This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'HS2 Opinion Polls'.


Department for Transport 
Great Minster House 
33 Horseferry Road 
London 
SW1P 4DR 
Tel: 0300 330 3000 
 
 
 
Web Site: www.gov.uk/dft 
Mr Joe Rukin  
 
[By email: request-261592-
Our Ref: F0012243 
[email address]] 
 
 
 
 
12 June 2015 
 
Dear Mr Rukin,  
 
Freedom of Information Act Request – F0012243 
 
I am writing regarding your request for information, which I received on 1st April 2015. In that request, 
you asked us for: 
 
All  details,  documents  and  correspondence  HS2  Ltd  have  relating  to  all  opinion  polls 
conducted or commissioned since May 2013 on the behalf of HS2 Ltd or the DfT relating to 
HS2”.
 
 
We have assumed that when you say “correspondence HS2 Ltd have” you actually mean the 
Department for Transport (DfT). 
 
I should explain that in answering your request, we have focussed on those members of DfT staff who 
have been most closely connected with HS2 Ltd on the opinion research. A more extensive search 
would certainly have meant that we would have been unable to answer your request on grounds of 
cost. Section 12 of the Freedom of Information Act provides that a public authority is not obliged to 
comply with a request for information if the authority estimates that the cost of complying with the 
request would exceed the appropriate limit. 
 
I also note that in your email of 30 April, you stated that you consider that your request falls under 
the Environmental Information Regulations (EIR). However, the information you requested concerns 
opinion  research  and  we  do  not  consider  that  it  falls  within  the  definition  of  “environmental 
information” in Reg. 2 EIR. For that reason we have continued to consider your request under the 
Freedom of Information Act. 
 
As you will recall, we wrote to you on 29 April, explaining that we needed to extend the timeline for 
our response by 20 working days in order to carry out the public interest test. At the conclusion of the 
additional 20 working days, we wrote to you again (on 1 June), explaining that we required a further 
extension of 10 working days to conclude the public interest test assessment. 
 
I do of course regret that we have needed these extensions to the original response deadline. I also 
note the views expressed in your email of 29 April 2015. However, when we consider that a qualified 
exemption applies to information you are requesting, it is necessary for the public interest test to be 
carried out before a response can be provided to your request. We do, of course, aim to make all 
decisions within 20 working days wherever possible. 
 
However, I can now confirm that the public interest test considerations have been completed and I 
can provide the following response. 

 
As  we  confirmed  in  our  letter  of  29  April,  the  Department  does  hold  information  relevant  to  your 
request, consisting of a number of documents and emails exchanged in the time frame specified. Copies 
of seven emails dated 16 October 2013, 6 November 2013, 7 and 10 February 2014, 4 November 2014, 
and 10 December 2014 are being disclosed with this reply at Annex B. Note that we have redacted the 
names of officials who are not member of the Senior Civil Service. 
 
The  remaining  information  is  being  withheld  as  we  have  engaged  the  exemption  section  35(1)(a)  - 
formulation or development of government policy; and 40(2)&(3) – third party personal information.  
Section 35(1)(a) is a qualified exemption, which means we are required to balance the public interest in 
disclosing the information against the public interest in withholding it.  The attached Annex A to this 
letter sets out the exemption in full and the public interest test arguments for and against disclosure and 
details why the public interest test favours withholding the information. 
 
If you are unhappy with the way the Department has handled your request or with the decisions made 
in relation to your request you may complain within two calendar months of the date of this letter by 
writing to the Department’s FOI Advice Team at: 
 
Zone D/04 
Ashdown House 
Sedlescombe Road North 
Hastings 
East Sussex TN37 7GA 
E-mail: [email address]     
 
Please send or copy any follow-up correspondence relating to this request to the FOI Advice Team to 
help ensure that it receives prompt attention. Please also remember to quote the reference number 
above in any future communications. 
 
