Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'SFC Financial Memorandum and Internal Audit'.



Appendix 1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
University of the Highlands and Islands 
Internal Audit Service 
Annual Internal Audit Report 2011/12 
 
29/08/2012 
Fiona M Larg 
UHI Executive Office 
101212 

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 6 link to page 9 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 16 link to page 17 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 29  
Internal Audit Annual Report 
2011/12 
 
CONTENTS 
 
1. 
Introduction ................................................................................................................. 3 
2. 
Responsibilities for Risk Management, Control, Governance and Value for Money . 3 
3. 
Role of Internal Audit .................................................................................................. 3 
4. 
Performance against the Internal Audit Plan.............................................................. 4 
5. 
Summary of Internal Audit Work undertaken ............................................................. 6 
6. 
Follow up of agreed management actions ................................................................. 9 
7. 
Annual opinion on the adequacy and effectiveness of the University of the 
Highlands and Islands’s arrangements for risk management, control and 
governance; economy, efficiency and effectiveness (value for money). ................. 12 

8. 
Internal Audit Key performance Indicators ............................................................... 17 
9. 
Internal Audit Service Quality Assurance programme ............................................. 18 
10. 
Conclusion ................................................................................................................ 20 
 
Appendices 
 
Appendix A -The Institute of Internal Auditors UK and Ireland -  An approach to implementing 
Risk Based Internal Audit ...................................................................................... 21 
Appendix B - UHI Internal Audit Service internal quality assessment - peer reviews ................. 29 
Page 2 
 

University of the Highlands and Islands 
                      Annual Internal Audit Report 2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
Annual Internal Audit Report  
2011/12 
1. 
Introduction 
1.1. 
UHI recruited an in-house Internal Auditor and established a Co-Sourced Internal Audit 
Service with Henderson Loggie Chartered Accountants in February 2009. This Annual 
Internal Audit Report provides a summary of the Internal Audit Service’s activities since 
the 1st August 2011 for the financial year 2011/12.  
1.2. 
The Internal Audit Terms of Reference require the UHI Internal Auditor to give an annual 
opinion to Court and Principal and Vice Chancellor, through the Audit Committee, on the 
adequacy and effectiveness of UHI’s arrangements for: 
• 
risk management, control and governance; and for 
• 
economy, efficiency and effectiveness (value for money)  
1.3. 
The opinion is provided in section 7 of this report. 
 
2. 
Responsibilities for Risk Management, Control, Governance and Value for 
Money 

2.1. 
Within the University of the Highlands and Islands, responsibility for risk management, 
control and governance arrangements and the achievement of value for money rests 
with  Court  and management, who should ensure that appropriate and adequate 
arrangements exist without reliance on the UHI Internal Audit Service. The UHI Internal 
Audit Service has no executive role, nor does it have any responsibility for the 
development, implementation or operation of systems. 
 
3. 
Role of Internal Audit 
3.1. 
The  UHI  Internal  Audit Service is responsible for providing an objective, independent 
appraisal of all the University of the Highlands and Islands  activities, financial and 
otherwise. It provides a service to the whole organisation, including Court and all levels 
of management. It is not an extension of, nor a substitute for, good management, 
although it can have a role in advising management. The Internal Audit Service is 
responsible for evaluating and reporting to the University of the Highlands and Islands 
Court  and  the  Principal and Vice Chancellor, through the Audit Committee, thereby 
providing them with assurance on the arrangements for risk management, control, 
governance and value for money. It remains the duty of management, not the internal 
auditor, to operate these arrangements. 
3.2. 
The UHI Internal Auditor is required to give an annual opinion to Court and the Principal 
and Vice Chancellor, through the Audit Committee, on the adequacy and effectiveness 
of the arrangements for risk management, control and governance and for economy, 
efficiency and effectiveness (value for money) within UHI, and the extent to which Court 
can rely on these. 
Page 3 
 

University of the Highlands and Islands 
                      Annual Internal Audit Report 2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
3.3. 
Independence  
3.4. 
The Internal Audit Service has no executive role, nor does it have any responsibility for 
the development, implementation or operation of systems. The UHI Internal Auditor, 
subject to any guidance from the Audit Committee is solely responsible for the 
management and development of the University of the Highlands and Islands  co-
sourced Internal Audit Service. 
3.5. 
For day-to-day administrative purposes only, the UHI Internal Auditor reports to the UHI 
Principal and Vice Chancellor. The UHI Internal Auditor  also  has right of access to the 
UHI Principal and Vice Chancellor. 
3.6. 
The Institute of Internal Auditors International Standards for the Professional Practice of 
Auditing state that “internal audit activity should be free from interference in determining 
the scope of internal auditing, performing work, and communicating results”.  
3.7. 
Where there are differences of opinion between Internal Audit and management, Court 
(on the advice of the Audit Committee) should ultimately determine whether or not to 
accept audit recommendations, recognise and accept the risks of not taking action, and 
instruct management to implement recommendations. 
 
4. 
Performance against the Internal Audit Plan 
4.1. 
The  University of the Highlands and Islands  Internal Audit plan for 2011/12  plan was 
prepared using a planning methodology in line with the Scottish Funding Council (SFC) 
guidance and current best practice from the Committee of University Chairmen (CUC), 
Institute of Internal Auditors (IIA), Higher Education Funding Council for England 
(HEFCE), the Council of Higher Education Internal Auditors (CHEIA) and also in the 
context of UHI’s risk management infrastructure.  
4.2. 
The Internal Audit Planning Methodology and proposed Internal Audit Plans were 
discussed and reviewed by the External Auditor who was of the opinion that the Internal 
Audit Plan and the associated methodology were of a good standard and in line with 
best practice, and were clearly risk based. 
4.3. 
The Audit Committee approved the Internal Audit Plan for 2011/12 at its meeting in 
September 2011. The audit plan was reviewed and amended with the  approval of the 
Audit Committee during the year to reflect the changing institutional risk profile additional 
audits of the sub contract between North Highland College and Ballet West and of UHI’s 
arrangements to comply with UK Borders Agency Tier 4 Licence  were added.  The 
planned audits of Curriculum for the 21st Century  and  Marketing Corporate Identity, 
Image, Reputation and Public Relations were deferred to accommodate these. 
 
Audit Plan  
Audit 
Progress to date  
days 
 
Compliance with Legislation – Freedom of 
Reported to Audit Committee 30 
20 
Information (Scotland) Act 
November 2011. 
Reported to Audit Committee 6 
Student recruitment and admissions 
10 
March 2012. 
Reported to Audit Committee 6 
Department of Diabetes  
15 
March 2012. 
Governance and Management of SDB 
Reported to Audit Committee 13 
10 
projects 
June 2012 
Risk Management 

Reported to Audit Committee 12 
Page 4 
 

University of the Highlands and Islands 
                      Annual Internal Audit Report 2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
September 2012 
LIS Help Desk Reports developed 
to enable internal audit to pro-
actively monitor and evidence 
completion of the 241  Network 
Vulnerability agreed management 
actions. 
IT Security 
10 
Internal Audit liaising with the LIS 
Operations Manager to closely 
monitor completion of agreed 
management actions. Reports 
provided at each Audit 
Committee meeting throughout 
the year.
 
