This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Scottish Health Council'.


Nicola Sturgeon MSP
T: 0845 7741741
The Scottish
E: xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx
Government
Brian Beacom MBE
Chairman
Scottish Health Council
Delta House
50 West Nile Street
GLASGOW
G12NP
November 2007
SCOTTISH HEALTH COUNCil
ANNUAL REVIEW: 8 OCTOBER 2007
1.
I am writing to summarise the main points and actions arising from our discussions at
the Annual Review at Delta House, Glasgow on 8 October.
2.
I am very grateful to you, Richard Norris and the rest of your team for organising the
day. I know how much hard work went into this and I greatly appreciate your efforts. The
Health Directorate team and I found the opportunity to have discussions with Scottish Health
Council staff, NHS Board staff and public/community
representatives
very valuable and
informative.
Meeting with Public/Community
representatives
and NHS Staff
3.
Please pass on my thanks to those who participated in this meeting, which was very
positive and covered a number of issues relating to the work of the Council.
The general
feeling was that the Scottish Health Council is making a difference, supporting the
mainstreaming of Patient Focus and Public Involvement (PFPI), though there was a view
that capacity to do this at a local level can often be stretched.
4.
Discussion revealed a strong desire for an increased emphasis on the development
function, and the Council's role in identifying and sharing good practice and supporting
Boards in relation to PFPI. This should include greater support in developing public
partnership forums (PPFs).
The overall feeling was that these new involvement structures
are emerging fairly well, though it is still too soon to effectively measure their impact. The
point was also made that PPFs should not be considered as the only mechanism for
involving patients and the public.
St Andrew's
House, Regent Road, Edinburgh
EH 1 3DG
www.scotland.gov.uk


5.
The general view was that the revised assessment process, linked to HEAT targets,
represents an improvement but could be further simplified, to include a more focussed
section on development actions. Also, assessment should be directly linked to NHS Board
governance arrangements, to position PFPI alongside other Board priorities.
6.
Discussion also covered the role of the Council in supporting Boards to advance the
equality and diversity agenda and a need for clarity on how this fits with the new NHS Health
Scotland Directorate of Equalities and Planning.
There was also a clear view of the
importance of the role of the voluntary sector, in relation to PFPI development
and that this
should be acknowledged.
Annual Review Meeting
7.
At the start of the Review meeting, I fed back on my meeting with publicI community
representatives and NHS staff. I also acknowledged that this is the Council's second Review
in this calendar year, which has been arranged to align the review alongside the process for
NHS Boards.
8.
You then gave a very helpful overview of the Council's achievements
during the last
year. You explained how the Council had achieved all of its early targets, including
delivering a total of 21 assessment reports on every Board in relation to delivery of their
PFPI responsibilities, based on a new process linked to HEAT and Local Delivery Plans.
You also produced seven reports on the quality of public engagement in major consultation
exercises. Overall, you felt that good progress has been made in developing a shared
understanding on the role of the Council in relation to NHS Boards but that there is a need to
further support Boards to enable them to demonstrate greater progress with the equality and
diversity agenda. You also outlined a wide ranging programme of development
activity.
Assessment Function
9.1
acknowledged the Council's significant achievement in delivering the PFPI
assessment reports, and those on the quality of public engagement in major consultation
exercises. This represents an impressive work rate. However, we agreed that assessment
should be viewed as a means to an end and that continuous assessment (the portfolio
approach), rather than one-off snapshots, will be adopted in future. This fits well with
feedback from NHS Boards who want support in mainstreaming
PFPI activity.
10.
Richard Norris agreed that there is a need to reduce as far as possible the burdens of
assessment.
He explained that feedback meetings were being held with NHS Boards at the
end of October.
I have since been briefed by officials in relation to these meetings and note
that, whilst Boards welcomed the PFPI themes, they considered that the assessment
process could be improved by setting more relevant questions and making the process more
focussed.
11.
We also agreed that efforts should focus on reducing the amount of paperwork involved
in assessment and in ensuring that future reports are produced in a format that is accessible
to the public. You explained that feedback had been sought from the public and, for
example, easy-read versions of the reports produced, but felt that the Council needed to take
stock on this and seek to establish how extensively reports are being read by the public.
St Andrew's House, Regent Road, Edinburgh
EHl 3DG
wWw.scotland.gov.uk


