This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Case Logs'.




 
Jimmy  
Cafcass National Office 
3rd Floor 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
21 Bloomsbury Street 
 
London 
 
WC1B 3HF 
Your ref: CAF 15-116 
 
 
Our ref: Gov/CAF 15-116 
Tel   0300 456 4000 
 
 
25 June 2015 
 
Dear Sir 
 
Re: Freedom of Information Request 
 
Thank you for your email of 16 June 2015. You made the following requests for information:  
 
Please give details as to as and when typically an FCA would refer back to old case 
logs and similar? eg. In a case previously dismissed that was deemed as high risk by 
the  original  FCA,  when  new  court  applications  were  submitted  and  a  new  case 
underway,  an  FCA  (same  FCA  as  before  or  new  different  one)  would  refer  to  the 
original  FCA's  old  case  logs  yes?  Especially  if  those  perceived  risks  weren't 
addressed or resolved? 
 
Also an FCA will refer to case logs in on going cases as part of their on going case 
management  and  also  in  the  sense  of  quality  of  their  own  professional  judgement, 
integrity and as such all round conduct? 
 
Please  note  that  Freedom  of  Information  responses  cannot  give  views  or  opinions 
which are not already recorded.  Please see below for  recorded information which  is 
relevant  to  your  queries  about  reference  to  old  case  files,  use  of  case  files,  risk 
assessment  and  case  management.  Please  note  that  these  may  not  answer  your 
specific questions.  
 
As  confirmed  in  response  to  your  previous  request  (CAF  15-88),  practitioners  may 
refer  to  previous  case  files  where  relevant  to  the  current  application.  Please  see 
section 4.21 of the Cafcass Operating Framework which sets out those things which 
practitioners should do when  working on a private law case. This includes guidance 
to: 
 
  “Think in terms of a root cause analysis of the nature and trend line of 
the dispute, reading all relevant past court papers, to be able to project 
 
Baroness Tyler of Enfield Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
Cafcass, the Children and Family Court Advisory and Support Service, is a non-departmental body of the Ministry of Justice 
Cafcass National Office, 3rd Floor, 21 Bloomsbury Street, London, WC1B 3HF | DX Cafcass 310101 Bloomsbury 11 




 
the  most  likely  scenarios  in  the  future  e.g.  non-molestation  orders; 
injunctions;  and  earlier  Cafcass,  local  authority  or  child  care  agency 
records of involvement.” 

 
Please also see section 2.33 and the Glossary of the Cafcass Operating Framework 
which sets out how the case record (including the contact log) is used as a record of 
work completed throughout the case.  
 
  “The case recording policy sets out how, when and where to record, as 
well  as  policy  on  the  retention  and  destruction  of  records.  The  case 
record,  though  recorded  proportionately,  must  contain  an  adequate 
audit trail of work done, including notes of interviews and the inclusion 
of other relevant information.”
 
  “The contact log is used by practitioners and business support staff to 
record  important  events  and  information,  in  particular  so  that  the 
current  status  of  the  case  is  easily  identifiable.”
  The  information 
contained within the contact log is supplemented by evidence obtained 
from parties and third-parties. 
 
Cafcass practitioners are required to assess risk in two ways: when the court orders a 
risk assessment as part of a Section 7 report if it feels that there is some risk to any 
child  subject  to  proceedings;  and  under  s16A  of  the  Children  Act  1989  Cafcass 
practitioners  are  under  a  duty  to  undertake  a  risk  assessment  whenever  they  have 
cause  to  suspect  a  child  subject  to  proceedings  is  at  risk  of  harm  and  to  pass  this 
information to the court. Set out below is a relevant section of the Cafcass Operating 
Framework;
 for more information please also see our Child Protection Policy. 
 
