This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Policy regarding instigation of mandatory reconsideration where advice sought by telephone'.

Department for Work and Pensions (DWP) 
Central Freedom of Information Team 
Our reference: FOI 328 
 16 February 2015 
Dear Ms Marchant, 
Thank you for your Freedom of Information request for further information received 
on 27 January 2015. You asked:  
What is the DWP policy where a written request for mandatory reconsideration is 
received after the mandatory reconsideration process has been started erroneously 
and that erroneous procedure has led to the issue of a Notice of Mandatory 
Reconsideration? Is the policy to refuse to consider the actual request for mandatory 
reconsideration or is it treated under the same correction procedure as outlined in 
your letter? 
Our response: 
As with our original response the same correction procedure would apply: 
“While a request can be made for a Mandatory Reconsideration by telephone or in 
writing, under no circumstance should an approach for advice be treated as a 
Mandatory Reconsideration request. However should this occur, any erroneous 
request can be withdrawn once the error has been identified and any subsequent 
requests would be dealt with on their own merit.” 
The earlier a Mandatory Reconsideration (MR) is submitted the sooner any dispute 
can be resolved and the less chance the request will be deemed out of time. 
Moreover, as long as the request is in time, in most cases the time the MR was 
submitted would likely have no impact in the outcome. This is because decision 
makers on the case would be required to gather all the information possible to make 
the best decision possible regardless of when the request was made. 
I would also like to add that in an instance where the entire Mandatory 
Reconsideration process has been undertaken and decided in error the burden of 
proof would lie with the customer. This is due to the fact that there are numerous 
points in the process where a customer is contacted by the department and thus 
there are opportunities to point out any such errors. 
If you have any queries about this letter please contact us quoting the reference 
number above.   
Yours sincerely,  

DWP Central FoI Team 
Your right to complain under the Freedom of Information Act 
If you are not happy with this response you may request an internal review by e-mailing freedom-of- 
or by writing to: DWP, Central FoI Team,  
Caxton House, Tothill Street, SW1H 9NA. Any review request should be submitted within two months 
of the date of this letter.  
If you are not content with the outcome of the internal review you may apply directly to the 
Information Commissioner’s Office for a decision. Generally the Commissioner cannot make a 
decision unless you have exhausted our own complaints procedure. The Information Commissioner 
can be contacted at: The Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow 
Cheshire SK9 5AF  or telephone 0303 123 1113 or 01625 545745