This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Closed QIS/SHC board papers'.

   
 
 
Draft 
BOARD STRATEGY SESSION 
Agenda Item 3 
HELD ON 30 APRIL 2009  
IN THE BOARDROOM, ELLIOTT HOUSE, EDINBURGH 
Present: 
 
 
Sir Graham Teasdale 
 
Chairman 
 
 
  
 
Mr M Evans 
Board Member and Vice Chairman 
 
Ms V Atkinson 
Board Member 
 
Mr B Beacom MBE 
Board Member, Chairman of the Scottish Health 
Council 
 
Ms A Buchanan 
Board Member 
 
Professor J Davies 
Board Member 
  
 
Mr J Jackson 
Board Member    
 
Professor P Knight 
Board Member 
 
Ms L MacMillan 
Board Member 
 
Mr G Marr 
Board Member  
 
 
Mr J Orr 
Board Member 
 
Mr D Service 
Board Member and Employee Director  
 
Ms P Whittle 
Board Member 
 
Ms C Whipps 
Board Member 
 
Dr M Winter 
Board Member 
 
 
Ms J Warner 
 
 
Board Member and Interim Chief Executive 
  Ms E Moir 
 Board Member and Director of Nursing / Interim 
Director of Implementation and Improvement 
Support  
 
Ms H Davison 
Acting Director of Guidance & Standards  
 
Ms E Lewis  
Director of Planning & Resource Management 
 
Ms A Lumsden 
Employee Development Manager 
 
Ms K McKellar 
Head of Human Resources 
 
Mr K Miller   
 
 
Head of Communications 
 
Mr R Norris 
 
 
Director, Scottish Health Council 
 
Dr I Wallace 
 
 
Interim Medical Director  
 
Mr B Ward 
Acting Head of Finance   
 
 
Apologies:  Dr S Twaddle 
Director, SIGN 
 
In attendance: 
   
Mrs J Illingworth   
 
Executive Office Business Manager  
   
 
 
 
(Minute Secretary) 
   
Mr A Masson 
 
Head of Corporate Secretariat 
 
 
 
 
  
 
   
ACTION 
1. 
WELCOME AND INTRODUCTIONS  
 
 
 
 
 
The Chairman welcomed Board members and the members of staff 
 
attending the meeting, in particular Jan Warner to her first meeting as 
Interim Chief Executive.  He also welcomed several new members of 
the Board who were appointed on 1 April: Annie Buchanan, Duncan 
Service (as Employee Director) and Pam Whittle.  Ken Miller, the new 
Head of Communications, and Anne Lumsden, Employee 
Development Manager were also welcomed. 
 
The Chairman advised the Board of the reappointment of Martyn 
 


Draft 
Evans and Mike Winter for a further four years.   
 
Board members were reminded that the private session of the Board 
would follow the strategy session, and that lunch would then take 
place at 1pm, in advance of the public meeting at 1.30pm. 
 
2. 
APOLOGIES  
 
 
 
 
 
Apologies for absence were received from Sara Twaddle. 
 
 
 
 
3. 
STRATEGY SESSION MINUTE 
 
 
 
 
 
The Board received and approved a note of the Strategy Session held   
on 26 February 2009. 
 
 
 
 
The Chairman advised that he would be taking the Strategy Session 
 
part of the Progress Against Action Points paper (agenda item 13.2) 
at this stage in the meeting, and that in future the action points would 
be discussed during the relevant component of the meeting.  The 
actions from the previous meeting were read through. 
 
 
 
4. 
WORK PROGRAMME DEVELOPMENT  
 
 
 
 
 
The Chairman introduced this item which followed on from discussion 
 
at the February Board meeting of the first year of operation of new 
arrangements for developing the work programme.  He referred to a 
discussion paper which had been circulated and invited Jim Jackson, 
Chair of the Programme Board, and the Director of Planning and 
Resource Management to lead the discussion. 
 
 
 
 
Mr Jackson highlighted two key points which arose from the 
 
Programme Board’s consideration of the 2009/10 work programme 
and the need for a clearer picture of the strategic thinking behind 
decisions: 
 
 
•  the desirability of revisiting NHS QIS’ headline objectives with a 
 
more externally-focused view 
•  the need for a clear and corporate view of the healthcare priorities 
the work programme is seeking to address, taking into account 
key stakeholders. 
 
