This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Tender Information in respect of short films made by One&Other TV: 'Enjoy The Ride' and 'Lendal Bridge traffic trial: A vision for Reinvigorating York''.


 
 
 
Customer & Business Support 
Services 
West Offices 
Station Rise 
 
York 
 
YO1 6GA 
 
 
Mr Paul S Cordock 
Tel: 01904 551550 
 
 
By Email 
Email:   xxx@xxxx.xxx.xx 
Ask for:   
Cath Murray 
Tel: 
 
554145 
Reference: 
CCF/3179 
 
 
 
 
Dear Mr Cordock 
 
Freedom of Information request:  Tender Information in respect of short 
films made by One&Other TV: 'Enjoy The Ride' and 'Lendal Bridge 
traffic trial: A vision for Reinvigorating York' 
 
Please see below the response to your enquiry under the Freedom of 
Information Act received on 12th August 2014 in which you asked us to 
provide the following information in relation to the above: 
 
1. 
Copies of tender documents; invitation to tender, and specification/ 
brief/ scope of services? 
 
Copies of tender documents are exempt under Section 41 of the Freedom of 
Information Act (2000) as it is information provided in confidence relating to 
contracts.  I can, provide details on the invitation to tender and 
specification/brief scope of service.  This is attached at Annex A. 
 
2. 
Names of all invited to tender, or who expressed an interest to tender? 
 
These details are exempt under Section 41 of the Freedom of Information Act 
(2000) as they were provided in confidence. Whilst we do understand there 
may be a public interest around contract issues and information regarding 
speed limits, it is not considered there is a wider public interest of people who 
applied for a contract or tender. 
 
3. 
Names of all who submitted tenders, and amounts of tenders (for each 
film)? 
 
 
Continued... 

-2- 
 
 
 
 
 
These details are exempt under Section 41 of the Freedom of Information Act 
(2000) as they were provided in confidence. Whilst we do understand there 
may be a public interest around contract issues and information regarding 
speed limits, it is not considered there is a wider public interest of people who 
applied for a contract or tender. 
 
 
4. 
Copies of the quotations by One&Other TV? 
 
This information is exempt under Section 43 of the Freedom of Information 
Act (2000) as it is very likely to prejudice the commercial interests of City of 
York Council.  Although there may be a public interest in knowing how City of 
York Council spends its budget, there is also a requirement in maintaining 
commercial interest and providing would be detrimental to the company and 
not in the wider public interest. 
 
 
5. 
Name of officer and/or committee responsible for the decision to 
procure these films? 
 
Implementation of City of York Council policy was delegated to the Head of 
Sustainable Transport Service. 
 
 
6.  Ditto, for the award of the tenders or acceptance of One&Other TV's 
quotation. 
 
 
Implementation of City of York Council policy was delegated to the Head of 
Sustainable Transport Service. 
 
 
7.  Copies of correspondence (emails/letters) involving/between the 
Twenty's Plenty national campaign organisation and the council, and 
Councillor Anna Semlyen. 
 
 
 
Continued... 

-3- 
 
 
 
 
 
These are attached at Annex B and C.  Personal information and the names 
of officers below Head of Service Level have been removed- this is 
highlighted within the text as XXXXX.  Individual email chains are separated 
by a solid line.  Email disclaimers have been removed to reduce the size of 
the document. 
 
 
8. 
If these films were not procured under a tender process, who made the 
decision to procure them, and under what powers/authority? 
 
Not applicable. 
 
If you are dissatisfied with our response you have the right to ask for a review 
of how your enquiry was handled and responded to.  This can be done by 
contacting us through xxx@xxxx.xxx.xx stating your reason(s) why you are 
dissatisfied, and we will pass this to the information governance team who 
deal with all reviews of how we have dealt with FOI enquiries.  If after they 
complete their investigation and reply to you with their findings, you still 
remain dissatisfied you can contact the Information Commissioner, contact 
details below: 
 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
Tel: 08456 306060 or 01625 545745 
Email: xxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
For and on behalf of  
City and Environmental Services