This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Quarterly performance reports'.






PROTECT 
Q3 PHSO Board/6 Feb 2015 
 
 
 
Aims Input/ Blue Sky thinking 
 
Proposals for Approval  
 
 
Inflight input 
and scrutiny of 
 
work 
 
Review 
 
 
 
Board Meeting: 6 February 2015 
 
Agenda Item no.:  8 
Title:  Finance Update Q3 2014/15 
 
Presented By: 

Mike Procter, Executive Director of Finance 
 
 
1.  Executive summary  
 
The paper presents an update on the financial position as at the end of December 
2014. 
 
 
 
2.  Action required  
 
The Board is asked to: 
 
  review and discuss the analysis provided 
 
 
3. 
Executive Team Discussion and Review   
  
 
The financial position is a standing item at the main monthly Executive Team 
meeting.   
 
 
4.  Key issues 
 
4.1 A surplus of £429k is currently forecast but that will reduce as additional 
resource is used on non-recurrent areas of spend in Q4, principally Associate 
Caseworkers (see 5.1) 
 
Page 1 
 

PROTECT 
Q3 PHSO Board/6 Feb 2015 
4.2 Forecast outturn shows that PHSO will end the year within its four key control 
totals of Resource DEL, Capital DEL, Cash and Annually Managed Expenditure 
(AME) (see section 6) 
 
4.3 The project to install and implement new finance and purchasing software is on 
track to go live in early February (see section 7). 
 
 
5.  Financial Position at the end of October 2014 
 
5.1 The financial position to date suggests a surplus at year-end.  The forecast at 
the end of month 9 (December 2014) is a forecast surplus of  £242,090.  
However, the reserves (originally totalling £1.2m at the start of the year to 
cover a general reserve, the pay restructuring, maternity, losses and special 
payments) have been retained at almost £187k.  The discretionary funds 
remaining to the year-end are therefore almost £429k in total.  There are a list 
of non-recurrent items, compiled at the six-month review stage, that can be 
funded to some extent now that the projected year-end position is clearer. The 
principal areas of additional discretionary spend are expected to be Associate 
Caseworkers and external reviewers. 
 
TABLE 1 
 
 
Revised Budget 
Forecast 
Variance 
£ 
£ 
£ 
 
 
 
 
Pay 
20,913,853 
20,903,374 
10,479 
 
 
 
 
Non-Pay 
10,739,190 
10,508,373 
230,817 
 
 
 
 
Income 
(876,853) 
(877,647) 
794 
 
 
 
 
Reserves 
186,810 
186,816 

 
 
 
 
Budget 
300,000 
300,000 

Exchange 
 

 
 
 
TOTAL 
31,263,006 
31,020,916 
242,090 
 
 
 
 
 
 
a)  Resource Detailed Analysis - TABLE2 
 
All value £ 
REVISED 
FORECAST 
FORECAST 
 
 
 
 
 
BUDGET AFTER 
 
 
6 MONTH 
OUTTURN 
VARIANCE 
REVIEW 
2014/15 
 
2014/15 
 
 
 
 
Executive Director Finance and 
559,295 
572,572 
(13,277) 
Governance 
Page 2 
 

PROTECT 
Q3 PHSO Board/6 Feb 2015 
External Affairs and Strategy 
1,732,000 
1,781,761 
(49,761) 
Operations and Investigation 
15,103,252 
15,079,182 
24,070 
Support Services 
3,519,306 
3,469,860 
49,447 
PAY SPEND 
20,913,853 
20,903,374 
10,479 
 
 
 
 
Non-Pay 
 
 
 
General 
356,521 
414,492 
(57,971) 
 
 
 
 
Executive Director Finance 
147,585 
125,176 
22,409 
External Affairs and Strategy 
795,700 
725,337 
70,363 
Operations and Investigation 
2,331,920 
2,261,191 
70,729 
Support Services 
7,107,464 
6,982,177 
125,288 
 
