This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Peer review documentation'.






Warwickshir
 
e County Council 
 
 
 
Information Strategy 
 
 
  
 
2013 
 
“The information 
you need, at any 
time, accessible 
from anywhere.” 


link to page 2 link to page 4 link to page 5 link to page 7 link to page 9


Warwickshire County Council - Information Strategy 
Contents 
Page 
Introduction 

The vision 

Information principles 

Appendix A - Delivering the vision 

Definitions 

 
 
 
Introduction  
The County Council generates and receives a huge 
ICT Strategy Board  
amount of information and information is one of our key 
assets. This strategy sets out our vision, principles for 
handling information, aims and the key actions for 
delivering the strategy.  
 
 
 
 
The Information Strategy affects the entire organisation. It 
  People 
Communities 
Resources 
covers all the information the organisation creates, owns, 
Strategic 
Strategic 
Strategic 
Director: 
Director: 
Director: 
collects and holds in paper and electronic format. It covers 
Wendy 
Monica 
David 
access to information by the public, staff, Councillors and 
Fabbro  
Fogarty 
Carter 
partners.   
 
 
 
Information Assets
 
Head of Service -  Tonino Ciuffini 
Information can be used to drive efficiency and service 
ICT Strategy, Programme and Information Manager 
- Ian Litton 
improvement – enhancing public services and, 
accountability while reducing waste and improving value for 
money. 
 
Since we published our information strategy in 2007, expectations and technology have changed, 
with more commissioning of services, increased partnership working, flexible working and greater 
expectations on transparency and access. 
 
Our organisational culture must change and adapt to ensure information is managed correctly 
and to the highest standards, so the public can be confident that their personal information will be 
protected from loss, unauthorised access and is safe from inappropriate use. 
 
In this strategy, information is used as a collective term to cover terms such as data, information 
(documents and records), and knowledge. A full definition of terms can be found at the end of this 
strategy. Information is a very loose term that is interpreted in many different ways. It is important 
© Warwickshire County Council 2013 
 
Page 2 of 10 

Warwickshire County Council - Information Strategy 
to understand and distinguish between the types of information, especially documents and 
records and how we manage such information. 
 
The Information Strategy is closely aligned with the ICT Strategy and the Customer Service and 
Access Strategy and relies on these strategies in order to deliver the information vision. 
 
The “day to day stories” in these strategies, illustrate the positive impact our strategies will have 
on the lives of Warwickshire customers, citizens and our staff and partners.   
 
Internal and external drivers 
 
•  The Council as a commissioning organisation – increased partnership working has 
implications for managing information and personal data, ownership, sharing and security.  
•  Transformation and change – changes in the Council organisation, roles and 
responsibilities means we need to capture records and knowledge rather than relying on 
individuals. 
•  Reducing office space – rationalising and reducing office space with more flexible 
working for staff will continue to increase demand for off-site storage of legacy paper 
records over the next few years and dictate a faster pace for digital working. 
•  Digital by default – the drive for efficiency, security, sharing and accessibility make 
electronic information the default rather than paper. 
•  Data protection and transparency legislation – proposed changes to European Union 
data protection regulation and further controls to keep personal data confidential and 
secure, balanced by Government transparency and open data for council information.  
•  Regulation and inspection – monitoring and compliance from the Information 
Commissioner and Care Quality Commission/NHS. 
•  Public expectations – greater awareness of rights to access information and increasing 
expectations in a 24/7 web-enabled world. 
•  Staff expectations  - ease of use and access to data, sharing information internally and 
externally with partners, business intelligence to deliver and plan services, sharing 
customer information to deliver services efficiently. 
 
 
 
 
© Warwickshire County Council 2013 
 
Page 3 of 10 

Warwickshire County Council - Information Strategy 
The vision 
Our customer vision is to make it easy for anyone to access services where and when they need 
them. The Information vision to support this, is to provide accurate, relevant, timely and 
consistent information to anyone who needs it, who has authorisation to access it, in a cost-
effective and efficient manner.  
The Information you need, at any time, accessible from anywhere. 
 
What will the future look like?  
For staff 
•  Information management principles and practices have been embedded in the 
organisation through training, culture and effective system design.  
•  We value customer information and protect it, so potential breaches of personal data 
security are extremely rare.  
•  It much easier to find the information we are looking for in our electronic filing systems 
because we describe our information effectively and have good tools for retrieving it. 
•  Management information is easy to access, through dashboards and through common 
reporting tools to inform policy and service planning.  
•  Our automated business processes routinely collect performance information to support 
continuous process improvement and to help us manage our services more effectively.  
•  We are able to use summarised and consolidated data to redesign, target and streamline 
our services.  
•  We have established a single source of truth for all our information assets, key staff and 
customer information is held in one place.  
 