Draft report  issued and awaiting 
management comment. 

Student Records Management  
10 
To 
be reported to Audit 
Committee November 2012. 
Scope and objectives agreed. 
Attended  meeting on the 16th May 
2012 with the Chairman of North 
Highland College Board of 
Management, the Chair of North 
Highland College Audit and Risk 
Management Committee (Member 
of the North Highland College 
North Highland College – Sub Contract 
30 
Board of Management), Principal of 
with Ballet West 
North Highland College and UHI 
Secretary to discuss the scope and 
objectives of the review. 
Internal Audit fieldwork underway 
report being drafted. 
Visited NHC 31 May 2012. 
(Added to the plan  agreed by the 
Audit Committee 6 March 2012

Internal Audit Scope and Objectives 
agreed, fieldwork underway. 
UKBA Tier 4 Compliance  
20 
(Added to the plan agreed by the 
Audit Committee June 2012

Planning meeting completed with 
the Dean of Learning and 

Curriculum for the 21st Century 
20 
Teaching. Audit deferred June 2012 
Audit Committee 

Planning meeting completed with 
Marketing Corporate Identity, Image, 
the Director of Marketing 
Reputation and Public Relations Internal 
20 
Communications and Planning. 
Information and Communications Strategy 
Audit deferred at June 2012 Audit 
Committee. 

 
Page 5 
 

University of the Highlands and Islands 
                      Annual Internal Audit Report 2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
5. 
Summary of Internal Audit Work undertaken 
5.1. 
The following paragraphs provide a summary of the Internal Audit work undertaken from 
the Internal Audit Plan 2011/12. 
5.2. 
Compliance with Freedom of Information (Scotland) Act 
5.3. 
The purpose of the report was to record the findings of an internal audit review on 
compliance with the Freedom of Information (Scotland) Act. ‘The Freedom of information 
(Scotland) Act 2002 (FOISA) and the Environmental Information (Scotland) Regulations 
2004 (EIR) enable the public to access information held by Scottish Public Authorities.  
5.4. 
The Scottish Information Commissioner wrote to the University of the Highlands to 
advise that an assessment of UHI’s Freedom of Information practice was to be carried 
out as part of the assessment programme for 2011/12. The assessment was scheduled 
to take place on the 21 and 22 February 2012.  
5.5. 
UHI had  a Publication Scheme in place and was making efforts to publish information 
and to make it accessible to the public. The UHI Publication Scheme affirms that UHI is 
committed to freedom of information and will endeavour to help applicants as best as 
possible to identify the appropriate information.  
5.6. 
UHI had so far received a relatively low number of information requests and had adopted 
a less formalised approach to the processes and procedures surrounding responding to 
requests for information. There were therefore a number of opportunities to develop and 
improve processes  and procedures in order to better demonstrate compliance with the 
Freedom of information (Scotland) Act 2002 and the Environmental Information 
(Scotland) Regulations 2004. 
5.7. 
Fifteen recommendations for improvement in control were  identified, of which 11 were 
prioritised as Medium, and the remainder as low priority. Actions to improve control were 
agreed by Management, with the final action due for implementation by 31 December 
2012. 
5.8. 
In June 2012, the Scottish Information Commissioner’s carried out an assessment of 
UHI’s compliance with the Freedom of Information (Scotland) Act 2002, the 
Environmental Information (Scotland) Regulations 2004  and the associated Codes of 
Practice.  In preparation for the assessment the assessors examined the internal audit 
report, the assessors noted the 15 separate recommendations made and detailed in an 
action plan, signed off by the senior management team in November 2011. The 
assessors welcomed the internal  audit’s comprehensive evaluation of UHI’s 
arrangements and practice and, having considered the audit report’s findings and 
recommendations, broadly endorsed them. 
5.9. 
Student recruitment and Admissions 
5.10. 
The purpose of this report was to record the findings of an audit review on student 
recruitment and admissions. UHI has the opportunity to significantly increase its fully 
funded student numbers through additional funding provided by the Scottish Funding 
Council and European Social Fund. In order to maximise upon this opportunity UHI 
needs to increase student recruitment to meet student number targets. Failure to meet 
these targets has both reputational and financial risks associated with it. Significant 
management focus had  been given to actions to increase recruitment in order to meet 
the increased number of funded student places in 2012/13, with amended targets, a 
recruitment campaign and other initiatives planned. 
5.11. 
UHI had a partnership admissions framework, underpinned by an Executive Office 
admissions function, the UHI-wide SITS student records system, and the Admissions 
Sub-Group, as well as a network of Academic Partner and Executive Office admissions 
staff who meet monthly.  Admissions targets were set by the Partnership Planning 
Forum using information that had been provided by Academic Partners after going 
through a process to ensure that these figures were robust.  The recruitment process 
Page 6 
 

University of the Highlands and Islands 
                      Annual Internal Audit Report 2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
was largely undertaken by Academic Partners, who were supported by Executive Office 
in certain areas, and through the Marketing and Communications Practitioners Group, 
comprised of Academic  Partner  and Executive  Office  marketing and communications 
staff, which met regularly. 
5.12. 
Thirteen recommendations for improvement in control were  identified, of which none 
have been prioritised as High, 10 as Medium, and the remainder as low priority. Actions 
to improve control were  agreed by Management, with the final action due for 
implementation by 31 August 2013. 
5.13. 
Department of Diabetes 
5.14. 
The purpose of the report was to record the findings of an audit review of the 
Department of Diabetes and Cardiovascular Science. The Department of Diabetes and 
Cardiovascular Science represents a core element  of UHI’s research activity and is 
based in a state of the art research facility within the Centre for Health Science.   
5.15. 
Processes were in place to support and control the procurement of goods and services, 
maintenance of stock, collection of income and the provision of monthly financial 
management information. There were opportunities identified to further improve control 
surrounding lone working procedures, maintenance of vaccination records and on 
obtaining waste transfer notes for the disposal of clinical waste. 
5.16. 
Out with the Department of Diabetes and Cardiovascular Science there was scope 
identified to further improve control surrounding asset registers and to significantly 
strengthen segregation of duties between Personnel and Payroll.  
5.17. 
One high priority recommendation was made concerning compliance with the 
Environmental Protection (Duty of Care) Regulations 1991 and maintenance of waste 
transfer notes for the transfer of the controlled waste. 
5.18. 
Eight recommendations for improvement in control were  identified, of which one was 
prioritised as high, Six as medium, and the remainder as low priority. Actions to improve 
control were agreed by Management, with the final action due for implementation by the 
30 October 2012. 
5.19. 
Governance and Management of SDB projects 
5.20. 
The purpose of this report was to record the findings of an audit review of the 
governance and management arrangements over European Union structural funds 
awarded to UHI.  The review has focussed on new arrangements put in place for Phase 
Two of the Strategic Delivery Body (‘SDB’) project and Investing in Recovery funding. 
5.21. 
UHI had  obtained significant funding from the European Union Structural Funds 
including SDB funding through ESF and ERDF and Investing in Recovery Funding 
through ESF Challenge Funds.  Most phase one projects had  been completed, with 
some continuing until the end of December 2012.  
5.22. 
The Grants and Contracts Team was formed in May 2011 from the SDB Project 
Management Team when operational responsibility was transferred from Finance to the 
Research and Enterprise Office. Significant changes were  made to the Grants and 
Contracts Team as a result of changes to structure and staff.   
5.23. 
An appropriate management structure had been implemented with clearly defined roles, 
responsibilities and delegated authorities.  Staff were aware of their roles and 
responsibilities.  However, an opportunity was noted to develop a Community of Practice 
to  help  strengthen communication and engagement between the Development and 
Enterprise  team and Structural  Fund  project staff in Academic  Partners and UHI 
Executive Office.  
5.24. 
Business processes were in place to ensure that expenditure was reviewed for eligibility, 
however there were areas where eligibility matters needed  clarification and further 
controls  were required to ensure that all required documentation was retained. 
Page 7 
 