 
 
 
NON-PAY SPEND 
10,739,190 
10,508,373 
230,817 
 
 
 
 
Income – Clinical Advice recharges 
(216,700) 
(236,902) 
20,202 
Income - Secondees 
(23,448) 
(116,711) 
93,263 
Income - Rent 
(554,855) 
(362,184) 
(192,671) 
Income – Service Charges 
(81,850) 
(161,850) 
80,000 
 
 
 
 
Income 
(876,853) 
(877,647) 
794 
 
 
 
 
NET CASH RESOURCE 
30,776,190  ***30,534,100 
242,090 
Budget exchange 
300,000 
 
 
Residual Reserve 
187,000 
 
 
Original Budget 
**31,263,190 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
NON CASH 
 
 
 
Accommodation Charges 
(71,000) 
(71,000) 
 
Central Reserve Non-Cash 
100,001 

 
Depreciation 
1,529,002 
1,296,536 
 
External Audit 
41,999 
41,999 
 
Non Cash Total 
1,600,002 
1,267,535 
 
 
 
 
 
PHSO Budget Net Resource 
*32,376,192 
30,801,635 
 
Ombudsman 
187,001 
177,503 
 
 
Capital – TABLE 3 
 
Capital Expenditure (forecast outturn) 
 
 
AUC: Additions 
400,000 
 
Furn&Fittings: Additions 
30,000 
 
IT Hardware: Additions 
70,000 
 
IT Software: Additions 
100,000 
 
Office Machinery: Additions 

 
Refurb: Additions 
83,000 
 
 
683,000 
 
 
The capital budget for 2014/15 is £728,000 - original £700,000 allocation plus 
maximum carry over from 2013/14 via a budget exchange (4% = £28,000). 
 
 
 

Page 3 
 

PROTECT 
Q3 PHSO Board/6 Feb 2015 
6.  Control Totals 
 
a)  Resource 
 
 
£000 
Original resource DEL limit 
32,863 
Less budget exchange 
300 
Revised limit 
32,563 
Less Residual reserve 
187 
Net resource (see TABLE 2*) 
32,376 
 
 
b)  Cash 
 
 
£000 
Original Budget (see TABLE2**) 
31,263 
Less budget exchange 
300 
Less Residual reserve 
187 
Less Forecast surplus 
242 
Forecast net cash resource (see TABLE 2***) 
30,534 
 
 

 
c)  Capital 
 
Capital DEL limit £728k, forecast outturn £683k (see TABLE3 above) 
 
 
d)  Annually Managed Expenditure (AME) 
 
Original budget was -£400k but this was amended to -£25k as part of the Supplementary Estimates 
to accurately reflect the benefits paid out to ex-employees under the old pension scheme  
arrangements 
 
 
 
7.  Projects 
 
a)  New Casework Management System 
 
An update on the project to replace the Casework Management System is included 
as a separate item on the Board agenda. 
 
 
b)  New Finance Software 
 
The implementation of the new finance system (SunSystems) and the Purchase 
ordering system (iPOS) are on track for Go Live in early February 2015.  The 
project is running to time and to budget. 
 
Page 4 
 

PROTECT 
Q3 PHSO Board/6 Feb 2015 
I.  The iPOS system has been configured in line with the revised Purchase ordering 
and Procurement policies. The SunSystems has been configured using the new 
chart of accounts and promises to deliver improved management accounting, 
flexibility and reporting capabilities. 
 
II.  Members of the Finance team, Service desk & IT have been trained on system 
admin and function and will be providing training for all staff, budget holders 
and Senior managers who have responsibility for the requisition and or Approval 
of goods and services purchased on behalf of PHSO. 
 
III.  A week of Training is scheduled beginning on Monday 26th of January. There will 
be further opportunities for desk side training to ensure that early benefits of 
the systems can be achieved. 
 
 
Page 5