This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Peer review documentation'.



 
 
 
 
A guide for new 
Councillors 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 

 
Foreword 
 
Congratulations on your success in the recent elections and welcome to 
Warwickshire County Council. 
 
This short guide is designed to assist you during your first few weeks as a Councillor 
by providing some basic information about the Council’s current organisational and 
political structures, an outline of what to expect at forthcoming events and to provide 
a signpost to the key officers who will be providing support and guidance.  
 
Towards the end of the document you will find details of the member induction 
programme. The Council has made a commitment to support all members through 
the provision of on-going development. The programme has been devised by a 
cross-party Member Development Steering Group who have applied their own 
experience and taken account of feedback from members across the Council. 
 
Finally, please do contact us or any member of the Democratic Services Team if you 
have any queries - however small they may seem! 
 
We look forward to meeting you at the reception on Thursday 9 May and wish you 
every success in your time with Warwickshire County Council. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Janet Purcell 

Paul Williams 
Democratic Services Manager 
Democratic Services Team Leader 
 
(Member Development Lead) 
Tel: (01926) 413716 
Tel: (01926) 418196 
Email: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Email: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
 

 
Contents 
 
 
1. 
Your First Few Days as a Councillor 
 
Forms to complete   
 
 
 
 
 
P1 
 
Welcome to Warwickshire Reception 
 
 
 
P2 
 
 
Annual Council Meeting    
 
 
 
 
P3 
 
 
Induction programme and 360 Degree Assessment 
 
P4 
 
Officer support  
 
 
 
 
 
 
P5 
 
 
 
 
2. 
Decision Making at the Council   
 
 
P6 
 
 
3. 
Council Officer Organisation 
 
 
 
P9 
 
 
Communities Group 
 
 
 
 
 
P10 
 
 
Fire & Rescue 
 
 
 
 
 
 
P13 
 
 
People Group 
 
 
 
 
 
 
P14 
 
 
Resources Group   
 
 
 
 
 
P18 
 
 
4. 
Member Induction and Development Sessions 
 
Member Induction Programme 
 
 
 
 
P22 
 
Member Development Programme 
 
 
 
P25 
 
 
5. 
Practical Support 
 
Useful contacts 
 
 
 
 
 
 
P26 
 
 

Your First Few Days as a Councillor 
 
 
There are some items in your pack that you can explore at your leisure and there are 
some that require your immediate attention. 
 
Forms to complete 
 
  The Declaration of Acceptance of Office 
This document needs to be signed and witnessed by the Chief Executive 
within two weeks of the election. Please call Harpreet Rai, PA to the Chief 
Executive, on Tel: 01926 412000 to book an appointment. 
 
The following forms should be sent to Elaine Sale in Democratic Services:- 
 
  Members Code of Conduct 
Simply sign and print your name on the form. 
 
  Declaration of Pecuniary Interests 
Please complete this by 20 May. A seminar on this subject will be held on 15 
May so you may wish to finalise your form on that day when there will be 
officers to offer advice. 
 
  Personal details form 
This is needed for payroll (so that your allowances can be paid) but it is also 
important that we have your contact details as soon as possible for key 
officers who may need to get in touch. 
 
  Questionnaire regarding IT requirements 
You will be invited to discuss this with an IT support officer. 
 
You can use the post-paid envelope in your pack or just drop the forms in to 
Democratic Services. 
 
Personal Development Interview 
 
Early on in your term of office you will be offered the chance to participate in a 
personal development interview. This will be undertaken by a member of the 
Democratic Services Team and seeks to establish the skills and experiences you are 
bringing to the County Council as well as any development areas you might have.  
 
This is not compulsory but we believe it will be a useful exercise and a good way of 
getting to know the Democratic Services officers who will be supporting you 
throughout your time as a Councillor. 
 
 
 

 

Welcome to Warwickshire Reception 
9 May at 4.30pm 
 
 
This is your opportunity to meet other new and returning councillors as well as key 
officers. You will be met and guided by the Democratic Services Team.  
 
The programme will be: 
 
 
1. 
Photograph and ID Badge - 4.30pm to 5.30pm 
Your photograph will be taken for your ID badge and the website. 
 
 
2. 
IT Questionnaire  
Please bring your completed IT questionnaire to Simon Hill, ICT Business 
Liaison Manager. Although the reception is at teatime Simon will be available 
all day to discuss your IT needs so please call him on Tel: 01926 412399 to 
book a slot. 
 
Over the following two weeks you will be invited to attend a session to brief 
you on using your chosen laptop or tablet. 
 
 
A light buffet will be available from 5.00pm 
 
 
3. 
Welcome address by Jim Graham, Chief Executive of WCC - 5.30pm 
 
 
4. 
Information Displays - from 6.00pm 
This is an opportunity to meet senior officers from every service in the 
Council. 
 
 

 

Annual Council Meeting 
21 May at 10.00am 
 
 
The first meeting of the new Council is largely procedural. The key items will be the 
election of a Chair and Vice Chair of Council and the establishment of committees. 
 