 
 
 
In addition, the Director of Planning and Resource Management 
 
suggested that the sheer volume of existing projects and new 
proposals considered adds to the complexity of the task.  
Consideration needs to be given to the scope, scale and time periods 
covered by the work programme. 
 
 
 
 
The Chairman invited Lynne MacMillan and Paul Knight, members of 
 
the Programme Board to comment.  They highlighted the importance 
of knowledge management in identifying priorities and the need to 
look forward, rather than trying to fit pre-existing projects into the 
process – to avoid ‘retro-engineering’. 
 
 
 
 


Draft 
 
General discussion took place and the following key points were 
 
noted: 
 
 
 
 
•  The Board should develop a clear process for identifying the main 
 
areas to be addressed by NHSQIS, how these should evolve over 
time and set a strategy for the corresponding focus and refocusing 
of NHSQIS activities.   
•  The identification and implementation of this strategy will require a 
timeframe of longer than one year and it was generally agreed 
that a three-year planning cycle will be the most helpful.  
•  In development of the annual work programme, the Board should 
ensure that its broad content fits the strategic pattern it has 
established and that there is then a robust process in place, with 
clear criteria, for identifying the components within the 
programme.  The Board would not need direct involvement in the 
detailed work behind decisions on individual items, but should be 
able to understand and support their outcome.  Priorities should 
be informed by information on the scale and impact of health 
conditions in Scotland. 
•  Account should be taken of the capacity of not only NHS QIS but 
also NHS Boards to be involved in and respond to our activities, 
and what we do should be clearly making an impact on needs 
identified by the Service. 
•  In relation to criteria for decision-making, it was suggested that 
these should be sequential and used to ‘sift’ proposals, beginning 
with their fit with NHS QIS’ strategy, then considering whether 
they are healthcare priorities for NHSScotland, before moving 
onto more detailed issues. 
•  It was suggested that although NHS QIS does have a clear vision 
and corporate objectives, three of the objectives are about the 
way the organisation works and not its external impact.  The 
challenge is in translating the vision and objectives into high level 
aims and priorities for the work programme, based on evidence of 
what will create the greatest gain and provide the strongest 
assurance.  
•  One approach to setting the work programme would be to focus 
on three key areas: safety risks; public health priorities; and 
looking at services of agreed wide importance.  This should 
involve a PFPI component and leave spare capacity to take on 
unplanned work at the request of the Scottish Government. 
•  The fit of NHS QIS’ work programme with the quality improvement 
strategy currently under development by the Health Directorates 
should also be considered.   
 
 
 
 
The Chairman summed up, concluding that the role of the Board is to 
 
ensure, at a high level, that mechanisms are  in place to set the broad   
strategic direction within which the Executive Team can develop a 
Jim Jackson 
proposed annual work programme, based on clear aims, evidence of 
/ Director of 
the breadth and depth of healthcare issues in NHSScotland, on 
Planning & 
capacity and on impact.   It was agreed that the proposals in the 
Resource 
paper should be taken forward and that a progress report would be 
Management 
made to the Board in June. 
 
 
 
 


Draft 
 
5. 
SECURING INTEGRATION IN NHS QIS AND HEALTHCARE 
 
IMPROVEMENT SCOTLAND 
 
 
 
 
The Chairman introduced a paper considering the issues of 
 
integration and independence in relation to NHS QIS and Healthcare 
Improvement Scotland (HIS).  He highlighted that while diverse 
elements have been incorporated into NHS QIS, and will be 
incorporated into Healthcare Improvement Scotland, they share a 
fundamental requirement for high quality information.  Moreover, the 
ability to express and to report the information without hindrance is 
essential both to the organisation as a whole and to components 
within it.  He clarified that in this context, the attribute of independence 
refers not to organisational ‘separateness’, but to identity and freedom 
of expression.  It must be possible to sustain and promote identity 
along with drawing on and contributing to integration within the 
organisation and its independence as a whole. 
 
