This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Payments to contactors for repairs and maintenance works'.


This document has been classified as: Not Protectively Marked 
 
  
 
 
Iain Logan 
Date:           6th November 2014 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx
Our Ref:                FOI 14 14494 
 
 
 
 
 
 
Dear Mr Logan 
 
Freedom of Information Request 
 
I refer to your Freedom of Information Request received on 10th October 2014.  
 
Your Request 
   
Would you please provide me with details of total spending for repairs and maintenance 
with contractors for the following since February 2012 to-date? 
 
  Roofing works 
 
  Plastering works 
 
  Joinery works 
 
  Scaffolding works 
 
  Door canopies 
 
  UPVC Gutters / rainwater goods 
 
Please provide the same details separately for the above in connection with Decent Homes 
works covering the same dates as above? 
 
Each of the above should list the individual contractor and service which they provided and 
the total value paid to each contractor from February 2012 to date, listing total payment to 
each named contractor for Repairs and Maintenance and separately for Decent Homes 
works. 
 
   
 
Town Hall & Civic Offices 
Telephone:  0191 427 7000 
Westoe Road 
Fax No:  
0191 427 7171 
South Shields 
 
Tyne and Wear, NE33 2RL 
Website:  www.southtyneside.info 

This document has been classified as: Not Protectively Marked 
 
Council’s Response 
The Council does hold the information that falls within the description of your request; 
however we have decided to refuse your request under the section 12 exemption of the Act 
as it would exceed the appropriate cost threshold of the Act. 
The Council are not legally obliged to respond to requests for information which exceed the 
cost threshold of the Freedom of Information Act 2000 (FOIA). The appropriate limit as set 
out in Section12 of the Act is £450. This cost presents one person spending 2½ working 
days (i.e. 18 hours) in determining if the information is held and locating, retrieving and 
extracting the information for disclosure purposes.  
 
We estimate that to respond to your FOI request would involve substantial effort and a 
disproportionate exercise of trawling through manual and electronic records, thus exceeding 
the £450 limit. It is on this basis that your request is refused.   
 
Reason for refusal – and time estimate analysis  
 

When the Council does hold the information requested, but has decided to withhold 
providing information on the grounds of excessive time or cost, I have a duty to explain the 
efforts made by the Council to provide you with the information and explain the process and 
steps taken to make this decision. 
 
 
To respond accurately to your request would require retrieving the records of each 
individual repair / renewal request, then by section and order placed. As an example to try 
to fulfil your request, we initiated a search of records received via The South Tyneside 
Homes Responsive Repairs team only, and there were 3889 repair requests received for 
Sub Contracting works in the 2013/14 year, so if pro rata’d over the period requested would 
equate to approximately 9722 requests excluding separately placed Oracle payment 
system orders by this team. We would then have to analyse each record on an individual 
basis.  
 
We also have those raised via ST Homes Client teams, Planned Team (Including planned 
and one off replacement orders), and also the Asset team. It is difficult to accurately predict 
a labour timescale to locate and retrieve this data. However for repairs alone, we have 
estimated this would take a minimum of 4 days of one officer’s time, assuming it took one 
minute checking each record of transaction. 
 
Additionally, the Asset team have confirmed the length of time taken for plastering and 
joinery would require Quantity Surveyors to go through each individual stream of works to 
check costs and for the period requested would take a number of weeks not days. 
 
The information requested does not sits under a specific budget line that would allow easy 
data extraction in the format you have requested. For example, our systems are not set up 
in a format or budget specifically called ‘Plastering’ where all plastering works would be 
placed, costed and recorded. South Tyneside Homes has 120,000 job tickets per year 
alone for repairs which could contain some aspect of plastering along with other works 
completed. Plastering is then also carried out on Void jobs (which could be around 7,000 
job tickets per annum), Decent homes works, after one off rewires and heating installations, 
after one off kitchen installations and after structural and flooring works.  
 

This document has been classified as: Not Protectively Marked 
 
The same challenges would apply for Roofing and joinery works, which would all require a 
similar process.   
 
It is on this basis that I am satisfied that every effort has been made to try to provide 
the information you have requested within the allowable timescales, but I conclude a 
Section 12 exemption has been correctly applied to your request. 
 
Advice and assistance 
 
Under Section16 of the Freedom of Information Act we are obliged to provide advice and 
assistance, where appropriate when refusing information held on cost grounds.  
 
We therefore envisage that should you narrow the scope of your request to fall within the 
limit of the Act we may be able to reconsider your request. 
 
Copyright Procedure 
 
The information supplied to you continues to be protected by the Copyright, Designs and 
Patents Act 1988. You are free to use this information for your own purposes, including any 
non-commercial research you are doing and news reporting. Any other re-use of this 
information, for example commercial publication requires the permission of the Council as 
the Copyright holder. All re-use requests will be treated under the Re-Use of Public 
Information Regulation 2006. 
 
Internal Review Procedure  
 
If you are dissatisfied with the handling of this enquiry you can invoke the Council’s internal 
review procedures to ask for an independent review of your request. All such requests must 
be sent to us within 4 weeks and must clearly state in writing your reference number and 
your reasons for your request for internal review.  
 
The Information Governance Team can be contacted at the following address: Information 
Governance Team, Central Library, Prince Georg Square, South Shields, Tyne and Wear, 
NE33 2PE.  
 
Information Commissioner’s Office (ICO) 
 
Should you remain dissatisfied with the final outcome of the internal review process you can 
write to the Information Commissioner to ask for an independent review.The Information 
Commissioner is the Government’s Independent Body responsible for overseeing the 
Freedom of Information Act 2000, the Data Protection Act 1998 and the Environmental 
Information Regulations 2004. 
 
Please do note the ICO will only review cases that have exhausted the Council’s internal 
review procedures. All correspondence to the ICO must quote the Council’s reference 
number and your reasons for your appeal. 
 
The ICO’s contact details are as follows: Information Commissioner’s Office, Wycliffe 
House, Water Lane, Wilmslow, SK9 5AF. More information can be found on the ICO’s 
website at www.informationcommissioner.gov.uk. 
 
 

This document has been classified as: Not Protectively Marked 
 
If you have any further queries about this matter, please do not hesitate to contact us on 
(0191) 424 6539, or by emailing xxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
 
Paul Robinson 
Corporate Lead, Corporate Affairs