This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Spent'.

British Broadcasting Corporation Room BC2 B6 Broadcast Centre White City Wood Lane London W12 7TP  
Telephone 020 8008 2882 Email xxx@xxx.xx.xx 
Information Policy & Compliance 
Ms R Keane 
By email:  
14 November 2014 
Dear Ms Keane 
Freedom of information request – RFI20141766 
Thank  you  for  your  request  under  the  Freedom  of  Information  Act  2000  (“the  Act”)  dated  27th  October  2014 
requesting the following information:- 
1.  Could you tell me how much the BBC spent on purchasing alcohol between 1 October 2013 
and 26 October 2014 inclusive;  
2.  The names of companies that the BBC use to purchase Alcohol from;   
3.  Also could you tell me how much the BBC spent on purchasing flowers between 1 October 
2013 and 26 October 2014 inclusive;   
4.  The names of companies that the BBC purchase their flowers from. 
Response -  Questions 1 & 2, Alcohol 
The BBC has clear policies to ensure spend on hospitality is proportionate and we are always mindful 
that  we  are  spending  public money.  Production  teams  do  on  occasion  provide  hospitality  for  guests 
and presenters. 
BBC’s Expenses Policy 

It may be useful at the outset if we explain a little about how the BBC’s Expenses Policy applies to the 
purchase  of  alcoholic  refreshments.   Drinks  may  be  purchased  where  there  is  an  appropriate 
business  purpose,  for  example  at  award  ceremonies  or  to  celebrate  the  successful  completion  of  a 
series. The BBC has a rigorous expenses policy which has been progressively tightened and we are 
careful to ensure value for money.   
How the BBC purchases alcoholic refreshments 
The main way  in  which alcoholic refreshments can be ordered  is through a single  preferred supplier 
and the details provided in this response relate to this supplier.   

The  purchase  of  alcoholic  refreshments  can  also  be  arranged  through  the  BBC’s  providers  of  in-
house hospitality (for fully serviced events), by staff and claimed back via expenses (such as at award 
ceremonies)  or  charged  by  an  events  company  on  an  invoice.   We  estimate  that  these  sums  are 
significantly lower but to provide the cost via these routes would take more than two and a half days 
because  for  internal  hospitality  and  events  we  would  have  to  analyse  charges  to  extract  spend  on 
alcoholic  refreshments.   In  the  case  of  expenses,  this  would  require  detailed  analysis  of  claims.  
Under  section  12  of  the  Act  we  are  allowed  to  refuse  to  handle  the  request  if  it  would  exceed  the 
appropriate  limit.   The  appropriate  limit  has  been  set  by  the  Regulations  (S1  2004/3244)  as  being 
£450 (equivalent to two and half days work, at an hourly rate of £25). 
We are not obliged to supply information which relates to the BBC’s commercial subsidiaries, as they 
are not subject to the Act (see section 6(1) (b) (ii) of the Act).  However, we are not able to separate 
all  of  the  data  and  therefore  the  figure  below  include  costs  incurred  by  all  BBC  divisions  and 
commercial subsidiaries, therefore, not all of the costs disclosed were met through the licence fee. 
Production related information 
BBC  expenditure  on  alcoholic  refreshments  can  be  classified  as  non-production  related  ‘spend’  and 
production related ‘spend’.  Where the ‘spend’ is for production related purposes (e.g. in the case of 
an  end  of  series  party)  the  information  requested  falls  outside  of  the  scope  of  the  Act  because  it  is 
held  for  the  purposes  of  ‘journalism,  art  or  literature.’   Part  VI  of  Schedule  1  to  FOIA  provides  that 
information held by the BBC and the other public service broadcasters is only covered by the Act if it 
is held for ‘purposes other than those of journalism, art or literature”.  The BBC is not required by the 
Act  to  supply  information  held  for  the  purposes  of  creating  the  BBC’s  output  or  information  that 
supports  and  is  closely  associated  with  these  creative  activities  however  as  we  are  not  able  to 
separate  production  related  spend,  on  this  occasion  we  are  happy  to  volunteer  the  following 
information  which  would  normally  fall  outside  the  scope  of  the  Act.  The  information  disclosed, 
therefore contains non-production related and production related spend. 
The total spent on alcohol for the period 1st October 2013 to 26th October 2014 with the BBC’s single 
preferred supplier Majestic Wine PLC was £43,000.  
Response -  Questions 3 & 4, Flowers 
The BBC’s financial accounting and e-expense systems are not set up to capture and report in a way 
that  would  enable  us  to  retrieve  information  related  to  the  purchase  of  flowers  as  there  are  no 
accounting codes designated for this type of spend.  
Appeal Rights 
If you are not satisfied with this response of information which is covered by the Act, you have the right 
to  an  internal  review  by  a  BBC  senior  manager  or  legal  adviser.    Please  contact  us  at  the  address 
above, explaining  what  you  would like us to review and including  your reference number.  If  you are 
not  satisfied  with  the  internal  review,  you  can  appeal  to the  Information  Commissioner.    The  contact 
details are: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 
5AF, telephone 01625 545700 or see 
Yours sincerely 

Tracey Morris 
Head of Category Management 
BBC Procurement