The County Council meeting is regulated by both formal rules (called standing 
orders) and by protocol. Members belonging to a political group are encouraged to 
seek guidance from their group leader. 
 
David Carter, Strategic Director for Resources, is the Council’s Monitoring Officer. 
This is a statutory role and includes responsibility for governance arrangements. He 
will be providing guidance on our governance arrangements at an induction session 
on 3 July. 
 
A photographer will be on hand on 21 May to take your portrait for use on the 
website. 
 
Key Information about Full Council: 
 
•  The agenda and papers for the meeting will be published on Monday 13 May. 
•  The political groups usually have their group meetings on the day of Council, 
before the meeting. 
•  In the meeting members must indicate to the Chair if they wish to speak (raise 
your hand to be added to the list of speakers). 
•  No member must stand or speak when the Chair is speaking or standing. 
•  You must stand to speak (unless unable). 
•  Speeches are usually limited to 5 minutes. 
•  Council does not have a public question time, but members of the public can 
present petitions to the Council if they receive enough signatures. 
•  If you would like to submit a question or a motion contact the Democratic 
Services team. 
•  Seating plans will be available in the group rooms. 
 
 
If you have any further questions about the rules and procedures of Council please 
contact either: 
 
David Carter, Strategic Director for Resources (and Monitoring Officer) 
Email: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
Tel: 01926 412564 
 
Janet Purcell, Democratic Services Manager 
Email: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
Tel: 01926 413716 
 

 

Induction Programme 
 
 
The current timetable for the Council’s Cabinet and Committee meetings in 2013/14 
is enclosed in your induction folder. As well as attending any bodies to which you are 
appointed, you are also welcome to attend other meetings if you have time. This can 
be particularly helpful as part of your induction. 
 
You are strongly encouraged to engage in the member induction programme . The 
first part of the induction programme includes briefings from senior officers from the 
four officer Groups: Communities, People, Resources, and Fire & Rescue. If you are 
able to attend all of these sessions you will get a picture of the inter-dependencies 
between the Groups and the key themes that are emerging as both challenges and 
opportunities for the Council. 
 
Other sessions focus specifically on the Councillor role – such as the ‘21st Century 
Councillor
’ session run by by the New Local Government Network on 13 June; 
Representing Your Community’ on 27 June and the session on ‘Democratic and 
Corporate Processes
’ on 3 July. The programme from September includes sessions 
focusing on specific skills - such as chairing and overview and scrutiny skills. 
 
Most training is voluntary, with the exception of a few sessions which are clearly 
marked in the enclosed programme. We are sensitive to the fact that Councillors do 
have other commitments and that sometimes it won’t be possible for you to attend a 
particular session. This can be addressed in a number of ways; if a large number of 
members miss a session we will seek to run it again; if only a few miss a session we 
will arrange a less formal officer briefing. 
 
 
360 Degree Assessment 
 
Once you have been with Warwickshire County Council for over a year you will be 
invited to participate in a 360 degree assessment. This type of assessment relies on 
input from your peers including fellow members, officers and partners. This approach 
does not suit everyone but those members who have engaged in it have found it 
useful as a means of discovering where they might improve their performance as 
well as providing assurance of the things that they have been doing well. 
 
 

 

Officer support 
 
 
Senior Officer Support - Heads of Service Guides 
 
You will be paired with a Head of Service to provide personal support and guidance 
throughout your first few months with the Council. In particular the Head of Service 
will be able to: 
•  Provide informal direction and advice on how to undertake your role; 
•  Give guidance on strategic or cross-cutting issues; 
•  Act as a senior contact for issues relevant to your local area; 
•  Support you in developing and sustaining relationships with other partners; 
and 
•  Signpost to other Heads of Service, Strategic Directors or staff as 
appropriate. 
 
Your Guide will offer to meet you regularly and it is normal for this role to continue for 
at least six months but this will depend on your requirements. You will be told who 
has been allocated as your Guide in the week following your election. 
 
 
Locality Officers 
 
The Localities and Partnerships Officers will have a key role ensuring you are made 
aware of the key issues in your locality. In particular they will give information and 
guidance on: 
•  Local services and priorities (including locality plans); 
•  Identifying and tackling local issues; 
•  The key service contacts in their area; and 
•  Voluntary and community groups (how they are funded, local projects etc.) 
 
 
Democratic Services Officers 
 
The Democratic Services team provides dedicated support to Councillors, primarily 
in the management of member meetings - including helping you undertake scrutiny 
reviews and providing advice on democratic processes. 
 
The team will be on hand from the day of your election to ensure you have the 
support and information you need to take up your role as soon as possible. A 
member of the team will contact you to invite you to an informal discussion about 
your support needs, including training and development. 
 
 

 

Decision Making at the Council 
 
 
As part of your role as a Councillor you will be expected to attend Council meetings 
and meetings of any committee or other body to which you have been assigned. 
Please note that failure to attend at least one formal meeting every six months will 
compromise your position on the Council. 
 