Development Function
12.
I made it clear that, in future, I expect to see a greater emphasis on the Council's
development function.
You felt that lacal affices have a key rale in taking this farward.
I
was interested to. hear abaut the emerging practice website develapment and will be keen to.
discaver how successful this will be in sharing gaod practice.
Yau and calleagues also
shared same of the key lessans gleaned fram Baards assessment reparts, which included
the impartance of invalving the public early an when considering majar service change.
Also, PPF develapment tends to. be mare successful where this is based an existing
invalvement structures and where dedicated resaurces are made available by NHS Boards.
We agreed that yau wauld distil the key messages in the farm af a feedback repart to NHS
Boards, so. that this wealth of experience and evidence can be used to support Boards in
finding ways af daing things better.
13.
We also discussed the balance between assessment and development and that the
latter is clearly emerging as key for the cantinued improvement in PFPI. You felt that there
may be a need to. increase the resaurces allacated to this. Richard also. mentioned the new
Patient Focus Team, whose rale will be salely far develapment.
I will be interested to hear
mare about the work of this team in the caming months.
14.
You went on to describe some afthe research wark that has been undertaken in the
past year, including the accessibility af the NHS far hamel.ess people in Aberdeen and Palish
in-migrants, and we agreed the impartance of sharing these findings widely.
Feedback Function
15.
We agreed that Public Partnership Farum development is patchy and that the Council
has an impartant role to. assist their develapment so that these public invalvement netwarks
become embedded thraughaut Scatland.
You explained that the Cauncil has shared
practice with lead cantacts from PPFs and has also. pravided same funding to facilitate
develapment.
There is also. same canfusion about the respective rales of PPFs and Lacal
Advisary Cauncils (LACs). Whilst indicating that yau felt there was space far both bodies,
you agreed that there needs to be clearer cammunication
relating to what each bady daes.
We cansidered the passibility that the LAC and PPF roles could patentially be combined and
yau felt that this was samething that deserved further cansideratian.
Yau painted out the
important distinction that LACs are independent of NHS Baards.
16.
PPFs do. not represent the anly mechanism for engaging with the public and you
explained haw the Council supports broader engagement.
This includes organising public
events and seminars, and acknowledging
the important role of managed clinical netwarks.
Wark is also. angoing to assess the training needs af members af PPFs and valuntary
arganisatians, with a view to. producing a training package to. develap PFPI skills.
17.
We went on to discuss hard-fa-reach
and seldom heard graups. Yau described a
number of approaches that had been pursued, including examples of engaging with relatives
of prisaners and gypsy travellers, and occasians when Cauncil staff have attended variaus
events, such as agricultural shows, to. reach out to communities.
Again, we agreed the
importance af the role of valuntary organisatians
in farging links with hard-fa-reach groups
and that warking with such arganisatians
is vitally impartant.
18.
With regards to. the research yau have commissioned an PPFs, Ilaok farward to.
hearing how you will take this forward and provide a clear steer in supporting further
develapment.
St Andrew's
House. Regent Road. Edinburgh
EH 1 3DG
www.scotland.gov.uk


