This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Public Rights of Way GIS Data'.


 
Response to Request for Information 
 
Reference: 
4460 
Date:   
 
21 October 2014 
Type of request 
Environmental Information Regulations 
 
Rights of Way GIS Data 
 
 
I am writing to you to request information regarding the GIS data you hold on Public Rights of 
Way in Cambridgeshire. I see that you are able to produce an interactive visual representation 
of the County's Rights of Way in an online map at 
http://my.cambridgeshire.gov.uk/myCambridgeshire.aspx?MapSource=CCC/AllMaps&Layers=r
ow,row-TROs&tab=maps . The underlying data used to generate the images and pop-ups 
depicting/describing the Rights of Way on this map must presumably be held in a digital 
database or datafile somewhere. 
 
In this request I shall use the term "Rights of Way Database" to refer to this database or datafile, 
even though it may not be a traditional database. It may be that the same database holds more 
than just the Public Rights of Way data, in which cases, references to the "Rights of Way 
Database" should be taken to just refer to those parts or tables that hold Public Rights of Way 
data. 
 
In relation to this, I would like to request the following under FOIA/EIR as appropriate: 
 
1/ The name of database/file format used for your Rights of Way Database. (Here, I'm looking 
for an answer such as "a KML file", "a MySQL database", "an ARCInfo database with 
PostgreSQL storage".) If multiple  databases exist in more than one format, please list all of 
them. 
 
MapInfo table 
 
2/ A copy of the database definition / schema for your Rights of Way Database. (Depending on 
the format from 1, this could be a file specification, the relevant SQL table definitions, or simply 
a list of the tables, their relationships, and the fields they contain.) If it is not obvious from any of 
the field names what information they contain, please provide a brief description. 
 
3/ A full copy or data-dump of the information/data contained in your Rights of Way Database. 
(This should include, at a minimum, each Right of Way's name, parish, reference number, any 
internal ids, and the geographic/positional data necessary to define the route -- probably in the 
form of way segments and coordinates.) 
 
For your responses to 2 and 3 I have a strong preference for the data to be provided in a open 
and re-usable electronic form. 
 
A copy of the Rights of Way GIS table fields is attached in an Excel spreadsheet, providing 
notes where appropriate as to what the fields relate to. 
 
 
www.cambridgeshire.gov.uk

In respect of a data dump, we note that the Environmental Information Regulations relate to the 
disclosure of ‘information’ rather than specific documents or files. As highlighted on the attached 
spreadsheet, the majority of the information is already publicly available and easily accessible 
on our online map, with some of the non-published fields being set to the same value (again, as 
explained in the spreadsheet). Under Regulation 6(1)(b) we are not required to make the 
information available in another form or format, as specified by an individual requestor if the 
information is already publicly available and easily accessible to the applicant in another form or 
format.  
 
There are three fields that are not currently available and the information contained in these 
fields is exempt from disclosure as explained below. 
 
Information recorded under the ‘CCC_Maintainable’’ field and ‘Last checked’ field are excepted 
from disclosure under Regulation 12(4)(d) as they “relate to material which is still in the course 
of completion, to unfinished documents or to incomplete data”. These are internal note fields 
recorded as part of a Definitive Map Consolidation Review project. Whilst good progress has 
been made on this, the data recorded within the GIS fields is incomplete and a programme of 
work is currently ongoing with partner organisations to create a single accurate record. It is 
anticipated that the details relating to ‘CCC_Maintainable’ will be added to the online map when 
the work is complete and we can publish accurate data. 
 
The information recorded under the ‘CCC_Maintainable’ and ‘Last checked’ fields is also 
excepted from disclosure under Regulation 12(4)(e) as it involves the disclosure of internal 
communications. Information recorded in the  ‘Notes’ field is also excepted from disclosure 
under this Regulation. 
 
The ‘Notes fields’ is used by the team to make various notes for colleagues to refer to as part of 
their working practices. They relate to an array of different topics, from contact names and 
telephone numbers of gate key holders (which is personal information about these individuals), 
references to ongoing legal matters, and general internal reference comments (such as ‘see 
consolidation file’).  
 
The internal field entries by their very nature are often written in shorthand which would be 
understood by the teams but would not necessarily make any sense on their own otherwise 
without further clarification. Releasing the data could cause confusion in people misinterpreting 
what the notes say and clarifying these internal note comments could impose a significant 
burden on the authority. Providing such clarification for every individual entry as part of a 
request is likely to make such a request ‘manifestly unreasonable’ under Regulation 12(4)(b).  
 
It is important to note that under the Regulations we are obliged to disclose accurate 
information, which would make it extremely difficult to meet our EIR obligations by disclosing 
incomplete and inaccurate data with an array of caveats about its contents. 
 
There is some public interest in understanding the work undertaken in updating our records 
around Rights of Way; however disclosure of the internal note fields are unlikely to aid this 
process to any significant extent. 
 
We hope to complete the ‘CCC_Maintainable’ data soon, and do not believe it is in the public 
interest for an incorrect and incomplete list of this information to be made available before this 
point. Where there are individual queries on maintenance they can be researched and dealt 
  2

with as necessary; however releasing a complete list is likely to lead to people referring queries 
and complaints to the wrong organization, causing confusion and delaying the process of 
resolving the matter at hand. 
 
It should be noted that as we have looked at the ‘Notes’ data and concluded that it is exempt 
from disclosure under 12(4)(e) we have not gone on to identify each individual entry that may 
contain information covered by other exceptions (primarily Regulation 13 – personal data) at 
this stage.  
 
 
Information Governance Team 
SH1202 Cambridgeshire County Council  
Castle Hill, Cambridge, CB3 0AP 
Tel: 0345 045 5200 
Email: [Cambridgeshire County Council request email] 
  3