Please see attached details of DfT’s complaints procedure and your right to complain to the Information 
Commissioner. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Meera Nayyar  
 
 

Your right to complain to DfT and the Information Commissioner 
 
You have the right to complain within two calendar months of the date of this letter about the way 
in which your request for information was handled and/or about the decision not to disclose all or 
part of the information requested. In addition a complaint can be made that DfT has not complied 
with its FOI publication scheme. 
 
Your complaint will be acknowledged and you will be advised of a target date by which to expect a 
response. Initially your complaint will be re-considered by the official who dealt with your request for 
information. If, after careful consideration, that official decides that his/her decision was correct, your 
complaint will automatically be referred to a senior independent official who will conduct a further 
review. You will be advised of the outcome of your complaint and if a decision is taken to disclose 
information originally withheld this will be done as soon as possible.  
 
If you are not content with the outcome of the internal review, you have the right to apply directly 
to the Information Commissioner for a decision. The Information Commissioner can be contacted at: 
  
Information Commissioner’s Office  
Wycliffe House  
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Annex A 
 
Public Interest Test 
 
PUBLIC INTEREST TEST APPLIED TO F0012243: DETAILS, DOCUMENTS AND CORRESPONDENCE HS2 LTD 
HAVE RELATING TO ALL OPINION POLLS  CONDUCTED OR COMISSIONED SINCE MAY 2013 ON THE 
BEHALF OF HS2 LTD OR THE DFT RELATING TO HS2.  
 

Exemption in full 
 
 
35  Formulation of government policy, etc 
(1)     Information held by a government department or by [the Welsh Assembly Government] is 
exempt information if it relates to— 
(a)     the formulation or development of government policy, 
(b)     Ministerial communications, 
(c)     the provision of advice by any of the Law Officers or any request for the provision of such 
advice, or 

(d)     the operation of any Ministerial private office. 
(2)     Once a decision as to government policy has been taken, any statistical information used to 
provide an informed background to the taking of the decision is not to be regarded— 
(a)     for the purposes of subsection (1)(a), as relating to the formulation or development of 
government policy, or 

(b)     for the purposes of subsection (1)(b), as relating to Ministerial communications. 
(3)     The duty to confirm or deny does not arise in relation to information which is (or if it were 
held by the public authority would be) exempt information by virtue of subsection (1). 
(4)     In making any determination required by section 2(1)(b) or (2)(b) in relation to information 
which is exempt information by virtue of subsection (1)(a), regard shall be had to the particular 
public interest in the disclosure of factual information which has been used, or is intended to be 
used, to provide an informed background to decision-taking. 
(5)     In this section— 
“government policy” includes the policy of the Executive Committee of the Northern Ireland 
Assembly and the policy of [the Welsh Assembly Government]; 
“the Law Officers” means the Attorney General, the Solicitor General, the Advocate General for 
Scotland, the Lord Advocate, the Solicitor General for Scotland[, the Counsel General to the Welsh 
Assembly Government] and the Attorney General for Northern Ireland; 
“Ministerial communications” means any communications— 
(a)     between Ministers of the Crown, 
(b)     between Northern Ireland Ministers, including Northern Ireland junior Ministers, or 
[(c)     between members of the Welsh Assembly Government], 

and includes, in particular, proceedings of the Cabinet or of any committee of the Cabinet, 
proceedings of the Executive Committee of the Northern Ireland Assembly, and proceedings of 
[the Cabinet or any committee of the Cabinet of the Welsh Assembly Government]; 
“Ministerial private office” means any part of a government department which provides personal 
administrative support to a Minister of the Crown, to a Northern Ireland Minister or a Northern 
Ireland junior Minister or [any part of the administration of the Welsh Assembly Government 
providing personal administrative support to the members of the Welsh Assembly Government]; 
“Northern Ireland junior Minister” means a member of the Northern Ireland Assembly appointed 
as a junior Minister under section 19 of the Northern Ireland Act 1998. 
 