All of the information about Councillors and Council meetings is kept on our 
Democracy webpages. Here you can find agendas and meeting papers, committee 
memberships, and meeting dates. 
 
www.warwickshire.gov.uk/democracy 
 
The Council’s democratic processes and rules of governance are set out in detail in 
the constitution – you can read it online at: 
 
www.warwickshire.gov.uk/constitution 
 
The key points will be explained at the seminar on 3 July but below is an introduction 
to the current member bodies. 
 
 
County Council 
 
The County Council meets approximately 6 times a year. Its key functions are to 
agree: 
•  The overall policy framework of the Council; 
•  The Council’s budgetary framework (the annual budget meeting is held in 
February); and 
•  The Council’s constitution. 
 
Council meetings are held on Tuesdays starting at 10.00am with the exception of the 
budget meeting in 2014 which is on a Thursday to enable maximum time for Groups 
to consider the Cabinet’s budget recommendations prior to the Council meeting.  
 
 
Cabinet 
 
The County Council currently operates a Cabinet model of governance. The Leader 
of the Council decides on the number of members on the Cabinet (called Portfolio 
Holders) and decides which powers are delegated to them. 
  
Cabinet currently meets monthly – usually at 1.45pm on the third Thursday of the 
month. 
 
 

 

Overview and Scrutiny Committees 
 
The Council established four overview and scrutiny committees (OSCs), each with 
responsibility to review and scrutinise specific Council services. They do not have 
power to take decisions directly but they have a key role in holding the Cabinet to 
account, reviewing performance, and ensuring effective policy outcomes. 
 
The induction session on overview and scrutiny on 7 October will help members 
develop the skills they need to undertake effective overview and scrutiny. The 
current committees are: 
 
 
1. 
The Overview and Scrutiny Board 
 
The Overview and Scrutiny Board manages the overall overview and scrutiny 
work programme and has responsibility for oversight of a range of corporate 
functions including the budget, business planning, performance 
arrangements, and property. They meet six times a year, usually on a 
Wednesday at 2.00pm. 
 
 
2. 
Adult Social Care and Health OSC 
 
This committee has a wide ranging remit to look at health services and adult 
social care provision in the County. They meet six times a year, usually on 
Wednesday at 10.00am. 
 
 
3. 
Communities OSC 
 
This committee covers a wide range of services including Fire and Rescue, 
Community Safety, libraries, highways and tourism. They meet six times a 
year, usually on a Tuesday or a Wednesday at 10.00am. 
 
 
4. 
Children and Young People OSC 
 
This Committee covers services for children, young people and families. They 
meet six times a year, usually on a Tuesday or Wednesday at 10.00am. 
 
 
 

 

Regulatory Committee 
 
The Regulatory Committee deals primarily with planning applications. 
It is important that members of this Committee understand the principles of decision 
making in relation to planning and members are expected to undertake regular 
training to maintain their place on the Committee.  
 
The Committee meet every six weeks, usually on a Tuesday at 10.00am (usually 
preceded by training at 9.00am). 
 
 
Audit and Standards Committee  
 
This committee oversees internal and external audit matters and its remit includes 
promoting and maintaining high standards of conduct by councillors and officers.  
 
The committee meet four times a year, usually on a Wednesday or Thursday at 
10.00am. 
 
 
Staff and Pensions Committee 
 
This committee deals with issues affecting the terms and conditions of staff and their 
associated pension funds. 
The committee meets four times a year on the rising of Cabinet (Thursday 
afternoon). 
 
 
Community Forums 
 
All Councillors are automatically members of one or more of the County’s 30 
community forums. The forums bring together all local councillors within an area 
(County, District, Parish/Town) along with community representatives and other 
agencies to identify and discuss issues of local concern and find solutions for local 
communities. Police and local health services also attend these meetings regularly.  
The forums meet four times per year at various locations on week day evenings. 
Details of the Community Forums can be found at: 
 
www.warwickshire.gov.uk/communityforums 
 
As well as these key bodies there is the Health and Wellbeing Board and the Council 
provides support for the Warwickshire Police and Crime Panel. Details of these and 
other bodies are available at: 
 
www.warwickshire.gov.uk/committees 
 
 

 


Council Officer Organisation 
 
The Chief Executive heads a Corporate Board of the three Group Strategic Directors 
and the Chief Fire Officer. Each of the Groups are organised into business units led 
by Heads of Service. The Corporate Board and Heads of Service are known 
collectively as the Leadership Team. 
 
Chief Executive - Jim Graham 
 
 
 
The Chief Executive is the Head of Paid Service who 
leads the council’s staff and advises on policies, staffing, 
service delivery and the effective use of resources.  
 
