This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Software Licenses'.


  B McGhee 
KILO 
MoJ Technology 
5.11, 102 Petty France 
London SW1H 9AJ 
 
xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xxx.
   
 
uk 
 
www.justice.gov.uk  
 
 
Mr Leo Wu 
 
 
e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Our Reference: FOI 97052 
   May 2015 
 
 
Freedom of Information Request  
 
Dear Mr Wu, 
  
Thank you for your emails dated from 31 March to 20 April, in which you asked for 
the following information from the following areas of the Ministry of Justice (MoJ): 
 
  Family Justice Council 
  Her Majesty’s Courts and Tribunal Service 
  National Offender Management Service 
  Legal Aid Agency 
  Independent Advisory Panel 
  Official Solicitor and Public Trustee 
  National Probation Service 
  Criminal Injuries Compensation Appeals Panel 
  Tribunal Procedure Committee 
  Law Commission 
 
Q1. Do you look after your own IT or is it outsourced?  
Q2. How much did you pay in last financial year for software licenses?  
Q3. How many computers users do you have?  
Q4. When do you need to renew the contract with Microsoft for software 
licenses? What was the value of your last contract? 
Q5. Do you currently measure software usage versus the number of licenses 
purchased? If so what is used for software usage metering? 
Q6. Do you use a software asset management tool?  
Q7. Please also provide details of IT Contracts Managers and any person(s) 
involved in IT Software procurement. 
 
Your request has been handled under the Freedom of Information Act 2000 (FOIA). 
 
I can confirm that the Ministry of Justice (MoJ) holds some of the information that you 
have requested and I am pleased to provide that to you.  The answers below cover 
all of the MoJ, including the executive agencies and public bodies listed above, for 
whom MoJ provides technology services. 
 
Q1. Do you look after your own IT or is it outsourced?  
 
The MoJ’s IT solutions are supplied by its core suppliers - Atos, Steria and Hewlett 
Packard. 

 
In reply to your questions:  
 
Q2. How much did you pay in last financial year for software licenses? 
Q3. How many computers users do you have? 
 
I can confirm that the MoJ does not hold the information that you have requested. To 
establish whether the information was held I conducted a thorough search, and made 
enquires with colleagues in MoJ Technology and with MoJ Procurement.   
 
When assessing whether or not information was held, adequate and reasonable 
searches for the requested information were made of electronic records in relevant 
databases in MoJ Technology and Procurement that contain the information relating 
to our supply contracts.  
 
It may help if I explain that the relevant contracts that contain this information are our 
main supply contracts with primary suppliers. We are unable to extract the specific 
costs relating to software licenses as we do not disaggregate costs to this level of 
detail. 
 
In relation to your question regarding users, it may help if I explain that the amount of 
users across the MoJ estate fluctuates on a daily basis as staff exit or join the MoJ, 
together with the fact that a number of users can access a single device. In addition, 
this information is not held centrally, but with our primary suppliers, who are 
responsible for maintenance of the user database.  
 
If the information was held by MoJ it would have to be held by the above mentioned 
business area. It may help if I clarify that the information being requested is not held 
by MoJ because there is no legal or business requirement for MoJ to do so. 
 
Please be advised that the FOIA does not oblige a public authority to create 
information to answer a request if the requested information is not held. It does not 
place a duty upon public authorities to answer a question unless recorded 
information exists. The FOIA duty is to only provide the recorded information held.  
 
Q4. When do you need to renew the contract with Microsoft for software 
licenses? What was the value of your last contract? 
 
In reply to the first part of your question, the MoJ will renew its contract with Microsoft 
in quarter 2 of 2015/16.  
 
In reply to the second part of question 4: 
 
Q4. What was the value of your last contract? 
 
I can confirm that the Ministry of Justice holds the information that you have asked 
for. The information is exempt under section 21 of the FOI Act because it is 
reasonably accessible to you, and I am pleased to inform you that you can access it 
via the following link; 
 
https://www.gov.uk/contracts-finder 
 
 
All government departments, their agencies and Non Departmental Public Bodies are 
required under the Transparency Agenda to publish on the Contracts Finder website 
details of all contracts in excess of £10,000. Please note that there are also likely to 
be many contracts of a lesser value. 
 

Section 21 of the Freedom of Information Act exempts disclosure of information that 
is reasonably accessible by other means, and the terms of the exemption mean that 
we do not have to consider whether or not it would be in the public interest for you to 
have the information.  
 
You can find out more about Section 21 by reading the extract from the Act and 
some guidance points we consider when applying this exemption, attached at the 
end of this letter. 
 
Q5. Do you currently measure software usage versus the number of licenses 
purchased? If so what is used for software usage metering? 
 
The MoJ measures usage against the number of licenses purchased using SCCM 
and Radia. 
 
Q6. Do you use a software asset management tool?  
 
Yes. The MoJ’s core suppliers use software asset management tools. 
 
 
Q7. Please also provide details of IT Contracts Managers and any person(s) 
involved in IT Software procurement. 
 
