This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Lines to Take (FOI and DP) and Casework Advice Notes'.






































FOI knowledgebase
Page 1 of 2
Steven Dickinson
 
 
Policy Delivery knowledgebase
About
Contact team
ICON > Policy Delivery knowledgebase > FOI knowledgebase 
Regs 2(2)(b)(i), 2(2)
FOI/EIR
EIR  Section/Regulation
Issue
Coverage of the Houses of Parliament by the EIR 
(c), 3(3) and 3(4) 
Line to take:
The Houses of Parliament are covered by EIR, but to a limited extent. Expenses-related information, which is excluded from 
the coverage of FoIA by virtue of an amendment to Schedule 1 of FoIA, may be covered by the EIR (if the information is 
environmental). 
Further Information:
FoIA 
Schedule 1 of FoIA has been amended in respect of the Houses of Parliament by The Freedom of Information (Parliament and 
National Assembly for Wales) Order 2008, so that whilst the Houses are otherwise subject to FoIA, certain information 
regarding expenses is excluded.
A “public authority” is defined in section 3 of FoIA as, inter alia, “any body which….is listed in Schedule 1”.
Schedule 1 FoIA now reads as follows:
2. The House of Commons, in respect of information other than— 
(a )information relating to any residential address of a member of either House of Parliament,
(b) information relating to travel arrangements of a member of either House of Parliament, where the arrangements relate to 
travel that has not yet been undertaken or is regular in nature,
(c) information relating to the identity of any person who delivers or has delivered goods, or provides or has provided services, 
to a member of either House of Parliament at any residence of the member,
(d) information relating to expenditure by a member of either House of Parliament on security arrangements.
Paragraph  (b) does  not except information relating  to the  total amount of expenditure incurred on  regular travel during any 
month.
3. The House of Lords, in respect of information other than— 
(a) information relating to any residential address of a member of either House of Parliament,
(b) information relating to travel arrangements of a member of either House of Parliament, where the arrangements relate to 
travel that has not yet been undertaken or is regular in nature,
(c) information relating to the identity of any person who delivers or has delivered goods, or provides or has provided services, 
to a member of either House of Parliament at any residence of the member,
(d) information relating to expenditure by a member of either House of Parliament on security arrangements.
Paragraph (b) does not except information relating to the total amount of expenditure incurred on regular travel during any 
month.
EIR 
Regulation 2(2) of the EIR defines “public authority” as, inter alia:
2(2)(b)(i) any other public authority as defined in section 3(1) of the Act, disregarding for this purpose the exceptions in 
paragraph 6 of Schedule 1 to the Act, but excluding –
(i) any body or office-holder listed in Schedule 1 to the Act only in relation to information of a specified description…
A further definition is contained in regulation 2(2)(c):
any other body or person, that carries out functions of public administration.
Coverage of information held by the Houses of Parliament under FoIA
The effect of the amendments to Schedule 1 of FoIA is that the Houses of Parliament are no longer covered by FoIA in respect 
of certain expenses-related information. 
Coverage of information held by the Houses of Parliament under the EIR
The effect of the latter FoIA amendments on the EIR is that, since the Houses of Parliament are now “listed in Schedule 1 to 
the Act only in relation to information of a specified description” (regulation 2(2)(b)(i) of the EIR), namely in relation to 
http://intranet.child.indigo.local/FOIKB/pages/FOIPolicyCoverageoftheHousesofParli... 18/05/2015

FOI knowledgebase
Page 2 of 2
information other than certain expenses-related matters, they no longer fall within the regulation 2(2)(b) definition of “public 
authority” for the purpose of the EIR.
However, despite this, a body may still be a public authority under the definition in regulation 2(2)(c) if it “carries out 
functions of public administration”.
The Tribunal and the Courts have discussed the meaning of this definition, as follows:
• In Parochial Church Council of the Parish of Aston Cantlow and Wilmcote with Billesley, Warwickshire v. Wallbank & 
Anor [2003] UKHL 37 (26 June 2003) and [2004] 1 AC 546
Lord Nicholl said: “Factors to be taken into account include the extent to which in carrying out the relevant function the body 
is publicly funded, or is exercising statutory powers, or is taking the place of central government or local authorities, or is 
providing a public service”.  The parties in the case broadly agreed that the degree of government control and the 
performance of any regulatory function were also relevant.
• In Network Rail Ltd v the Information Commissioner & others [EA/2006/0061 and 0062, 17 July 2007] the Tribunal 
concluded that to meet this definition a body must not only carry out public functions, but public functions of an 
administrative nature. 
• The Upper Tribunal has also added its guidance for assessing whether a body is a public authority within the regulation 
2(2)(c) definition in :Smartsource v Information Commissioner and a Group of 19 additional parties [2010 UKUT 415 
AAC, 23 November 2010]: “We agree with, and approve of, the multi-factor approach taken by the Information Tribunal 
in both the Network Rail and the Port of London Authority cases, namely that the decision on whether a body is a 
“public authority” within regulation 2(2)(c) of the EIR 2004 depends on a range of factors”. The Upper Tribunal also 
referred approvingly to the points made, above, in the Aston Cantlow case. 
Taking into account all of the above, and looking at the roles of each of the Houses of Parliament, it is plain that both Houses 
meet the section 2(2)(c) definition, in that they clearly carry out “functions of public administration”.
Do the EIR apply to all environmental information held by the Houses of Parliament? 
Turning to the question of whether the Houses of Parliament are covered by the EIR in respect of all its purposes, including the 
expenses–related matters that are excluded by the FoIA definition, the Upper Tribunal in Smartsource also provided some 
guidance on this point. It considered arguments that an organisation could be regarded as a public authority under the EIR in 
relation to only some of its functions, but rejected such a view, preferring the argument that a body was either a public 
authority in respect of all of its functions or in respect of none.
This supports a conclusion that, under the EIR, the Houses of Parliament are public authorities within the meaning of 
regulation 2(2)(c) and that they are covered by the EIR in respect of all environmental information that they hold. Such 
information is not limited only to information relating to the Houses’ public administrative functions.
Despite that, the application of the EIR to the Houses of Parliament is specifically restricted by regulations 3(3) and 3(4):
• 3(3) These Regulations shall not apply to any public authority to the extent that it is acting in a judicial or legislative 
capacity.
and
• 3(4) These Regulations shall not apply to either House of Parliament to the extent required for the purpose of avoiding 
an infringement of the privileges of either House.
For example, regulation 3(4) could encompass certain environmental information held by a Select Committee and subject to 
Parliamentary Privilege.
Are expenses-related matters covered by the EIR? 
The net effect of the above is that where information is environmental, the expenses-related matters that are specifically 
excluded from the coverage of FoIA remain potentially available under the EIR, unless Regulation 3 applies.  It is unlikely that 
Regulation 3 will be relevant to expenses related information.  This is not the first instance where an apparent discrepancy has 
arisen between information subject to FoIA and to the EIR.  
Source
Details
LD / SW 
Related Lines to Take
Related Documents
Contact
LD / VA 
Date
23/09/2011
Policy Reference 
LTT230
 
• Information Commissioner's Office intranet
http://intranet.child.indigo.local/FOIKB/pages/FOIPolicyCoverageoftheHousesofParli... 18/05/2015