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CWAN 012/ investigating section 19 and 21(3)
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Steven Dickinson
 
 
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FOI POLICY INTERNAL KNOWLEDGE BASE
FoI or EIR
Section/Regulation
Issue
 
 
 
FOI
s19, s21
Investigating section 19 and 21(3) complaints
Summary:
 
Complaints that section 21(3) has been incorrectly cited as a basis for refusing to provide information inevitably raise section 19 
compliance issues that require investigation. The Commissioner’s position is that where a public authority publishes information 
in accordance with its publication scheme it will be exempt by virtue of section 21(3) by default. Therefore case officers should 
investigate section 19 first and reach a decision about whether the public authority has complied with the model scheme and 
relevant definition document as this will inform the decision about section 21(3). 
 
Further Information:
 
In circumstances where a complainant is claiming that requested information is not reasonably accessible by virtue of section 21
(3), issues of compliance with section 19 inevitably arise. The initial focus of the investigation should be on compliance with 
section 19.   
 
For example, a request may be made for information which is subject to payment of a fee and which the public authority claims 
is reasonably accessible to the applicant because it is made available in accordance with its publication scheme and so is exempt 
under section 21(3). The requester then says that the information is not reasonably accessible to him due to the high level of 
the fee. 
 
The Commissioner’s position, as set out in the section 21 guidance, is that information published in accordance with the 
publication scheme (and any payment due determined in accordance with the scheme) is reasonably accessible to an applicant 
under section 21(3). If a public authority is found to have breached section 19 it also therefore follows that it is unlikely to be 
able to claim that the requested information is exempt under section 21(3). This is why section 19 should be considered first.     
 
As we expect all public authorities to have adopted the Commissioner’s model scheme, the investigation should first seek to 
establish whether the public authority has in fact done this. If it has not, this would be a breach of section 19(1)(a). Similarly, if, 
for example, the public authority has adopted the model scheme but is not complying with the requirements for fees as set out 
in the scheme, this is likely to be breach of section 19(1)(b) as the public authority would not be publishing information in 
accordance with the scheme. 
 
The same procedure should be adopted for any other complaints that are received about the accessibility of information in a 
publication scheme. For example, a complainant may argue that information is not reasonably accessible because it is only 
available by inspection. Although the information may objectively be less accessible (by definition information available only via 
inspection is likely to be less accessible than if the information were copied and sent to the applicant), caseworkers should 
consider whether this means of publication is permitted in the model publication scheme. Note that the wording of the model 
publication scheme does recognise that in certain circumstances it is reasonable for information to be made available by 
inspection only.         
 
Source of Casework Advice Note
Policy Delivery
Details
 
 
Related Casework Advice Notes
LTT026
 
Related Documents
Model publication scheme
ICO guidance:
Information reasonably accessible to the applicant (section 21)
Contact: DC
Date: 31/05/2013
Reference number:   CWAN 012 
 
 
 
• Information Commissioner's Office intranet
http://intranet.child.indigo.local/FOIKB/Pages/CWAN-012-investigating-section-19-and-21(3).aspx
21/04/2015