University of the Highlands and Islands 
                      Annual Internal Audit Report 2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
Opportunities were identified to  further strengthen administrative processes,  record 
keeping, as well as providing further guidance and training to staff on risk management 
and on retention of documentation to evidence eligibility. 
5.25. 
Management had  recognised a need to mitigate the risk of any clawbacks and had 
formed an Audit Group consisting of the  Grants and Contracts Team, Programme 
Accountant  and Director of Development and Enterprise to review current procedures 
and requirements to ensure they meet funders audit requirements, as well as 
considering whether documentation retained for phase one SDB projects was adequate.  
The Audit Group review highlighted that not all required documentation had been kept, 
or in some cases documentation had been mis-filed.  
5.26. 
A  risk-based auditing programme was required to be put in place once documentation 
and eligibility requirements for all phase one and two projects had  been clarified to 
ensure that the evidence base retained was appropriate to mitigate the risk of any 
clawbacks. 
5.27. 
The following three High priority recommendations were made: 
• 
to  improve training to those involved in compliance checking covering eligibility 
and what is considered adequate supporting documentation; 
• 
to improve EU Structural Funds procurement guidance covering what 
documentation is required and what evidence is acceptable; and  
• 
to ensure that a risk-based auditing programme is put in place to ensure that the 
evidence base retained is appropriate to mitigate the risk of any clawbacks. 
5.28. 
18 recommendations for improvement in control were  identified, of which 3  were 
prioritised as High, 8 as Medium, and the remainder as low priority.   One  action was 
immediately completed and 16 actions to improve control were agreed by Management, 
with the final action due for implementation by 31st October 2012. 
5.29. 
Risk Management 
5.30. 
The purpose of this report is to record the findings of an audit review on Risk 
Management. The scope and objectives of the review were discussed and agreed with 
the Secretary. 
5.31. 
The Internal Audit Review was undertaken using a template provided by the Institute of 
Internal Auditors which helps to enable an assessment of an organisations risk maturity 
to be undertaken.  The assessment helps  to underpin the Internal Audit planning 
process by determining to what extent Internal Audit can place reliance on UHI’s risk 
management processes. 
5.32. 
The  revised  process for risk identification and management provides a sound starting 
point to define and formalise UHI’s risk management framework processes and 
procedures. The formation and work of the Risk Review Group is providing a continuing 
impetus to improve risk management processes and is better enabling the provision of 
timely risk information to the Finance and General Purposes Committee and Court.  
5.33. 
One High priority recommendation was made to further improve control by improving 
processes to collate information on partnership risk from Academic Partners. 
5.34. 
In total, Seven recommendations for improvement in control have been identified, of 
which one was prioritised as high, five as medium and the remainder as low priority. 
Actions have been agreed by Management, with the final action due for implementation 
by the 31st of December 2012. 
5.35. 
On conclusion of the assessment it is the Internal Auditor’s opinion that UHI’s risk 
maturity could be classified as ‘Risk Defined’. The IIA describe the key characteristics of 
being risk defined as having the “strategy and policies in place and communicated. Risk 
appetite defined”. The IIA suggest that in these circumstances Internal Audit’s approach 
Page 8 
 

University of the Highlands and Islands 
                      Annual Internal Audit Report 2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
should be to “facilitate risk management / liaise with risk management and use 
management assessment of risk where appropriate”. 
6. 
Follow up of agreed management actions  
6.1. 
As part of the normal Internal Audit process the Internal Audit Service follows up the 
implementation of agreed management actions to provide assurance to the Audit 
Committee that actions to improve control or further mitigate risk are being implemented 
on a timely basis. 
6.2. 
The UHI Internal Audit Service records all agreed management actions to improve 
control in a follow-up database. The follow-up database is used to provide managers 
with a monthly reminder/update of their agreed management actions. The Internal 
Auditor provides the Audit Committee with a follow-up report at each meeting which the 
Committee uses to closely monitor the implementation of agreed management actions.  
6.3. 
The following table describes the categories used to prioritise recommendations to 
improve control. 
Categorisation of  Definition of category 
recommendation 

High 
Inadequate systems and controls which if not addressed could 
expose the institution to significant financial, operational or 
reputational risk and adversely impact on implementation of its 
strategic plan. 
Medium  
Systems and controls which are not fully effective, and failure to 
improve them could adversely affect operational plans at 
departmental level. 
Low 
Good practice dictates that some enhancements to existing 
systems and controls are desirable. 
 
6.4. 
The following table shows the total number of agreed management actions by Audit 
Year and priority. 
Priority 
2008-9 
2009-10 
2010-11 
2011-12 
Total 
High 
17 

33 

62 
Medium 
26 
34 
78 
40 
178 
Low 
17 
55 
31 
15 
118 
 
60 
96 
142 
60 
358 
Page 9 
 

The University of the Highlands and Islands 
Internal Audit Service  
 
                           
 
     Annual Internal Audit Report 2011/12                                                                        
 
6.5. 
The following table provides a summary of all  the agreed management actions by audit since February 2009. It is important to note that the table includes 
agreed management actions that are not yet due for completion. 
 
 
High 
Medium 
Low 
 
 
 
Audit 
Total 
Percentage 
Audit Title 
Total  Completed 
Total 
Completed 
Total  Completed  Total 
Ref 
Completed 
completed 
09-01 
Risk Management 2009 






10 
10 
100% 
09-02 
Review of the Strategic Delivery Body 






13 
13 
100% 
09-03 
Curriculum Development and Review 




 
 


100% 
09-04 
Business Continuity Planning 






19 
17 
89% 
Data Management Information Accessibility and 
10-09 


12 
10 


23 
17 
74% 
Security 
09-06 
Monitoring Academic Partners' financial position 






12 
10 
83% 
10-07 
Student Fees 
 
 


37 
37 
42 
42 
100% 
10-19 
Transparent Approach to Costing 
 
 


 
 


100% 
10-05 
HR Payroll 
 
 






100% 
10-03 
Research Business Planning and Development 






12 

75% 
10-06 
Student retention and management of withdrawals 








100% 
10-08 
IT Network Vulnerability Test 
10 
10 
21 
20 
13 
13 
44 
43 
98% 
10-04 
Business Transformation 
 
 






100% 
10-11 
Risk Management 2010 








100% 
11-05 
Health and Safety 




 
 


100% 
11-01 
Procurement 






10 
10 
100% 
11-06 
Project Management 
 
 
11 



13 

54% 
11-07 
Compliance with Equality Law 

 






63% 
11-11 
Risk Management 2011 




 
 