Major Service Change
19.
I acknowledged the achievement In producing reports on major servIce change
proposals to tight timescales.
I asked for your views on what lessons had been learnt from
this work and how this is being shared with Boards. You felt the key message is that
engagement should begin at the outset of the process.
Openness and transparency
throughout the option generation, appraisal and formal consultation period leads to a more
satisfactory outcome.
In addition, you emphasised the importance of havIng clear financial
and clinIcal information available for the public to be able to give proper consideration to the
different options. Your perception was that Boards are generally following the national
"Informing, engaging and consulting" guidance and that there is a recognition that the
process of involvement can be seen as an asset.
20.
We went on to talk about the introduction of independent scrutiny for major service
change, which you have welcomed. I asked whether you were comfortable that the Council's
process of assuring the quality of engagement can work alongside independent scrutiny of
the quality of proposals and I emphasised the importance of the distinction between the two
roles.
You were confident that the two processes can work wen together and that the
Council has already had some experience through provision of the secretariat function to the
two existing independent scrutiny panels. We also agreed that ongoing engagement
processes are important.
Generally when major service change is proposed, this should not
come as a surprise and the process should evolve from day-to-day engagement activitIes.
Resources: Workforce and Finance
21.
I noted that the Council's staff had been assimilated to Agenda for Change, although
this process has had some difficulties.
We went on to discuss the geography of the
workforce, which you acknowledge is thinly spread. We agreed that it would now be an
appropriate time to review the structure of the organisation to ensure that you can maxi mise
effectiveness and staff have a role that continues to be fulfilling.
This is in line with an
agreement for an independent review to be scheduled within 2-3 years of the Council being
established in 2005.
Question and Answer Session
22.
We have introduced this session at the Annual Reviews for the first time this year. I
am keen to make sure that the public aspect of the Reviews is as active as we can make it
and I hope that setting aside some time for questions and answers will help with this. We
will, of course, look carefully at how effective the sessions have been once we have
completed this year's round of Annual Reviews. Two questions were received in response
to the Scottish Health Council invitation.
However, neither was directly relevant to the work
of the Council and I therefore asked the appropriate off.icials to arrange for a written reply to
be sent to each.
Conclusions
23.
Once again, I would like to thank you for a full and open presentation, and for you and
your team's contribution to an informative and stimulating discussion.
I have been
impressed with the amount of important work that has been undertaken in the last year.
There are undoubtedly many challenges ahead and I am confident that you and your team
are well placed to tackle these to help ensure that the patient and public voice is heard.
5t Andrew's
House. Regent Road. Edinburgh
EH130G
www.scotland.gov.uk


I look fOlWard to working with you in the coming months.
Can I also take this opportunity to
thank you for the secretariat support you are currently providing for the two existing
independent scrutiny panels.
24.
I have summarised the main action points from our discussion in the attached annex.
NICOLA STURGEON
St Andrew's
House, Regent Road, Edinburgh
EH13DG
www.scotland.gov.uk


SCOTTISH HEALTH COUNCIL ANNUAL REVIEW 2007
ACTION POINTS FOR 2007/08

The Council's assessment process on Boards' delivery of their PFPI responsibilities
should be simplified, the questions reviewed and include more targeted and focussed
development actions.

The Council's annual assessment reports should be made more accessible to the
public - both in terms of format and dissemination.

The Council should give greater priority to its development function.

The Council will consider the findings of the various research projects undertaken,
provide feedback and disseminate the findings to Boards with key messages and
subsequent actions.

The Council will continue to work closely with Boards and patient/community
groups
to identify and share good PFPI practice across NHSScotland.
This should include a
review of the Council's PFPI Board assessments and major service change reports
to distil the good practice identified within.

The Council will help to ensure that CHPs develop PPFs in line with guidance and
evaluate their effectiveness.
In particular, it will assist CHPs where PPFs have yet to
be established, by advising on and disseminating good practice.

The Council should seek to achieve measurable improvements
in engaging with
"hard to reach" groups, with evidence of this leading to change.

The Council should work with the Health Directorates and stakeholders to develop
terms of reference for a management review of the organisation, including its
structure, and for this review to be completed by Summer 2008.
St Andrew's
House. Regent Road, Edinburgh
EH13DG
www.scotland.gov.uk

Document Outline