‘treat as available’ criteria ES673 action is 
required; JSA28 action is also required if the absence was due to 
sickness. 
101.   It is also important to ask the claimant if they have been attending the 
provision as required. This is important because the CWP provider is not 
required to notify the Jobcentre of unreported absences - i.e. claimant has 
not attended provision and made no contact with the provider. If an 
unreported absence comes to light appropriate action, as above, must be 
taken. 
102.  If an absence (reported or unreported) does not meet the ‘treat as 
available’ criteria the case must be referred for DMA consideration in line 
with normal business processes. 
Actively seeking 
103.  Assistant work coaches must establish what steps the claimant has 
taken towards finding work. If there are concerns about the adequacy of a 
claimant’s work search activity, the case must be referred to their work 
coach. 
104.  In weighing-up the appropriateness of raising an ‘actively seeking’ 
doubt the work coach must consider most carefully what the claimant 
could reasonably have been expected to do. The hours spent on work 
placement and the activities delivered by the provider to support the 
claimant with their job search must be factored in to the work coach’s 
deliberations. 
105.  If the work coach decides to raise a doubt usual DMA processes 
should be followed. 
Claimant absences from CWP 
Reported absence (sickness) 
106.  If a claimant notifies the CWP provider that they will not be attending 
provision due to sickness, the provider will ring a nominated Jobcentre 
contact for advice. 
107.  If the claimant can be ‘treated as available’ (i.e. number / duration of 
sick absences allowed under JSA regulations has not been exceeded), the 
provider must be advised not to raise a participation doubt. 
108.  If the claimant cannot be treated as available (i.e. number / duration of 
sick absences allowed under JSA regulations has been exceeded) the 
provider must be instructed to instigate DMA action for non-participation. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

109.  In all cases arrangements must be made to capture details of the 
absence in line with normal business practice. 
Reported absence (other)  
110.  If a claimant notifies the CWP provider that they will not be attending 
provision for a reason other than sickness, the provider will ring a 
nominated Jobcentre contact for advice. 
111.  If the absence reason is one that would meet ‘treated as available’ 
criteria (as detailed in Labour Market Conditions Guide) the provider must 
be advised not to raise a participation doubt. 
112.  If the absence is not one that would meet ‘treated as available’ criteria 
the provider must be instructed to instigate DMA action for non-
participation. 
113.  In all cases arrangements must be made to capture details of the 
absence reason and action in line with normal business practice  
Unreported absence 
114.  If a claimant is absent from CWP and has not contacted the provider, 
the provider will instigate Decision Making and Appeals (DMA) action for 
‘fail to participate’. 
NB Although the provider instigates ‘fail to participate’ action with the DMA 
team, these absences are not notified to the Jobcentre, hence the importance 
of asking claimants about their attendance at Work Search Reviews. 
Break in claim during allotted CWP period 
115.  If, following a claim break, the claimant is to be signposted back to 
serve the ‘balance of allotted time’ (see Linking sections of the rules 
applying to breaks in the claim) the work coach must take the following 
steps: 
Step 
Action 

Explain to the claimant why they are being returned to the 
provision and the time to be spent on placement (this is 
established from the expected end date which is 30 weeks after 
the original referral date recorded on LMS)  

Ensure that the JSA CC is fully up-to-date. 

Telephone the nominated provider SPOC to inform them that 
the claimant is back on benefit and obtain an appointment for a 
re-engagement meeting.  Do not re-refer to opportunity on 
LMS, as this is not a new referral


Alert the provider to issues which may impact upon the 
claimant’s participation: 
  restricted availability 
  care requirements 
  additional support needs for claimants with a disability 
  the provider must ensure that the work placement takes 
account of the requirements of the Criminal Justice 
System (for example, individuals may have restrictions on 
their movements or be subject to curfew at certain times 
as part of the conditions of their sentence). If a claimant is 
serving a community sentence e.g. Community Payback 
(CP), this will be moved to accommodate the requirement 
of the CWP placement. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

Important note: The claimant must inform their responsible 
officer they are required to participate in CWP and that the CP is 
to be moved e.g. to the weekend. 