100% 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 10 
 

The University of the Highlands and Islands 
Internal Audit Service  
 
                           
 
     Annual Internal Audit Report 2011/12                                                                        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
High 
Medium 
Low 
 
 
 
Audit 
Audit Title 
Total  Completed 
Total 
Completed 
Total  Completed  Total 
Total 
Percentage 
Ref 
Completed 
completed 
11-04 
Strategic Planning 

 






33% 
11-03 
IT Network Vulnerability Test - Follow Up 
10 

22 
14 
11 

43 
28 
65% 
12-08 
Compliance with Freedom of Information Act 
 
 
11 



15 
10 
67% 
Department of Diabetes and Cardiovascular 
12-09 








38% 
Research 
12-06 
Student Recruitment and Admissions 
 
 
10 
 


13 

8% 
12-10 
Risk Management 2012 

 

 

 


0% 
12-04 
Governance and management of SDB 





 
17 

29% 
 
Total 
62 
51 
178 
126 
118 
98 
358 
275 
77% 
Percentage Complete 
High 82% 
Medium 71% 
Low 83% 
Total 77% 
Page 11 
 

 
 
 
The University of the Highlands and Islands 
                               Annual Internal Audit Report 
2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
7. 
Annual opinion on the adequacy and effectiveness of the University of the 
Highlands and Islands  arrangements for risk management, control and 
governance; economy, efficiency and effectiveness (value for money). 

7.1. 
The Internal Audit Terms of Reference require the UHI Internal Auditor to give an annual 
opinion to Court and Principal and Vice Chancellor, through the Audit Committee, on the 
adequacy and effectiveness of UHI’s arrangements for: 
• 
risk management, control and governance; 
• 
economy, efficiency and effectiveness (value for money). 
7.2. 
It is important to note that: 
• 
The opinion is based upon the internal audit work undertaken since the 1st August 
2011 from the Internal Audit Plan 2011/12, summarised earlier in section five. 
• 
Internal control can provide only a reasonable  and  not absolute  assurance to 
management and Court regarding achievement of UHI’s objectives.  
• 
Responsibility for risk management, control and governance arrangements and 
the achievement of value for money rests with Court  and management, who 
should ensure that appropriate and adequate arrangements exist without reliance 
on the University of the Highlands and Islands Internal Audit Service. 
• 
Internal Audit reviews have a reasonable chance of detecting significant control 
weaknesses but cannot guarantee that fraud, error or non compliance will be 
detected.  
7.3. 
Adequacy and Effectiveness of the University of the  Highlands and Islands 
arrangements for Risk Management, Control and Governance  

7.4. 
Findings  
Risk Management 
7.5. 
An internal Audit Review of Risk Management was undertaken during the year and a 
summary of the review was included in paragraphs 5.31 to 5.36.  Appendix A also 
includes the internal audit assessment on UHI’s risk maturity.  
7.6. 
The review concluded the revised process for risk identification and management 
provides a sound starting point to define and formalise UHI’s risk management 
framework processes and  procedures. The formation and work of the Risk Review 
Group is providing a continuing impetus to improve risk management processes and is 
better enabling the provision of timely risk information to the Finance and General 
Purposes Committee and Court. 
7.7. 
One  High priority recommendation was made to further improve control by improving 
processes to collate information on partnership risk from Academic Partners. 
7.8. 
In total, seven recommendations for improvement in control have been identified, of 
which one was prioritised as high, five as medium and the remainder as low priority. 
Actions have been agreed by Management. 
Control 
7.9. 
During the year the Internal Audit Service has reviewed and tested many of UHI’s 
internal controls based upon the Internal Audit Plan. A summary of the findings of these 
reviews is included in section 5. 
Page 12 
 

 
 
 
The University of the Highlands and Islands 
                               Annual Internal Audit Report 
2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
7.10. 
All of the  internal audits undertaken during the year have resulted in recommendations 
being made to improve control. The following table shows the categorisation of internal 
audit recommendations. 
Categorisation 
Definition of category 
Number of 
Percentage of 
of 
recommendations 
recommendations 
recommendation 
made 
agreed by 
management 

High 
Inadequate systems and 
controls which if not 
addressed could expose 
the institution to significant 
financial, operational or 

100% 
reputational risk and 
adversely impact on 
implementation of its 
strategic plan. 
Medium  
Systems and controls 
which are not fully effective, 
and failure to improve them 
40 
100% 
could adversely affect 
operational plans at 
departmental level. 
Low 
Good practice dictates that 
some enhancements to 
16 
94% 
existing systems and 
controls are desirable. 
 
Total  
61 
98% 
7.11. 
There were no significant internal audit recommendations that the Internal Audit Service 
consider had not received adequate management attention. The implementation of the 
agreed management actions corresponding to the recommendations will continue to 
improve UHI’s internal control arrangements.  
Governance 
7.12. 
In August 2011 the Post Title Working Group commissioned with the approval of Court 
Capita Consulting to undertake a review to prepare an outline business case for a new 
UHI operating model. The review was completed in the course of September to 
December 2011 and a report published on the 10 January 2012. Court met on the  22 
February 2012 to consider its response to the Capita Consulting report on Options for 
Change in the light of responses from Academic Partner Boards. Court recognised the 
need to progress the implementation of the recommendations in the Capita Consulting 
report on the University operating model and established a Transformation 
Implementation Group to oversee the implementation of the recommendations. The 
Transformation Implementation Group established a membership consistent with that 
agreed by Court in March 2012 and held its first meeting on 3 July 2012.  
Page 13 
 

 
 
 
The University of the Highlands and Islands 
                               Annual Internal Audit Report 
2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
7.13. 
The Transformation Implementation Group has considered each of the 65 
recommendations of the Capita report which cover a range of activities. These activities 
have been divided into seven areas, or work streams. Some of which were already being 
progressed: 
1. 
Governance, (through the working group above) 
2. 
Shared services, through a cross partnership group 
3. 
Leadership development programme 
4. 
Research structures 
5. 
Student voice 
6. 
Financial sustainability and transparency 
7. 
Integrated planning and delivery 
7.14. 
The  Transformation Implementation Group is scheduled to meet again in September 
2012. 
7.15. 
During the year there have been significant changes in government policy and strategy 
within the higher education and further education sector. These are encapsulated in the 
consultation document Putting Learners at the Centre –  Delivering our Ambitions for 
Post-16 Education and in two separate independent  reviews of the governance of 
universities and colleges published in February 2012.  
7.16. 
The Cabinet Secretary for Education and Lifelong Learning had taken an active interest 
in the UHI Options for Change process in the context of government plans to review and 
overhaul governance arrangements for delivery of higher education and further 
education and had invited all Academic Partner Chairs, the Principal & Vice Chancellor, 
University Secretary, the Chair and Vice Chair of Court and Chief Executive of the 
Scottish  Funding  Council  to attend a meeting on 31 January 2012 to discuss future 
governance arrangements. The Cabinet Secretary  for Education and Lifelong Learning 
proposed a novel solution for the integrated delivery of higher education and further 
education within the Highlands and Islands region. The Cabinet Secretary for Education 
and Lifelong Learning subsequently instructed the Scottish Funding Council to examine 
the detail and to progress a working proposal for consideration at a meeting planned for 
the 16 April 2012.  
7.17. 
The Cabinet Secretary for Education and Lifelong Learning met the Principals/Directors, 
and  Chairs of the Governing Bodies  of UHI and its Academic Partners on the 16 April 
2012.  At this meeting further definition and agreement was confirmed to the principles 
agreed at the January 2012 meeting. The Scottish Government  and Scottish Funding 
Council officials were to form  a working group to take the  agreed structure forward.  
Court met on the 3 May 2012 to consider the note of the meeting on the 16 April and 
welcomed the proposals as a basis for improving the delivery of both higher and further 
education in the Highlands and Islands. 
7.18. 
The Cabinet Secretary  for Education and Lifelong Learning’s working group on 
governance and management has been formed and the group is to report to the Cabinet 
Secretary by the end of September 2012. The working group is to provide proposals for 
the implementation of the governance structure agreed at the April 2012 meeting 
attended by representatives of the university and its academic partners, specifically 
addressing: 
1. 
The structure remit and powers of the University Court 
2. 
The structure remit and powers of the new FE Regional Board 
3. 
The roles and responsibilities of the University Court, the FE Regional Board, 
and the Boards of Academic Partners, and the relationship of these bodies 
with each other. 
4. 
How positive and effective interaction between these bodies can be secured 
and maintained. 
Page 14 
 

