This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Grievance and discipline procedure'.


Di
 
sciplinary Policy & 
Procedure 
 
 
Policy Statement 
It  is  necessary  for  the  proper  operation  of  the  Council's  business  and  the  health  and  safety  of  the  it's 
employees that the Council operates a disciplinary procedure. The following procedure will be applied fairly 
in all  instances where disciplinary action is regarded as necessary by the Council’s management save to 
the extent that a minor reprimand is given for any minor act of misconduct committed by an employee. 
Scope and Purpose 
The scope and purpose of the policy is:- 
 
  Encourage all employees to achieve and maintain the Council’s standards of conduct 
  Ensure that all alleged failures of discipline are handled, fairly, reasonably and consistently. 
 
Responsibility for Implementation 
The responsibility for Implementation of the Policy lies with: 
 
  The Head of HR to ensure that all Line Managers are aware of the policy and to advise upon its 
use. 
  Line Managers to ensure that the policy is applied consistently within their teams. 
  Individual employees in respect of compliance with the procedures described 
 
Policy 
The  Council  has  a  responsibility  to  ensure  that  employees  are  advised  as  to  the  specific  rules  and 
standards  that  should  be  maintained.  The  Disciplinary  Procedure  ensures  that  employee  misconduct  is 
managed in an effective consistent and fair manner.  The Procedure gives the employee the opportunity to 
hear  and  respond  to  any  allegations  made  against  them  and  the  right  of  appeal  against  any  subsequent 
disciplinary action taken. 
These procedures are contractual and will normally be adopted in the interests of fairness but the Council 
reserves the right  at its discretion to omit or  modify some or  all of these procedures.   Employees will not 
ordinarily be dismissed for a first disciplinary offence. 
Where time limits are referred to in the course of this procedure they may be varied by agreement between 
the employee and the Council. 
Employees  have  the  right to  be  accompanied  at  a formal  disciplinary  hearing  by  a fellow  worker  or  trade 
union official of their choice. 
Procedure 
Matters that the organisation views as amounting to disciplinary offences include (but are not limited to): 
  persistent bad timekeeping; 
  unauthorised absence; 
  minor damage to the organisation's property; 

General Dental Council, Human Resources, 2nd Floor, Baker Street, London W1U 7AL 
Tel: +44 (0)20 7009 2799   Email: xx@xxxxxx.xxx   www.gdc-uk.org 
Version 4  -     01/07/13 
Review Date – 01/07/15 
 

 
 
  failure to observe the organisation's procedures; 
  abusive behaviour; 
  unreasonable refusal to follow an instruction issued by a manager or supervisor; 
  poor attendance; 
  smoking in non-designated areas of the organisation's premises; and  
  Bribery offences under the Bribery Act 2010.  
Investigation 
An employee's manager will thoroughly investigate any matter that is reasonably suspected or believed to 
contravene any of the Council policies or rules or may otherwise be a disciplinary matter. The employee will 
be informed as soon as possible as to the fact of an investigation and when it has been concluded. 
There may be instances where suspension with pay is necessary while investigations are carried out. The 
Council has the right to suspend with pay where there are reasonable grounds for concern that evidence 
may be tampered with, destroyed or witnesses pressurized before the disciplinary hearing, or if there is a 
potential  risk  to  the  business  or  other  employees  or  third  parties  in  allowing  the  employee  to  remain  at 
work. 
Depending  on  the  circumstances  of  the  case,  the  employee  may  be  invited  to  attend  an  investigatory 
interview. If such an interview is held prior to a disciplinary hearing, the employee  will be informed at  the 
outset that the interview is an investigatory interview. There is no right for employees to be accompanied at 
an investigatory interview. 
Procedure following an Investigation 
Where, upon completion of an investigation, there are reasonable grounds to believe that an employee has 
committed  an  act  of  misconduct;  the  employee  will  be  invited  to  attend  a  disciplinary  hearing  before  the 
employee's  line  manager  or  manager  of  a  similar  level  to  the  line  manager. In the  event  of  a  disciplinary 
hearing taking place the Council will: 
a)  give the employee a minimum of five working days' advance notice of the hearing;  
b)  tell the employee the purpose of the hearing and that it will be held under the Council's disciplinary 
procedure;  
c)  explain  the  employee's  right  to  be  accompanied  at  the  hearing  by  a  fellow  worker  or  trade  union 
official;  
d)  give the employee written details of the nature of his/her alleged misconduct; and  
e)  provide  to  the  employee  all  relevant  information (which  should  include  statements  taken from  any 
fellow employees or other persons that the organisation intends to rely upon against the employee) 
not less than five working days in advance of the hearing.  
Where  the  employee  is  unable  to  attend  a  disciplinary  hearing  and  provides  a  good  reason  for  failing  to 
attend, the hearing will be adjourned to another day. The organisation will comply with (a) above in respect 
of giving notice of the rearranged hearing. Unless there are special circumstances in mitigation against it, if 
the  employee  is  unable  to  attend  the  rearranged  hearing,  the  rearranged  hearing  will  take  place  in  the 
employee's  absence.  The  employee's  fellow  worker  or  trade  union  official  may  attend  in  such 
circumstances and will be allowed the opportunity to present the employee's case. The employee will also 
be allowed to make written submissions in such a situation. 
Where the chosen companion is unavailable on the day scheduled for the meeting, it will be rescheduled, 
provided that the employee proposes an alternative time within five working days of the scheduled date. 
 