Tel: 01926 412000 
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 
Jim Graham 
 
 
Chief Executive 
Jim Graham 
 
 
 
 
 
Communities 
Fire & Rescue 
People 
Resources 
Monica Fogarty 
Andy Hickmott 
Wendy Fabbro 
David Carter 
 
(Interim) 
 
 
 
 
 
Localities & 
Deputy Chief Fire 
Business Manager 
Customer Services 
Community Safety 
Officer 
Angela Dakin 
Kushal Birla 
Mark Ryder 
Gary Phillips 
 
 
 
 
Early Intervention 
Finance 
Public Health 
Assistant Chief Fire 
Hugh Disley 
John Betts 
John Linnane 
Officer 
 
 
 
Jim Onions 
Learning & 
HR & Organisational 
Sustainable 
Achievement 
Development 
Communities 
Sarah Callaghan 
Sue Evans 
Louise Wall 
 
 
 
Safeguarding 
Information Assets 
Transport & 
Phil Sawbridge 
Tonino Ciuffini 
Highways 
 
 
Graeme Fitton 
Social Care & 
Law & Governance 
Support 
Greta Needham 
Jenny Wood 
 
 
Physical Assets 
Strategic 
Steve Smith 
Commissioning 
 
Chris Lewington 
Service Improvement 
 
& Change 
 
Management 
Phil Evans 
 

 



Communities Group 
 
 
 
Strategic Director - Monica Fogarty 
 
The Communities Group is responsible for Transport and 
Highways, Localities, Community Safety, Sustainable 
Communities and Public Health. 
 
Staff include: planners, civil engineers, mechanical 
engineers, landscape architects, economists, 
accountants, countryside rangers, bus drivers, tree 
 
surgeons and school crossing patrols. Much of its work is   
carried out in partnership with other agencies as the best 
Monica Fogarty 
way to provide for the people of Warwickshire. 
 
Staff are based locally throughout the county in offices, 
business centres, parks and depots. 
 
Tel: 01926 412514 
Email: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Localities and Community Safety 
 
 
 
Head of Service - Mark Ryder 
 
Localities and Community Safety provide a wide range of 
services that protect individuals and communities from 
harm; that empower local communities and protect and 
provide access to significant elements of Warwickshire 
heritage. 
 
The key areas are: 
  Locality Working (supporting the local forums)  
 

 
  Community Safety  

Mark Ryder 
  Drugs and Alcohol Advice and Action Team  
  Youth Justice Service  
  Partnerships  
  Heritage and Culture  
  Trading Standards 
  Emergency and Flood Risk Management  
 
Tel: 01926 412811 
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
 

10 
 


Public Health 
 
 
 
Director of Public Health –  Dr John Linnane 
 
The Public Health Business Unit works to address the 
overall health needs of the population of Warwickshire. It 
is about preventing illness and promoting health to 
reduce the need for hospital or long term healthcare. 
 
 
Areas of focus are: 
 
Specialist Advice 
 
 
Health  Improvement, Commissioning and 
 
Performance 
Dr John Linnane 

Monitoring the health status of the 
 
population 
 

Lifestyle risk management (smoking, 
 
alcohol, drugs) 
 

Sexual health and contraception 
 

Weight management 
 
 
Health Protection 
 

Immunisation, screening and vaccination 
 

Emergency planning provision 
 
 
Population Health  
 

Health Needs Assessment 
 

Joint Strategic Needs Assessment 
 

Developing evidence based cost effective 
healthcare 
 
Wider Determinants 'Place Shaping'  

Partnership working (transport, housing, 
environment, social exclusion) 
 
Tel: 01926 413705 
Email: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11 
 



Sustainable Communities 
 
 
 
Head of Service - Louise Wall 
 
The Sustainable Communities Business Unit supports the 
national drive to encourage sustainable growth and will 
support sustainable growth in jobs, the development of 
communities and improved quality of life for our 
customers living in those communities. 
 
The service areas included in the unit are: 
 
  Planning and Development  
 
  Regeneration Projects and Funding  
Louise Wall 
  Local Enterprise Partnership Delivery  
 
  Waste Management  
 
  Rural Services  
 
 
 
Tel: 01926 412422 
 
Email: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
Transport and Highways 
 
 
 
Head of Service - Graeme Fitton 
 
Everyone who lives or works in or travels through 
Warwickshire depends to some extent on the services of 
Transport and Highways.  
 
The service: 
  ensures the highway network is maintained and 
developed,  
  develops and improves the transport network,  
 
 
  promotes road safety through engineering, 
Graeme Fitton 
education and enforcement and  
 
  provides for the transport needs of the public, 
school children and adults with social care needs. 
 
Tel: 01926 412046 
Email: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 
 




Fire and Rescue Service 
 
 
 
Interim Chief Fire Officer – Andy Hickmott 
 
Warwickshire Fire and Rescue are responsible and 
dedicated to the delivery of Community Fire Safety 
advice and serving the community within its Vision and 
Mission Statement. 
 