For our partners 
•  We share information to deliver a more streamlined service to the public and improve their 
outcomes.  
•  Data is regularly published for transparency to allow partners to plan services and 
organisations to deliver new services. 
 
For  the public 
•  The public can easily find information on services they require online. 
•  We are open and transparent and customers are able to make informed decisions on 
service choice, influence future services and hold the Council to account. 
© Warwickshire County Council 2013 
 
Page 4 of 10 




Warwickshire County Council - Information Strategy 
•  When customers inform us of a change of circumstances we are able to automatically 
update our systems and share with other relevant public sector systems to avoid 
repeating the changes.  
•  We have integrated our services with personal data stores that put the control of key 
personal data where it should be – with the customer.  
•  Customers can access their own personal data and see the progress and outcome of 
service requests. 
 
Information principles  
We will be guided by the high-level ‘Information Principles for the UK Public Sector’, while 
prioritising and making these specific to Warwickshire County Council.  
 
Public 
Citiz
 
ens and Businesses 
Service 
information is 
can access information 
information is 
open by default 
about themselves 
shared 
f
 
 
Information is stored digitally 
 
Information will be secured 
Knowledge is captured and 
according to risk 
used 
Information is standardised and 
Information is fit for purpose 
usable 
Information is owned and managed 
 
 
Public information is open by default: information is treated as being open and transparent 
unless it is personal or confidential. We publish information about our services to everyone and 
provide methods for anyone to access it, unless there are specific reasons not to, for example 
commercially and legally privileged information. 
Citizens and Businesses can access information about themselves: personal, sensitive and 
commercial information is kept secure and confidential but accessible to the individuals.  
Service information is shared: where appropriate or agreed, customer and service 
information will be shared with staff, partners and others as appropriate to deliver services. 
© Warwickshire County Council 2013 
 
Page 5 of 10 

Warwickshire County Council - Information Strategy 
Information will be secured according to risk: information is assessed based on the risk and 
impact to an individual, group or organisation. It is classified for handling, how it should be stored 
and who can have access to it. 
Information is stored digitally:  information is created, stored and handled in electronic format, 
internally and externally as our first choice. 
Knowledge is captured and used:  knowledge is captured as a matter of routine to help the 
Council share and learn from its employees’ collective experience.  
Information is fit for purpose: information is not collected unless we have a business reason for 
doing so and it can be used to deliver or plan services. Information is accurate, reliable, timely 
and provides value. Systems are designed to provide useful management information to all, as 
well as storing basic data and transactional information. 
Information is standardised and usable:  we provide both the information and an explanation 
of what it is about. We author information in a way that information can be presented and 
understood in different forms. There must be authoritative versions and widely adopted standards 
for describing and storing paper and electronic information. 
Information is owned and managed: each set of information (including data sets, documents, 
records and knowledge) has a defined “Asset Owner” who is responsible for the management of 
the information. Information is stored, managed in one place and accessed many times rather 
than physically duplicating in different locations or systems. Paper records, data and documents 
held on electronic databases and filing systems are deleted when there is no longer a business 
need for them but retained for legal or business reasons, according to Retention and Disposal 
schedules. Systems are designed to dispose of data and documents when no longer required. 
 
 
 
 
© Warwickshire County Council 2013 
 
Page 6 of 10 

Warwickshire County Council - Information Strategy 
Appendix A - Delivering the vision 
Delivery of the vision over the next few years requires significant work across a range of 
overlapping areas of information management. Actions will be delivered through the 
organisation’s annual Business Plans. 
Overall aims  
•  Create and maintain an overall information architecture to support the design of 
information systems and processes. 
•  Build information governance as standard in our processes and systems for both paper 
and electronic information. 
•  Enable access to information and knowledge-based decision making using reliable 
information and effective tools. 
•  Improve education to make the management and use of information a core responsibility 
for all. 
Actions 
We will implement the Information Strategy under four key themes. The actions below will be 
delivered through corporate initiatives and service-led plans. We will review progress and update 
annually. 
Information Architecture  
Managing the Information Lifecycle is about asset management.  
•  Define our key information assets, asset owners, the relationship between information 
assets, how the assets are used and shared across the Council and outside with partners 
and citizens. 
•  Move away from individual silos of information by identifying and, where necessary, 
creating shared stores of key corporate information. Create a customer index to link the 
key stores of customer data. 
•  Establish information standards to ensure information has definition and descriptions 
attached to it, to allow retrieval and re-use.   
•  Implement electronic document and records management solutions for team working and 
corporate records. 
•  Research and approve tools and solutions to allow information to be captured, stored, 
accessed, analysed and presented in different formats.  
Information Governance  
Managing the Information Lifecycle requires a robust accountability and governance structure to 
be in place across the Council.  
•  Provide an integrated, professional Information Management service to deliver clear 
services for public access and support services for staff and partners. 
•  Review and simplify the Information Governance Framework that sets out roles and 
responsibilities for information, policies, guidance and standards throughout the Council.  
© Warwickshire County Council 2013 
 
