This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Public Rights of Way GIS Data'.



My ref: 
FOI 5554 
 
Your ref: 
 
Date: 
6 October 2015 
Contact: 
Dan Horrex – Corporate Information Manager 
 
Direct dial: 
0345 045 5200 
E Mail: 
[Cambridgeshire County Council request email] 
 
 
 
 
Customer Service and Transformation 
 
Corporate Director, Sue Grace 
Mr Robert Whittaker 
 
 
Information Governance Team 
By email: 
SH1001 
request-227357-
Cambridgeshire County Council 
[email address] 
Shire Hall 
 
Cambridge 
 
CB3 0AP 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
Dear Mr Whittaker 
 
 
Re: Internal review of request reference 5554 
 
Further to your email of 11 August 2015, I have completed my review of the handling 
of  your  request;  please  find  below  the  results  of  that  investigation.    I  shall  deal  with 
the technical handling and each of the points you have raised in your email.  Where 
reference is made to specific sections of legislation, you can find them appended to 
this letter for ease of reference. 
 
 
1,  Technical handling 
 
On 30 April 2015, you submitted the following request for access to information: 
 
“Could  you  also  confirm  (as  per  my  internal  review  request)  in  exactly  what  format 
and  to  what  precision  the  geographic  coordinates  are  stored  within  your  MapInfo 
files?" 
 
Since  you  talk  of  "grid  references",  would  I  be  correct  in  assuming  that  the 
coordinates are stored as numerical OSGB eastings and northings? If so what it the 
precision  used  --  do  you  store  figures  down  to  the  nearest  metre,  or  do  the 
coordinates  have  more  or  fewer  significant  figures  than  that?  Alternatively,  perhaps 
the coordinates are stored as WGS84 latitude and longitude values. If so, how many 
significant figures / decimal places are stored? 

 


 
One  final  question  (which  may  be  very  important  when  it  come  to  judging  the 
accuracy and completeness of the data) , can you confirm whether or not you include 
(a  derivative  of)  the  electronic  PRoW  data  you  hold  in  your  submissions  to  the 
National  Street  Gazetteer?  To  that  end,  can  you  please  provide  me  with  a  copy  of 
your 

most 
recently 
submitted 
Metadata 
Statement 
(i.e. 
http://www.thensg.org.uk/iansg/document.htm?targ=369)? “ 
 
In  this  instance,  the  Environmental  Information  Regulations  2004  (EIR)  permit  the 
dissemination of environmental information held by an authority on request. 
 
Regulation 2 of the EIR provides the definition of “environmental information”.  I have 
considered this definition and I am satisfied that the information you have requested 
falls within the definition of environmental information. 
 
Therefore, the information that you have requested was correctly dealt with under the 
EIR. 
 
Regulation  5(1)  of  the  EIR  contains  a  duty  to  make  environmental  information 
available on request and Regulation 5(2) provides that it must be done no later than 
twenty working days following receipt of a valid request. 
 
The Council issued its full response to you on 5 August 2015.  This was in breach of 
its obligations under the EIR and as such, your complaint is upheld. 
 
 
2.   I think it is quite obvious from my messages of 1st June, 10th June, 17th June and 
22nd  July,  that  I  am  not  happy  with  the  amount  of  time  it  took  you  to  respond. 
Accordingly  I  would  like  to  ask  for  a  formal  review  of  the  Council's  handling  of  this 
request.  I  trust  that  the  review  will  be  conducted  by  a  senior  official  outside  of  the 
teams  that  were  involved  in  handling  the  original  request.  I  also  trust  that  it  will 
address the  queries  I raised  on  22nd  July,  namely  to  provide an explanation  for  the 
delay and details of whether anyone was instructed not to respond to my messages. 
 
I  can  confirm  that  the  delay  that  you  have  experienced  has  been  in  part  due  to  the 
large  volume  of  requests  received  by  the  Information  Governance  Team,  in 
conjunction with some unexpected leave of officers who were able to deal with your 
request. 
 
I  can  also  confirm  that  at  no point  has any  officer  been  instructed not  to  respond to 
your messages. 
 
 
3.  Finally,  I  see  that  the  metadata  statement  that  you  provided  in  response  to  my 
request  is  dated  30/07/2015.  Could  you  please  also  send  me  a  copy  of  the  most 
recent version that existed at the time of my request (i.e. 30th April). If LSG updates 

 


are  submitted  monthly,  this  will  presumably  be  one  from  either  the  end  of  March  or 
the end of April 2015. 
 
Please  see  the  attached  document,  IR  APP,  for  a  copy  of  the  metadata  statement 
dated 28 April 2015. 
 
 
My  review  is  now  concluded;  if  you  continue  to  be  dissatisfied  with  decision  of  this 
complaints process, you may apply directly to the Information Commissioner (ICO) for 
a  decision.    The  ICO  can  be  contacted  at:  The  Information  Commissioner’s  Office, 
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF. 
 
Yours sincerely, 
 
 
Dan Horrex 
Corporate Information Manager 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


Appendix 1 – relevant legislation 
 
 
Environmental Information Regulations 2004 
 
Interpretation 
2.—(1) In these Regulations— 
 
“environmental information” has the same meaning as in Article 2(1) of the Directive, 
namely any information in written, visual, aural, electronic or any other material form 
on— 
 
(a) the state of the elements of the environment, such as air and atmosphere, water, 
soil, land, landscape and natural sites including wetlands, coastal and marine areas, 
biological diversity and its components, including genetically modified organisms, and 
the interaction among these elements; 
  
(b)  factors,  such  as  substances,  energy,  noise,  radiation  or  waste,  including 
radioactive  waste,  emissions,  discharges  and  other  releases  into  the  environment, 
affecting or likely to affect the elements of the environment referred to in (a); 
  
(c) measures (including administrative measures), such as policies, legislation, plans, 
programmes, environmental agreements, and activities affecting or likely to affect the 
elements  and  factors  referred  to  in  (a)  and  (b)  as  well  as  measures  or  activities 
designed to protect those elements; 
  
(d) reports on the implementation of environmental legislation;  
 
(e)  cost-benefit  and  other  economic  analyses  and  assumptions  used  within  the 
framework of the measures and activities referred to in (c); and 
  
(f) the state of human health and safety, including the contamination of the food chain, 
where relevant, conditions of human life, cultural sites and built structures inasmuch 
as  they  are  or  may  be  affected  by  the  state  of  the  elements  of  the  environment 
referred to in (a) or, through those elements, by any of the matters referred to in (b) 
and (c); 
 
 
Duty to make available environmental information on request 
5.—(1) Subject to paragraph (3) and in accordance with paragraphs (2), (4), (5) and 
(6) and the remaining provisions of this Part and Part 3 of these Regulations, a public 
authority that holds environmental information shall make it available on request. 
 
(2) Information shall be made available under paragraph (1) as soon as possible and 
no later than 20 working days after the date of receipt of the request.