This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meat and other animal products Tender'.

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14  
General Conditions of Contract – Contents (January 2012) 
Introduction ................................................................................................................ 4 
Information and Instructions to Tenderers .................................................................. 4 
A. 
Capacity to Contract ................................................................................... 4 
B. 
Submission of Tenders............................................................................... 4 
C. 
Environmental Policy .................................................................................. 6 
D. 
Validity Period ............................................................................................ 7 
E. 
Post Tender Negotiation............................................................................. 7 
F. 
Acceptance of tenders and the mandatory standstill period ....................... 7 
G. 
Estimated Quantities .................................................................................. 8 
H. 
Equivalents and Alternatives ...................................................................... 8 
I. 
Public access to information ....................................................................... 8 
J. 
Collusion .................................................................................................... 8 
K. 
Prevention of Corruption ............................................................................ 9 
L. 
Conditions submitted by Tenderer ............................................................. 9 
M. 
Change in Tenderer’s tender declaration ................................................... 9 
General Conditions of Contract (For Framework Contracts, Call off Contracts and 
Single Purchase Contracts) ...................................................................... 10 
1.1 
Definitions and Interpretation ................................................................... 10 
1.2 
Contracting Authority ................................................................................ 14 
1.3 
Capacity and Eligibility to Contract ........................................................... 14 
1.4 
Variation of Contract Conditions ............................................................... 14 
1.5 
Scotland Excel Logo ................................................................................ 14 
1.6 
Advertising & Marketing Information ........................................................ 14 
1.7 
Failure to comply with requirements in “Information and Instructions to 
Tenderers” ................................................................................................ 14 

General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 1 of 38 
 

link to page 15 link to page 15 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 23 link to page 23 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 27 link to page 27 link to page 27  
1.8 
Ethical Requirements ............................................................................... 15 
1.9 
Equality .................................................................................................... 15 
1.10  Pricing and payment ................................................................................ 17 
1.11  Fluctuating offers ...................................................................................... 18 
1.12  Prevention of corruption ........................................................................... 18 
1.13  Prevention of Fraud .................................................................................. 19 
1.14  Data Protection ........................................................................................ 19 
1.15  Confidentiality ........................................................................................... 19 
1.16  Public access to information ..................................................................... 20 
1.17  Indemnity regarding Data Protection and Confidentiality ......................... 20 
1.18  Disclosure of information .......................................................................... 20 
1.19  Company Profile ....................................................................................... 20 
1.20  Recovery of Sums Due ............................................................................ 20 
1.21  Standard Terms of Supply ........................................................................ 21 
1.22  Orders and mini competitions for Goods .................................................. 21 
1.23  Unauthorised Supply or Provision of Goods ............................................. 23 
1.24  Delivery of Goods ..................................................................................... 23 
1.25  Failure to Meet Specification .................................................................... 24 
1.26  Obligation to Conform .............................................................................. 25 
1.27  Determination of Contract ........................................................................ 25 
1.28  Replacement of Rejected Goods ............................................................. 26 
1.29  Discontinued Goods ................................................................................. 26 
1.30  Contractor’s Liabilities .............................................................................. 27 
1.31  Management and Product Information ..................................................... 27 
1.32  Mistakes in Information ............................................................................ 27 
1.33  Additional, New and Innovative Products ................................................. 27 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 2 of 38 
 

link to page 28 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 30 link to page 31 link to page 31 link to page 32 link to page 32 link to page 33 link to page 34 link to page 34 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 38  
1.34  Variations: Changes to Contract Requirements ....................................... 28 
1.35  Serving of Notices .................................................................................... 29 
1.36  Change in Status of Contractor (Assignation, Subcontracting, Change of 
Control) .................................................................................................... 29 
1.37  Insolvency ................................................................................................ 30 
1.38  Disruption ................................................................................................. 31 
1.39  Change of Legislation............................................................................... 31 
1.40  Force majeure .......................................................................................... 32 
1.41  Health and Safety ..................................................................................... 32 
1.42  Protection of Vulnerable Groups (Scotland) Act 2007 .............................. 33 
1.43  Arbitration ................................................................................................. 34 
1.44  Intellectual property rights ........................................................................ 34 
1.45  Audit ......................................................................................................... 36 
1.46  Waiver ...................................................................................................... 36 
1.47  Severability of Conditions ......................................................................... 36 
1.48  Remedies Cumulative .............................................................................. 36 
1.49  Conflict with Special Conditions ............................................................... 36 
1.50  Headings .................................................................................................. 36 
1.51   Law of Scotland ........................................................................................ 36 
1.52  Contractor’s Personnel ............................................................................. 37 
1.53  Performance of Service ............................................................................ 37 
1.54  Management of the Service ..................................................................... 37 
1.55   Human Rights Act 1998 ............................................................................ 37 
1.56  TUPE........................................................................................................ 38 
 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 3 of 38 
 

 
1. GENERAL CONDITIONS OF CONTRACT 
 
Introduction 
Scotland Excel is formed by agreement among Local Authorities throughout Scotland 
and is maintained through a Joint Committee under Section 57 of the Local 
Government (Scotland) Act 1973.  The Joint Committee is comprised of 
representatives from all of the Member Councils and is responsible for regulating the 
operation of Scotland Excel.   Scotland Excel will prepare, negotiate and approve 
Contracts on behalf of the Member Councils or other organisations using Scotland 
Excel’s services.  For further information about Scotland Excel, tenderers are referred 
to the website www.scotland-excel.org.uk  
 
This Contract is being arranged by Scotland Excel on behalf of its Member Councils.  
Tenderers should note that as well as the Member Councils, Scotland Excel has a 
number of Associate Members who will be entitled to participate in the Contract as 
authorised by the Scotland Excel Joint Committee.  Any Associate Members who elect 
to participate in the Contract must be allowed the same prices, terms and conditions.  A 
list of all bodies entitled to participate in the Contract which will be those bodies listed 
on Scotland Excel’s website and those bodies listed on the following websites of 
centres of expertise as at the date of the contract notice relating to this contract, links 
as follows – [INSERT ADDRESSES] - is available on request and a copy will be 
provided to the Contractor(s).    
 
Information and Instructions to Tenderers 
A.  Capacity to Contract  
The Tenderer confirms to the best of its knowledge that there are no restrictions of any 
kind which in any way affect its capacity to contract.   If any such restrictions exist or 
arise, Scotland Excel will have the option to terminate any contract which purports to 
have been entered into with the Tenderer.  The Tenderer shall indemnify Scotland 
Excel in full for any resulting loss.  
B.  Submission of Tenders  
Paper Tenders 
One complete copy of the Tender with no pages omitted must be submitted signed in 
ink by the Tenderer or by a person authorised by the Tenderer.  If the signatory is not 
the Tenderer, the Tender must be accompanied by a letter from the Tenderer 
confirming that person’s authority to bind the Tenderer.   
 
Tenders must be sealed in the addressed envelope provided, and returned to the 
address specified on the Tender to arrive no later than 12 noon on the closing date 
stated on the envelope and in the Tender Documents. 
 
Tenderers must not make any mark on the official returning envelope which would 
identify the Tenderer or disclose any detail of the content of the tender.   
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 4 of 38 
 

 
 
Any clauses, conditions, amendments to specification or other qualifications  
which a Tenderer wishes to make conditional to an offer MUST be entered by the 
Tenderer on the YELLOW PAGE of the tender and not on the Tender Documents and 
any clauses, conditions, amendments to specification or other qualifications entered 
elsewhere on the Tender Documents shall be invalid, unenforceable and shall not form 
part of any Contract which may follow upon this tender.  All entries on the tender must 
be electronically generated typewritten or made in black ink.  
 
Electronic Tenders 
The complete electronic tender with no pages omitted must be submitted signed by the 
Tenderer or by a person authorised by the Tenderer. If the signatory is not the 
Tenderer then the Tenderer must provide at time of tendering written confirmation of 
the signatory’s authority to bind the Tenderer.    
 
Any clauses, conditions, amendments to specification or other qualifications which a 
Tenderer wishes to make conditional to an offer MUST be entered by the Tenderer on 
the COMMENTS Section provided at the end of the particular question set/or envelope 
in which the text being commented upon appears. The Tenderer must clearly state the 
specific point/or clause/or tender question to which he takes objection or wishes to 
modify or amend or on which he wishes to comment.  Any clauses, conditions, 
amendments to specification or other qualifications entered elsewhere on the tender or 
not appropriately referenced or both shall be invalid, unenforceable and shall not form 
part of any contract which may follow upon this tender. 
All Tenders 
Tender Documents issued to the Tenderer may only be passed on to other parties 
associated with the Tenderer for the purposes only of the proposed tender submission.  
 
Tenders will be regarded as FIRM PRICE OFFERS for the duration of the Contract 
period unless the Tenderer states otherwise on the YELLOW PAGE of the tender 
(paper tenders) or in the PRICING Section of the tender (electronic tenders).  Prices 
quoted on the tender must be stated in pounds sterling and strictly net prices, exclusive 
of Value Added Tax. Prices will be deemed to include an allowance for all matters in 
respect of safety, health and welfare and the conditions of employment of work people 
and all matters relating to the satisfactory execution of the Contract and for insurance 
of items against loss or damage by fire or by any other cause and against injury to 
persons and damage to property arising out of or in the course of or caused by the 
carrying out of the work involved in this Contract.  
 
Completed tenders must be submitted to arrive not later than 12 noon on the closing 
date stated on the invitation to tender and the tender document.  LATE OFFERS WILL 
NOT BE CONSIDERED 
 
Tenderers offering settlement discounts for prompt payments of invoices must state 
such terms on either the YELLOW PAGE of the tender (paper tender) or in the 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 5 of 38 
 

 
PRICING Section of the tender (electronic tenders).  Any settlement discounts will 
apply to the nett prices quoted on the tender.  
 
