Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'SFC Financial Memorandum and Internal Audit'.

BG08-100 
 
 
ANNUAL REPORT TO THE BOARD OF GOVERNORS FROM THE AUDIT 
COMMITTEE for the period 1 August 2007 to 31 July 2008 
 
 
The Board is asked to approve the annual report from the Audit Committee.
 
 

INTRODUCTION 
 
1.1     The Audit Committee met on three occasions during the period 1 August 2007 
to 31 July 2008, namely on 29th November 2007, 26th February 2008 and 24th June 
2008. 
 
1.2     The Committee Chair throughout the period was Wilma Campbell, a member 
in attendance at  the Board of Governors  in her  role as Chair of the Management 
Board of Argyll College.  
 
1.3    During the period to 31st December 2007 the Internal Auditors were Deloitte & 
Touche LLP. At the audit committee meeting on  26th  February 2008,  a revised 
approach to the provision of internal audit services was approved.  The  Committee 
agreed to move to a co-sourced arrangement whereby UHI would employ a full time 
internal auditor reporting to the Deputy Secretary.  This post would be supported by 
an external accounting firm in an advisory/specialist capacity.  Advice on 
procurement of this arrangement was provided by Ernst & Young. These revised 
arrangements are currently being finalised.  The External Auditors were Ernst & 
Young following their appointment in 2006/7. 
1.4    Internal and external auditors  attended the meeting held on 29th  November 
2007.  As provided in the remit of the Committee one private meeting was held with 
external and internal auditors  and without  the presence of UHI employees. This 
meeting was subsequently reported to the Committee  and a record incorporated in 
the Minutes of the Committee.  No issues of concern were  raised during the private 
meeting between the Auditors and the Committee.  
 

GOVERNANCE  
 
2.1 
Risk Management 
 
A revised process for risk identification and management was introduced during the 
year and approved by the Board of Governors in March 2008.   The underlying 
objective of the new risk management framework is to ensure that, as much as 
possible, it can be seamlessly integrated into current working practices utilising 
existing organisational governance frameworks to avoid the establishment of further 
layers of management activity. 
 
 
 
 
 
The framework involves: 
Fiona M Larg 
  
 
 
                                                                                                                             
 
 
 
UHI Executive Office  
201108 
Page 1 
 

BG08-100 
 
 
 
•  The adoption of  common measurement criteria – initially within faculties and 
departments in Executive Office but which offers a good practice 
methodology  which can be used by Academic partners 
•  The enhancement of risk management reporting by adding “traffic light” 
reporting  
•  The review and approval of risk registers is embedded in 
faculty/departmental/SMG management meetings on a quarterly basis with 
top tier risks being a standard agenda item at Executive Board, Finance & 
General Purposes Committee. 
•  The adoption of a common escalation path for major risks and issues via 
SMG, Executive Board to Finance & General  Purposes committee who will 
also set the strategy for risk Management within UHI. 
•  The review of strategy and top level risks on a regular basis by the Audit 
Committee. 
 
The new risk management framework is closely aligned with the UHI project 
management methodology which was developed during the year and is based on 
Prince2.   All projects undertaken by UHI Executive Office and all projects funded 
through the European SDB framework will be managed using the agreed UHI project 
management methodology.   
 
This methodology requires an initial assessment of risk to be carried out at the stage 
when a project brief or project initiation document (PID) is being prepared.   The risk 
assessment must be approved and signed off at the same time as the project 
brief/PID  to ensure that the risk to the organisation associated with the project has 
been correctly identified and understood by approvers and resources allocated 
accordingly. 
 
A risk register for each project is then prepared and maintained by each project 
manager.   Again, risks will be reviewed regularly by the project owner and at each 
meeting of the project board.   Risks are scored against the common criteria to 
assess impact.    Risks with high scores will be escalated to the Senior Management 
Group, Finance & General Purposes Committee and Board of Governors as above. 
 
  
Academic Partner Risks.  The Committee considered a number of reports throughout 
the period relating  to the monitoring of risks posed to UHI by circumstances 
pertaining at academic partners.    In the case of Ness  Foundation  the  Committee 
considered the changes in the Foundation’s circumstances and accepted mitigations 
in place to accommodate PhD students.   The Committee sought reassurance as to 
steps being taken to secure the financial position of Lochaber College  and ensure 
that UHI students would not be adversely affected.    The UHI Deputy Secretary has 
regularly attended Lochaber College board meetings throughout the year and the 
Committee accepted that all necessary steps are being taken to monitor the situation. 
The committee noted that Audit Scotland had recommended that the deficit at 
Orkney College be reversed and that assistance had been sought from the Funding 
Council with this.   Mitigating actions put in place to alleviate cash flow problems at 
Highland Theological College were agreed by the Committee. 
 