I can confirm that the department holds information that you have asked for in 
relation to the name of the IT Contracts Manager, but we will not be providing the 
contact details as it is exempt from disclosure. 
We are not obliged, under section 40(2) of the Act, to provide information that is the 
personal information of another person if releasing would contravene any of the 
provisions in the Data Protection Act 1998 (DPA). In this instance we believe that the 
release of this information would contravene the first data protection principle and 
therefore section 40 (2) is engaged.  
The terms of this exemption in the Freedom of Information Act mean that we do not 
have to consider whether or not it would be in the public interest for you to have the 
information. 
 
You can find out more about Section 40(2) by reading the extract from the Act and 
some guidance points we consider when applying the exemption, attached at the end 
of this letter. 
 
You can also find more information by reading the full text of the Act, available at 
http://www.legislation.gov.uk/ukpga/2000/36/contents.  
 
You have the right to appeal our decision if you think it is incorrect. Details can be 
found in the ‘How to Appeal’ section attached at the end of this letter. 
 
 
Disclosure Log 
 
You can also view information that the Ministry of Justice has disclosed in response 
to previous Freedom of Information requests. Responses are anonymised and 
published on our on-line disclosure log which can be found on the MoJ website: 
https://www.gov.uk/government/organisations/ministry-of-justice/series/freedom-of-
information-disclosure-log 
 
 
Yours sincerely 
 

B McGhee 
KILO 
MoJ Technology 
 
 

 
 
 
 
 
 
 

How to Appeal 
 
 
 
Internal Review 
 
If you are not satisfied with this response, you have the right to an internal review. 
The handling of your request will be looked at by someone who was not responsible 
for the original case, and they will make a decision as to whether we answered your 
request correctly. 
 
If you would like to request a review, please write or send an email within two 
months of the date of this letter 
to the Data Access and Compliance Unit at the 
following address: 
 
Data Access and Compliance Unit (10.34), 
Information & Communications Directorate, 
Ministry of Justice, 
102 Petty France, 
London 
SW1H 9AJ 
 
E-mail: xxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xxx.xxx.xx 
 
Information Commissioner’s Office 
 
If you remain dissatisfied after an internal review decision, you have the right to apply 
to the Information Commissioner’s Office. The Commissioner is an independent 
regulator who has the power to direct us to respond to your request differently, if he 
considers that we have handled it incorrectly. 
 
You can contact the Information Commissioner’s Office at the following address: 
 
Information Commissioner’s Office, 
Wycliffe House, 
Water Lane, 
Wilmslow, 
Cheshire 
SK9 5AF 
Internet address: https://www.ico.gov.uk/Global/contact_us.aspx 
 
 
 
 
 

 

 
 

EXPLANATION OF INFORMATION HELD FOR THE PURPOSES OF THE ACT 
 
We have provided below additional information for information held for the purposes 
of the Freedom of Information Act. We have included some of the guidance we use 
when considering requests for information. I hope you find this information useful. 
Is the information 'held' for the purposes of the Act?  
A person may request any information 'held' in any recorded form by a public 
authority (or held by another on behalf of a public authority).  
If the requester is asking for an opinion on an issue or asking for information that is 
not already held to be created, this is not a Freedom of Information Act request.  
Information covered by the Act  
All recorded information 'held' by a public authority is within the scope of the 
Freedom of Information Act. It includes files, letters, emails and photographs and 
extends to closed files and archived material.  
Recorded information  
The right of access applies to information recorded in any form. This includes:  
  information that is held electronically (such as on a laptop computer or an 
electronic records management system)  
  information that is recorded on paper (such as a letter, memorandum or 
papers in a file)  
  sound and video recordings (such as a CD or videotape)  
  hand-written notes or comments, including those written in note pads or on 
Post-it notes  
Is the information 'held' under the Freedom of Information Act?  
'Holding' information includes holding a copy of a record produced or supplied by 
someone else. However, if a public authority only holds information on behalf of 
someone else, for example a department holding trade union information on their 
computer system, then that public authority may not have to provide the information 
in response to a Freedom of Information Act request.  
In some cases, it may not be clear whether information which is physically present on 
your premises or systems is properly to be regarded as 'held' by your public 
authority, for the purposes of the Freedom of Information Act. Examples include:  
  private material brought into the office by ministers or officials  
  material belonging to other people or bodies  
  trade union material  
  constituency material  
  material relating to party political matters. 
 
 
 


 
EXPLANATION OF FOIA - SECTION 21 – INFORMATION ACCESSIBLE BY 
OTHER MEANS 
 
We have provided below additional information about Section 21 of the Freedom of 
Information Act. We have included some extracts from the legislation, as well as 
some of the guidance we use when applying it. We hope you find this information 
useful. 
 
The legislation 
 
Section 1: Right of Access to information held by public authorities 

(1) Any person making a request for information to a public authority is entitled—  
(a) 
to be informed in writing by the public authority whether it holds 
information of the description specified in the request, and  
(b)  
if that is the case, to have that information communicated to him.  
 