 
 
 
The University of the Highlands and Islands 
                               Annual Internal Audit Report 
2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
5. 
The development and implementation of a single outcome agreement 
covering provision of Higher Education, Further Education and Research 
(including knowledge exchange) across the region. 
6. 
How the responsibility of Accountable Officer to the Scottish Funding Council 
should be allocated. 
7.19. 
During 2011-12 there have been substantial processes and significant effort expended 
in reviewing and evaluating UHI’s Governance structure and business model. Work in 
this area is still progressing. 
7.20. 
Opinion 
On the basis of the work carried out since 1 August 2011, the UHI Internal Auditor 
concludes that where scope to improve controls was identified management 
actions have been agreed to address these. There is sufficient evidence of 
controls and procedures to provide reasonable assurance that UHI has adequate 
and effective arrangements for risk management, control and governance. 

 
7.21. 
Adequacy and Effectiveness of the University of the Highlands and Islands 
arrangements for economy, efficiency and effectiveness (value for money)  

7.22. 
Findings  
7.23. 
The Scottish Funding Council Financial Memorandum mandatory requirements effective 
from the 14 October 2008, state that the ‘institution must have a strategy for 
systematically reviewing management’s arrangements for securing value for money. As 
part of its internal audit arrangements, the institution must obtain a comprehensive 
appraisal of management’s arrangements for achieving value for money’. 
7.24. 
At its meeting on the 23 June 2009, Court approved a Value for Money  Strategy, as 
agreed by Finance and General Purposes Committee on 9 June 2009. On the 29 
November 2011 Finance and General Purposes Committee approved a revised Value 
for Money Policy and Procedures. 
7.25. 
A zero based budgeting exercise had been carried out and had informed the preparation 
of operational budgets for financial years 2011-12 and 2012-13. The purpose was to 
ensure resources were aligned to UHI’s strategic and operational priorities. The process 
involved a constructive challenge of each departmental budget.  
7.26. 
The UHI Procurement Policy was approved by the Finance and General Purposes 
Committee at its meeting on the 30 August 2011, the purpose of the procurement policy 
was to provide details of UHI: 
• 
Procurement leadership and governance; 
• 
People; 
• 
Procurement strategy and objectives; 
• 
Approach to defining its supply needs, including the specification of goods and 
services; 
• 
Sourcing strategy and use of collaborative procurement; 
• 
Purchasing processes and systems, and   
• 
Contract management. 
Page 15 
 

 
 
 
The University of the Highlands and Islands 
                               Annual Internal Audit Report 
2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
7.27. 
The policy was further amended in November 2011 to include information on sustainable 
procurement. 
7.28. 
UHI participates in the Advanced Procurement for Universities and Colleges (APUC) 
Procurement Capability Assessment. The Procurement Capability Assessment seeks to 
assist organisations in improving their structure, capability, processes and ultimately 
performance, by attaining the best standards that are appropriate to the scale and 
complexity of their business. The Assessment is independently assessed by APUC staff 
and identifies areas for improvement. To date UHI had completed two full assessments 
in February 2010 and April 2011 with a further interim assessment in December 2011. 
UHI had continued to demonstrate improved performance at each assessment. The next 
full assessment was scheduled for November 2012.  
7.29. 
In the course of the year UHI had  progressed a number of strategic initiatives. The 
following two UHI strategic initiatives provide examples of areas where business process 
developments will promote achievement of value for money outcomes: 
• 
Throughout the year Learning and Information Services have progressed 
arrangements towards establishing a shared Learning and Information Service. A  
Learning and Information Services Shared Services Board was established in July 
2011 to oversee this development. 
• 
UHI continued to advance a strategic programme to develop a Curriculum for the 
21st Century (C21C). C21C is focussed on the development and use of internal 
resources to enhance the student experience via the concentration of resources, 
shared development, wider access, a broader range of approaches to learning 
and greater consistency / equivalence across the network. It aims to increase the 
sustainability of UHI’s curriculum and delivery via increased co-operation in the 
development and delivery of a more networked curriculum. 
 
7.30. 
Opinion 
On the basis of the work carried out since 1 August 2011, the UHI Internal Auditor 
concludes that UHI has in place a Value for Money Policy and Procedures which 
confirms UHI’s commitment to achieving value for money from all of its activities, 
regardless of the method of funding. It further defines the scope, responsibilities, 
concept of value for money and approaches to assessing value for money to help 
promote and secure value for money within UHI.  

There is sufficient evidence (subject to compliance with the Value for Money 
Policy and Procedures) that there are processes and procedures to provide 
reasonable assurance that UHI has adequate and effective arrangements to 
promote economy, efficiency and effectiveness (value for money). 

Page 16 
 

 
 
 
The University of the Highlands and Islands 
                               Annual Internal Audit Report 
2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
8. 
Internal Audit Key Performance Indicators  
8.1. 
The Internal Audit Terms of Reference require the UHI Internal Auditor  to implement 
measures to monitor the effectiveness of the Internal Audit Service. The Key 
Performance Indicators were discussed and agreed with the Secretary. They are derived 
from Key Performance Indicators suggested in the Committee of University Chairmen, 
Handbook for Members of Audit Committees in Higher Education. 
Internal Audit Performance indicator 
Target 
Actual 2011/12 
Percentage of audit work delivered by 
60% 
100% 
qualified staff. 
Internal Audit Plan to be submitted by June 
Final Audit Plan for 
each year. 
2011/12 approved 
June of each 
by Audit Committee 
year 
at its September 
2011 meeting. 
Follow-ups to be performed within 3 months 
Management are 
of the last action date of  recommendations 
provided with a 
made. 
regular updates on 
Within 3 months 
their agreed 
of the last action 
management 
date of 
actions and a follow 
recommendation  up report is provided 
to each meeting of 
the Audit 
Committee. 
Issue of draft reports within 30 days of work  30 working days 
100% 
being completed. 
Issue of final report within 10 working days  10 working days 
100% 
of receipt of management responses. 
Recommendations made compared with 
80% 
98% 
recommendations accepted. 
Internal audit reviews that added value. 
90% 
100% 
Internal audit attendance at audit committee 
100% 
100% 
meetings. 
Issue of internal audit annual report. 
Report provided to 
September of 
September 2012 
each year 
Audit Committee 
 