 
 
Fiona M Larg 
  
 
 
                                                                                                                             
 
 
 
UHI Executive Office  
201108 
Page 2 
 

BG08-100 
 
 
2.2 
Academic Partner Agreements 
 
The Board of Governors requested that the Audit Committee give its views on the 
Board’s decision not to rewrite or update Academic Partner Agreements at this stage. 
A working party set up to review the agreements had recommended that costs and 
time issues would outweigh any benefits which would be derived.   The Audit 
Committee reviewed and accepted the Board’s decision on this. 
 
2.3 
Constitution – ex officio/”in attendance” representatives on the Board 
 
The Board of Governors requested that the Audit Committee review its decision on 
the balance of “in attendance” versus voting members at the Board.  The Audit 
Committee again reviewed and accepted the Board decision. 
 
 

INTERNAL AUDIT AND CONTROL 
 
3.1  
TRAC (Transparent Approach to Costing) Review (AU07-16) 
 
All HEIs are required to make a TRAC return each year.  In addition, full economic 
costing (fEC) of research is required.  However UHI did not make a fEC return in 
2005-06 as it did not have research activity of its own to undertake fEC.  UHI now 
has  active research through the Health Faculty and it would be to UHI’s benefit to 
apply its own fEC rates instead of using the default rates for HEIs, and a process was 
underway to achieve this.   
Deloitte Touche undertook a narrow scope review of the TRAC process, addressing 
the actions recommended by the KMG report.  A lead person, with considerable 
TRAC experience, had been involved, and made four priority 3 recommendations.  
The committee reviewed the report and welcomed the conclusion that processes 
were generally robust and addressed the actions from KPMG.   
 
 
3.2 

Health & Safety Review (AU07-17) 
 
The Committee noted and discussed the report on Health & Safety prepared by 
Deloitte Touche.   Nine recommendations had been made, one of which was priority 
1  viz. a  full health & safety risk assessment of (Executive Office) premises to be made as 
soon as possible. 
 
The management response accepted the recommendation but commented that the 
building had been completed and handed over on the basis that it was designed to 
be as safe as is reasonably practicable.    
 
The full risk assessment was carried out and at their subsequent meeting the Audit 
Committee reviewed all recommendations from Deloittes plus the outcome of the risk 
assessment and noted that all actions had been progressed with many closed.   
 
 
 
Fiona M Larg 
  
 
 
                                                                                                                             
 
 
 
UHI Executive Office  
201108 
Page 3 
 

BG08-100 
 
 
It was noted that two health & safety committees had been set up, one focussing on 
the executive office and the employees of the Board, and the other focussing on the 
wider partnership. The review had concentrated on the executive office.  It was 
acknowledged that UHI’s responsibility for Academic Partner health & safety was 
limited. 
 
 It was further noted by the Committee that there was a positive development in the 
sharing of best practice among academic partners.     
 
3.3  
Summary of Principal’s Expenses (AU07-18) 
The Committee noted the summary of the Principal’s expenses, and approved the 
suggestion that the expense claims be referred to the Internal Auditors for scrutiny.   
This scrutiny revealed no irregularities and was subsequently approved. 
 
3.4 
Statement of Internal Control 
The Audit Committee noted that the Principal had signed the Statement of Internal 
Control: the Committee submitted the statement to the Board in December 2007 as 
principal element of the Audit Committee’s assurance to the Board that appropriate 
and adequate financial control mechanisms existed in UHI in the period to which the 
report refers. 
 
3.5  Internal Audit Plan 
A strategic internal audit plan for 2008/11 based on major areas of risk as identified 
in the risk register, major projects and key business processes was approved by the 
Audit Committee. 
 
4. EXTERNAL AUDIT 
4.1 
Statement of Accounts for the Period 1 August 2006 to 31 July 2007 
(AU07- 19) 
The Committee considered a draft statement of annual accounts  and discussed in 
detail the control aspects of the accounts  including  the notes referring to pensions 
and  the management letter. The Committee  affirmed their view that  the Board had 
satisfactorily discharged the  Governors’ responsibilities as described in the 
“Statement of Directors’ Responsibilities”, and recommended to the Board the 
approval of the accounts. 
4.2 
Statement of Accounts for UHI Students’ Association to 31 July 2007  
(AU07 -21 ) 

The Committee noted the  statement of accounts of UHISA (the UHI Students’ 
Association).  UHISA received its funding from UHI, and the accounts gave 
assurance to UHI about the use of the funds.   
 
4.3 

Statement of Accounts for UHI Development Trust to 31 July 2007 
(AU07-20) 

The Committee noted the accounts of the Development Trust which is an 
independent organisation. 
 
 
 
 
 
Fiona M Larg 
  
 
 
                                                                                                                             
 
 
 
UHI Executive Office  
201108 
Page 4 
 

Document Outline