This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Minutes and agenda of governing body'.


 
 
Board of Governors meeting 
 
01 Minutes 8 October 2010  
 
13.30 – 17.00 
 
 
 
 
PRESENT: Andrew Collinson (AC); Ann Addison (AA); Nick Deacon (ND); Jo 
 
Fishley(JF); Martin Bradley (MB); Alison Gebert (AG); Lawrence Keen (LK); 
Carol Kirk(CK); Trevor Mepham  (TM); Sylvie Sklan (SS); Jon Syed (JS); 
Richa
  rd Temple (RT)  
Apologies: Kate Robertson 
 
1.       Minutes of 02/07/10 were approved and signed. 
 
2.       Actions 
from last meeting completed and signed off, except: 
summary of findings of performance review; sickness policy 
 
3.      Correspondence 

3.1 
Letter re: LA School Governors’ Year book 2011. DECISION: ask KR  
to order one copy  
3.2 
NAHT letter advising governors of the Association’s withdrawal of 
support for industrial action over SATs in 2010-11 
 
4.     Register of governors’ interests  

4.1 
AC’s wife no longer employed by SAH 
4.2 
AA’s husband is currently employed by SAH on a casual basis 
 
5.       Election 

5.1    Chair: SS was unanimously re-elected as Chair 
5.2    Vice-chair: AA + AC were unanimously elected as joint Vice-Chairs 
 
6.       Governance matters 
6.1 
Nick Deacon was formally welcomed as a new sponsor governor and 
member of the Finance Committee 
6.2 
Clarified: that a representative for the class representatives would be 
welcome to attend General Committee meetings again  
 
7.       Principal’s Report (circulated prior to meeting) 
71. 
AGREED: that the new format of the Principal’s report is very helpful 
and highlights where decisions from the Board are required.  
7.2 
APPROVED RETROSPECTIVELY: the implementation of staffing re-
structuring, subject to details being made available to the relevant 
committees.  
7.3 
APPROVED: the Vision and Aims statement, with the expectation that 
this agreed statement provides a definitive context for considering future 
strategic planning proposals. This statement should go on website.   
7.4 
APPROVED: the ‘Priorities for 2010-11’ as presented, subject to 
adding ‘volunteers’. 
7.5 
AGREED: not to take the Ofsted complaint any further following the 
Nov. 2009 Section 8 visit. 

 
7.6 
AGREED: to allocate £10,000 from start-up funds to support the 
development of 14+ accreditation routes in partnership with SWSF and 
Crossfields Institute. 
7.7 
APPROVED: the position paper on ‘Teacher Assessment at 14’ (as  
required by our Funding Agreement). TM to inform parents/carers about this 
by letter 
7.8 
The Board supported the Principal’s judgment made in favour of the 
child in an on-going child protection case. 
 
  
8.       Finance (report circulated prior to meeting) 
8.1 
APPROVED: authorisation process for the write-off of unpaid sales 
invoices as set out in Finance Report. 
8.2     REQUESTED: breakdown showing proportion of revenue budget spent 
on management as opposed to teaching. 
 
8.3 
 Bursar has produced a 3 year forecast. The small size of the school 
and the high staff:pupil ratio both contribute to the challenge of running the 
school within the revenue budget. The bursar will present the accounts to the 
next Board meeting on 10/12/10. 
8.4 
REQUESTED: circulate Finance Report annexes to all governors.  
8.5 
REQUESTED: clarify what can be carried over for how long into next 
financial year  
 
9.        Personnel (report circulated prior to meeting) 
9.1 
 The Board had supported in-principle staff re-structuring on the  
Visioning Day last May and had anticipated that they would consider the 
proposed re-structuring plan at a later stage. In the event, two colleagues 
have been appointed to take on additional responsibilities. The additional 
salary supplement of £3000 per post was approved as it was within budget. 
REQUESTED: that the Principal brings any proposed plan for further staff 
restructuring to the Board for approval; that he clarifies for the next Board 
the remit of the Strategic Planning Group.  
9.2   The eurythmy teacher is a new teacher and this is his first post. His 
teaching is being monitored. He is on a temporary contract until his work 
visa is processed.    
 
10.      Teaching & Learning (report circulated prior to meeting) 
10.1    At the recent meeting at DfE attended by TM and SS it was pointed 
out that the Secretary of State can exempt a school from any part of the 
education legislation under the Power to Innovate (Education Act 2002). 
AGREED:  to explore how this can be used to exempt us from the Section 5 
inspection regime, on the grounds that significant elements within Section 5 
are based on the national curriculum.  
10.2    Admissions: SAH’s proposed admission arrangements for 2011-12 
are still awaiting approval.  The lack of a decision particularly affects 
parents/carers of children in the school’s pre-statutory provision who still 
don’t know if ‘enrolment at the school’ is going to have priority over 
proximity when Year R places are allocated. SS to chase this with relevant 
parties in DfE. 
 
11.   Capital programme (report circulated prior to meeting) 
10.1   AGREED: Although slippage continues to be a worry, in the interests  
of maintaining good relations with the builders no action is being proposed at 
this stage. 
10.2  CONCERN: The temporary reception office has to serve also as the  

 
pupil first aid station and the accommodation will be inadequate once the 
weather worsens. The options urgently need to be considered. 
 
12.     General 
(report circulated prior to meeting) 
12.1   Governors continue to have a legal duty to ensure that the school  
administers SATs KS2 next May 2011. AGREED: In the event that during 
this school year, parents again insist that their children do not sit KS2 SATs 
and that alternative arrangements are made within the school for their 
children, as governors we acknowledge our legal responsibilities to ensure 
that the staff register all eligible pupils for these tests, send for and receive 
all the test papers and set up appropriate arrangements for the tests to be 
taken and supervised. 
12.2  APPROVED: Scheme of Delegation  
12.3  Review of website is being undertaken by Chris Adams of Fibbonacci 
Designs
 before a webmaster is appointed.  
12.3  New Prospectus expected 1st Nov 
 
10. 
AOB 
10.1  MB will circulate a report re his visit to classrooms 
10.2   Niki is updating all policies  
 
11. 
Date of next BG meeting 10 December 2010  
(9 December: supper + discussion with teachers) 
 
 
Summery of actions 

   
   Action   
By whom 
By when 

Summary of findings of performance review 
CH/Personnel  Before 10/12/10 

Absence and sickness policy 
Personnel 
Next P meeting 

Order one copy from LA of School Governors’ Year book 2011 
KR 
a.s.a.p. 

Ask Kate to up-load Vision and Aims statement onto website 
TM 
a.s.a.p. 

Add something to ‘ Priorities’ doc about volunteers 
TM 
a.s.a.p. 

Get some data on staff/pupil ratio in other Hereford schools 
JF 
10/12/10 

TM to clarify and reiterate  the Strategic Planning Group’s remit   TM 
10/12/10 

Circulate Finance Report annexes to all governors 
ND 
a.s.a.p. 

Clarify what can be carried over into next financial year  
WC 
10/12/10 
10  Chase DfE for decision on new over-subscription criterion  
SS 
Next week 
11  Options for action to improve the temporary Reception Office 
AC 
a.s.a.p.