No promotional material or other documentation may be enclosed with any tender 
unless required by Scotland Excel in the Special Conditions of Contract. 
 
Scotland Excel takes no responsibility for identifying any clerical errors or 
misunderstanding in any tenders submitted.  Tenderers must therefore ensure that the 
content of any tender submitted is complete and accurate. 
 
Without prejudice to the last paragraph, where examination of a tender reveals obvious 
errors or discrepancies which would affect the tender figures, these errors will be dealt 
with in the following manner:- 
 
1.  Any obvious arithmetical errors will be rectified by Scotland Excel checking the 
tenders and the amount of tender shall be held to be the amount so rectified and the 
Tenderer informed in writing of the corrected amount.  
 
2.  Where there is an obvious and genuine error in rates occurring, the Tenderer will be 
given the opportunity of either confirming that they agree to their tender being 
considered with the error remaining or withdrawing their tender.  This procedure 
shall be undertaken in writing.  If the Tenderer decides to withdraw its tender, it will 
not be considered for acceptance.  The Tenderer will not be given the opportunity to 
submit an amended tender.   
 
Entries on the Tender  
All submissions and responses required in the Tender Documents must be           
provided at the points in the Tender Documents set aside for them and in any format 
stipulated within the Tender Documents.  Where a Tenderer fails to comply with this 
requirement, Scotland Excel shall be entitled to treat the Tender Documents as invalid. 
 
Use of Recycled Materials  
1.  Scotland Excel will consider the use of products containing recycled materials 
whenever these can be purchased at no extra cost and can be used without adverse 
effect on the service provided. 
 
2.  In addition, Tenderers must state if any products containing recycled materials can 
be labelled accordingly at no extra cost. 
C.  Environmental Policy  
Tenderers and Contractors are requested to satisfy themselves that no Goods supplied 
under the Contract will endanger the health of any person, will cause significant 
damage to the environment during manufacture, use or disposal, will consume a 
disproportionate amount of energy during manufacture, use or disposal, will cause 
unnecessary waste because of over packaging or because of an unusually short shelf 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 6 of 38 
 

 
life or will contain materials derived from threatened species or threatened 
environments.  
D.  Validity Period  
All offers submitted to Scotland Excel must remain open for acceptance for a period of 
One hundred and twenty (120) days from the tender closing date.  
E.  Post Tender Negotiation  
After the closing date and time, Tenderers may not supply any unsolicited information.  
Following evaluation of the tenders received, Scotland Excel reserves the right subject 
always to the Public Contract (Scotland) Regulations 2012, to enter into negotiations, 
including negotiations on price, with the Tenderer who has submitted the most 
economically advantageous tender or, where the Contract will be awarded on a shared 
basis, with the Tenderers who have submitted the most economically advantageous 
tenders.  
F.  Acceptance of tenders and the mandatory standstill period  
1.  Scotland Excel is not bound to accept the lowest or any tender and reserves the 
right to accept any tender in whole or in part.  Any acceptance will be by the issue of 
a letter of acceptance on behalf of Scotland Excel.  
 
2.  Where a decision is taken to accept a tender, Scotland Excel may require to 
implement a mandatory standstill period of a minimum of 10 days between 
notification to Tenderers and Candidates Concerned of that decision and the date 
when the acceptance is issued.  However, the mandatory standstill period does not 
apply in certain circumstances including procurements that are below the relevant 
current thresholds for application of the EU Directives on public procurement 
contracts proceeding from a current framework agreement and procurements that 
are otherwise outwith the scope of the EU Directives (e.g. Part B Services).  
 
3.  Where the mandatory standstill period is required, notification of the decision will be 
issued on behalf of Scotland Excel to Tenderers.  The notification will include –  
 
 
(a) 
the award criteria and the weightings that applied to these. 
 
 
(b) 
where practicable, the score the Tenderer obtained against the award criteria. 
 
 
(c) 
where practicable the scores the winning Tenderer(s) obtained. 
 
 
(d) 
the names of the winning Tenderer(s). 
 
 
(e) 
in the case of an unsuccessful Tenderer a summary of the reasons why the 
Tenderer was unsuccessful. 
 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 7 of 38 
 

 
 
(f) 
in the case of an unsuccessful Tenderer, the characteristics and relative 
advantages of the winning tender(s). and  
 
 
(g) 
a precise statement of the effect of the mandatory standstill period. 
 
4.  Tenderers must note that Scotland Excel reserves the right to provide to every 
Tenderer a list of the names of all who tendered and, where appropriate, the scores 
each Tenderer obtained against the award criteria.  
 
5.  At the end of the standstill period, provided that there has been no judicial 
interruption of the decision in the form of an order from a court of competent 
jurisdiction that either the decision should be set aside or its implementation 
suspended pending a full hearing of the matter, Scotland Excel may proceed to 
issue a letter of acceptance to the successful Tenderer(s) and shall confirm to all 
other Tenderers that their tenders have been unsuccessful.  
 
6.  As a separate right, an unsuccessful Tenderer may request in writing and Scotland 
Excel shall advise him, within 15 days of the date of receiving its request in writing,  
of the information detailed in subparagraphs (d), (e) and (f) of F3 above.  
G.  Estimated Quantities  
Any quantities stated in the tender are approximate and provisional and may be  
increased or decreased by Scotland Excel without invalidating any Contract.  
H.  Equivalents and Alternatives 
Any requirement or specification in the Tender Documents shall be deemed to be 
accompanied by the words “or equivalent” in accordance with Regulation 9 of the 
Public Contracts (Scotland) Regulations 2012.  
 
If a Tenderer offers equivalents to the requirements specified in the tender document, it 
wil  be the Tenderer’s responsibility to demonstrate to Scotland Excel that the 
equivalents are fit for the purpose for which they are required.  
I. 
Public access to information 
Tenderers are reminded that Scotland Excel and the Council require to comply with the 
Freedom of Information (Scotland) Act 2002 and the Environmental Information 
(Scotland) Regulations 2004.  Further, Scotland Excel and the Council may share any 
information contained in a tender with the Office of Fair Trading or any other relevant 
government regulators.  
J.  Collusion  
Scotland Excel reserves the right not to consider a tender and to terminate the Contract 
and recover from the Tenderer the amount of any loss resulting if the Tenderer (or its 
representative, whether or not with the Tenderer’s knowledge) has colluded in 
tendering for the contract or in tendering or refraining from tendering for any other 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 8 of 38 
 

 
contract or has used corrupt or illegal practices either in obtaining or executing the 
Contract or any other contract with Scotland Excel.  
 
Tenderers must complete the NO COLLUSION CERTIFICATE in the Tender 
Documents. 
K.  Prevention of Corruption  
1.  Scotland Excel shall be entitled not to consider a tender and to terminate the 
Contract and recover from the Tenderer any loss resulting if the Tenderer, or any 
person employed by or acting on behalf of the Tenderer (whether or not with the 
Tenderer’s knowledge), has offered or given or agreed to give to any person any 
gift or consideration of any kind as an inducement or reward for doing or refraining 
from doing or for having done or refrained from doing any action in relation to the 
obtaining or execution of the Contract or any other contract with Scotland Excel or 
for showing or refraining from showing favour or disfavour to any person in relation 
to the Contract or any other contract with Scotland Excel, or if in relation to any 
contract with Scotland Excel, the Tenderer or any person employed by or acting on 
behalf of the Tenderer has committed an offence under the Prevention of 
Corruption Acts 1889 to 1916 or shall have given any fee or reward, the receipt of 
which is an offence under Sub-Section (2) of Section 68 of the Local Government 
(Scotland) Act 1973.  
 
2.  The Tenderer shall comply with all the requirements of the Bribery Act 2010 and 
any formal guidance issued in respect of the Bribery Act 2010 in all matters relating 
to the Contract.  
L.  Conditions submitted by Tenderer 
Tenders made subject to conditions which are additional or alternative to the General 
Conditions of Contract and the Special Conditions of Contract as stated in the Tender 
Documents may not be considered and may be refused on the grounds of such 
conditions alone. 
M.  Change in Tenderer’s tender declaration  
N.B. If at any time after the Tenderer has submitted a tender to Scotland Excel, the 
information submitted by the Tenderer in the tender declaration changes, the Tenderer 
shall advise Scotland Excel of the changed information immediately.  Scotland Excel 
shall not be responsible for any failure to intimate or delay in intimation arising out of or 
in consequence of a Tenderer’s omitting to advise Scotland Excel of a change under 
this paragraph.  
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 9 of 38 
 

 
 
General Conditions of Contract (For Framework Contracts, Call off Contracts and 
Single Purchase Contracts) 

1.1 
Definitions and Interpretation  
 

1.1.1  The definitions in this clause shall apply to the Information and Instructions to 
Tenderers, the General Conditions of Contract and the Special Conditions of 
Contract.  
 
