This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Triangle Field Hungerford - inclusion in SHLAA'.





 7 April 2014 
Mrs Jan Giggins 
Strategic Support 
By email 
Council Offices 
Market Street  Newbury 
Berkshire  RG14 5LD 
Our Ref:  FoI/IR/2014/07 
Your Ref:   
Please ask for:  David Lowe 
Direct Line:  01635 519817 
e-mail:  
xxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Mrs Giggins, 
 
Request for a Review: Triangle Field Hungerford - inclusion in SHLAA 
 
You have requested an internal review of the Council's handling of your EIR 
request ‘Triangle Field Hungerford - inclusion in SHLAA’. 
 
In reviewing the handling of your request I have considered the information 
you have sought, the Council’s duties under the Environmental Information 
Regulations 2004, guidance issued by the Information Commissioner and the 
information already provided. I have also discussed this request with officers 
in the Planning service. 
 
In your initial e-mail of 29 January 2014, you asked for: 
 
1. All information held regarding the possible sale/acquisition of 
the Triangle Field. 
 
2. All information held regarding inclusion of the Triangle Field 
in the SHLAA. I am particularly interested to know who put the 
field forward ( the reference to the "owner" seems a little 
disingenuous, given that the Field is ( or was) owned by West 
Berkshire Council, and why they believed it would become available 
for development in 15 years time, given that the current lease to 
Hungerford Town Council ( from West Berkshire Council) has an 
option for a further 50 years extension. 
 
3. Any proposals for non-housing development on the Field. 
 
You will be aware that I have made a previous request about the 
Triangle Field (March 2013) including documents held at that time 
relating to a purchase enquiry from Hungerford Town Council. 
Documents were identified but refused due to the ongoing nature of 

Switchboard: (01635) 42400 
Document Exchan 1
 e: DX 30825 Newbury 
Minicom: (01635) 519001 
 
Website: www.westberks.gov.uk 

the discussions. Presumably these can now be released, preferably 
without redactions, together with any further information generated 
since.  

Sue Broughton provided some information, through a narrative, in response to 
questions 1 and 2 in her e-mail to you of 26 February 2014. In this e-mail she 
also advised, setting out the authority’s reasoning, that the Council was 
extending the time to answer the request (as allowed for under Section 17 of 
the Freedom of Information Act 2000) as it was considering the application of 
an exemption. 
 
On 5 March 2014 Ms Broughton then provided a substantive response. 
 
For question 1: 
 
•  copies of emails exchanges between West Berkshire Council. 
Hungerford Town Council and Carter-Jonas on the possible acquisition 
of the Triangle Field.  
•  the edited minutes of the Asset Management Group meetings held on 
12th June 2012, 17th September 2012 and 12th September 2013.  
 
Ms Broughton also advised that the authority was refusing the valuation terms 
of reference letter sent to Carter-Jonas and the valuation sent in return  and a 
single section of one sentence in the minutes mentioned above (17th 
September 2012) which also refered to valuation. The refusal was made 
under the provisions of S43(2) and Ms Broughton set out her reasons for 
applying the exemption. 
 
For question 2: 
 
•  a copy of the edited minutes of the Asset Management Group meeting 
held on 12th September 2013 at which this property was put forward.  
 
The content of this minute was explained in her email of 26 February 2014. 
 
In requesting a review you have stated that the Council should consider 
supplying 
 
a) information identified but not provided. 
 
(b) information identified but withheld in reliance on the s43 
exemption, 
 
(c) and possibly identifying and supplying further information: 
 
With regard to (a) Colin Broughton's email to David Small of 17th 
September 2013 refers to a proforma that he has to fill in and pass 
to Planning Policy. Please could you supply this. 
 
With regard to (b) I have consulted the following ICO guidance 


 

regarding S43. If I am interpreting the guidance correctly it says 
that the exemption only applies if the possibility of prejudice to 
commercial interests is 'not trivial' and if there is a significant 
risk of occurrence. 
 
http://ico.org.uk/for_organisations/guid... 
 
"f) What is the likelihood of the prejudice being caused? 
 
Deciding whether or not a particular disclosure would be likely to 
cause prejudice will often require the exercise of judgement. It 
will be necessary to judge, in other words, what may be the nature 
of the harm that would be caused and, also, the likelihood of that 
harm. While the “prejudice” that may be caused by disclosure may 
not be substantial, nor should it be completely trivial. As for 
likelihood, while prejudice need not be certain, there must be a 
significant risk rather than a remote possibility of prejudice." 
 
