This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Artangel Heygate Artwork & Southwark Council'.

Page 1 of 2
Wannop, Laura 
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 
02 July 2013 12:57
To: 
Rees, Matthew
Cc: 
Abbott, Jon; 
Subject: Re: Artangel/Heygate
Dear Matthew, 
 
Thanks for these notes which are very helpful, and to all for a useful meeting yesterday. 
 
I am keen that things keep moving so, yes, I can make the meeting on Wednesday and we'll 
endeavour to press on other conversations as much as we can in the time before then. 
 
best, 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
On 1 Jul 2013, at 16:34, "Rees, Matthew" <[email address]> wrote: 
 
Good afternoon all, 
  
I thought this mornings meeting on the exciting Mike Nelson art installation was very helpful for 
all parties and raised issues for each to take away. 
  
The key actions that I noted are as follows: 
  
Artangel 
1) To liaise with 
 Treeworks regarding root protection requirements for those trees in 
close proximity to the site 
2) To re-examine the crane requirements and consider potential implications in terms of 
blocking Deacon Way and Crossway's Church access. 
3) To consider site security and fencing 
4) To appoint a production manager and progress work on contruction methodology, 
procurement and design issues 
5) To arrange a meeting between Squib and Lend Lease to discuss demolition methodology 
  
E&C Regeneration Team 
1) To confirm planning and building control requirements 
2) To prepare a land licence that will be issued to Artangel for the site. 
3) To arrange briefing with Cllr Veronica Ward (Culture and Leisure) and Cllr Fiona Colley 
(Regeneration) 
  
Lend Lease 
1) To provide demolition requirements to Artangel and also global minimum requirements for 
demo / construction works 
2) To share range of demolition tender costs for the block in question (not with contractor 
names) 
06/03/2014

Page 2 of 2
3) To meet with Squib and Artangel to discuss demolition methodology. 
  
Given the extremely tight programme that 
 and 
 are working to can I suggest we 
look to programme a further meeting or conference call towards the middle or end of next 
week? Would Wednesday 10th July be too soon to report back on above? 
  
Regards 
  
Matthew Rees  
Senior Project Manager  
Elephant & Castle Development Team  
London Borough of Southwark  
0207 5254926  
  
  
 
From: 
@artangel.org.uk]  
Sent: 28 June 2013 16:39 
To: Abbott, Jon; Rees, Matthew; 
 
Cc: 
 
Subject: Artangel/Heygate 
 
Apologies to all. The link to download the attachment is correct. But the document 
attached to my email was not. 
 
This is the right version, please disregard the previous attachment. 
 
 
 
The email you received and any files transmitted with it are confidential, may be 
covered by legal and/or professional privilege and are intended solely for the use of the 
individual or entity to whom they are addressed. If you have received this in error 
please notify us immediately. If you are not the intended recipient of the email or the 
person responsible for delivering it to them you may not copy it, forward it or otherwise 
use it for any purpose or disclose its contents to any other person. To do so may be 
unlawful. Where opinions are expressed in the email they are not necessarily those of 
Southwark Council and Southwark Council is not responsible for any changes made to 
the message after it has been sent.  
 
06/03/2014

Page 1 of 3
Wannop, Laura 
From: 
Rees, Matthew
Sent: 
12 August 2013 12:12
To: 
Subject: RE: From 
 Heygate
Good afternoon 

  
I have spoken with 
 regarding his current demolition costs. Lend Lease are a couple of weeks away from 
confirming their contractor however there is a preferred firm and in order to get things moving 
 is happy 
to share indicative costings for the pre-strip, asbestos and artex removal, plus final post-strip. He has 
informed me that this is coming in at approx £75k. 
  
He has asked that you provide your current indicative costings for the following: 
       Prestrip, asbestos removal including artex to ceilings  and then post strip. 
       Demolition of the “ Pyramid” down to top of ground floor and removing all the demolition materials 
offsite (post completion of project) 
 Are you able to share these figures so that we can start confirming whether this is still achievable and get 
cracking with preparation works? 
Speak soon 
  
Matt 
 
From: 
@artangel.org.uk]  
Sent: 09 August 2013 15:03 
To: Rees, Matthew 
Subject: Re: From 
 Heygate 
 
Matt, 
 
Sorry, I've just pick up on the bit about finances. 
 
We're asking our contractors to recost based on revised plans, but the total costs are not 
clear quite yet (that can remain my problem!) 
 
I think the best thing is for 
 as suggested in our meetings a while back -- to be 
upfront about the costings/tenders he has in. It is more than likely that our quotes are 
greater given the economies of scale and so the concern would likely be on our side about 
how we bridge the gap between what Lendlease's 'budget' might input and what Artangel 
will have to find. 
 