Section 21: Information accessible to applicant by other means  
(1) Information which is reasonably accessible to the applicant otherwise than under 
section 1 is exempt information. 
(2) For the purposes of subsection (1)— 
(a) 
information may be reasonably accessible to the applicant even 
though it is accessible only on payment, and 
(b) 
information is to be taken to be reasonably accessible to the applicant 
if it is information which the public authority or any other person is 
obliged by or under any enactment to communicate (otherwise than by 
making the information available for inspection) to members of the 
public on request, whether free of charge or on payment. 
(3) For the purposes of subsection (1), information which is held by a public authority 
and does not fall within subsection (2)(b) is not to be regarded as reasonably 
accessible to the applicant merely because the information is available from the 
public authority itself on request, unless the information is made available in 
accordance with the authority’s publication scheme and any payment required is 
specified in, or determined in accordance with, the scheme. 
Guidance 
Section 21 exempts information from the right of access under the Freedom of 
Information Act if that information is reasonably accessible to the applicant by other 
means.  
Section 21 is aimed at preserving intact all existing laws providing access to 
information. The Freedom of Information Act is not designed to subsume other legal 
access rights, nor to give alternative routes of access where existing regimes are 
already available. The Freedom of Information Act access rights build on, but do not 
replace, previous access rights. Those existing rights, and the separate procedural 
regimes which are tailored to them, continue in place, and the Freedom of 
Information Act observes corresponding limits to its role.  
Section 21 also confirms that the Freedom of Information Act does not provide 
alternative means of access to information which is already freely available, either 
through commercial publishing operations or through existing publicly funded 
provision. The Freedom of Information Act rights are designed to supplement, and 

not to duplicate, the usual flow of information to the public through the commercial 
electronic and print media, and through existing library and archive services.  
 
Section 21 is an absolute exemption, which means that no consideration of the public 
interest test is required to withhold information. 
 
 
 
 
 

 
EXPLANATION OF FOIA - SECTION 40(2) – INFORMATION RELATING TO 
THIRD PARTIES
 
 
We have provided below additional information about Section 40(2) of the Freedom 
of Information Act. We have included some extracts from the legislation, as well as 
some of the guidance we use when applying it. We hope you find this information 
useful. 
 
The legislation 
 
Section 1: Right of Access to information held by public authorities 

(1) Any person making a request for information to a public authority is entitled—  
(a) 
to be informed in writing by the public authority whether it holds 
information of the description specified in the request, and  
(b)  
if that is the case, to have that information communicated to him.  
 
Section 40: Personal Information. 
(1) Any information to which a request for information relates is exempt information if 
it constitutes personal data of which the applicant is the data subject. 
(2) Any information to which a request for information relates is also exempt 
information if— 
(a) 
it constitutes personal data which do not fall within subsection (1), and 
(b) 
either the first or the second condition below is satisfied. 
(3) The first condition is— 
(a) 
in a case where the information falls within any of paragraphs (a) to 
(d) of the definition of “data” in section 1(1) of the Data Protection Act 
1998, that the disclosure of the information to a member of the public 
otherwise than under this Act would contravene— 
(i) 
any of the data protection principles, or 
(ii) 
section 10 of that Act (right to prevent processing likely 
to cause  damage or distress), and 
(b) 
in any other case, that the disclosure of the information to a member 
of the public otherwise than under this Act would contravene any of 
the data protection principles if the exemptions in section 33A(1) of the 
Data Protection Act 1998 (which relate to manual data held by public 
authorities) were disregarded. 
Guidance 
Section 40 of the Freedom of Information Act applies to:  

  requests for the personal data of the applicant him or herself  
  requests for the personal data of someone else (a third party)  
 
Personal data of a third party: Personal data of a third party is exempt under section 
40(2) if its disclosure to a member of the public would contravene one or more of the 
data protection principles and a request must be refused. 
The Data Protection Principles:  
The data protection principles are a statutory code for the processing of personal 
data. They are set out in Part I of Schedule 1 to the Data Protection Act. 
Three data protection principles require personal data to be:  
  fairly and lawfully processed  
  processed for specified and lawful purposes  
  adequate, relevant and not excessive  
  accurate, and kept up to date  
  not kept longer than necessary  
  processed in accordance with individuals' rights under the Data Protection Act  
  kept secure  
  not transferred to non-EEA (European Economic Area) countries without  
adequate protection  
The principle most likely to be relevant to the disclosure of information under the 
Freedom of Information Act is the first principle. This requires personal information to 
be:  
  processed ‘fairly’  
  processed ‘lawfully’  
  not processed at all unless one of the ‘conditions’ for fair processing is met  
Processing in this context includes disclosure. 
In most cases, personal data wil  be exempt if disclosure would be ‘unfair’. Disclosure 
of personal data relating to a third party will often breach the fair processing principle 
if there was a legitimate expectation by a third party that this information would 
remain confidential.