Complete clerical signposting letter with provider details and 
appointment time. Ensure the correct letter is used: 
  For England, use CWPL2E  
  For Scotland & Wales (English-speakers), use CWPL2SW  
  For Wales (Welsh-speakers), use CWPL2W 

Issue the signposting letter and explain its contents ensuring the 
claimant fully understands that: 
  attending the provision is mandatory 
  details of further mandatory requirements of CWP will be 
issued by the provider 
  any failure to take part in CWP could lead to sanction 
  CWP providers have certain Employment Officer functions 
for them to mandate claimants to apply for specific jobs. If 
claimants do not take these actions for vacancies the 
provider has mandated them to without good reason, a 
high level sanction (sanctions ranging from three months 
to three years) will be applied 
  their information may be shared with their provider and 
placement host, as explained in the Personal Data section 
of the letter 
  they must still notify the Jobcentre of any relevant change 
in their circumstances e.g. periods of sickness, changes in 
caring responsibilities 
  they must continue to attend fortnightly WSRs to 
demonstrate that they are available for and actively 
seeking employment.  It may be suggested to the claimant 
that they bring evidence of actions agreed with the 
provider to Work Search Reviews – although this cannot 
be made mandatory 
  they must inform the Jobcentre if they need to change 
their WSR time once details of their placement are known 
NB: at work coach discretion, the claimant’s signing time, but 
not day, can be rearranged to fit better with attending CWP. 
Similarly, any requirement to attend more frequently can be 
waived during the CWP period. 
  their information may be shared with their provider and 
placement host, as explained in the Personal Data section 
of the letter 

Record, in the ‘Info’ tab of the LMS Action Plan that the 
signposting letter has been issued to the claimant. Without a 
proper audit trail, any future Decision Making and Appeals 
activity may be compromised. 

If appropriate, set LMS Workflows 
Change in claimant’s circumstances 
116.  Work coaches and assistant work coaches must be alert to any change 
in the claimant’s circumstances that might impact, in any way, on their 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

CWP participation. Any such change must be communicated promptly to 
the provider. This is necessary to prevent the provider from instigating 
nugatory DMA action.  
117.  To avoid delays, a phone call to the provider is considered the most 
appropriate way of notifying the change, followed up by the change of 
circumstances form CWPF1 by post. 
118.  If the change is one that means CWP participation is no longer relevant 
(e.g. claimant no longer in receipt of JSA), the provider must be instructed 
to update PRaP accordingly. 
Claimant transfers their JSA claim to another office 
119.  If the claimant has been referred to CWP but a ‘start’ has not been 
recorded the provider must be informed and told to update PRaP with a 
‘did not start’ outcome. The work coach at the new office must decide 
which HtW measure is most appropriate. 
120.  If the claimant has started CWP the action to take will depend on their 
new address. Where possible and where suitable arrangements can be 
put in place, providers should continue to work with claimants to ensure 
continued participation in CWP. 
121.  If the claimant’s new office is within the same provider CPA (details of 
a provider’s CPA will be held by Third Party Provision Teams), the 
provider must be informed of the change and advised to source a suitable 
placement for the remainder of the CWP period unless the existing 
placement is not within acceptable travelling distance for the claimant. 
122.  If the claimant’s new office is outside the provider’s CPA, the provider 
must be informed immediately, as they need to consider whether 
continued participation is appropriate. If the placement remains within the 
claimant’s travel to work area, participation should continue. 
123.  If the claimant moves to an address where commuting to the existing 
provision is unreasonable and the provider is unable to deliver the 
provision to the claimant at the new CPA, the provider must record the end 
of provision in PRaP. The work coach at the new office must assign the 
claimant to MIR and update the PWPS pilot marker to 'HtW MIR’. In these 
cases the claimant must not be referred to CWP again. 
Unacceptable claimant behaviour 
124.  If a claimant who is participating in CWP displays unacceptable 
claimant behaviour in their dealings with the Jobcentre, the CWP provider 
must be notified. 
125.  In most cases the claimant’s placement will not be affected, but the 
notification is required to facilitate and inform the provider’s risk 
management measures. 
126.  Similarly, CWP providers will notify the Jobcentre of any unacceptable 
claimant behaviour whilst they are on placement. Any such notifications 
must be referred to the Nominated Manager, usually the work service 
manager. 
Inappropriate referrals 
127.  Situations may arise where a claimant has been referred to CWP 
provision in error. In such cases, the work coach must contact the provider 
to inform them that an inappropriate referral has been made. 
128.  If the CWP provider identifies what they believe to be an inappropriate 
referral they will liaise with local Single Point Of Contact (SPOC). 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