1.1.2  The following expressions shall have the meaning given to them hereunder with 
respect to the interpretation of the Contract except where the context otherwise 
requires:  
 
 
a) 
“Candidate” means an economic operator (other than a Tenderer) which 
applied to be included amongst the economic operators to be selected for 
or to negotiate the Contract or applied to be included amongst the 
economic operators to be selected to participate in a dialogue in relation to 
the Contract. 
 
  
b) 
“Candidate Concerned” means a Candidate which has not been informed 
that they have been unsuccessful in accordance with the Public Contracts 
(Scotland) Regulations 2012.  
 
 
c) 
“Competitive Order” means an order not all the terms of which are laid 
down in the Contract including, for example and without prejudice to the 
foregoing generality, an order for any make, model or type of Goods not 
specified in the Contract or any alternative make, model or type of Goods to 
that specified  within the lots which is required by a Council, or where a 
large quantity of Goods is required and the Contract contains insufficient 
provision, in the reasonable opinion of the Council, for bulk discounts, or 
where a Council has specific delivery requirements.  
 
 
d) 
“Conditions” means the conditions referred to in the Tender Documents and 
any supplementary conditions and modification thereof. 
 
 
e) 
“The Contract” means a Framework Agreement concluded between 
Renfrewshire Council as the contracting authority for Scotland Excel and 
the Contractor, including these General Conditions, any Special Conditions 
and any supplementary conditions and all specifications and other 
documents that are relevant to the Contract.  
 
 
f) 
The “Contractor” means the person who by the Contract undertakes to 
supply or render the Goods for Scotland Excel and/or the Councils as is 
provided by the Contract and where the Contractor is an individual or a 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 10 of 38 
 

 
partnership, the expression shall include the personal representatives of 
that individual or of the partners or either of them, as the case may be,  and 
the expression shall also include any person to whom the benefit of the 
Contract may be assigned by the Contractor with the consent of Scotland 
Excel, and where the context permits, includes a person whom Scotland 
Excel has  agreed to allow to participate in the Contract but who is not at 
the relevant time a party to a Contract. 
 
 
g) 
“Control” means the ability to direct the affairs of another, whether by virtue 
of the ownership of shares, contract or otherwise.  
 
 
h) 
“Council” is a reference to any Council or Associate Member of Scotland 
Excel who is entitled to place orders in terms of the Contract.  
 
 
i) 
“Default” means any breach of the obligations of Scotland Excel or the 
Contractor (including but not limited to fundamental breach or breach of a 
fundamental term) or any other default, act, omission, negligence or 
statement of Scotland Excel or the Contractor in connection with or in 
relation to the subject matter of the Contract and in respect of which either 
party is liable to the other.  
 
 
j) 
“Electronic“ means using electronic equipment for the processing (including 
digital compression) and storage of data which is transmitted, conveyed 
and received by wire, by radio, by optical means or by other 
electromagnetic means.  
 
 
k) 
“Good Industry Practice” means standards, practices, methods and 
procedures conforming to the Law and industry codes of practice and the 
degree of skill and care, diligence, prudence and foresight which would 
reasonably and ordinarily be expected from a skilled and experienced 
person or body engaged in a similar type of undertaking under the same or 
similar circumstances.  
 
 
l) 
The “Goods” means all goods and materials that the Contractor is required 
under the Contract to supply or does supply or any services or works that 
he is required to supply under the Contract.  
 
 
m)  “Guidance” means any applicable guidance relative to the Law to which 
Scotland Excel and/or the Contractor has a duty to have regard to the 
extent that the same are published and publicly available or the existence 
or contents of them have been notified to the Contractor by Scotland Excel 
and/or Scottish Ministers and/or any relevant regulatory body.  
 
 
n) 
“Insurance” means such obligations relating to insurance as are detailed in 
the Tender Documents and thereafter incorporated in the Contract.  
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 11 of 38 
 

 
 
 
o) 
“Law” means:- 
 
 
(i)  any applicable statute or proclamation or any delegated or subordinate 
legislation or regulation.  
 
 
(ii)  any enforceable community right within the meaning of Section 2(1) of 
the European Communities Act 1972. 
 
 
(iii)  any applicable judgement of a relevant court of law which is a binding 
precedent in Scotland.  
 
 
(iv)  Guidance. 
 
 
(v)  any other directives or requirement of any regulatory body with which 
the Contractor is bound to comply.  
 
 
p) 
“Mini Competition Process” means the procedure used to determine the 
award of a Competitive Order detailed in Clause 1.22.2.  
 
 
q) 
“Mini Competition Award Criteria” means the award criteria to be applied to 
each Competitive Order.  This will be based on the criteria used to 
determine the original appointment of Contractors to the Contract but the 
weighting applied to each criteria may vary according to the specific 
requirements of each individual Competitive Order. 
 
 
r) 
“Month” means a calendar month.  
 
 
s) 
“Person” includes a firm or company.  
 
 
t) 
“Premises” means the location(s) where the Goods are to be delivered 
under the Contract. 
 
 
u) 
“Purchase Order” means any order for Goods placed by a Council under 
the Contract including any Competitive Order placed with the Contractor 
under Condition 1.22.  
 
 

“Scotland Excel” is a reference to Scotland Excel or where the context so 
requires, Renfrewshire Council as the contracting authority acting on behalf 
of Scotland Excel, and, for the purposes of Conditions 1.24, 1.25, 1.28, 
1.32, 1.44, and 1.52-1.56 (inclusive) shall be deemed to include the Council 
as herein defined.  
 
 
w)  “Tender Documents” means the Invitation to Tender, Conditions of Tender 
and any other accompanying documents fully completed and signed by an  
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 12 of 38 
 

 
authorised signatory and submitted by the Tenderer relating to the 
Contract. 
 
  
x) 
“Tender Specification” means the tender specification that has been sent to 
prospective Tenderers.  
 
 
y) 
“Tenderer” means the person or firm or company completing the tender 
document. 
 
 
z) 
“Variation” means a variation in the provisions of the Contract made in 
terms of Condition 1.34. 
 
 
aa)  “Week” means 7 consecutive days starting Monday and ending on the 
following Sunday. 
 
 
bb)  “Written” or “in writing” means any expression consisting of words or figures 
which can be read, reproduced and subsequently communicated and it may  
include information transmitted and stored by electronic means. 
 
 
cc)  Any reference to “a signature” or “signed” includes reference to a signature 
being signed using electronic means. 
  
1.1.3  The masculine includes the feminine.  
1.1.4  The singular includes the plural, and vice versa.  
 
1.1.5  Reference to an enactment, order, regulation or similar instrument shall be 
construed as a reference to the enactment, order, regulation or instrument as 
amended or re-enacted by any subsequent enactment, order, regulation or 
instrument and the reference, for the avoidance of doubt, shall be deemed to 
include all and any guidance issued in connection with such an enactment, 
order, regulation or similar instrument.  
 
1.1.6  Anything including any decision or action that Scotland Excel is required or 
authorised to take or do under the Contract may be taken or done by any 
person so authorised either generally or specially by Scotland Excel.  
 
1.1.7  The words “include”, “includes” and “including” are to be construed as if they 
were immediately followed by the words “without limitation”.  
 
1.1.8  Any requirement or specification shall be deemed to be accompanied by the 
words “or equivalent” in accordance with Regulation 9 of the Public Contracts 
(Scotland) Regulations 2012. 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 13 of 38 
 

 
1.2 
Contracting Authority 
 
For the purposes of this Contract the contracting authority shall be Renfrewshire 
Council acting for Scotland Excel in terms of Regulation 3(2) of Public Contracts 
(Scotland) Regulations 2012. 
1.3 
Capacity and Eligibility to Contract 
1.3.1  The Contractor confirms to the best of its knowledge that there are no 
restrictions of any kind which in any way affects its capacity to contract.  If any 
such restrictions exist or arise, Scotland Excel shall have the option to terminate 
the Contract.  The Contractor shall indemnify Scotland Excel in full for any 
resulting loss. 
 
1.3.2  Without prejudice to the immediately preceding paragraph, the Contractor 
confirms that to the best of his knowledge, none of the offences detailed in 
Regulation 23(1) and grounds detailed in Regulation 23(4) of the Public 
Contracts (Scotland) Regulations 2012 applies to it as at the date of submission 
of its tender and undertakes to advise Scotland Excel if, at any time, 
subsequently during the term of the Contract, conviction of any said offence or 
the occurrence of any such ground happens.  
 
 
In the event of any breach of this Condition, Scotland Excel shall have the 
option to terminate the Contract and the Contractor shall indemnify Scotland 
Excel in full for any resulting loss.  
1.4 
Variation of Contract Conditions  
 
The Conditions of Contract which apply to this tender may only be varied with 
the written agreement of Scotland Excel.  No terms or conditions put forward at 
any time by the Tenderer or the Contractor shall form any part of the Contract 
unless specifically agreed in writing by Scotland Excel.  
1.5 
Scotland Excel Logo  
 
The Tenderer must not use the Scotland Excel logo or disclose any details of 
any relationship with Scotland Excel to any other party without the prior written 
consent of Scotland Excel.  
1.6 
Advertising & Marketing Information  
 
The Tenderer consents to the receipt of marketing and advertising material by 
electronic transmission from Scotland Excel and/or its approved agents.  
1.7 
Failure to comply with requirements in “Information and Instructions to 
Tenderers” 

 
Where Scotland Excel ascertains to its satisfaction that the Contractor as a 
Tenderer has failed to comply with one or more requirements contained within 
the “Information and Instructions to Tenderers”, Scotland Excel shal  be entitled 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 14 of 38 
 

 
at any time at its discretion to terminate the Contract all in terms of Clause 1.26 
(Obligation to Conform) below.  
1.8 
Ethical Requirements  
 
The Contractor shall perform its obligations under the Contract in accordance 
with Scotland Excel’s ethical sourcing policy, which is to promote appropriate 
standards regarding legal, ethical and social issues including, for example, 
health and safety, security of employment rights, equality, corruption and fair 
trade, in particular in low cost or developing countries.  If requested by Scotland 
Excel, the Contractor shall provide Scotland Excel with a copy of its ethical 
sourcing policy.  
1.9 
Equality  
1.9.1  The Contractor hereby confirms that to the best of its knowledge and 
belief it has complied with the Equality Act 2010 (the “Act”) and hereby 
agrees to continue to comply with the Act in a manner which is 
proportionate and relevant to the nature of the Contract.  
 