Do you think we can encourage him to do this, even while we're recosting (his figures don't 
depend on any of these changes either)? 
 
Does it make sense for any such in-principle financial arrangements to be written into the 
license? Or is that a separate Memo or agreement? (The latter would mean the license can 
just be a license, rather than anything else). 
06/03/2014

Page 2 of 3
 
I hope have a great weekend too. 
 
best wishes, 
 
 
 
On 9 Aug 2013, at 14:47, 
@artangel.org.uk> wrote: 
 
Thanks Matthew, that's all good to hear. 
 
More very soon. 
 
best,
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
On 9 Aug 2013, at 14:34, "Rees, Matthew" <[email address]> wrote: 
 
Thanks 
 
  
I am sitting down with my colleague Fahad Nakendo next week to draft a licence 
for circulation. We will use this plan however I will talk through potential issues 
regarding crane positions 
  
Have a good weekend and look forward to a further update on the projects 
progress. I know 
 is keen to hear about any prices that you have 
received for the soft strip and asbestos removal. Lend Lease are near finalising 
the appointment of their demolition contractor so I think we're in a good position to 
start discussing finances again 
  
Thanks 
  
Matt 
 
From: 
@artangel.org.uk]  
Sent: 08 August 2013 12:20 
To: Rees, Matthew 
Cc:
 
Subject: Re: From 
> Heygate 
 
Dear Matthew, 
 
We've reviewed the redline plan, and I think this is what makes sense to 
me. I hope I have correctly recalled where the security hut is and covered it 
(and nothing else that doesn't need to be covered: I think its the square at 
the top right of the red line area?), but if I have not please advise and we 
will refine accordingly. 
 
06/03/2014

Page 3 of 3
My assumption is it won't be a problem that our crane sits beyond the red 
line. It just doesn't quite make sense to draw it down the middle of the 
service road, but would hope that the license will allow for access to, from 
and around the demise (for both works traffic and public, eventually). 
 
Alex will be in touch regarding building control and CDM. 
 
best, 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
The email you received and any files transmitted with it are confidential, 
may be covered by legal and/or professional privilege and are intended 
solely for the use of the individual or entity to whom they are addressed. If 
you have received this in error please notify us immediately. If you are not 
the intended recipient of the email or the person responsible for delivering 
it to them you may not copy it, forward it or otherwise use it for any 
purpose or disclose its contents to any other person. To do so may be 
unlawful. Where opinions are expressed in the email they are not 
necessarily those of Southwark Council and Southwark Council is not 
responsible for any changes made to the message after it has been sent.  
 
 
06/03/2014

Page 1 of 2
Wannop, Laura 
From: 
Rees, Matthew
Sent: 
14 August 2013 14:29
To: 
'
Cc: 
Abbott, Jon
Subject: RE: Draft HoT's
Thanks for the feedback 

  
I know that 
 has been away on leave recently and only just returned to work. 
 mobile number 
is 
 so please try again with 

  
I may be seeing 
 this evening at a consultation event and wil  raise the below. I suspect that Lend Lease wil  
want to ensure the licence provides adequate cover in terms of securing vacant possession post project (as 
land wil  be transferred to themselves very soon after) and also assurances about the condition of the site post 
project. 
  
I wil  circulate the current draft to 
 and ask 
 to turn around comments quickly. From both Southwark's 
and Lend Lease's view point we would both like to know whether this is a ful y feasible project in terms of 
construction techniques, programme and also securing the necessary planning and building control approvals. 
Can I suggest we look to meet for another project team meeting next week? 
  
Matt  
  
  
  
 
From: 
@artangel.org.uk]  
Sent: 14 August 2013 13:09 
To: Rees, Matthew 
Cc: Abbott, Jon 
Subject: Re: Draft HoT's 
 
Dear Matthew, 
 
Thanks so much for these HoTs, which I've read. There are just a few minor corrections, but I don't 
see anything major to take issue with. I'm going to ask for a colleague to cast an eye too and will 
then send it back to you. 
 
I do wonder what we can expect Lendlease's concerns to be in respect of the paperwork. The 
simpler we can keep this the better as I think complex negotiations (particularly when it comes to 
bits of paper) can always bog things down. 
 
I'm trying to track down 
, not with success though, as I think contact with them at the 
appropriate level of seniority (ie getting this passed by anyone now who might otherwise later turn 
round and say no) to get in principle support and an understanding of the wider programme of 
interim activity they may have been discussing is really important. Having that clarity between us 
should really go hand in hand with finalising these details. 
 
So far no-one has mentioned anything else happening that is significant, cultural or otherwise, apart 
from the container studios. We do need to have a good overview so we can pitch this project right 
and make it feel singular and extraordinary. (Given the idea, there's every opportunity!) 
 