Page 17 
 

link to page 20  
 
 
The University of the Highlands and Islands 
                               Annual Internal Audit Report 
2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
9. 
Internal Audit Service Quality Assurance programme  
9.1. 
The  UHI Internal Audit Service  is required through its Terms of Reference to perform 
internal audit work with due professional care, in accordance with appropriate 
professional auditing practice and with regard to Treasury and the Institute of  Internal 
Auditors standards (see later paragraph 9.11). 
9.2. 
The letter of agreement established between the University of the Highlands and Islands 
and the co-sourced internal audit partner Henderson Loggie affirms that the co-sourced 
internal audit partner will perform internal audit services in accordance with relevant 
professional standards and guidelines and in accordance with the Scottish Funding 
Council Financial Memorandum. 
9.3. 
Compliance with the Institute of Internal Auditors, International standards requires the 
UHI Internal Auditor  to develop and maintain a quality assurance and improvement 
program that covers all aspects of the internal audit activity. The Institute of Internal 
Auditors International standards requires that the Internal Audit Service Quality 
Assurance Programme must include both internal and external assessments. 
9.4. 
The  UHI Internal Audit Service  has established a two tier approach to its quality 
assurance and improvement program: 
• 
The ongoing process of monitoring the performance of internal audit activity. 
• 
Internal Audit Annual Quality Assurance assessments. An internal review 
undertaken by the Principal and Vice Chancellor  and the Secretary and an 
external evidence based peer review assessment. 
9.5. 
Ongoing Performance Monitoring of Internal Audit Activity 
9.6. 
The UHI Internal Auditor manages the provision of the co-sourced Internal Audit Service 
on an ongoing basis. A monthly reporting process is in place to keep the Principal and 
Vice Chancellor  informed of Internal Audit’s progress. The Internal Audit Service has 
introduced Internal Audit Performance Questionnaires that are issued to management 
and staff at the conclusion of internal audit work. Feedback from management and staff 
on the performance of Internal Audit reviews is valued by the Internal Audit Service and 
helps enable the service provided to be improved and assists the Audit Committee in 
forming an opinion on the efficiency and effectiveness of the Internal Audit Service. 
Page 18 
 

 
 
 
The University of the Highlands and Islands 
                               Annual Internal Audit Report 
2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
9.7. 
The table below presents a summary of the Internal Audit Performance Questionnaire 
responses received. The responses illustrate that on the whole 97% of the respondents 
were either fully satisfied or satisfied. 
 
Internal Audit Performance 
Fully 
Not 
Fully 
Satisfied 
N/A 
Questionnaire 
Satisfied 
Satisfied 
Dissatisfied 
1.  Were you given adequate 
25% 
50% 
25% 
0% 
0% 
notification of the audit? 
2.  Were you adequately 
informed of the audit scope 
25% 
75% 
0% 
0% 
0% 
and objectives? 
3.  Were the appropriate staff 
consulted for the audit area 
0% 
100% 
0% 
0% 
0% 
covered? 
4.  Did the auditor display a 
professional, constructive  0% 
100% 
0% 
0% 
0% 
and positive approach 
during the review? 
5.  Did the auditor discuss key 
results/findings with you 
0% 
100% 
0% 
0% 
0% 
during the review? 
6.  Were you given the 
opportunity to discuss the 
0% 
100% 
0% 
0% 
0% 
draft report with the auditor 
prior to finalisation? 
7.  Was the report produced to 
0% 
100% 
0% 
0% 
0% 
a professional standard? 
8.  Overall, were you satisfied 
with the review? Has it been 
0% 
100% 
0% 
0% 
0% 
worthwhile and added value 
to your work? 
Percentage Totals 
6% 
91% 
3% 
0% 
0% 
 
9.8. 
Annual Internal Audit Quality Assurance Reviews  
9.9. 
In January 2009, the Institute of Internal Auditors launched its International Professional 
Practices Framework. This is a revised version of the IIA Standards and Guidance. The 
revised requirements state that the Internal Audit Service Quality Assurance Programme 
must include both internal and external assessments. 
Internal Quality Assessment Reviews  
9.10. 
The Committee of University Chairmen guide for members of  Audit Committees in 
Higher Education provides useful templates to help in the annual evaluation of internal 
audit. The Principal and Vice Chancellor  and Secretary completed assessments in 
August 2012, which provide an independent internal evaluation of the Internal Audit 
Service. The UHI Internal Audit Service internal quality assessments are included in 
Appendix B.    
Page 19 
 

 
 
 
The University of the Highlands and Islands 
                               Annual Internal Audit Report 
2011/12 
Internal Audit Service  
                                                                         
 
External Quality Assessment reviews  
9.11. 
The UHI Internal Audit Service participated in an external evidence based peer-reviewed 
assessment to  provide independent external assurance to the Audit Committee over 
quality control of the UHI Internal Audit Service and to demonstrate compliance with the 
IIA standards. 
9.12. 
The Council of Higher Education Internal Auditors (CHEIA), with the support of the 
Higher Education Funding Council England (HEFCE) leadership fund, piloted an internal 
audit ‘self assessment’ tool in 2006/07 which was developed by RSM Robson Rhodes; 
this was then rolled out from 2007/08. The self assessment tool provides a means of 
benchmarking service delivery against recognised best practice and helps to achieve 
and maintain an even higher quality internal audit service in the higher education sector.  
9.13. 
The self assessment tool is a spreadsheet-based assessment comprising of 60 
questions, against which the assessor is required to rate the audit service on a four point 
scale, from ‘best practice' to ‘potentially non-compliant'. To ensure consistency of 
completion the assessment requires a response to be provided to all 60 questions 
regardless of whether they best fit an individual institution’s Internal Audit Service 
arrangements or not. Responses to these questions are then weighted and calculated to 
deliver percentage scores against six criteria: due professional care; strategy; 
methodology; people; independence and quality assurance. The tool can be completed 
in three ways, by self assessment, peer reviewed self assessment and finally by an 
evidence based peer-review process. The tool is in widespread use across the UK and 
Ireland as promulgated by HEFCE and CHEIA.  
9.14. 
The UHI Internal Auditor attended a meeting on the 7 August 2012 in Edinburgh with the 
Heads of Internal Audit of Newcastle University and the University of Edinburgh to have 
an  evidence based peer-review of the UHI Internal Audit Service carried out. The 
following table presents the results of the assessment. 
Assessment Criteria 

 
Key 
Due professional care 
87 
 
90% - 100%  Best Practice 
Strategy 
88 
 
60% - 90%    Good Practice 
Methodology 
90 
 
20% - 60%    Partially Compliant 
People 
79 
 
  0% - 20%    Potentially Non-Compliant 
Independence 
89 
 
 
Quality assurance 
78 
 
 
Overall average   85 
 
 
9.15. 
The results of the UHI Internal Audit Service evidence based peer-reviewed assessment 
show that the UHI Internal Audit Service represents Good Practice.   
10.   Conclusion 
10.1. 
The co-sourced Internal Audit Service was established in February 2009. The Internal 
Audit Service is continuing to develop its role within the University of the Highlands and 
Islands and seeks to assist the University in progressing towards achievement of its 
objectives by providing independent, objective assurance on risk management, control 
and governance. 
Page 20 
 

The University of the Highlands and Islands  
 
                      
 
           Annual Internal Audit Report 2011/12 
 
Appendix A - The Institute of Internal Auditors UK and Ireland - An approach to implementing Risk Based Internal Audit  
Assessing the University's risk maturity -This assessment was made by reviewing the University of the Highlands and Islands’s practices, processes and relevant 
supporting documentation such as the risk management strategy, policy and risk registers. 
 