1.9.2  The Contractor agrees to perform its obligations under the Contract in a 
non-discriminatory manner and shall promote equality and work towards 
achieving best practice as identified in the codes of practice issued by 
the Equality and Human Rights Commission. 
 
1.9.3  The Contractor recognises that Scotland Excel has a responsibility to 
monitor the extent to which performance of the Contract extends to 
socially excluded groups.  In recognition of this, the Contractor agrees, 
where appropriate and practicable, to work towards providing monitoring 
information to Scotland Excel in relation to employment and service 
provision by the following categories: 
 
 
(i)  gender reassignment. 
 
 
(ii)  age. 
 
 
(iii)  marriage and civil partnership. 
 
 
(iv)  sexual orientation. 
 
 
(v)  disability. 
 
 
(vi)  religion or belief. 
 
 
(vii) sex. 
 
 
(viii) pregnancy, maternity. and  
 
 
(ix)  race. 
 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 15 of 38 
 

 
1.9.4  The Contractor shall not discriminate directly or indirectly, or by way of 
victimisation or harassment, against any person on grounds of gender 
reassignment, age, marriage and civil partnership, sexual orientation, 
disability, religion or belief, sex, pregnancy and maternity and race 
contrary to the Act.  
 
1.9.5  The Contractor shall notify Scotland Excel forthwith in writing as soon as 
it becomes aware of any investigation of or proceedings brought against 
the Contractor under the Act.  
 
Where any investigation is undertaken by a person or body empowered 
to conduct such investigation, and/or proceedings are instituted in 
connection with any matter relating to the Contractor’s performance of 
the Contract being in contravention of the Act, the Contractor shall free 
of charge: 
 
 
(i)  provide any information requested in the timescale allotted.  
 
 
(ii)  attend any meetings as required and permit the Contractor’s staff to 
attend. 
 
 
(iii)  promptly allow access to and investigation of any document or data 
deemed to be relevant. 
 
 
(iv)  allow itself and any staff of the Contractor to appear as witness in 
any ensuing proceedings. and  
 
 
(v)  co-operate fully and promptly in every way required by the person or 
body conducting such investigation during the course of that 
investigation.  
 
Where any such investigation is conducted or proceedings are brought 
under the Act which arise directly or indirectly out of any act or omission 
of the Contractor, its agents or subcontractors, or the staff of the 
Contractor, and where there is a finding against the Contractor in such 
investigation or proceedings, the Contractor shall indemnify Scotland 
Excel with respect to all costs, charges and expenses arising out of or in 
connection with any such investigation or Scotland Excel may have been 
ordered or required to pay to a third party.   
 
1.9.6  In recognition of Scotland Excel’s legal obligation to tackle discrimination 
and promote equalities and diversity in all its functions and policies 
under the Act the Contractor may be required to complete a 
questionnaire and/or provide information to Scotland Excel’s officers on 
the extent and quality of the Contractor’s equalities and diversity policies 
and practice.    
 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 16 of 38 
 

 
 
Good practice in this regard will be recognised by Scotland Excel, but, 
poor practice may result in Scotland Excel issuing a mind to comply 
letter describing the nature of improvement required and associated 
timescales.  If the Contractor fails to improve practice in this regard, 
Scotland Excel may take further action, up to and including the 
termination of the Contract with Scotland Excel.  
 
1.9.7  In the event that the Contractor enters into any subcontract in connection 
with the Contract, it shall impose obligations on its subcontractors in 
proportionate and relevant terms substantially similar to those imposed 
on it pursuant to this clause.  
1.10 
Pricing and payment  
1.10.1  Unless otherwise provided or stated, all prices shall be stated in pounds 
sterling and will be regarded as firm prices for the duration of the 
Contract period and be strictly nett prices, exclusive of Value Added Tax. 
Prices will be deemed to include an allowance for all matters in respect 
of safety, health and welfare and the conditions of employment of work 
people and all matters relating to the satisfactory execution of the 
Contract and for insurance of items against loss or damage by fire or by 
any other cause and against injury to persons and damage to property 
arising out of or in the course of or caused by the carrying out of the 
work involved in this Contract. 
 
1.10.2  Any decrease in price must be notified to Scotland Excel and applied 
immediately.   
 
1.10.3 The agreed credit period will be 30 days.   Payment of valid, undisputed 
invoices will be made by the appropriate Director of Finance or 
equivalent officer in the Council within 30 days of the date of the invoice 
issued on or after delivery or provision of the Goods conforming to the 
Conditions of the Contract.  
 
1.10.4 Where the Contractor enters into a sub-contract for the purpose of 
performing the Contract, the Contractor shall cause a term to be 
included in such sub-contract: 
 
 
1.10.4.1  Which requires payment to be made to the sub-contractor 
within a specified period not exceeding 30 days from receipt of 
a valid invoice as defined by the sub-contract requirements 
and provides that, for the purpose of payment alone, where 
the purchaser has made payment to the Contractor and the 
sub-contractor’s invoice includes Goods in relation to which 
the payment has been made by the purchaser then, to the 
extent that it relates to such Goods, the invoice shall be 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 17 of 38 
 

 
treated as valid and payment shall be made to the sub-
contractor without deduction.  
 
 
1.10.4.2  Which notifies the sub-contractor that the contract forms part 
of a larger contract for the benefit of  Scotland Excel and that 
should the sub-contractor have any difficulty in securing the 
timely payment of an invoice that matter may be referred by 
the sub-contractor to Scotland Excel, Unit 5, Anchor Mill, 7 
Thread Street, Paisley. 
 
 
1.10.4.3  In the same terms as that set out in this Condition 1.10 
(including for the avoidance of doubt this Condition1.10.3.3) 
subject only to modification to refer to the correct designation 
of the equivalent party as the Contractor and sub-contractor as 
the case may be.  
1.11 
Fluctuating offers  
 
If a fluctuating offer is accepted, Scotland Excel will be given not less than Sixty 
(60) days clear written notice of any proposed increase in the Contract prices.  
No increase in prices will be made without the written agreement of Scotland 
Excel.  Applications for price increases must comply with any counter-inflation 
legislation and be accompanied by supporting documentary evidence from an 
independent source, to the satisfaction of Scotland Excel. Scotland Excel 
reserves the right to resile from the Contract in whole or in part where Scotland 
Excel considers proposed increases in prices to be unreasonable.  
1.12 
Prevention of corruption  
1.12.1 Scotland Excel shall be entitled  to terminate the Contract and recover 
from the Contractor any loss resulting if the Contractor, or any person 
employed by or acting on behalf of the Contractor(whether or not with 
the Contractor’s knowledge), has offered or given or agreed to give to 
any person any gift or consideration of any kind as an inducement or 
reward for doing or refraining from doing or for having done or refrained 
from doing any action in relation to the obtaining or execution of the 
Contract or any other contract with Scotland Excel or for showing or 
refraining from showing favour or disfavour to any person in relation to 
the Contract or any other contract with Scotland Excel, or if in relation to 
any contract with Scotland Excel, the Contractor or any person 
employed by or acting on behalf of the Contractor has committed an 
offence under the Prevention of Corruption Acts 1889 to 1916 or shall 
have given any fee or reward, the receipt of which is an offence under 
Sub-Section (2) of Section 68 of the Local Government (Scotland) Act 
1973.  
 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 18 of 38 
 

 
1.12.2 The Contractor shall comply with all the requirements of the Bribery Act 
2010 and any form of guidance issued in respect of the Bribery Act 
2010.  Scotland Excel reserve the right to cancel the Contract without 
incurring any penalty whatsoever and to recover from the Contractor the 
amount of any loss resulting from such cancellation if the Contractor or 
his representative (whether with or without the knowledge of the 
Contractor) shall have acted in a manner contrary to the requirements 
under the Bribery Act 2010 in respect of any direct or indirect business 
carried out for the purposes of the Contract with Scotland Excel.  
1.13 
Prevention of Fraud  
 
The Contractor shall take all reasonable steps, in accordance with Good 
Industry Practice, to prevent fraud by staff and the Contractor (including its 
shareholders, members and directors) in connection with the receipt of monies 
from Scotland Excel and/or the Council.  
 
The Contractor shall notify Scotland Excel immediately if it has reason to 
suspect that any fraud has occurred or is occurring or is likely to occur.  
 
 
If the Contractor or its staff commits fraud in relation to the Contract or any 
contract with the Council or Scotland Excel, Scotland Excel may:  
 
 
(a)  terminate the Contract and recover from the Contractor the amount of any  
loss suffered by Scotland Excel resulting from the termination, including the 
cost reasonably incurred by Scotland Excel of making other arrangements 
for the supply of the Goods and any additional expenditure incurred by 
Scotland Excel as a result of the Contractor’s fraud. or  
 
 
(b)  recover in full from the Contractor any loss sustained in consequence of 
any breach of this Condition.  
1.14 
Data Protection  
 
The Contractor undertakes to comply with the provisions of the Data Protection 
Act 1998 and in particular, warrants that appropriate technical and 
organisational measures shall be taken against unauthorised or unlawful 
processing of personal data and against accidental loss or destruction of, or 
damage to, personal data.  
1.15 
Confidentiality  
 
The Contractor is expressly prohibited from using any information supplied by 
Scotland Excel or the Council or any information which comes to the 
Contractor’s knowledge, including, but not limited to, personal data, for any 
purposes other than the performance of the Contract without the prior written 
consent of Scotland Excel or the Council, as the case may be, unless required 
by law and upon completion of the Contractor’s obligations under the Contract, 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 19 of 38 
 

 
shall return or destroy securely, to the satisfaction of Scotland Excel or the 
Council, as the case may be, all information provided, should Scotland Excel or 
the Council deem this appropriate.  
1.16 
Public access to information  
 