 
Operating Framework Extract  
 
  
2.40     Throughout our work, Cafcass has a duty to assess risk, under s16A 
of  the  Children  Act  1989.  In  our  private  law  work,  we  may  consider  it 
necessary, as a result of our involvement in cases, to pass information about 
children to local authority children’s services, where it appears that their duty 
(under  s47(1)  Children  Act  1989)  to  investigate  child  protection  concerns 
appears  to  be  engaged.  These  steps  are  set  out  in  the  Cafcass  Child 
Protection  Policy,  and  in  the  guidance  document  on  our  16A  duty.  In  our 
public law work, we analyse whether the risks to a child who is the subject of 
care proceedings have been appropriately managed. In some cases, the court 
itself,  exercising  its  s37  Children  Act  1989  power,  directs  a  local  authority  to 
undertake and provide to the court a welfare investigation report 

 
  
2.41     The risk of harm to a child, including but not restricted to harm arising 
from  seeing  or  hearing  the  ill-treatment  of  another,  should  be  considered  in 

 
Baroness Tyler of Enfield Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
Cafcass, the Children and Family Court Advisory and Support Service, is a non-departmental body of the Ministry of Justice 
Cafcass National Office, 3rd Floor, 21 Bloomsbury Street, London, WC1B 3HF | DX Cafcass 310101 Bloomsbury 11 




 
cases where domestic violence is identified. The direct and indirect impact of 
domestic  violence  on  individual  children  should  be  addressed.  Static  and 
dynamic  risk  factors  should  be  taken  into  account,  such  as  whether  the 
violence  is  ‘separation-specific’  or  endemic  and  showing  itself  in  behaviours 
such  as  post-separation  control.  In  all  cases  involving  acute  concerns  about 
domestic  violence,  the  practitioner  should  consider  the  need  for  a  child 
protection  referral,  police  referral,  or  a  multi-agency  risk  assessment 
conference (MARAC.) It is difficult to differentiate between past risk and future 
risk,  so  caution  is  needed  before  concluding  that  a  proven  level  of  domestic 
violence  will  not recur  and  was  situational  at  the  time  of  the  separation only. 
However, this can be a sound evidence-based conclusion in some cases. 

 
  
2.42     A MARAC is a non-statutory meeting of local agencies whose purpose 
is  to  identify  the  highest-risk  victims  of  domestic  violence,  and  to  produce  a 
safety  plan  to  reduce  the  risk  to  victims,  their  children,  and  any  other 
vulnerable person in the household. Participants at a MARAC do not all come 
within the categories of people specified in the Family Procedure Rules (FPR) 
2010,  to  whom  disclosure  can  be  made  without  the  court’s  permission. 
Cafcass will therefore not routinely participate in MARAC discussions, nor will 
it  sign  MARAC  information  sharing  protocols.  Guidance  is  available  to 
practitioners  in  ‘MARACs  and  disclosure  from  Family  Court  Proceedings’ 
(2013)  on  the  Safeguarding  intranet  page.  Where  a  child  is  suffering,  or  is 
likely  to  suffer,  significant  harm,  the  practitioner  must  ensure  that  relevant 
referrals are made to local authorities or to the police.
 
 
For  more  information  about  ‘case  management  work’  please  see  the  role  of  the 
Family Court Advisor as set out in the Cafcass Operating Framework:  
  For public law cases, the main tasks of the Children’s Guardian can be seen 
in Section 3. 
  For private law cases, the role of the practitioner can be seen in Section 4.   
 
 
We hope that you feel your question has been answered effectively. If you are unhappy with 
the  decisions  made  in  relation  to  your  request,  you  may  ask  for  an  internal  review  to  be 
undertaken.    If  you  are  dissatisfied  with  the  way  the  internal  review  is  handled  or  with  the 
final decision made at that review about the information released, you are free to contact the 
Information Commissioner’s office (www.informationcommissioner.gov.uk): 
 
Post    
 
 
 
 
 
 
            Fax 
Information Commissioner's Office   
 
 
 
01625 524 510 
Wycliffe House, Water Lane,  
 
 
 
 
Tel 
Wilmslow,  
 
 
 
 
 
 
 
0303 123 1113 
 
Baroness Tyler of Enfield Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
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Cheshire 
 
 
 
 
 
 
 
E-mail 
SK9 5AF 
 
 
 
 
 
 
 
xxxxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
 
Yours sincerely, 
 
Governance Team 
Cafcass 
xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xxx.xx 
 
 
 
Baroness Tyler of Enfield Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
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