Public interest test factors for disclosure 
Public interest test factors against disclosure 
 
 
There is a clear public interest in the information  Disclosure  of  information  linked  to  the 
relating to the formulation and development of  formulation  and  development  of  government 
Government  policy  surrounding  Hs2.    The  policy  would  compromise  the  safe  space  within 
Department  should  be  open,  honest  and  which ministers and officials can freely consider 
transparent which allows the public to scrutinise  policy  options.    Well  thought  out  and  well 
the department’s actions and see public money is  considered policy in its formulation stage is likely 
being used effectively.    
to  result  in  the  effective  use  of  public  money. 
Premature  disclosure  would  compromise  this 
The Department supports the publication of 
process  and  the  good  and  effective  use  of 
research to make the results available to a wide  taxpayer’s money.  
range of audiences including other researchers,   
academics, interest groups and the general 
Disclosure  of  information  linked  to  the 
public in line with the requirements of the 
formulation  and  development  of  government 
Departmental publication scheme.  Publication 
policy ahead of decisions being made may lead to 
also serves to meet many of the principles 
misinterpretation  of  information  or  the 
under wider government research guidelines.   
misleading  of  the  public  into  thinking  decisions 
have  been  made.  This  carries  a  risk  of 
Disclosure of information linked to the 
unnecessarily blighting areas and again may have 
formulation and development of Government 
potentially  negative  implications  for  taxpayers 
policy would contribute to the Government’s 
and  individuals  living  along  or  near  the  line  of 
wider transparency agenda.  Greater 
route.   
transparency of the polling information makes 
 
Government more accountable to the 
Disclosure  of  information  linked  to  the 
electorate and increases trust that the 
formulation  of  policy,  for  both  Phase  One  and 
Department is working effectively.  
Phase  Two  of  the  programme,  would 
compromise the ability of ministers and officials 
 
to  conduct  candid  risk  assessments  of  the 
programme and the pros/cons of the policy.  This 
carries the risk better options are closed off as a 
result of premature disclosure.  
 
Advice should be broad based and there may be 
a deterrent effect on both external experts and 
companies  who  might  be  reluctant  to  provide 
their  advice  and  services  in  the  event  that  it  is 
disclosed.   

Decision  
 
As part of the consideration process, details, documents and correspondence for both Phase One 
and Phase Two of the programme were considered separately due to being at different stages of 
the  decision  making  process.  However  after  due  consideration,  section  35  1  (a)  would  be 
applicable to all material.  
 
Whilst it is recognised that conditional decisions have been taken for Phase One, the hybrid Bill 
is still progressing through the Select Committee and is awaiting Royal Assent.  Therefore the 
entire policy is still being formulated in that it is subject to change as requested by the Select 
Committee and prior to Royal Assent. Phase Two decisions are yet to be taken and therefore also 
would be exempt according to section 35 1 a. 
 
On  balance  the  public  interest  arguments  for  withholding  the  information  outweigh  those  for 
disclosure. The overall effect of releasing information linked to the formulation and development of 
policy for HS2, would compromise the space within which ministers and officials are able to discuss 
policy options and delivery, freely and frankly. To ensure that taxpayer’s money is used well and 
effectively, the preservation of that safe space during the formulation and development phase is 
paramount in this instance.  
 
 

 

Annex B 
 
Item 1  
 
From: David Prout 
Sent: Tuesday, 2 December 2014 17:58 
To: xxx 
Cc: xxx; Jonathan Sharrock; xxx; xxx, xxx 
Subject: further to the IPSOS Mori presentation 
 
Will  do.  We've  already  asked  for  something  similar  from  the  company,  as  there's  a  question  about 
publishing. 
 
We'll chase so gets done before Xmas. 
 
xxx 
 
From: David Prout 
Sent: Tuesday, 2 December 2014 17:58 
To: xxx 
Cc: xxx; Jonathan Sharrock; xxx; xxx; xxx 
Subject: further to the IPSOS Mori presentation
 
 
xxx, there is some good news in the IPSOS Mori work.  It would be good if the SoS could drop a short 
note with some good graphics and an easy to understand story to let them know about progress since 
this time last year xxx. 
 