No term of this contract, whether express or implied, shall preclude Scotland 
Excel or the Council from making public, if required under the Freedom of 
Information (Scotland) Act 2002 (referred to in this Condition as the “2002 Act”) 
or the Environmental Information (Scotland) Regulations 2004 (referred to in 
this condition as “the EIRS”) or both any information held relating to the 
Contract.  In exercising its obligations under the 2002 Act and the EIRS, 
Scotland Excel or the Council,  as the case may be, shall have due regard to 
the commercial interests of the Contractor but without prejudice to its duty to 
discharge its obligations  under the 2002 Act or the EIRS.   The interpretation of 
the Act by Scotland Excel or the Council, as the case may be, and any 
exemptions therein will be final and conclusive subject only to any decision or 
binding ruling on the matter made by the courts.  The Contractor will facilitate 
compliance by Scotland Excel or the Council, as the case may be, with its 
obligations under the 2002 Act and the EIRS and comply with any requests from 
Scotland Excel or the Council, as the case may be, for that purpose.  
1.17 
Indemnity regarding Data Protection and Confidentiality 
 
The Contractor shall indemnify and keep Scotland Excel and the Council 
indemnified from and against all costs, claims, damages, expenses, losses and 
liabilities which may be incurred directly or indirectly in connection with a breach 
of Conditions 1.14 or 1.15 or both.  
1.18 
Disclosure of information   
 
Scotland Excel and the Council may share any information contained in or 
relating to the Contract with the Office of Fair Trading or any other relevant 
government regulators.  
1.19 
Company Profile  
 
Scotland Excel may, at any time, give the Contractor seven (7) days’ notice in 
writing requiring the Contractor to provide to Scotland Excel the Contractor’s 
company profile to include a complete list of all companies and organisations 
affiliated to the Contractor.  
1.20 
Recovery of Sums Due  
 
If under the Contract any sum of money is recoverable from or payable by the 
Contractor, that sum may be deducted from any sum due to the Contractor 
under the Contract or any other contract with any Council.  
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 20 of 38 
 

 
1.21 
Standard Terms of Supply  
 
Any Purchase Order and any Competitive Order, as specifically provided under 
Condition 1.22 placed under this Contract shall be subject to the Standard 
Terms of Supply set out at Appendix 1.  
1.22 
Orders and mini competitions for Goods  
1.22.1  Where a Council requires to purchase Goods through this Contract it 
may:-  
 
 
(a)  award its requirements in accordance with the terms laid down in 
the Contract without reopening competition; such an award shall 
be made be made on the Standard Terms of Supply set out at 
Appendix 1. or  
 
 
(b)  where not all the terms for the proposed order are laid down in the 
Contract, including, for example and without prejudice to the 
foregoing generality, where any item not specified in the Contract, 
or any alternative make, model or type of Goods to that specified 
within each lot is required, or where a large quantity of Goods is 
required and the Contract contains insufficient provision, in the 
reasonable opinion of the Council, for bulk discounts, or where the 
Council has specific delivery requirements, the Council may award 
its Competitive Order requirements following a Mini Competition 
Process conducted in accordance with the requirements of the 
Public Contracts (Scotland) Regulations 2012.  
 
 
(c)  Where a Competitive Order is required a Council, at its sole 
discretion, may instruct the carrying out of a Mini Competition 
Process in accordance with the provisions of Clause 1.22.2.  
 
1.22.2  Prior to providing any Contractor with a Competitive Order under the 
Contract the Council shall:-  
 
 
1.22.2.1  where the Contract has been awarded in lots, identify the 
relevant lot that the Competitive Order requirement falls into.  
 
 
1.22.2.2   identify the Contractors capable of providing the Competitive 
Order requirement within the relevant lot. 
 
 
1.22.2.3  supplement and refine the Conditions and vary the relevant 
award criteria set out in the Tender Documents only to the 
extent permitted by and in accordance with the requirements 
of the Public Contracts (Scotland) Regulations 2012. 
 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 21 of 38 
 

 
 
1.22.2.4  invite Contractors within the relevant lot identified at 1.22.2.2 
above to participate in a Mini Competition Process for its 
Competitive Order requirement in accordance with the Public 
Contracts (Scotland) Regulations 2012 and in particular:-  
 
 
(a)   make available to Contractors, in accordance with 
paragraph (b) below, an invitation to which sets out the 
specific requirements for the Competitive Order and the 
Mini Competition Award Criteria. 
 
 
(b)  consult in writing with each Contractor capable of 
performing the Contract within the relevant lot and invite 
them to submit a tender in writing for each specific 
contract lot to be awarded within a specified time limit. 
 
 
(c)  set a time limit for the receipt of tenders which takes into 
account factors such as the complexity of the subject 
matter and the time needed to submit tenders. and  
 
 
(d)  require each Contractor to either submit a proposal in 
writing, in accordance with the Council’s requirements in 
terms of paragraph (a) above, or decline the invitation to 
take part in the Mini Competition Process.  
 
 
1.22.2.5  apply the Mini Competition Award Criteria to determine which 
of the tenders submitted by the Contractors through the Mini 
Competition Process is most economically advantageous 
and use this as the basis of its decision to award its 
requirements. 
 
 
1.22.2.6  where the Council decides to make an award following a Mini 
Competition Process, place a Competitive Order with the 
successful Contractor which:-  
 
 
(a)   states the requirements. 
 
 
(b)  identifies the contract lot or lots. 
 
  
(c)  states the price payable in accordance with the Mini 
Competition Process submitted by the successful 
Contractor. 
 
 
(d)  incorporates the Conditions applicable to the 
Competitive Order as supplemented and refined. and 
 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 22 of 38 
 

 
 
(e)  contains the Standard Terms of Supply set out in 
Appendix 1. and  
 
 
1.22.2.7  advise the unsuccessful Contractors in writing as soon as 
reasonably practicable of its decision on the award of the 
Competitive Order.  
 
1.22.3  The Contractor agrees that all tenders submitted in relation to any Mini 
Competition Process pursuant to this Condition shall remain open for 
acceptance for ninety (90) days (or such other period specified in the 
invitation to tender issued by the Council).  
 
1.22.4  Notwithstanding the fact that the Council has followed the procedure 
set out above in 1.22.2 the Council shall be entitled at all times to 
decline to make an award. Nothing in this Contract shall oblige the 
Council to place any Competitive Order in relation to this Condition.  
 
1.22.5  The prices offered by the Contractor for Competitive Orders shall be 
either lower than or equivalent to the Price for the Goods under the 
Contract. In no event shall the Council accept a price from a Contractor 
in excess of the said Price.  Where, due to the specification of the 
required goods not being included in the Contract, it is not possible to 
offer prices on this basis, the Contractor will provide the Council with a 
fair and reasonable offer in accordance with the requirements of the 
Mini-Competition Process held pursuant to this Condition.  
 
1.22.6  The terms of any award or Competitive Order for purchase of Goods 
through this Contract shall be finalised no later than the expiry date of 
the Contract, to ensure that the relevant terms and conditions of the 
Contract are validly applied to such award or Competitive Order.  
1.23 
Unauthorised Supply or Provision of Goods  
 
Contractors shall neither supply nor provide any Goods without first receiving a 
Purchase Order for such Goods from an authorised officer of the Council.  
Scotland Excel shall not be liable for the cost of any Goods delivered, supplied 
or provided if the Goods are not covered by the prior issue of a Purchase Order.  
1.24 
Delivery of Goods  
 
1.24.1  Goods must be properly packed and secured and shall be delivered by 
the Contractor at the time and place or places and in the manner 
specified in the Contract or, if not so specified, as specified in a 
Purchase Order in terms of Condition 1.21  hereof.  Any Goods shall 
remain at the sole risk of the Contractor until delivered to and accepted 
by an authorised officer on behalf of the Council.  
 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 23 of 38 
 

 
 
1.24.2  No mechanical offloading, lifting, moving or other equipment nor any 
other form of assistance will be supplied to the Contractor for the 
purposes of offloading and placing Goods in Premises.  
 
 
 
1.24.3  Every employee of the Contractor and any subcontractor must clearly 
display an identity card showing the name and address of the 
Contractor and bearing the name and a photograph of the employee.  
Identity cards must be shown before access to Premises will be 
permitted. 
 
 
1.24.4  Where deliveries are made to schools, the Contractor’s employees 
must report first to the school office and vehicles may be driven 
through school playgrounds only on the approval and direction of an 
authorised person.  
 
 
1.24.5  All Goods delivered to Premises must be accompanied by a 
receive/delivery note which shall clearly state a description of the 
Goods delivered, the quantities of each item and the official order 
number.  Corresponding invoices must also contain this information.  
 
 
1.24.6  If any of the Goods are not delivered within the time or times specified 
in the Contract where not so specified, in a Purchase Order, Scotland 
Excel may, without prejudice to any other remedies, give notice to the 
Contractor and terminate the Contract either in respect of these Goods 
or in respect of all Goods to which the Contract relates other than those 
delivered in accordance with the Contract before the date of 
termination of the Contract.  
1.25 
Failure to Meet Specification  
 
1.25.1  All Goods supplied to Scotland Excel must conform to the agreed 
specification or be shown by the Contractor to be fit for the required 
purpose to the satisfaction of Scotland Excel or may be rejected by 
Scotland Excel.  
 
 
1.25.2  Unless the specification states otherwise, the Goods shall be strictly in 
accordance with the latest relevant British Standards Institution or EU 
specification where such exists and to the satisfaction of Scotland 
Excel.   
 