The service’s vision is, “Protecting the community and 
making Warwickshire a safer place to live”. Its ambitions 
are: 
 
 
  Keeping the public safe 
Andy Hickmott 
  Keeping fire fighters safe 
 
  Doing our best 
 
 
Deputy Chief Fire Officer - Gary Philips 
 
  Community Fire Prevention 
  Community Fire Protection 
  Control 
  Operational Response 
  Resilience 
  Change Programmes 
  Improvement Projects 
  Strategic Partnerships 
 
 
 
Tel: 01926 753204 
Gary Philips 
Email: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 
 
Assistant Chief Fire Officer - Jim Onions 
 
  Adverse Investigation Team 
  Business Continuity 
  Operational Assurance 
  Performance 
  Workforce Planning 
 
Tel: 01926 753202 
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx 
 
 
 
 
Jim Onions 
 
 
 
 
 
 
 
  
13 
 



People Group 
 
 
 
Strategic Director - Wendy Fabbro 
 
The People Group brings together two former social care 
directorates: ‘Adult, Health and Community Services’ and 
‘Children, Young People and Families’. 
 
Its aims and vision are: 
  To support people, especially the most vulnerable 
and disadvantaged, to access throughout their lives 
 
every opportunity to enjoy, achieve and live 
 
independently. 
Wendy Fabbro 
  To provide social care, learning, and achievement 
and health related services for all ages. 
 
Tel: 01926 412665 
Email: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Business Management 
 
 
 
Head of Service - Angela Dakin 
 
The service provides: 
  People Group business management and support 
  Emergency planning & resilience co-ordination 
  Project management oversight & co-ordination 
  Integrated Information Systems: support, training 
and Helpdesk 
 
  Self-Directed Support and Warwickshire Directory 
 
  Local Centre development / Modern & Flexible 
Angela Dakin 
Working implementation 
 
  Saltisford office complex facilities management 
 
 
Tel: 01926 742964 
Email: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

14 
 



Early Intervention 
 
 
 
Head of Service - Hugh Disley  
 
This service seeks to intervene early to tackle problems 
emerging for any child, young person, their family and 
vulnerable adults who are at risk of needing help with 
their daily living. 
 
The Early Intervention Team includes teachers, social 
workers, teaching assistants, youth workers, family 
 
support workers, administrators, service and operations 
 
managers, Integrated Community Equipment, Telecare 
Hugh Disley 
and some supported housing services. 
 
 
 
Services include: 
 
  CAF (Common Assessment Framework). 
 
  School Early Intervention Service. 
  Family Information Services. 
  Family and Parenting Support. 
   Targeted Youth Support – Targeted at those most 
in need. 
 
Tel: 01926 742589 
Email: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Learning and Achievement 
 
 
 
Head of Service - Sarah Callaghan 
 
The service aims to be the "champion of the learner". It 
promotes high levels of achievement and attainment by: 
  Building capacity and supporting improvement in 
early years settings, schools and other learning 
providers. 
  Ensuring every child and young person has access 
to a place in high quality early years settings or 
 
schools or learning providers and commissioning 
 
learning opportunities for adults. 
Sarah Callaghan 

 
  Ensuring provision for children and young people 
with special educational needs and vulnerable 
 
groups. 
 

 
  Supporting young people in the transition to 
adulthood and employment especially the most 
vulnerable. 
 
Tel: 01926 748261 
Email: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
15 
 



Safeguarding 
 
 
Head of Service - Phil Sawbridge  
 
The service works to meet our duties to safeguard and 
protect children and vulnerable people at risk. 
 
Staff are organised in locality based teams covering: 
  Assessment and intervention in respect of children 
who may be ‘in need’ or ‘in need of protection’. 
 
 
  Corporate parenting – including the provision of 
Phil Sawbridge 
services for looked after children. 
 
  Leaving Care. 
 
 
 
Centrally based specialist practitioners hold responsibility   
for: 
 
  Adult Safeguarding Strategy, Partnership and 
quality assurance. 
  Children’s Safeguarding Strategy. 
  Foster Care Recruitment. 
  Adoption. 
 
Tel: 01927 742577  
Email: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
Social Care and Support Services 
 
 
Head of Service - Jenny Wood 
 
The work of the service includes: 
  Arranging social care and support services for 
vulnerable and older people and their families with 
eligible needs 
  Facilitating ‘protection’ when needed, e.g. 
safeguarding and mental health related 
 
 
responsibilities. 
Jenny Wood 
 
The service focusses on achieving the ‘outcomes’ as 
expressed by those being supported and is developing a 
‘maximising independence’ approach. Short term low 
level support can enable people to sustain or regain 
independence, thus avoiding the need for long- term 
support. 
 
The team includes social workers, community care 
workers, occupational therapists and reablement home-
care staff, and adult mental health practitioners.  
 
Tel: 01926 742962 
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
16 
 


Strategic Commissioning 
 
 
Head of Service - Chris Lewington
 
The service works in partnership internally and externally 
to implement the full cycle of commissioning activities, 
including delivering evidenced value for money. 
 