 

 

 
 
Role of companion 
The employee's chosen companion has the right to address the hearing to put the employee's case, sum 
up the case and respond on the employee's behalf to any view expressed at the hearing. The companion 
may also confer with the employee during the hearing. However, there is no requirement for the employer 
to permit the companion to answer questions on behalf of the employee, or to address the hearing where 
the employee indicates that he/she does not wish this. 
The Disciplinary Hearing 
A  disciplinary  hearing  will  normally  be  conducted  by  the  employee's  line  manager  together  with  a 
representative from the HR Department.  Any member of management responsible for the investigation of 
the disciplinary offence(s) shall not be a member of the panel, although such managers may present any 
supporting  facts  and  material  to  the  disciplinary  hearing.  The  employee  will  be  entitled  to  be  given  a  full 
explanation  of  the  case  against  him/her  and  be  informed  of  the  content  of  any  statements  provided  by 
witnesses.  The  employee  will  be  able  to  call  his/her  own  witnesses.  He/she  will  be  permitted  to  set  out 
his/her  case  and  answer  any  allegations.  The  employee  will  be  given  a  reasonable  opportunity  to  ask 
questions, present evidence and call relevant witnesses. He/she will also be given the opportunity to raise 
points about any information provided by witnesses. Where the Council intends to call relevant witnesses it 
will  give  the  employee  advance  notice  of  this.  The  employee  must  also  give  advance  notice  if  he/she 
intends to call relevant witnesses. 
The  Council  may  adjourn  the  disciplinary  proceedings  if  it  appears  necessary  or  desirable  to  do  so 
(including for the purpose of gathering further information). The employee will be informed of the period of 
any  adjournment.  If  further  information  is  gathered,  the  employee  will  be  allowed  a  reasonable  period  of 
time, together with his/her fellow worker or trade union official, to consider the new information prior to the 
reconvening of the disciplinary proceedings. 
As soon as possible after the conclusion of the disciplinary proceedings, the employee's Line Manager will 
convey  the  decision  of  the  panel  to  the  employee  and  will  also  inform  the  employee  what  disciplinary 
action,  if  any,  is  to  be  taken.  The  decision  will  be  confirmed  in  writing.  The  employee  will  be  notified  of 
his/her right of appeal under this procedure. 
Disciplinary action 
Where,  following  a  disciplinary  hearing,  the  Council  establishes  that  the  employee  has  committed  a 
disciplinary offence; the following disciplinary action may be taken: 
a)  Where  a minor  offence or  offences  have  been  committed,  a  recorded  oral  warning  may  be given. 
The  warning  will  ordinarily  state  that  any  further  misconduct  will  render  the  employee  liable  to 
further,  more  severe  disciplinary  action.  The  employee  should  be  informed  of  the  period  that  the 
warning will remain "live". During this period, the Council may rely on such a warning in the event of 
further misconduct on the part of the employee.  
b)  Where either a more serious disciplinary offence has been committed or further minor offences have 
been committed by an employee following a recorded oral warning that remains "live", the employee 
will receive a first written warning. The warning will:  
i. 
set out the nature of the offence committed;  
ii. 
inform  the  employee  that  further  misconduct  is  liable  to  result  in  further  disciplinary  action 
under this procedure;  
iii. 
specify the period for which the warning will remain "live", after such period the warning will 
automatically lapse; and  
iv. 
state that the employee may appeal against the warning.  
c)  Where a serious disciplinary offence amounting to gross misconduct has been committed, thereby 
justifying  summary  dismissal,  but  the  Council  decides,  after  taking  into  account  all  appropriate 
circumstances,  that  a  lesser  penalty  is  appropriate,  or,  where  an  employee  commits  further 

 