 
1.25.3  Goods rejected under this Condition shall be removed by the 
Contractor at its own expense within seven (7) days of the date of 
receipt of notification of rejection.  If the Contractor fails to remove 
them within this period, Scotland Excel shall be entitled to return the 
rejected Goods or any of them at the Contractor’s risk, and recover all 
costs incurred from the Contractor.  
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 24 of 38 
 

 
 
 
1.25.4  Goods rejected under this Condition will not have been delivered under 
the Contract and the Contractor shall, within the time for delivery 
stipulated in the Contract or official order form or such other time as 
Scotland Excel may allow, deliver, at the Contractor’s expense, 
satisfactory Goods in place of those rejected.  
 
 
1.25.5  Nothing in these Conditions, or any amendment agreed thereto, will 
exclude the terms of the Sale of Goods Act 1979 as amended by the 
Sale and Supply of Goods Act 1994.   If the Goods or any part thereof 
are unsatisfactory in the opinion of Scotland Excel, then Scotland Excel 
may, at its own discretion, determine the Contract as a whole or only in 
respect of the Goods which are unsatisfactory.  
1.26 
Obligation to Conform  
1.26.1  It shall be an essential condition of the Contract that the Contractor 
binds and obliges itself to adhere fully to the Conditions throughout the 
term of the Contract and to provide the Goods in accordance with any 
Purchase Order or Competitive Order to the satisfaction of any party 
placing such a Purchase Order or Competitive Order under the 
Contract.  
 
1.26.2  If the Contractor fails to conform to any Conditions of the Contract 
Scotland Excel may terminate the Contract by giving the Contractor 
seven (7) days notice in writing and may enter into another contract 
with some other company, firm or person.  All losses, expenses, costs 
and charges incurred in this connection shall be a debt due by the 
original Contractor to Scotland Excel and may be deducted from any 
monies in the hands of any Council or may be recoverable by legal 
action.  
 
1.26.3  Where Scotland Excel has terminated the Contract under Condition 
1.26.2 above, it may enter into another contract with some other 
company, firm or person.  All losses, expenses, costs and changes 
incurred in this connection shall be a debt due by the original 
Contractor to Scotland Excel and may be deducted from any monies in 
the hands of any Council or may be recoverable by legal action.   
1.27 
Determination of Contract  
1.27.1  Without prejudice to any other rights to terminate the Contract, if 
Scotland Excel at any time wishes to determine the Contract, notice in 
writing shall be given to the Contractor and twenty eight (28) days after 
delivery of such notice, the Contract, shall in all respects, cease and 
determine.  
 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 25 of 38 
 

 
1.27.2  The Contractor agrees that upon termination for any reason or expiry of 
the contract it shall not be entitled to make a claim against Scotland 
Excel in relation to costs howsoever incurred by the Contractor in 
securing the award of the Contract or providing the Goods under the 
contract nor in relation to the loss of expected profits from the provision 
of Goods under the Contract.  
 
1.27.3  Any termination of the Contract (howsoever occasioned) shall not 
affect any accrued rights or liabilities of either party nor shall it affect 
the coming into force or the continuance in force of any provision of the 
Contract which is expressly, or by implication, intended to come into 
force or continue in force on or after that termination.   
1.28 
Replacement of Rejected Goods  
 
Where Scotland Excel has determined the Contract under any Condition of 
Contract, without prejudice to any other rights available to it, it may replace all or 
any of the Goods in respect of which the Contract was so determined.  There 
shall be recoverable from the Contractor the amount by which the cost of 
replacing these Goods exceeds the amount which would have been payable to 
the Contractor in respect of these Goods if they had been delivered in 
accordance with the Contract.  
1.29 
Discontinued Goods  
 
1.29.1  In the event that any particular item or model of the Goods is 
discontinued by the manufacturer or becomes obsolete during the term 
of the Contract either:  
 
 
(a)   the Contractor may make a request in writing to Scotland Excel to 
specify an alternative item or model.  Such written request shall 
contain a statement confirming that the manufacturer has 
discontinued the item or model together with such other supporting 
information as may reasonably be required by Scotland Excel. or  
 
 
(b)  Scotland Excel may require that any discontinued item or model be 
replaced by the Contractor in accordance with Scotland Excel’s 
alternative specification.  
 
 
1.29.2  Any alternative item or model of the Goods must be equal to or better 
than the discontinued Goods and be compatible with the original 
specification. The alternative Goods shall be supplied at either the 
same price as the discontinued Goods or a reduced price, unless 
otherwise agreed in accordance with the terms of the Contract.  
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 26 of 38 
 

 
1.30 
Contractor’s Liabilities  
 
1.30.1  The Contractor agrees to indemnify Scotland Excel against death of or 
bodily injury to any person and loss of or damage to any Council or 
third party property arising through or in consequence of his operations 
in supplying and delivering or providing Goods to Scotland Excel and 
as a result of any act of negligence or omission on the part of the 
Contractor, employees or contractors employed by them.  
 
 
1.30.2  For the avoidance of doubt, the Contractor’s liability is to indemnify 
Scotland Excel and any Council from any claims from employees of the 
Contractor and any third party as a result of bodily injury, loss of or 
damage to any property of any nature whatsoever, and includes an 
indemnity to Scotland Excel in respect of all claims and in respect of 
costs and expenses reasonably incurred by Scotland Excel in the 
reinstatement of any property lost or damaged.  
1.31 
Management and Product Information  
 
To enable Scotland Excel to monitor and analyse the progress of the Contract, 
the Contractor shall provide such management information including electronic 
catalogues as may be necessary in a format and frequency as prescribed by 
Scotland Excel.  Scotland Excel reserves the right to alter the style, content and 
frequency of the management information as it deems necessary.  
1.32 
Mistakes in Information  
 
The Contractor shall be responsible for the accuracy of all documentation and 
information supplied to Scotland Excel by the Contractor in connection with the 
Goods and shall be liable for and pay Scotland Excel any extra costs 
occasioned by any discrepancies, errors or omissions therein.  
1.33 
Additional, New and Innovative Products  
 
1.33.1  It is recognised that during the period of the Contract, Scotland Excel 
and/or a Contractor may identify additional, new or innovative products 
that could be supplied under this Contract.  In such circumstances, the 
procedures set out in this Condition shall apply.  No such products may 
be supplied under this Contract unless and until written consent is 
given by Scotland Excel. 
 
 
1.33.2  If additional, new or innovative products are identified by a Contractor, 
that Contractor shall notify Scotland Excel in writing.  Prices must not 
be included with this notification.   
 
 
 
1.33.3  Where any such products are identified, by either Scotland Excel or a 
Contractor, Scotland Excel, at its sole discretion, shall decide whether, 
in principle, such products could be supplied under this Contract.  If so, 
Scotland Excel shall invite bids for these products from all Contractors 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 27 of 38 
 

 
who are eligible under the Contract to supply such products.  Full 
details of how and by when bids must be submitted shall be included in 
the invitation from Scotland Excel.  The award criteria and weightings 
shall be the same as those which apply to this tender.  All Contractors 
invited to submit bids shall be notified of the outcome in writing.  
 
 
1.33.4  Should Scotland Excel decide that such products may not be supplied 
under this Contract, it shall notify all Contractors in writing and this 
decision shall be final.  
1.34 
Variations: Changes to Contract Requirements  
 
1.34.1.  Scotland Excel shall be entitled to order any variation to the Contract 
that it considers to be desirable.  Any such variations could include, but 
shall not be restricted to, additions, alterations, substitutions or 
omissions to the Goods or changes regarding the delivery or provision 
of the Goods.  
 
 
1.34.2 
Where Scotland Excel is considering ordering a variation, it shall notify 
the Contractor in writing.  Within the timescale stipulated by the Council 
in this notification, the Contractor shall confirm in writing the effect the 
variation shall have on the Contract including any effect on prices. 
Should Scotland Excel wish to proceed with the variation it shall 
confirm this in writing to the Contractor.  No variation shall be made 
until this has been done.  
 
 
1.34.3.  Should the Contractor wish to amend this Contract, the Contractor shall 
submit, as a minimum, the following information to Scotland Excel:  
 
(a)  the reason for the proposed change.  
 
 
(b)  full details of the proposed change.  
 
(c)  the price, if any, of the proposed change.  
 
(d)  details of the likely impact, if any, of the proposed change on 
other aspects of this Contract.  
 
 
1.34.4 
Scotland Excel shall respond to the proposed change in writing and, if 
appropriate, representatives of Scotland Excel and the Contractor 
shall meet to discuss the proposed change.  
 
 
1.34.5 
Any change proposed by the Contractor shall constitute an 
amendment to this Contract only once it has been accepted in writing 
by Scotland Excel.  Until such time, the proposed change shall be 
neither binding nor implemented. Any work undertaken by the 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 28 of 38 
 

 
Contractor, its subcontractors or agents in connection with any 
proposed change to this Contract, shall be undertaken entirely at the 
expense and liability of the Contractor. 
1.35 
Serving of Notices  
 
Any notice or other communication to be given from one party to the other under 
the Contract shall be valid only if it is made in writing.  
 
 
Further any such notice or other communication which is to be given by either 
party to the other shall be given by letter (sent by hand, post or by the signed for 
or special delivery service), or by facsimile transmission or electronic mail.  
Such letters shall be addressed to the Contractor or to Scotland Excel in the 
following manner –  
 
(a) 
For the Contractor – to the address stated in the Tender 
Declaration.  
 
 
(b)     For Scotland Excel – The Director, Scotland Excel, Unit 5, 
Anchor Mill, 7 Thread Street, Paisley, PA1 1JR 
 
 
Provided the relevant communication is not returned as undelivered, the notice 
or communication shall be deemed to have been given 2 Working Days after 
the day on which the letter was posted, or 4 hours after the time of transmission, 
in the case of electronic mail or facsimile transmission or sooner where the 
Contractor or Scotland Excel acknowledges receipt of such letters, facsimile 
transmission or items of electronic mail.   
 