You have confirmed that there is a 50 year lease between West 
Berkshire Council and Hungerford Town Council on the Field, dated 
10 September 1992, with an option to renew for a further 50 years 
at a nominal rent. The documents disclosed also make reference to 
the sub-lease from Hungerford Town Council to the Rugby Club ( 
with 
15+ years outstanding). Taken together with the following 
statements extracted from the SHLAA the likelihood of negotiations 
with commercial developers arising in the foreseeable future, let 
alone being adversely affected by release of the information 
identified and withheld must surely be remote? 
 
"Availability: Owner indicates the site will be available in 
approximately 15 years." 
 
"Overcoming Constraints: A landscape assessment and heritage 
impact 
assessment would be required. The long term lease on the site 
would 
prevent the site coming forward in this plan period." 
 
(c) With regard to further information, please could you review: 
 
(i) whether there is any internal ( to WBC) correspondence relating 
to the formal submission of the Field for inclusion in the SHLAA ( 
eg between members of the Asset Management Committee and 
Planning) 
 
(ii) whether there is any information held about approaches from 
any other parties regarding purchase of the Field ( or part 


 

thereof) eg from community groups/developers/housing 
associations. 
 
(iii) the response to part (3) of my request which related to 
proposals for non-housing development on the Field and to which 
Ms 
Broughton has replied "none". I understand that a permitted 
development permission has been granted for the siting of a 
container at the entrance to the Field, and that Hungerford Town 
Council are now seeking to site two further containers there. The 
following minute refers: 
 
http://www.hungerford.uk.net/councilmain... 
 
13 Theatre Company siting of containers – The containers are 
currently sited on David Liddiard’s land under a temporary licence 
which runs out at the end of February. Cllr Crane proposed that 
HTC 
support the re-siting of the containers on the Triangle Field 
subject to lease agreement and permission from WBC, seconded by 
Cllr Benneyworth, 1 abstention, rest in favour. 
 
Please could you supply the permitted development permission/ 
correspondence. 
 
Finally, there has been a rumour circulating that there are 
proposals to build a road over the field to improve access to the 
Eastern edge of Hungerford and relieve congestion on Priory 
Avenue/Fairview Road and therefore unlock the development 
potential 
of various sites in this area. Does the Council hold any 
information on this? 
 
I am very conscious that Ms Broughton must already have spent 
considerable time providing her response, and that identifying, 
extracting, and publishing further information identified as a 
result of the clarification provided in this review request might 
take that time above the time/cost threshold of the FOI Act. If 
that is likely to be the case I would be grateful for the 
opportunity to select from a list of documents identified. 

 
My response to each aspect of your request for a review is set out below. 
 
Information identified but not provided. The Council has nothing further to add 
to the response provided by Ms Broughton in her e-mails to you of 26 
February 2014 and 5 March 2014. 
 

 

Reliance on the Section 43 exemption. I am satisfied that that the Council has 
appropriately applied the exemption in this case. 
 
Provision of further information. I can advise: 
 
•  The proforma referred to in Colin Broughton’s e-mail is enclosed. 
•  The internal correspondence relating to the formal submission of the 
field is enclosed. 
•  The matter of permitted development permission and correspondence 
you have previously raised with Planning Enforcement. You were 
advised on 15 January 2014 that the Local Planning Authority had 
determined that due to its size and capacity the siting of the structure 
for ancillary purposes did not constitute development requiring planning 
permission. For this reason the Council would not be pursuing the 
alleged breach of planning control further. 
 
As permission is not required, the Council consequently has no 
information to provide. 
 
•  Information such as that you seek on any proposal for a road to be 
built over Triangle would, in advance of any formal proposal, have 
been provided to the Council in confidence. As such the exemption 
as provided at Section 43(3) of the Freedom of Information Act 2000 
would be engaged and therefore the Council will neither confirm nor 
deny whether any information is held. 
 
I now believe that I have conducted the review you have requested. As you 
are aware, if you are not content with the outcome you have the right to apply 
directly to the Information Commissioner for a decision. The Information 
Commissioner can be contacted at: 
 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire  
SK9 5AF  
 
www.ico.gov.uk  
  

 


Yours sincerely, 
 
 
 
 
David Lowe 
Scrutiny and Partnerships Manager 
 
 
Enc.   
 
Proforma and correspondence 
Proforma acknowledgement