129.  Where an inappropriate referral has been made the work coach must 
ensure that: 
  the situation is explained to the claimant 
  the claimant is allocated to the support appropriate to their 
circumstances 
  claimant records are updated appropriately. 
Claimants completing CWP 
130.  Claimants who have competed CWP may be identified from the End 
Date Notification Report for PRaP managed opportunities.  Information on 
how to access this report is available in the LMS Reports guidance, within 
the LMS User guide. 
131.  For CWP completers it is important that the work coach conducts a 
completer interview using a Follow-up Work Search Interview. The 
interview should focus on the claimant’s experience of CWP and their 
needs moving forward. 
132.  Upon completion of CWP the claimant must be assigned to MIR and 
the PWPS pilot marker updated to ‘Post CWP MIR’. 
133.  The CWP provider will also provide a feedback report on the claimant’s 
participation. This should be received within 10 days of the completion 
date and the content of the report should be factored into discussions with 
the claimant about next steps. 
134.  Work coaches should also be aware that the claimant will have been 
issued a ‘claimant portfolio’ by the CWP provider. This contains 
information regarding the claimant’s time on provision which may include a 
reference from the placement host. 
NB: The claimant is under no obligation to share this information. 
135.  If claimants are not in receipt of benefit at the point of completing CWP, 
providers do not have to return a feedback report or deliver a claimant 
portfolio to these claimants. However, if a claimant reclaims benefit within 
6 months of completing CWP, JCP may request a feedback report for 
these claimants. 
Complaints about CWP  
136.  If a claimant has a complaint solely about their CWP provider you 
should direct them to the provider. 
137.  If their complaint relates to both the Jobcentre and the CWP provider, 
the Jobcentre is responsible for handling a joint response. Information can 
be found in the ’Handling Feedback about Contracted Customer Services’ 
guidance. 
Claim closure action for Help to Work claimants 
138.  When closing a claim which has a Help to Work pilot marker set, a 
work flow must be set for the work coach to set the pilot marker to ‘PWPS 
Exit’.  
139.  For Daily WSR and MIR claimants, the work flow must be set for 13 
weeks from the date the claim is terminated. 
140.  For CWP claimants, the work flow must be set for either 13 weeks from 
the date the claim is terminated or 30 weeks from the date of referral to 
CWP, whichever is the later. 
141.  This will prevent distortion of the ratio of claimants (a third in each) 
assigned to each of the Help to Work measures. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