Page 7 of 10 

Warwickshire County Council - Information Strategy 
•  Incorporate changes required for information governance from the transfer of Public 
Health from the NHS. 
•  Implement a formal acceptance and understanding of information responsibilities, linked 
to training and awareness for all staff. 
•  Build privacy impact and risk assessment into the design of process and information 
systems to ensure information governance. 
•  Implement the management of electronic records, where we need to preserve for 
medium/long-term access. 
•  Commission the storage of our paper record storage and retrieval service. 
Access to Information 
Providing access to data and information is fundamental for all information customers – citizens, 
businesses and Council staff. 
•  Continue to make information digital where possible to deliver efficiencies and faster. 
customer response. This includes making use of electronic capture where possible, 
scanning of paper, document/record management, transfer of and collaboration around 
electronic information. 
•  Build and promote self-service access and sharing, but designed for privacy, accessibility, 
disposal and/or preservation. 
•  Publish and use open datasets, with tools to analyse and interpret. 
•  Make access easier to both Council information and personal data. 
•  Provide an information service to support and guide staff on our legal obligations for data 
protection and confidentiality. 
•  Maintain a secure, efficient storage and retrieval service for our legacy paper records. 
Education 
The Council operates in a knowledge-rich environment and requires all staff to be competent 
in accessing, using and managing information and IT.  
•  Implement information governance training as a core competency for staff for them to 
understand their responsibilities, supplemented by tailored training for teams and roles 
where required. 
•  Provide information and knowledge management skills/competencies to help staff create, 
find, share, evaluate and organise data, information and knowledge. 
•  Introduce how to use and manage information in IT systems and not just how to use the 
product, when training is delivered.  
•  Embed information responsibilities in job descriptions and reflect in recruitment and 
training programmes. 
•  Provide a professional career path for core information management staff, with graded 
levels of responsibility for employees to progress through. 
 
 
 
© Warwickshire County Council 2013 
 
Page 8 of 10 

Warwickshire County Council - Information Strategy 
 
Definitions 
Data 
Consists of facts, figures, codes, research and statistics. Much of our data is 
held in electronic databases but can also be in printed reports 
Document 
A bound collection of information, in paper or electronic form with content and 
formatting combined. 
Governance 
A set of multi-disciplinary structures, policies, procedures, processes and 
controls implemented to manage information across an organisation, supporting 
immediate and future regulatory, legal, risk, environmental and operational 
requirements. 
Information 
Data that has been processed into a form that gives meaning and value 
Knowledge 
Collected information that is used as intelligence to inform decision making or 
improve business practices.  
Metadata 
Metadata describes the data or information with a number of standard terms, so 
it becomes useful when finding information or when it is re-used.  
Record 
Information created, received, and maintained as evidence and information by 
an organisation or person in pursuance of legal obligations or in the transaction 
of business. (ISO 15489) 
While the definition of a record is often identified with a physical document, a 
record can be either a tangible object or digital information which has value to 
the organisation. 

Records 
The practice of identifying, classifying, archiving, preserving, and destroying 
management 
records, in paper or electronic format, in a controlled and systematic way. 
 
 
 
© Warwickshire County Council 2013 
 
Page 9 of 10 

Warwickshire County Council - Information Strategy 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Publication Date:  
May 2013 
Review Date:   
May 2014 
Electronic version: 
www.warwickshire.gov.uk/informationstrategy 
Division: 
 
Information Assets 
Telephone: 
 
01926 412879 
Email:   
 
xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Web:   
 
www.warwickshire.gov.uk 
 
© Warwickshire County Council 2013 
 
Page 10 of 10 

Document Outline