The service consists of: 
  Commissioning professionals with expertise in all 
areas of strategic commissioning from assessment 
 
 
and forecasting of need, contract procurement, 
Chris Lewington 
market management through to quality assurance 
and contract monitoring. 
  Commissioners from both children’s and adult 
services with commissioning professional expertise. 
  Working jointly across health and social care, 
offering commissioning. 
  Support and joint contracts to the Primary Care 
Trust and General Practitioners. 
 
Tel: 01926 745101 
Email: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 
 
17 
 



Resources Group 
 
 
Strategic Director - David Carter 
 
The Group provides a range of services internally to other 
areas of the council, externally to our partners and 
communities, and on the front line directly to our 
customers. 
 
 
The services are provided through the following business 
 
units: 
David Carter 
  Customer Services  
 
  Finance 
 
  Human Resources and Organisational Development 
  Information Assets 
  Law and Governance 
  Physical Assets 
  Service Improvement and Change 
 
Tel: 01926 412564 
Email: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 
Customer Services 
 
 
 
Head of Service - Kushal Birla 
 
Customer Service plays a key role in leading the 
development of a customer focused organisation that 
recognises external and internal customers as being 
equally important. 
 
Key elements of the service are:  
  One Front Door - enabling customers to access all 
public services through ‘one front door’ comprising 
 
 
face-to-face, telephone and internet and other 
Kushal Birla 
appropriate electronic channels. 
 
  Customer relations and complaints 
 
  Library and Information Service 
 
  Communications  
 
  Registration Services (Births, Deaths & Marriages) 
 
 
 
Tel: 01926 412013 
 
Email: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 
 
18 
 



 
 
Finance 
 
 
 
Head of Service - John Betts 
 
The service’s primary aim is to provide high quality and 
cost effective financial support and advice to all services 
and the council. 
 
Areas of work include: 
  Procurement 
  Payments and Income Collection 
 

 
  Social Care Financial Assessments 

John Betts 
  Planning and monitoring the Council’s Budget, 
Savings and Capital Investment Programme 
 

 
  Management of the Pension Fund and Cash Flow 

 
  Payroll 
  Providing Financial Advice and Guidance on Policy 
Developments 
 
Tel: 01926 412441 
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Human Resources and Organisational 
 
Development 
 
 
Head of Service - Sue Evans 
 
The purpose of HR and OD is to ensure that the County 
Council has the workforce that it needs to deliver its 
objectives, and to support managers in recruiting, leading 
and developing a workforce that is motivated and 
engaged to deliver excellent services and to ensure that 
 
the Council meets its statutory duties in relation to 
 
employment, health and safety and equalities. 
Sue Evans 
 
 
The service is divided into: 
 
  Learning & Organisational Development / HR 
 
Business Partnership  
 
  HR Advisory 
 
  Health and Safety and Wellbeing  
 
  The HR Service Centre 
 
  Equality & Diversity 
 
 
 
Tel: 01926 412314 
 
Email: xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
19 
 



 
 
 
Information Assets 
 
 
 
Head of Service - Tonino Ciuffini 
 
The service: 
  Manages and supports the core ICT infrastructure, 
including personal computers and mobile devices. 
  Provides and manages the network services for 
internal and external ICT links and our telephone 
services. 
  Designs and implements ICT programmes and 
projects that deliver improved services. 
 
  Provides ICT support and training to staff and 
 
elected members 
Tonino Ciufini 
  Provides ICT Services to schools. 
 
  Provides advice and guidance to ensure corporate 
 
information and records are effectively manage.  
 
 
 
Tel: 01926 412879 
 
Email: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 
Law and Governance 
 
 
Head of Service - Greta Needham 
 
The service plays a fundamental role in ensuring the 
council operates within the law and to the standards 
expected of a public organisation. 
 
Key services are: 
  Legal Services - providing in-house legal advice as 
 
well as support to public sector partners. 
 
  Democratic Services – management of democratic 
Greta Needham 
bodies, member development, elections, and 
 
specific support to the Chair of the Council and the 
 
Lord Lieutenant. 
 
  Risk and Assurance Services 
 
  Insurance Cover and Claims Handling 
 
  Schools Governance - strengthening relationships 
 
between school governing bodies and the local 
 
authority. 
 
 
Tel: 01926 412319 
Email: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
20 
 



Service Improvement and Change 
 
 
Head of Service- Phil Evans 
 
The service supports the organisation in delivering its 
ambitions and key outcomes by ensuring there is an 
effective accountability framework in place that 
demonstrates we are delivering on our agreed outcomes. 
 
 
The service includes: 
 
  Transformation and change management 
Phil Evans 
  Planning, Performance and Business 
Improvement    
  Warwickshire Observatory - providing key  
  Information and analysis, such as the ‘Quality of 
Life’ 
  Sub-regional joint programme   
  Commercial Enterprise  
  Development and Support  
 
Tel: 01926 412293 
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Physical Assets 
 
 
Head of Service - Steve Smith 
 
The key role of the service is the management, 
investment and operation of the Council’s land and 
property portfolio to ensure they support the Council’s 
needs. We also provide a significant traded service to 
schools across the county. 
 