Linking rules for Help to Work 
142.  This section of guidance provides scenarios likely to be encountered 
during the delivery of Help to Work (HtW) and explains if linking rules 
apply i.e. whether the claimant is eligible for HtW or if the SR13 measures 
would be appropriate. 
New claim from person who was not in receipt of JSA when Work 
Programme completed 
143.  The action to take in this scenario will depend on time elapsed since 
Work Programme (WP) ended. 
Reminder: HtW applies only to claimants whose Work Programme Completer 
Interview (WPCI) was on or after 28 April 2014 
New claim within 12 weeks of WP end date 
144.  The HtW package of support is appropriate for these claimants. 
145.  Districts / offices will determine if the Initial Work Search Interview 
(IWSI) should be used as the WPCI or if a separate WPCI is required. 
146.  If a separate WPCI is required this must be conducted as soon as 
possible, ideally within 3 working days of the IWSR to ensure the 
claimant’s needs are assessed. 
NB: If the IWSI is conducted by an assistant work coach a separate WPCI 
must be booked with a work coach as the WPCI is a full diagnostic interview. 
147.  Work coaches must follow the steps set out in the Work Programme 
Completer Interview section of this guidance. 
New claim 12 weeks or more after WP end date 
148.  These claimants are outside the scope of HtW and will be subject to 
the JCP Offer which incorporates the SR13 measures. Do not set the 
PWPS marker for these cases. 
New claim from person that ceased claiming JSA between Work 
Programme end date and WPCI  
149.  The action to take in this scenario will depend on time elapsed since 
the WP ended. 
Reminder: HtW applies only to claimants whose WPCI was on or after 28 
April 2014. 
New claim within 12 weeks of WP end date 
150.   The HtW package of support is appropriate for these claimants. 
151.  It is for Districts / offices to determine if the IWSI should double as the 
WPCI or if a separate WPCI is required. 
152.  If a separate WPCI is required this must be conducted as soon as 
possible, ideally within 3 working days of the IWSR to ensure the 
claimant’s needs are assessed. 
NB: If the IWSI is conducted by an assistant work coach a separate WPCI 
must be booked with a work coach as the WPCI is a full diagnostic 
interview. 
153.  Work coaches must follow the steps set out in the Work Programme 
Completer Interview section of this guidance. 
New claim 12 weeks or more after WP end date 
154.  These claimants are outside the scope of HtW and will be subject to 
the JCP Offer which incorporates the SR13 measures. Do not set the 
PWPS marker for these cases. 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

New claim from previous Help to Work participant 
155.  The process to follow for these claimants will depend on the time 
elapsed since the end of their previous JSA claim. This process applies to 
any break in JSA claim e.g. the claimant found work or claimed another 
benefit. 
New claim within 12 weeks of previous JSA claim end date 
156.  Claimants who were previously assigned to Mandatory Intervention 
Regime (MIR) will return to MIR. If they were previously in the MIR 
assessment phase, the original 8 week assessment phase dates apply i.e. 
8 weeks from date of WPCI. 
157.  Claimants who were previously subject to Daily Work Search Review 
(WSR) will return to Daily WSR unless the 13-week maximum period of 
Daily WSR has elapsed. Then the claimant will be allocated to MIR. In 
these cases the PWPS marker must be updated to “‘Post DS MIR”. 
158.  Claimants who were previously referred to CWP but had not started a 
placement may be referred to CWP again if the work coach decides CWP 
remains the most suitable Help to Work support for them. In such cases a 
new CWP referral is required. This subsequent referral should take place 
even if the 8 week assessment stage of MIR has been completed; it is the 
date of the original referral that matters in relation to the 8-week window. 
159.  Claimants who were previously taking part in Community Work 
Placements (CWP) i.e. started a placement must be signposted back to 
the CWP provider (see ‘Break in claim during allotted CWP period’ section 
of guidance) unless 30 weeks has elapsed since the date of the original 
referral to CWP. Where 30 weeks has elapsed, the claimant will be 
allocated to MIR and their PWPS marker updated to ‘Post CWP MIR’. 
160.  In relation to previous CWP participants, work coaches must be alert to 
cases where a reserved DMA decision may be held; the case papers must 
be referred back to the DMA Team. 
New claim 12 weeks or more since previous JSA claim end date 
161.  Claimants who were previously in MIR or Daily WSR are now outside 
the scope of HtW; accordingly, the PWPS marker must be set to ‘PWPS 
exit’. Such claimants will be subject to the JCP Offer which incorporates 
SR13 measures.  
162.  Claimants who were previously participating in CWP must be 
signposted back to the CWP provider (see ‘Break in claim during allotted 
CWP period’ section of guidance) unless 30 weeks has elapsed since the 
date of the original referral to CWP; in which case the claimant will be 
outside the scope of HtW and the PWPS marker must be set to ‘PWPS 
exit’. 
Forms and letters 
ID 

Description 
CWPL1E  
Referral to CWP provision. 
CWPL1SW  
CWPL1W  
CWPL2E  
To signpost claimants back to CWP following a 
CWPL2SW  
break in claim. 
CWPL2W  
CWPF1  
Form used by the Jobcentre to report change of 
 
 Version 2.6 21-11-2014 
 

 
circumstances to CWP provider. 
 
 
 
 Version 2.6 21-11-2014