06/03/2014

Page 2 of 2
best wishes, 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
On 12 Aug 2013, at 16:38, "Rees, Matthew" <[email address]> wrote: 
 
Hi 
 
  
In order to get the process moving I have drafted up some initial Head of Terms for the land 
licence that we will issue to you. We will need to agree these HoT's with yourselves and also 
seek Lend Lease's input in to this. 
  
I thought it would be best if you could read the wording within this document and add any other 
conditions that you would like. Please can you track changes however so that I can clearly see 
your comments? Next step will be to let Lend Lease comment on the licence which in my 
experience can be an 'interesting' process as obviously they need to protect their interests in 
the long term. 
  
Once the attached HoT's are agreed my colleague Fahad will be able to produce a formal 
licence document for you to sign. 
  
Regards 
  
Matt 
  
  
The email you received and any files transmitted with it are confidential, may be 
covered by legal and/or professional privilege and are intended solely for the use of the 
individual or entity to whom they are addressed. If you have received this in error 
please notify us immediately. If you are not the intended recipient of the email or the 
person responsible for delivering it to them you may not copy it, forward it or otherwise 
use it for any purpose or disclose its contents to any other person. To do so may be 
unlawful. Where opinions are expressed in the email they are not necessarily those of 
Southwark Council and Southwark Council is not responsible for any changes made to 
the message after it has been sent.  
<Arts Angel_DRAFT HoTs.docx> 
 
06/03/2014

Page 1 of 3
Wannop, Laura 
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 
04 September 2013 16:51
To: 
Rees, Matthew
Cc: 
Nakendo, Fahad; 
Subject: Re: Draft HOT's v2
Dear Matthew, 
 
Thanks for starting this process with 
. All of this is very helfpul. 
 
I will turn my attention to the Heads of Terms as soon as I can so that we can ensure the license 
keeps moving even bearing in mind you are off on leave. 
 
I will also talk through the full range of information that is needed to support planning with 
 at 
my next catchup. 
 
From my extremely rough mapping of the redline area — though I'm certain we need something 
other what's attached to bear this out! — I'm sure that the site is less than .5ha in area and estimate it 
closer to 1/3ha. Plans show the footprint of the building as 21.4 x 19.6 so that's also well under 
1000m2.` 
 
best wishes, 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
On 4 Sep 2013, at 16:12, "Rees, Matthew" <[email address]> wrote: 
 
Hi 

  
I did speak with 
 about the phasing plan. She thought it best that you submit an amended 
phasing plan clearly showing the Art Angel site as part of phase one or two demo. 
  
This would not delay the determination date however I would suggest you ask DP9 to give 
planners a push to make sure they are on top of the application. 
  
Thanks 
  
Matt 
 
  
 
 
 
06/03/2014

Page 2 of 3
 
 
 
  
 
 
 
  
 
 
  
 
 
  
 Please consider the environment before printing this e-mail 
<image001.png> 
  
  
  
From: Rees, Matthew [mailto:[email address]]  
Sent: 04 September 2013 14:18 
To: 
 
Cc: 
; Nakendo, Fahad; Abbott, Jon 
Subject: Draft HOT's v2 
Importance: High 
  
<<Arts Angel_DRAFT HoT V2.docx>> <<boundary plan.pdf>> 
Hi 
 
Lend Lease have provided some comments on the draft HoT's documents and I have amended 
accordingly (tracked changes version attached). In order to agree this it would be great if your 
team could cast their eyes over the attached and let me know any comments. Once agreed my 
colleague Fahad will be able to produce the licence for you to sign and date accordingly. 
I have had a good conversation with 
 about the planning requirements for the 
temporary planning consent that will be required. Helen understood and supported the proposal 
however was keen for any submission material to clearly revert to the wider Heygate 
Regeneration and that this proposal sits within the interim use strategy. The documents that will 
need to be prepared are as follows: 
Design and Access Statement - providing details of the scheme design (post demo), how 
site will be accessed / secured, how staffed, what hours etc  
Planning statement - need to cover why a S106 contribution will not be provided as the 
scheme is not viewed has having any negative impacts to mitigate against. Also need to 
put the scheme in context to interim use strategy and also the Council's cultural 
objectives  
Tree protection strategy (use Lend Lease's)  
Elevations and drawings  
Planning application form that clearly states that you are seeking temporary planning 
consent (for 6 months perhaps) 
  
 did not think a detailed meeting with yourselves was required and that, once the material 
is prepared, I can sit with 
again to talk through documentation ahead of submission. 
Also we need to determine how large the site is. If the site is over 1ha it may be viewed as a 
06/03/2014