 
 
 
Mr Evans highlighted the need to look at the reasons behind 
 
independence and the qualities that could characterise it.  He quoted 
the main requirements for an independent inspection process as set 
out by the Scottish Executive when considering the future of the 
prisons inspectorate in 2002, pointing out that this organisation is able 
to combine scrutiny and improvement.: 
 
1.  Inspection needs to be enshrined in legislation, and be 
appropriate to the (prison) system being inspected; 
2.  The inspectorate must enjoy a sufficient degree of independence 
to be proof against coercion, obstruction, intimidation or 
institutional bias; 
3.  Resources must be adequate to ensure a sufficient frequency and 
breadth of inspection; 
4.  Personnel must be of the highest integrity and competence; 
5.  The inspectorate must be able to publish reports and findings 
quickly without restraint, and to secure their scrutiny by 
appropriate committees; 
6.  The inspectorate must be free to encourage public and media 
discussion of its reports; 
7.  The findings and recommendations must be able to secure an 
adequate response by government and inspected (prison) 
authorities. 
 
 
 
 
He noted the move away from governance as the sole determinant of 
 
independence, and highlighted the importance of NHS QIS defining 
what it means by independence, particularly to the public.  Freedom 
to publish is vital but as important is the Service’s response to our 
work and the public’s perception of our independence. 
 
 
 
 
It was suggested that while to some people, ‘integration’ means the 
 
‘moulding’ of components into a larger organisation, the creation of 
HIS is in fact an opportunity to look at the added value of all of its 
constituent parts.  Mr Marr drew attention to a Department of Health 
White Paper relating to governance between healthcare organisations 
 


Draft 
which may provide a useful steer on some of the issues discussed. 
 
 
 
 
It was noted that the paper highlights an important debate, particularly   
with increasing tensions between NHS QIS’ scrutiny and 
implementation functions.  With the shift towards greater scrutiny 
comes the challenge of maintaining autonomy in a way visible to the 
public, while further strengthening relationships with the Service.   
 
 
 
 
When describing current relationships within the organisation, Mr 
 
Jackson highlighted the importance of both clear delegation and of 
collaboration.  Mr Evans suggested that no particular part of an 
organisation can technically be independent and that the key issues 
are around outward focus and the successful and effective operation 
of each element. 
 
 
 
 
The perception of NHS QIS’ independence from Ministers was 
 
highlighted as a key issue, and reference made to calls for the HAI 
Chief Inspector to be independently appointed.  Again the need to be 
explicit about NHS QIS’ own criteria for independence was 
emphasised.    
 
 
 
 
The Chairman summarised the discussion, noting that a key issue is 
 
the ability of NHS QIS to claim the virtues of independence 
 
summarised by Mr Evans and that this may be undermined if new 
 
parts of the organisation are created with differing degrees of 
 
autonomy.  The Board confirmed its commitment to the principles 
Executive 
discussed and agreed that the Executive Team, in liaison with Mr 
Team / 
Evans, should develop a framework setting out how these might be 
Martyn 
applied.  
Evans 
 
 
 
6. 
HEALTHCARE ENVIRONMENT INSPECTORATE 
 
 
 
 
 
The Interim Chief Executive gave a presentation updating the Board 
 
on developments in relation to the establishment of the Healthcare 
Environment Inspectorate. 
 
 
 
 
Board members congratulated the staff involved on their hard work to 
 
develop the framework in a relatively short space of time.  Mr Orr, 
who is involved on the Board’s behalf in the project, emphasised that 
this is an assurance process, using real-time reporting, and that 
Boards are ultimately responsible for the outcomes.  Referring back to 
earlier discussions, he highlighted the need for NHS QIS to have the 
capacity to do this type of work, which will be a test of existing 
relationships with NHS Boards.     
 
 
 
 
Ms Atkinson highlighted NHS QIS’ duty to involve and report to the 
 
public, and it was agreed that the Board would receive further 
Interim  Chief 
information on this, including the grading system being developed.   
Executive 
The need for Associate Inspectors to represent the public interest was 
highlighted and the establishment of a public interest reference group 
was also suggested.  The Chairman pointed out to the Board that the 
reporting line from the Inspectorate to the Board will place a clear 
responsibility on the Board for the content of its findings and how 
 


Draft 
these are responded to. 
 
 
 
 
It was agreed that any specific questions or comments relating to the 
 
presentation should be fed back directly by Board members to Ms 
Board 
Warner. 
members