Could you and xxx do a first draft for me and xxx to look at, please.  D 
 
David Prout 
Director General for High Speed 2 
Great Minster House 
33 Horseferry Road 
London SW1P 4DR 
 
Item 2   
 
From: xxx 
Sent: Friday, 7 February 2014 17:15 
To: xxx, Wendy Fielder 
Subject: Latest Firefish/Ipsos Mori polling 
 
xxx/Wendy 
 
xxx may have already briefed you, but just wanted to let you know I went to the briefings on the latest 
Firefish/Ipsos Mori HS2 polling on Weds so let me know if you want a read out next week.  
 
Unfortunately the slides are only available in hard copy (xxx – don’t forget, copy in 5L filing cabinet!) so 
I can’t circulate anything. 
 
xxx 
 
 

Item 3   
 
From: xxx 
Sent: Tuesday, 4 November 2014 18:15 
To: xxx,  
Subject: Latest polling  
 
Hi xxx 
 
Are the Sept polling figures in yet? I could really do with getting hold of them this week. 
 
xxx 
xxx 
 
Item 4   
 
From: xxx 
Sent: Monday, 10 February 2014 11:27 
To: xxx,  
CC: xxx xxx 
Subject: RE: 2nd Wave Polling Data  
 
Thanks, xxx.  I’m getting hold of the material that emerged last week.  And we’ll sort a briefing idc. 
 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
xxx 
 

 
From:xxx   
Sent:07February201415:04 
To:xxx 
Cc:xxxxxxx 
Subject: 2nd wave polling data 
 
Hi xxx, 
 
Welcome back!  There don’t seem to be any arrangement in place for the Directors to see the output 
from the second wave of polling data.  Please could you let me know how this data is going to be fed 
back to them?  It has cropped up because of a milestone in the hub. 
 
Thanks 
 
xxx 
 
 
 
 
 
Item 5  


 
From: xxx  
Sent: 16 October 2013 17:38 
To: xxx; xxx; xxx 
Subject: RE Latest HS2 polling 
 
No, 'fraid not. 
 
-----Original Message----- 
 
From: xxx  
Sent: 16 October 2013 17:30 
To: xxx; xxx; xxx 
Subject: Latest HS2 polling 
 
Hi - have you seen/got the results?  xxx seems to have been rather selective in sharing.... 
 
Ta 
xxx 
 
Item 6  
 
From:xxx  
Sent:06November201313:33 
To:xxx,xxx,xxx 
Subject: RE: Polling  
 
Thanks. We need to encourage xxx to share this routinely every time it comes in. It would good to know 
whether it has shared this within HS2 Ltd. xxx certainly didn’t seem ware of it. 
 
xxx 
 
From:WendyFielder  
Sent:06November201313:10 
To:xxx,xxx,xxx 
Subject: FW: Polling  
 
Wendy Fielder 
  
 
From:xxx  
Sent:25October201312:56 
To:WendyFielder 
Subject: Polling  
 
Hi Wendy,  
xxx requested I send this to you.  
 
Kind regards,  
xxx 
 
 
Item 7  


 
From:xxx  
Sent:10December201417:04 
To:xxx 
Subject: Polling sub - first draft 
 
xxx - Can I get your feedback on this tomorrow? I’m not about much in the second half of next week so 
need to get finalised sooner rather than later. xxx 
.. 
 
From:xxx  
Sent:08December201417:12 
To:xxx 
Subject: Polling sub - first draft 
 
Hi xxx 
 
This still needs a little work, but wanted your thoughts on whether the attached is along the right lines. 
Have also included the annexes so you can see the full suite of what I’m proposing to give the SoS. 
 
This will need to go to xxx next to check, then DP and xxx. 
 
Grateful for your thoughts. 
 
xxx 
 
xxx 
xxx