This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Consent to Share Sensitive Personal Data with private Companies Heywood Ltd & EDM Group'.



 
 
 
 
 
 
7 Tweedside Park 
 
Tweedbank 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
GALASHIELS 
 
TD1 3TE 
 
www.sppa.gov.uk 
 
 
 
 
Tel: 01896 893238 
Fax: 01896 893214 
   
 
 
 
xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xxx.xx  
 
 
 
 
 
Our ref: FOI/14/01949 
 
 
 
17th December 2014 
 
 
Dear Mr Caulfield, 
 
REQUEST UNDER THE FREEDOM OF INFORMATION (SCOTLAND) ACT 2002 (FOISA) 
 
Thank you for your request for information under the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
dated 29th November 2014, concerning consent to share sensitive personal data. 
 
Your request 
 
SPPA have taken over the administration and payment of Police pensions in Scotland. Personal 
data has been transferred from Police Scotland to SPPA via two private companies: Heywood 
Limited, suppliers of pension software used by SPPA, and EDM Group, contracted the task of 
scanning documents.  
 
1. Please specify any action taken or considered to obtain consent of Police Pensioners to 
process their personal data prior to transfer? 
 
2. Please specify any action taken or considered to obtain explicit consent in respect of 
pensioners sensitive personal data? 
 
3. Please specify any action taken or considered to obtain pensioners consent to disclose 
their processed data to third party private companies ie. Heywood Ltd and EDM Group? 
 
4. Please supply copies of any correspondence, documents, e mails between SPPA and 
Police Scotland relevant to obtaining consent of data subjects prior to transfer of Police 
pensions to SPPA? 
 
Response to your  request 
 
Questions 1-4: 
We do not hold the information you have requested. All Police Pensioners were 
informed of the new Data Controller arrangements and the transfer of data by means of a ‘Fair 
Processing Notice’ issued by the current administering authorities and the Scottish Police 

An agency of   
 
 
 




 
Authority on behalf of Police Scotland. In addition, SPPA has agreed data transfer protocols with 
each of the existing administering authorities. 
 
Your right to request a review 
 
If you are unhappy with this response to your FOI request, you may ask us to carry out an 
internal review of the response, by writing to Neville Mackay, Chief Executive (at the address 
above).  Your review request should explain why you are dissatisfied with this response, and 
should be made within 40 working days from the date when you received this letter.  We will 
complete the review and tell you the result, within 20 working days from the date when we 
receive your review request. 
   
If you are not satisfied with the result of the review, you then have the right to appeal to the 
Scottish Information Commissioner.  More detailed information on your rights is available on the 
Commissioner’s website at: www.itspublicknowledge.info.   
 
Yours sincerely 
              
 
 
 
 
 
Marion Chapman 
Director of Corporate Services
 
 

An agency of