 
 
disciplinary  offences  after  a  first  written  warning  has  been  issued  and  remains  "live",  a  final  (or 
combined first and final) written warning may be given. Such a warning will:  
i.  set out the nature of the offence committed;  
ii.  inform the employee that further misconduct is likely to result in his/her dismissal; and  
iii.  state that the employee may appeal against the warning.  
Where  the  employee  has  committed  further  acts  of  misconduct  (these  being  acts  of  misconduct  other  than 
gross misconduct) following a final written warning given under c. above, the employee may be dismissed with 
notice or with pay in lieu of notice.  
Where the organisation establishes that an employee has committed an act of gross misconduct, the employee 
may be summarily dismissed.  
Where a final written warning is given to an employee under c. above, the organisation may also impose on the 
employee:  
i.  disciplinary suspension;  
ii.  demotion; or  
iii.  in line with any provision in the contract of employment, transfer to a job of a lower status.  
The  above  sanctions  may  be  imposed  in  conjunction  with  other  forms  of  disciplinary  action,  or  as  an 
alternative to dismissal. 
Appeal 
An employee may appeal against any disciplinary sanction imposed against him/her, with the exception of 
an informal oral warning. The appeal will be heard by a senior manager who has not been involved in the 
decision to impose the disciplinary sanction on the employee, and a representative from the HR Team, (the 
panel).  The  senior  manager  is  obliged  to  consider  any  representations  made  by  the  employee,  the 
employee's  fellow  employee  or  trade  union  official  and  those  of  the  manager  who  conducted  the 
investigation  and  the  manager  who  conducted  the  disciplinary  hearing  and  imposed  the  disciplinary 
sanction. The senior manager hearing the appeal must decide on the basis of both sets of representations, 
together with any subsequent facts that may have come to light, whether or not to uphold the disciplinary 
sanction. In the event that the senior manager finds for the employee, the senior manager shall allow the 
appeal  and  shall  remove  all  records  of the  disciplinary  sanction from the  employee's  record.  In the  event 
that  the  senior  manager  does  not  accept  the  representations  made  by  or  on  behalf  of  the  employee,  the 
senior manager must uphold the disciplinary sanction. 
When lodging an appeal, the employee should state: 
a)  the grounds of appeal; and  
b)  whether he/she is appealing against the finding that he/she has committed the alleged act or acts of 
misconduct, or against the level of disciplinary sanction imposed. 
The employee must provide written notice of the appeal within five working days of being informed of the 
disciplinary sanction being imposed against him/her. 
Appeal  hearings  will  normally  take  place  within  14  days  of  receipt  of  the  employee's  written  notice  of 
appeal. 
Upon completion of the appeal, the senior manager conducting the hearing will convey his/her decision to 
the employee. The decision will be confirmed in writing within five working days. The Council's decision at 
the appeal is final.  
Where  an  appeal  lies  against  a  dismissal  by  the  panel,  the  panel's  decision  to  dismiss  will  have  had 
immediate  effect  and,  therefore,  if  the  dismissal  is  by  notice,  the  period  of  notice  will  already  have 

 

 
 
commenced on the date that the decision was given by the panel. If the panel's decision was to dismiss the 
employee summarily without notice, the Council will be under no obligation to reinstate or pay the employee 
for any period between the date of the original dismissal and the appeal decision and the original date of 
termination will stand. In the event that the panel's decision to dismiss is overturned, the employee will be 
reinstated  with  immediate  effect  and  he/she  will  be  paid  for  any  period  between  the  date  of  the  original 
dismissal and the successful appeal decision. His/her continuous service will not be affected. 
Gross misconduct 
Gross misconduct is misconduct of such a serious and fundamental nature that it breaches the contractual 
relationship between the employee and the Council. In the event that an employee commits an act of gross 
misconduct,  the  Council  will  be  entitled  to  terminate  summarily  the  employee's  contract  of  employment 
without notice or pay in lieu of notice. 
Matters that the Council views as amounting to gross misconduct include (but are not limited to): 
  stealing from the organisation, members of staff or the public; 
  other offences of dishonesty; 
  falsification of a qualification that is a stated requirement of the employee's employment or results in 
financial gain to the employee; 
  falsification of records, reports, accounts, expense claims or self-certification forms, whether or not 
for personal gain; 
  sexual misconduct at work; 
  fighting with or physical assault on members of staff or the public; 
  deliberate damage to or misuse of the organisation's property; 
  serious damage to the organisation's property; 
  drunkenness or being under the influence of illegal drugs while at work; 
  possession, custody or control of illegal drugs on the organisation's premises; 
  serious  breach  of  the  organisation's  rules,  including,  but  not  restricted  to,  health  and  safety  rules 
and rules on computer use; 
  gross negligence; 
  conviction of a criminal offence that is relevant to the employee's employment; 
  conduct that brings the organisation's name into disrepute; and 
  discrimination  or  harassment  of  a  fellow  worker  on  the  grounds  of  sex,  sexual  orientation,  race, 
disability,  age  or  religion  or  belief,  gender  reassignment,  marriage  or  civil  contract,  maternity  or 
pregnancy related.. 
Other acts of misconduct may come within the general definition of gross misconduct. 
Miscellaneous 
This procedure will be periodically reviewed. Any amendment to it will be notified to employees in writing by 
the  Council's  HR  manager  and  such  written  advice  will  inform  employees  as  to  the  date  when  any 
amendment  comes  into  effect.  This  may  be  by  means  of  the  Council’s  Intranet,  notice  boards  or  staff 
newsletter.