Risk Maturity 
Risk naive 
Risk aware 
Risk defined 
Risk managed 
Risk enabled 
Sample audit 
  Summary of findings 
test 
Key 
No formal 
Scattered silo 
Strategy and 
Enterprise 
Risk 
 
   
characteristics.  
approach 
based approach policies 
in  approach to risk  management and 
developed for to risk 
place and 
management 
internal controls 
risk 
management.  
communicated. 
developed and 
fully embedded 
management.  
Risk appetite communicated.  
into the 
defined 
operations. 
The 
Possibly.  
Yes -  but may be 
Check the 
  UHI’s objectives are defined in 
organisation's 
no consistent 



Yes          
 
Yes           
 
Yes           
 
organisation's 
the UHI Strategic Plan. 
objectives are 
approach.  
objectives are 
defined.  
determined by 
 
Court  and have 
been 
communicated to 
all staff. Check 
other objectives 
and targets are 
consistent with 
the organisation's 
objectives.  
Management 
No  
Some limited 
Interview 
  Managers were aware of risk 
have been 



  training. 
Yes          
 
Yes           
 
Yes           
 
managers to and their responsibility for 
trained to 
confirm their managing it. Whilst some 
understand 
understanding of 
managers were maintaining up 
what risks are, 
risk and the  to date risk registers for their 
and their 
extent to which 
areas of responsibility others 
responsibility 
they manage it.  
were not. However, managers 
for them.  
confirmed that they carried out 
activities to actively manage risk. 
 
Page 21 
 

The University of the Highlands and Islands  
 
                      
 
           Annual Internal Audit Report 2011/12 
 
A scoring 
No  
Unlikely, with no 
Check the 
  Court has defined a scoring 
system for 
consistent 



Yes          
 
Yes           
 
Yes           
 
scoring system  system for assessing risks this 
assessing risks 
approach 
has been 
has been recently reviewed by 
has been 
defined.  
approved 
the Risk Review Group. 
defined. 
 
communicated 
and is used.  
 
The risk 
No  
No  
Check the 
  Court has defined its risk 
appetite of the 



  Yes          
 
Yes           
 
Yes           
 
document on appetite and also set tolerance 
organisation 
which the 
levels for approval of risks via its 
has been 
controlling body 
risk scoring system. The risk 
defined in terms 
has approved the 
appetite has recently been 
of  the scoring 
risk appetite. reviewed by the Risk Review 
system.  
Ensure it is  Group and efforts made to 
consistent with  augment the process by 
the scoring 
developing a portfolio approach 
system and has 
to risk management. The Risk 
been 
Review Group recognised that at 
communicated.  
any one time UHI may be 
carrying a high level of risks in 
one or more parts of its 
business, however, UHI should 
ensure that the number of areas 
exposed to high risk at any time 
are minimised and balanced with 
a low risk approach in other 
areas. 
Processes have  No  
Unlikely  
Yes, but may  Yes  
Yes  
Examine the 
  A key part of the Risk Review 
been defined to 
  not apply to the 
processes to Group role is to ‘ensure that the 
determine risks, 
whole 
ensure they are 
identification and evaluation of 
and these have 
organisation. 
sufficient to 
key risks that threaten 
been followed.  

ensure 
achievement of UHI’s objectives 
       
 
identification of  is carried out, and that a register 
all risks. Check 
of these risks is maintained’. The 
they are in use, 
Risk Review Group has met 
by examining the 
throughout 2011/12 and has 
output from any 
invited risk owners to give 
workshops.  
presentations on the 
management of risks within their 
particular sphere of 
Page 22 
 

The University of the Highlands and Islands  
 
                      
 
           Annual Internal Audit Report 2011/12 
 
responsibility. The Risk Review 
Group has reviewed and 
updated the high level risk 
register at each meeting 
throughout 2011-12 after 
consideration of risk amendment 
forms for risks with a score of 12 
and above. The on-going work 
of the Risk Review Group has 
improved the process of 
identifying, assessing and 
reporting of high level risks via 
the UHI High level risk Register. 
However, there remained scope 
to improve processes to ensure 
that departmental and Faculty 
risk registers were being kept up 
to date and to consider whether 
there 
were additional risks 
arising from implementation of 
the Strategic Plan 2012-17.  
The Risk Review Group had 
recognised the need to try and 
achieve a more joined up and 
standardised approach to 
partnership risk information and 
had requested the Finance 
Directors Practitioners Group to 
progress arrangements to begin 
sharing data on a 6 monthly 
basis. 
All risks have No  
Some incomplete  Yes, but may  Yes 
Yes  
Examine the Risk    The process approved by Court 
been collected 
lists may exist.  
not apply to the 
Register. Ensure 
defined a governance framework 
into one list. 
  whole 
it is complete, 
with responsibilities for review 
Risks have been 
organisation.  
regularly 
and approval of risks above 
allocated to 
reviewed 
defined scores. The High Level 
specific job 
       
assessed and  Risk Register shows that where 
used to manage 
Page 23 
 

The University of the Highlands and Islands  
 
                      
 
           Annual Internal Audit Report 2011/12 
 
titles.  
risks. Risks are 
risks have been collated, that 
allocated to 
they have been allocated to a 
managers. 
Risk Owner.  
There was potentially a risk that 
the High Level Risk Register 
may not be complete as 
processes to collate information 
on partnership risk from 
Academic Partners were not yet 
in place and processes to 
maintain and update lower level  
risk registers were not being 
complied with. The Risk Review 
Group had also noted that there 
was currently no methodology 
for automatically collating risk 
information from all the risk 
registers. However, the Risk 
Review Group process requiring 
risk owners (e.g. Senior 
Management Group) to provide 
information on new risks and to 
review and update the High 
Level Risk Register ahead of 
each quarterly meeting of the 
Risk Review Group may help to 
mitigate this. 
All risks have No  
Some incomplete  Yes, but may 
Check the 
  Risks were being assessed in 
been assessed 
lists may exist.  
not apply to the 


Yes           
 
Yes           
 
scoring applied to 
accordance with the defined 
in accordance 
  whole 
a selection of 
scoring system.  
with the defined 
organisation. 
risks is consistent 
scoring system.  
 
with the policy. 
 