The Contractor shall advise Scotland Excel, as soon as practicable and in any 
event no later than seven days after any change, of a change of address for 
service by sending a notice in accordance with this Condition.  
 
 
Scotland Excel may change its address for service by sending a notice in 
accordance with this Condition.  
1.36 
Change in Status of Contractor (Assignation, Subcontracting, Change of 
Control)  

1.36.1  No part of the Contract will be subcontracted or assigned by the 
Contractor without the prior written consent of Scotland Excel.   Any 
breach hereof shall entitle Scotland Excel to determine the whole 
Contract or that part to which the breach relates or take any other 
remedies available.  The agreement by Scotland Excel to any 
assignation or subcontracting of the Contract whether in whole or in 
part shal  not relieve the Contractor of the Contractor’s liabilities under 
the Contract.   
 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 29 of 38 
 

 
1.36.2  Notwithstanding the terms of Clause 1.36.1 above of this Contract the 
Contractor may assign to another person (an “assignee”) (i) the right to 
receive payment of all sums or any part thereof due to the Contractor 
under this Contract subject to deduction of sums in respect of which 
the Council exercises its right of recovery under Clause 1.20 of this 
Contract and (ii) all the related rights of the Contractor under this 
Contract in relation to the recovery of sums due but unpaid.  The 
Contractor shall notify or procure that any assignee notifies the Council 
of any variations to the arrangements for payment of the price or for 
handling invoices, in each case in good time to enable the Council to 
redirect payments or invoices accordingly.  In the absence of such 
notification the Council shall be under no obligation to vary its 
arrangements for payment of the price or for the handling of invoices.  
 
1.36.3  No change in the Control of the Contractor shall take place without the 
prior written consent of Scotland Excel.  Any decision by Scotland 
Excel and the granting of consent shall be without prejudice to the 
decision of any Council with regard to its consent in respect of any 
Call-off with the Contractor proceeding from the Contract.  
 
1.36.4  If any Contractor wishes to subcontract, assign or otherwise dispose of 
the benefit or the burden of the Contract or any part thereof or to agree 
to a change in Control, the Contractor shall intimate to Scotland Excel 
no later than 60 days before the change in status is to take effect the 
name of the proposed party or parties involved and the nature of the 
change and thereafter shall provide all information that Scotland Excel 
may need to consider the Contractor’s request.  
1.37 
Insolvency  
 
Without prejudice to any other rights of Scotland Excel, Scotland Excel shall 
have the right to terminate the Contract by written notice immediately -  
 
 
(a)   the Contractor is a company and passes a resolution for winding-
up or dissolution (other than for, and followed by an 
amalgamation or reconstruction), or an administrator, 
administrative receiver, receiver or manager is appointed in terms 
of statute by a creditor or by the court, or possession is taken of 
any of its property under the terms of a floating charge, or the 
company makes a composition or arrangement with its creditors, 
or the court makes an administration order or a winding-up order. 
or 
 
 
(b) 
the Contractor is an individual and is apparently insolvent or a 
petition is appointed for the Contractor’s bankruptcy or the 
sequestration of his estate or a criminal bankruptcy order is made 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 30 of 38 
 

 
against the Contractor, or makes a composition, conveyance or 
assignment or any arrangement with or for the benefit of 
creditors, or a trustee or administrator is appointed to manage his 
affairs. or  
 
 
(c) 
the Contract is a firm or a number of persons acting together in 
any capacity and a petition is presented for the Contractor to be 
wound up as  an unregistered company , or if any of the events in 
(a) and (b) of this Condition occur in respect of the firm or any 
partner or any of those persons. or  
 
 
(d) 
any event similar to those listed in (a), (b) or (c) above occurs 
under the law of any other jurisdiction.  
1.38 
Disruption  
1.38.1  The Contractor shall take reasonable care to ensure that in the 
performance of its obligations under the Contract it does not disrupt the 
operations of Scotland Excel and/or the Council, their employees or 
any other contractor employed by Scotland Excel and/or the Council. 
 
1.38.2   The Contractor shall immediately inform Scotland Excel of any actual 
or potential industrial action, whether such action be by its own 
employees or others, which affects or might affect its ability at any time 
to perform its obligations under the Contract.  
 
1.38.3   In the event of industrial action by its staff, the Contractor shall seek 
approval to its proposals to continue to perform its obligations under 
the Contract.  
 
 
1.38.4  If the Contractor’s proposals are considered insufficient or 
unacceptable by Scotland Excel acting reasonably, then the Contract 
may be terminated with immediate effect by Scotland Excel by notice.  
1.39 
Change of Legislation  
1.39.1  The Contractor shall bear the cost of ensuring that the goods shall 
comply with all applicable statutes, enactments, orders, regulations or 
other similar instruments and any amendments thereto, except where 
any such amendment could not reasonably have been foreseen by the 
Contractor at the date when the Contract was concluded being the date 
on which Scotland Excel awarded the Contract to the Contractor.   
 
1.39.2  Where such reasonably unforeseeable amendments are necessary, 
Scotland Excel and the Contractor shall use all reasonable endeavours 
to agree upon reasonable adjustments to the prices affected by the 
amendment or amendments as may be necessary to compensate the 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 31 of 38 
 

 
Contractor for such additional costs as are both reasonably and 
necessarily incurred by the Contractor in accommodating such 
amendments.  
 
1.39.3  Where agreement between Scotland Excel and the Contractor cannot 
be achieved under the immediately preceding paragraph Scotland 
Excel reserves the right to resile from the Contract in whole or in part.  
1.40 
Force majeure  
 
1.40.1 
Neither party shall be liable to the other party for any delay in 
performing, or failure to perform, its obligations under the Contract to 
the extent that such delay or failure is a result of force majeure 
 
 
1.40.2 
Notwithstanding the foregoing, each party shall use all reasonable 
endeavours to continue to perform its obligations under the Contract for 
the duration of such force majeure.   However, if such force majeure 
prevents either party from performing its material obligations under the 
Contract for a period in excess of 6 Months, either party may terminate 
the Contract with immediate effect by notice.  
 
 
 
1.40.3 
Any failure or delay by the Contractor in performing its obligations 
under the Contract which results from any failure or delay by an agent, 
sub-contractor or supplier shall be regarded as due to force majeure 
only if that agent, sub-contractor or supplier is itself impeded by force 
majeure from complying with an obligation to the Contractor.  
 
 
1.40.4 
If either party becomes aware of force majeure which gives rise to, or is 
likely to give rise to, any failure or delay on its part as described herein 
it shall immediately notify the other by the most expeditious method 
then available and shall inform the other of the period for which it is 
estimated that such failure or delay shall continue.  
1.41 
Health and Safety  
 
1.41.1 
The Contractor must operate health and safety policies and must 
perform the Contract in accordance with all current health and safety 
legislation.  If requested by Scotland Excel the Contractor shall provide 
Scotland Excel with a copy of its health and safety policy statement.  
 
 
1.41.2 
Scotland Excel must be notified immediately by the Contractor of any 
risks to health or safety which are identified or arise during the Contract 
including any known misuse of any Goods supplied.  
 
 
 
1.41.3 
While on the Premises, the Contractor shall comply with any health and 
safety measures implemented by Scotland Excel and/or the Council in 
respect of the Premises and shall notify Scotland Excel immediately of 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 32 of 38 
 

 
any incident occurring while the Contractor is on the Premises which 
causes or is likely to cause any personal injury or damage to property.  
 
 
1.41.4 
Scotland Excel shall notify the Contractor of any health and safety 
hazards which may exist or arise at the Premises and which may affect 
the Contractor in the performance of its duties under the Contract.  
1.42 
Protection of Vulnerable Groups (Scotland) Act 2007 
 
1.42.1 
Where the Contract requires the Contractor, his employees or agents  
to undertake Regulated Work as defined in Section 91 of the Protection 
of Vulnerable Groups (Scotland) Act 2007 (“the PVG Act”) the 
Contractor shall ensure that he complies with all of the relevant  
requirements, including the establishment of and adherence to 
effective procedures, of the PVG Act.  
 
 
1.42.2 
For the supply of the Goods which fall outside of the scope of 
Regulated Work under the PVG Act, the Contractor shall obtain the 
appropriate level of Disclosure directly from Disclosure Scotland;  
 
 
1.42.2.1  The appropriate level of Disclosure shall be determined by 
reference to Part V of the Police Act 1997 (as amended) and, 
for the avoidance of doubt, by reference to any regulations 
made under that Act and guidance issued by Disclosure 
Scotland;  
 
 
1.42.2.2  The Contractor shall use the findings of the Disclosure as 
part of the process to make recruitment decisions and such 
suitable arrangements as are necessary for the safeguarding 
and protection of the interests of all persons falling  within the 
definition of a child or protected adult as set down in 
Sections 97 and 94 respectively of the PVG Act.  Where the 
Disclosure shows that the subject of the Disclosure has 
convictions, reprimands, warnings, cautions or any other 
relevant information, the Contractor shall conduct a risk 
assessment and use that assessment to protect the interests 
of all persons falling within the definition of a child or 
protected adult as set down in Sections 97 and 94 
respectively of the PVG Act including without prejudice to the 
foregoing generality, prohibiting the subject of the Disclosure 
from being involved in the supply of the Goods to all persons 
falling within the definition of a child or protected adult as set 
down in Sections 97 and 94 respectively of the PVG Act.  
 