 
 
The service is organised into five groups: 
Steve Smith 

 
 
Asset Strategy  
 
 
Estates and Smallholdings   
 
 
Construction Services  
 
 
Facilities Management  
 
 
Programme Management 
 
 
 
Tel: 01926 412352 
 
Email: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 

 
 
21 
 

Member Induction Programme 2013 
 
As you will still be finding your way for a few weeks we have not required you to formally 
notify us that you will be attending the sessions in May. However, from around the end of 
May you will be asked to confirm you intention to attend a particular session. This is to allow 
us to plan the events properly. 
Please note the compulsory sessions highlighted in RED 
 
 
 
1. 
Identifying Councillor IT requirements 
Date: 9 May 2013 
 
Time: (individual slots) 
Simon Hill, ICT Business Liaison Manager, will be available 
Venue: Ante-chamber, Shire 
prior and during the Welcome to Warwickshire reception to 
Hall 
discuss your individual requirements. 
 
Please book with Simon on Tel: 01926 412399 
 
Simon Hill, ICT Business Liaison Manager 
 
 
 
2. 
Tea-time reception 
Date: 9 May 2013 
 
Time: 16:30 – 19:30 
An opportunity for new and returning members to meet each 
Venue: Ante-chamber, Shire 
other and senior officers. To include a brief introductory talk 
Hall 
from Jim Graham, WCC Chief Executive. 
 
 
 
 
3. 
Code of Conduct and Member Expenses 
Date: 14 May 
 
Time: 17:30-19:00  
This also provides an opportunity to seek advice regarding 
Venue: Committee Room 2, 
completion of your declaration of pecuniary interest form. 
Shire Hall 
 
 
Greta Needham, Head of Law &Governance 
*Compulsory for all new 
Jane Pollard, Corporate Legal Services Manager 
members* 
John Betts, Head of Corporate Finance 
 
 
 
 
4. 
Introduction to Planning 
Date: 23 May  
 
Time: 13:30 - 15:30 
This session will also be useful for anyone wanting an 
Venue: Committee Room 2, 
introduction to how the planning system works, who does 
Shire Hall 
what, and how to make and influence planning decisions.  
 
 
*Compulsory for new 
Ian Marriott, Community & Environment Legal Services Manager 
members of the Regulatory 
Jasbir Kaur. Strategic Planning and Development Manager 
Committee* 
Ian Grace, Principal Planner 
 
 
 
5. 
People Group Briefing 
Date: 28 May 
 
Time: 14:00 - 17:00 
An introduction to the services within the People Group and 
Venue: Committee Room 2, 
highlighting achievements and challenges. 
Shire Hall 
 
 
Wendy Fabbro, People Group Strategic Director 
 
22 
 

 
 
6. 
Resources Group Briefing 
Date: 30 May 
 
Time: 15:30 - 17:30 
An introduction to the services within the Resources Group - 
(on the rising of Cabinet) 
highlighting achievements and challenges. 
Venue: Committee Room 2, 
 
Shire Hall 
David Carter, Resources Group Strategic Director 
 
 
 
 
7. 
Equality and Diversity 
Date: 4 June 
 
Time: 14:00 - 16:00 
*Compulsory for all new members* 
Venue: Committee Room 2 
 
 
This session will introduce members to individual and 
corporate duties and responsibilities. 
 
Minakshee Patel, Corporate Equalities & Diversity Advisor 
 
 
 
8. 
Communities Group Briefing 
Date: 6 June 
 
Time: 14:00 - 17:00      
An introduction to the services within the Communities Group  Venue: Committee Room 2, 
and highlighting achievements and challenges. 
Shire Hall 
 
 
Monica Fogarty, Communities Group Strategic Director 
 
 
 
9. 
Fire and Rescue Briefing 
Date: 10 June 
 
Time: 14:00 - 17:00      
An introduction to the Fire and Rescue Service, highlighting 
Venue: Fire HQ, 
achievements and challenges 
Leamington Spa 
 
County Fire Officer, Fire & Rescue 
 
 
 
10. 
The 21st Century Councillor 
 
 
Date: 13 June 
To consider how the role of Local Government and role of the  Time: 14:00 -16:00  
Councillor is changing. 
Venue: Committee Room 2, 
 
Shire Hall 
Simon Parker, Director of the New Local Government Network 
 
 
 
11. 
Representing your Community 
Date: 27 June 
 
Time: 15:00 - 17:00  
To consider your community role (including working with local  Venue: Committee Room 2, 
forums). This is an opportunity for returning members to 
Shire Hall 
share their experience and practical tips. 
   