Look for 
consistency (that 
is similar risks 
have similar 
scores).  
Responses to 
No  
Some responses  Yes, but may  Yes  
Yes  
Examine the Risk    Review of the high level risk 
Page 24 
 

The University of the Highlands and Islands  
 
                      
 
           Annual Internal Audit Report 2011/12 
 
the risks have 
identified.  
not apply to the 
Register to 
register highlighted that 
been selected 
  
whole 
ensure 
responses to risks had been 
and 
organisation                                                                          appropriate 
recorded for each risk. Many of 
implemented.  

responses have 
the mitigating controls described 
               
 
been identified.  
required on-going commitment 
to provide mitigation. It was 
noted that differing approaches 
were taken to recording the 
person responsible and action 
timescale for further actions. For 
some risks a person responsible 
had been recorded with no 
timescale, for other risks  an 
action had been recorded with 
no person responsible or 
timescale and for some high 
residual risks had no further 
actions were detailed. 
Management 
No  
Some monitoring  Yes, but may 
Yes  
Yes  
For a selection of    A Risk Review Group had been 
have set up 
controls.  
not apply to the 
responses, 
established and processes were 
methods to 
  whole 
processes and  in place to facilitate the review of 
monitor the 
organisation.   
actions, examine 
the High Level Risks in the 
proper 
the monitoring  Register. Risk Owners had 
operation of key 

              
 
control(s) and  provided presentations to  the 
processes, 
ensure 
Risk Review Group on their risks 
responses and 
management 
and the actions being taken to 
action plans 
would know if the 
mitigate them, the constraints 
(monitoring 
responses or and issues faced and to help 
controls).  
processes were 
identify any further support 
not working or if 
needed to help better manage 
the actions were 
risk.  The minutes of the Risk 
not implemented.  
Review Group were reported to 
the Finance and General 
Purposes Committee, Audit 
Committee and Court together 
with the updated risk register.    
Risks are 
No  
Some risks are  Regular 
Regular reviews, 
Regular reviews,  Check for 
  Responsibilities for Committees 
regularly 
reviewed, but 
reviews, 
probably 
probably 
evidence that a 
to review risks at different levels 
Page 25 
 

The University of the Highlands and Islands  
 
                      
 
           Annual Internal Audit Report 2011/12 
 
reviewed by the 
infrequently.  
probably 
quarterly.  
quarterly. 
thorough review 
throughout the UHI had been 
organisation.  
 
annually. 
process is 
defined by Court. Processes 
  
regularly carried 
were in place to facilitate the 
 
out.  
review of UHI’s high level risks 
via the Risk Review Group, 
Finance and General Purposes 
Committee and by Court itself. 
However, it was noted that some 
lower level departmental and 
Faculty risk registers were not 
being reviewed and kept up to 
date. The consequence of this 
may be a failure to identify, 
manage and report on risk on a 
timely basis.  
Management 
No  
No  
Yes, but may 
Yes 
Yes 
For risks above 
  The current risk management 
report risks to 
 
be no formal 
the risk appetite, 
process uses the initial risk 
directors where 
process. 
check that Court 
assessment (the gross risk) to 
responses have 
has been formally 
define when risk should be 
not managed 

                
 
informed of their 
reported to the Risk Review 
the risks to a 
existence.  
Group for review and approval. 
level acceptable 
The Risk Review Group requires 
to Court.  
information from risk owners on 
the actions being taken to 
mitigate risk, the constraints and 
issues faced and to identify 
support needed from the group 
or the organisation to help 
manage risk.   Court has been 
presented regularly with the 
High Level Risk Register and 
had noted its contents. However, 
there were currently no 
formalised processes to define 
the risk appetite (the level 
acceptable  to Court) for each 
risk.   
Page 26 
 

The University of the Highlands and Islands  
 
                      
 
           Annual Internal Audit Report 2011/12 
 
 
All significant 
No  
No  
Most projects. 
All Projects.       
All   
 Pr  
ojects.         
Ex        
ami      
ne pr  
oj  
ec  
t      
 
 
Pr   
oc  
es  
s  
es  
   
had been defined, 
new projects are 
 
proposals for an 
communicated and implemented 
routinely 


 
  analysis of the 
to help ensure that all new 
assessed for 
risks which might 
projects were assessed for risk. 
risk.  
threaten them.  
Some information on project risk 
was being provided through the 
risk update form. However, there 
remained an opportunity to 
better develop mechanisms for 
the Risk Review Group to 
routinely receive information on 
project risk and its management.  
Responsibility 
No             
No                
Limited.  
Most job 
Yes 
Examine job 
  Responsibilities for the 
for the 
descriptions. 
descriptions. 
management of risk were not 
determination, 
 
Check the 
being routinely incorporated into 
assessment, 
instructions for 
job descriptions for new 
and 
setting up job 
appointments.  
management of 
descriptions.  
risks is included 
 
in job 
descriptions.  

Managers 
No             
No                
No             
Some managers.  Yes  
Examine the 
  Risk Owners have attended 
provide 
assurance 
meetings of the Risk Review 
assurance on 
 
provided. For key 
Group to explain the actions 
the 
risks, check that 
being taken to mitigate their 
effectiveness of 
controls and the 
risks. 
their risk 
management 
management.  
system of 
 
monitoring, are 
operating.  
Managers are 
Some managers. 
Yes  
Examine a 
  The Head of Human Resources 
assessed on 



No            
  No               
 
No            
 
sample of 
confirmed that the appraisal 
their risk 
appraisals for process for staff did not routinely 
management 
evidence that involve an assessment of their 
performance.  
risks 
risk management performance. 
 
management was 
The Principal and Vice-
Page 27 
 

The University of the Highlands and Islands  
 
                      
 
           Annual Internal Audit Report 2011/12 
 
properly 
Chancellor and UHI Secretary 
assessed for confirmed that management 
performance.  
appraisals may incorporate 
discussion on individual 
manager’s risk management 
performance where necessary. 
Internal Audit 
Promote risk 
Promote 
Facilitate risk  Audit risk 
Audit risk 
 
 
approach  
management 
enterprise-  wide  management /  management 
management 
and rely on approach to risk  liaise with risk  processes and 
processes and 
alternative 
management and  management 
use management  use management 
Audit Planning  rely on alternative  and use 
assessment of 
assessment of 
method  
Audit Planning 
management 
risk as 
risk as 
 
method. 
assessment of  appropriate.  
appropriate.  
risk where 
appropriate.  

 
 
 
 
 
 
 
Page 28 
 

AC12- 
Appendix 1 
Appendix B -  UHI Internal Audit Service internal quality assessment -  peer 
reviews 

 
Fiona M Larg 
UHI Executive office 
11210 


AC12- 
Appendix 1 
 
 
 
Fiona M Larg 
UHI Executive office 
11210 


AC12- 
Appendix 1 
Fiona M Larg 
UHI Executive office 
11210 


AC12- 
Appendix 1 
 
 
Fiona M Larg 
UHI Executive office 
11210 


AC12- 
Appendix 1 
Fiona M Larg 
UHI Executive office 
11210 


AC12- 
Appendix 1 
 
Fiona M Larg 
UHI Executive office 
11210 


AC12- 
Appendix 1 
 
Fiona M Larg 
UHI Executive office 
11210 


AC12- 
Appendix 1 
 
Fiona M Larg 
UHI Executive office 
11210 


AC12- 
Appendix 1 
 
 
 
 
Fiona M Larg 
UHI Executive office 
11210 

Document Outline