 
1.42.2.3  The Contractor shall recheck the status of their existing 
employees, agents and anyone else involved in the supply of 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 33 of 38 
 

 
the Goods not less than every three (3) years in order to 
ensure that their Disclosure is up-to-date;  
 
 
1.42.2.4  To ensure compliance with the requirements of this 
Condition and subject to the written consent of the subject of 
the Disclosure, the Contractor will share the findings of the 
Disclosure with the Council on request.  
1.43 
Arbitration  
 
1.43.1 
The parties shall attempt in good faith to negotiate a settlement to any 
dispute between them arising out of or in connection with the Contract 
within twenty (20) working days of either party notifying the other of the 
dispute and such efforts shall involve the escalation of the dispute to 
the Director of Scotland Excel and to the finance director (or 
equivalent) of the Contractor.   
 
 
1.43.2 
In the event that the parties are unable to negotiate a settlement, all 
disputes, differences or questions which arise between Scotland Excel 
and the Contractor relating to the Contract or any matter arising under 
or out of the Contract, other than any matter or thing that, in terms of 
the Contract, the decision of Scotland Excel is to be final and 
conclusive, shall be referred to a single arbitrator to be mutually chosen 
or, failing agreement to be chosen by the Sheriff Principal of the 
Sheriffdom of Glasgow and Strathkelvin whose decision shall be final, 
binding and conclusive.    
 
 
1.43.3.  Any reference to arbitration shall be a submission within the meaning 
of the Arbitration (Scotland) Act 2010 (“the Act”) which Act shal  apply 
excluding rules 22, 26, 29, 32, 35, 41, 43, 46, 47, 51, 52, 58, 69 and 
81, unless otherwise agreed in writing by the Council and the 
Contractor.  It is hereby agreed by the Council and the Contractor that 
for the purposes of the arbitration the arbitrator shall have the power to 
make provisional awards as provided in the Act, rule 53.  For the 
avoidance of any doubt, the arbitration proceedings shall be seated in 
Scotland and shall be governed by, and interpretations made in 
accordance with Scots Law.  
 
 
 
1.43.4 
Nothing in this dispute resolution procedure shall prevent the parties 
from seeking from any court of competent jurisdiction an interim order 
restraining the other party from doing any act or compelling the other 
party to do any act.  
1.44 
Intellectual property rights   
 
1.44.1  All intellectual property rights in any guidance, specifications, 
instructions, toolkits, plans, data, drawings, databases, patents, 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 34 of 38 
 

 
patterns, models, designs or other material:  
 
 
(a) 
furnished to or made available to the Contractor by or on behalf 
of Scotland Excel shall remain the property of Scotland Excel; 
or  
 
 
(b) 
prepared by or for the Contractor on behalf of Scotland Excel 
for use, or intended use, in relation to the performance by the 
Contractor of its obligations under the Contract shall belong to 
Scotland Excel, and the Contractor shall not, and shall ensure 
that the staff shall not, (except when necessary for the 
performance of any contract following from this Contract) 
without prior approval, use or disclose any such intellectual 
property rights.  
 
 
1.44.2  The Contractor shall obtain approval before using any material, in 
relation to the performance of its obligations under the Contract which 
is or may be subject to any third party intellectual property rights and 
shall indemnify Scotland Excel and the Council from and against all 
actions, suits, claims, demands, losses, changes, damages, costs and 
expenses and other liabilities arising from an infringement of any third 
party Intellectual Property Rights.  
 
 
1.44.3   The Contractor shall not infringe any intellectual property rights of any 
third party in supplying the Goods and the Contractor shall indemnify 
and keep  indemnified and hold Scotland Excel and the Council 
harmless from and against all actions, suits, claims, demands, losses, 
charges, damages, costs and expenses and other liabilities which 
Scotland Excel and/or the Council may suffer or incur as a result of or 
in connection with any breach of this Condition, except where any such 
claim arises from:  
 
 
(i) 
items or materials based upon designs supplied by Scotland 
Excel. or  
 
 
(ii)  
the use of data supplied by Scotland Excel which is not required 
to be verified by the Contractor under any provision of the 
Contract.  
 
 
1.44.4  The Contractor shall not make any admissions which may be 
prejudicial to the defence or settlement of any claim, demand or action 
for infringement or alleged infringement of any intellectual property right 
by Scotland Excel or the Contractor in connection with the performance 
of its obligations under any contract.  
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 35 of 38 
 

 
1.45 
Audit  
The Contractor shall keep and maintain until seven (7) years after the date of 
expiry of the Contract or any period of extension, or as long a period as may be 
agreed between the parties, full and accurate records of the Contract including 
the Goods supplied under it, all expenditure reimbursed by Scotland Excel 
and/or the Council, and all payments made by Scotland Excel and/or the 
Council.  The Contractor shall on request afford Scotland Excel or Scotland 
Excel’s representatives such access to those records as may be requested by 
Scotland Excel in connection with the Contract.  
1.46 
Waiver  
No failure or delay by Scotland Excel to enforce any right or remedy to which 
Scotland Excel is entitled, or to require performance by the Contractor of any of 
the terms of the Contract shall be a waiver of any such right or remedy nor shall 
it in any way affect the right of Scotland Excel subsequently to enforce such 
provisions.  
1.47 
Severability of Conditions  
If any Condition of the Contract to any extent becomes invalid, illegal or 
unenforceable, the validity, legality and enforceability of the remaining 
Conditions of the Contract shall not in any way be affected.  
1.48 
Remedies Cumulative  
Except as otherwise expressly provided by the Contract, all remedies available 
to either party for breach of the Contract are cumulative and may be exercised 
concurrently or separately, and the exercise of any one remedy shall not be 
deemed an election of such remedy to the exclusion of other remedies.  
1.49 
Conflict with Special Conditions  
In the event of any conflict between these General Conditions of Contract and 
any Special Conditions of Contract the terms of the Special Conditions of 
Contract shall prevail.  
1.50 
Headings  
Headings to Conditions are for convenience and shall not affect their 
interpretation.  
1.51   Law of Scotland  
All Contracts with Scotland Excel will be governed by the Law of Scotland and 
subject to the exclusive jurisdiction of the Scottish Courts.  
 
Additional General Conditions for Contracts including services.  
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 36 of 38 
 

 
1.52 
Contractor’s Personnel  
 
The Contractor shall provide full particulars as required by Scotland Excel of all 
persons who are or who may at any time be employed on the Contract.  The 
Contractor shall take all reasonable steps to avoid changes of staff performing 
the Contract and shal  provide Scotland Excel with one month’s written notice 
and full particulars of any proposed additional or replacement staff.  At any time, 
Scotland Excel may give notice to the Contractor that a person is not to be 
involved further with the performance of the Contract.  The decision of Scotland 
Excel regarding the Contractor’s personnel shal  be final and conclusive.  
 
The Contractor shall take all necessary steps to avoid unauthorised persons 
from gaining access to the Premises.  
1.53 
Performance of Service 
The Contractor shall perform its obligations:  
 
(a) in accordance with the terms of the Contract and each Purchase Order.  
 
(b) with appropriately experienced, qualified and trained personnel and with all 
due skill, care and diligence.  
 
(c)  in accordance with Good Industry Practice. 
 
(d) in complete and continuous compliance with the obligations relating to 
insurance.  
 
(e) in compliance with all applicable laws. and  
 
(f)  where applicable, with materials conforming with all terms of the Contract.  
1.54 
Management of the Service  
 
1.54.1  The Contractor shall properly manage and monitor performance of the 
Contract and shall inform Scotland Excel immediately if any aspect of 
the Contract is not or is not capable of being performed.  
 
 
1.51.2  The Contractor shall provide all the necessary facilities, materials and 
equipment and suitably qualified and experienced personnel to perform 
the Contract.  
1.55   Human Rights Act 1998  
 
1.55.1  The Contractor shall at all times comply with the obligations which are 
incumbent upon Scotland Excel as a “public authority” in terms of the 
Human Rights Act 1998 (“the 1998 Act”)  and of al  secondary 
legislation made under the 1998 Act .  
 
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 37 of 38 
 

 
1.55.2   The Contractor shall take all reasonable steps to ensure the 
observance of this clause by all servants, employees or agents of the 
Contractor and all subcontractors engaged by the Contractor.  
 
 
1.55.3  The Contractor shall indemnify Scotland Excel against all losses, costs, 
expenses & damages and shall keep Scotland Excel indemnified 
against all liabilities, demands, claims, actions or proceedings incurred 
as a result of an alleged breach of this clause by the Contractor. 
 
 
1.55.4  Scotland Excel may monitor the Contractor’s compliance with the 1998 
Act at periodic intervals during the performance of the Contract.  
 
 
1.55.5  Scotland Excel may wish to be provided with demonstrable evidence 
as to how the Tenderer intends to secure compliance with the 
provisions of the 1998 Act.  
1.56 
TUPE  
 
1.56.1  Without prejudice to the Contractor’s obligations under the Transfer of 
Undertakings (Protection of Employment) Regulations 2006  (“TUPE”) , 
at any time and within twenty (20) working days of being requested to do 
so by Scotland Excel, the Contractor shall fully and accurately disclose 
to Scotland Excel all “employee liability information” as  defined by 
TUPE.  
 
 
1.56.2  Scotland Excel shall be entitled to use this information for the purposes 
of TUPE and for the purposes of re-tendering.  Scotland Excel may 
include this information in any documentation for the re-tender and may 
share this information with any prospective provider of the services.   
 
 
1.56.3  The Contractor shall indemnify Scotland Excel against any claim or any 
liability arising from any deficiency or inaccuracy in the information that 
the Contractor is required to provide in terms of this Condition.  
 
 
1.56.4  The Contractor shall indemnify Scotland Excel and the Council in 
respect of all employee liabilities arising from his failure to perform and 
discharge his obligations under this Condition, in respect of any 
employees falling within the terms of TUPE and that for the period up 
to and including the date of expiry or termination of the Contract or the 
date of his ceasing to trade, whatever the case may be.  
General Conditions Of Contract  - Final V3.0 
Page 38 of 38