Dan Green, Localities and Partnerships Officer 
 
 
 
 
23 
 

 
 
12. 
Democratic and Corporate Processes 
Date: 3 July 
 
Time: 14:00 – 16:00 
An introduction to the key democratic processes and the 
Venue: Committee Room 2, 
decision making process.  
Shire Hall 
 
David Carter, Resources Strategic Director 
Janet Purcell, Democratic Services Manager 
 
 
 
13. 
Local Government Finance 
Date: 11 July 
 
Time: 17:30 -19:30     
An overview of local government finance and the processes 
Venue: Committee Room 2, 
that lead up to budget setting. 
Shire Hall 
 
John Betts, Head of Corporate Finance 
Virginia Rennie, Group Accountant Budget & Technical 
 
 
 
14. 
A New Commercialism for WCC 
Date: 17 July 
 
Time: 10:00 - 12:00 
A session exploring how local authority services will be 
Venue: Committee Room 2, 
delivered in the future. 
Shire Hall 
 
Phil Evans, Head of Service Improvement & Change Management 
Craig Cusack,  Commercial Enterprise Lead 
 
 
 
15. 
Performance Management 
Date: 25 July 
 
Time: 14:00 – 16:00  
How to interpret and utilise performance data 
Venue: Committee Room 2, 
 
Shire Hall 
Phil Evans, Head of Service Improvement & Change Management 
Tricia Morrison, Corporate Planning Manager 
 
 
 
 
 
 
24 
 

Member Development Programme 2013 
 
 
16. 
Chairing Skills 
Date: 3 September 
 
Time: 14:00 - 16:00 
The skills required to Chair a meeting 
Venue: Committee Room 2, 
 
Shire Hall, Warwick 
Alex Sangster, Independent provider 
 
 
 
17. 
Strategic Commissioning 
Date: 12 September 
 
Time: 16:30 - 18:00 
The role of Strategic Commissioning in transforming 
Venue: Committee Room 2, 
services and progress of the programme to date. 
Shire Hall, Warwick 
 
Phil Evans, Head of Service Improvement & Change 
Management 
 
 
 
18. 
The Social Care and Health Landscape 
Date: 26 September  
 
Time: 14:00-17:00 
An outline of the recent changes in social care health and 
Venue: Committee Room 2, 
the future direction for Warwickshire. 
Shire Hall, Warwick 
 
Wendy Fabbro, People Group Strategic Director 
Monica Fogarty, Communities Group Strategic Director 
John Linanne, Director of Public Health 
 
 
 
19. 
Overview and Scrutiny Skills 
Date: 7 October 
 
Time: 14:00 - 16:00 
To consider the key skills required for effective overview 
Venue: Committee Room 2, 
and scrutiny. 
Shire Hall, Warwick 
 
Alex Sangster, Independent provider 
 
 
 
20. 
Social media 
Date: 24 October  
 
Time: 14:00 - 16:00 
New ways of communicating. 
Venue: Committee Room 2, 
 
Shire Hall, Warwick 
Jack Linstead, Communications Officer 
 
 
21. 
Health and Safety and Personal Safety 
Date: 4 November  
 
Time: 17:30 - 19:00  
Corporate and personal duties and responsibilities. 
Venue: Committee Room 2, 
 
Shire Hall, Warwick 
Ruth Wilkinson, County Health, Safety & Wellbeing Manager 
 
 
22. 
Corporate Parenting and Safeguarding 
Date: 4 December  
 
Time: 14:00 - 16:00  
The Council’s role in providing for looked after and 
Venue: Committee Room 2, 
vulnerable people 
Shire Hall, Warwick 
 
Wendy Fabbro, People Group Strategic Director 
 
25 
 

Useful Contacts 
General Enquiries 
Call the switchboard on Tel: 01926 410410 
 
Computer problems
 
Call the ICT Help Desk on Tel: (01926) 414141 
 
Expenses 
For general enquiries about what you can claim, call Janet Purcell, Democratic 
Services Manager on Tel: (01926) 413716 
 
For questions about individual payments call Ian Ward in Payroll: 
Tel: (01926) 412462 
 
Parking 
You can use Barrack Street car park located behind Shire Hall (CV34 4TH). 
Places are reserved for members by officers when meetings are arranged by them.  
 
If you wish to park at other times you should advise Facilities Services on: 
Tel: 01926 412212 
 
Post 
Post is despatched to Councillors daily from Shire Hall. 
The group rooms have out-trays for your post to officers. 
 
General enquiries should be made to Facilities Services, Neil Teago 
Tel: 01926 412212 
 
Enquiries regarding agendas for meetings should be made to Democratic Services: 
Tel: 01926 413747 
 
Shire Hall Caretakers 
Daytime Tel: 01926 736331 
Out of hours Tel: 07771 552220 
 
Fire alarm tests take place from 9am every Tuesday in Shire Hall. If there is a fire 
alarm please vacate the building to the meeting point in Market Square. 
 
Catering 
Tea and coffee is available on meeting days and lunch is provided on days of full 
Council. 
 
For catering queries contact Judge’s House: 
Tel: 01926 412133 
 
26