Page 3 of 3
major application (13 weeks), also if the footprint of the building itself is over 1000m2 it will be 
classified as a major application. I suggest we do what we can to avoid this. 
I am on leave from Monday onwards for two weeks. Hopefully we can talk through the above 
before I finish work on Friday 
Regards 
Matthew Rees  
Senior Project Manager  
Regeneration North Team  
London Borough of Southwark  
0207 5254926 
 
The email you received and any files transmitted with it are confidential, may be 
covered by legal and/or professional privilege and are intended solely for the use of the 
individual or entity to whom they are addressed. If you have received this in error 
please notify us immediately. If you are not the intended recipient of the email or the 
person responsible for delivering it to them you may not copy it, forward it or otherwise 
use it for any purpose or disclose its contents to any other person. To do so may be 
unlawful. Where opinions are expressed in the email they are not necessarily those of 
Southwark Council and Southwark Council is not responsible for any changes made to 
the message after it has been sent. 
The email you received and any files transmitted with it are confidential, may be 
covered by legal and/or professional privilege and are intended solely for the use of the 
individual or entity to whom they are addressed. If you have received this in error 
please notify us immediately. If you are not the intended recipient of the email or the 
person responsible for delivering it to them you may not copy it, forward it or otherwise 
use it for any purpose or disclose its contents to any other person. To do so may be 
unlawful. Where opinions are expressed in the email they are not necessarily those of 
Southwark Council and Southwark Council is not responsible for any changes made to 
the message after it has been sent. 
 
06/03/2014

Page 1 of 1
Wannop, Laura 
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 
06 September 2013 16:56
To: 
 Rees, Matthew
Cc: 
Subject: 
Re: ArtAngel - Demolition Phasing
Importance:  High
Attachments: boundary plan.pdf; ATT476618.htm
On this subject of the boundary, can I ask where the amendment of the redline on the plan came in? 
 
I originally suggest it connected and used the adjacent building on the west side as an existing 
boundary, and I still feel very strongly that this is a very good idea from a number of points of view. 
 
What might the reasons be for the suggested change? 
 
best wishes, 
 
 
06/03/2014

Page 1 of 1
Wannop, Laura 
From: 
Rees, Matthew
Sent: 
25 September 2013 12:57
To: 
'
Cc: 
'; Abbott, Jon; 
Subject: RE: Heygate
Hi 
 
  
Having spoken with Jon Abbott and 
 since my return my understanding on the financial agreement 
between LL / LBS / Artangel is as follows: 
  
1)
 
  
2) 
 
  
3) 
 
  
4) 
  
  
5) 
 
  
The subsequent payment process between Lend Lease and LBS is not really of concern for yourself. The key next 
step is agreeing with Lend Lease the extent of demolition works that you will be undertaking (residential block plus 
some garages / walkway) and then agreeing Lend Lease contribution for this. 
  
This can hopefully discussed and resolved at next weeks meeting. I await suggested dates from yourself - as 
previously mentioned Tuesday and Thursday are not the best for me 
  
Regards 
  
Matt 
 
From: 
[email address]]  
Sent: 24 September 2013 18:00 
To: Rees, Matthew 
Subject: Heygate 
 
Matt, 
 
Good to talk to you. I will clarify the timing of a visit on Thursday, and we'll revisit the conversation about 
a catchup on Monday. 
 
In the meantime, do email me regarding the money side of things. 
 
Thanks. 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
06/03/2014

Page 1 of 1
Wannop, Laura 
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 
27 September 2013 16:55
To: 
Rees, Matthew
Cc: 
Abbott, Jon
Subject: 
Re: Heygate
Attachments: RedLine_Clean.pdf; ATT827294.htm
Dear Matthew, 
 
Thanks for this clarification. 
 
If we can work out the arrangements for this, I'm sure this will work okay. If we're able to touch 
base with 
 on Monday and get a meeting on Wednesday at say 2pm, that would really help us 
to talk it through,. 
 
I think we'll just need to hammer out what form of agreement/letter they can give us to enable first 
phase (strip, asbestos, demolition of specific structures) to proceed in confidence we have a basis for 
recouping the agreed amount  and whether any form of staged payments could be envisaged for this 
phase one and, probably more signficantly, for a later phase two which, will be important for cash-
flow. 
 
In addition, I know that the license is in draft and awaiting LL review, but I want to ask you whether 
you'd consider something after my visit to site yesterday and in hopes that this will not delay further 
getting this in place. 
 
From a particular point of view (in fact in relation to filming) it would be extremely helpful if we 
could agree a modification to the redline boundary that was previously drafted to be agreed as per 
attached. I'm hopeful it makes no substantial difference to anyone, and that we can find a way to 
incorporate this. 
 
very best, 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
06/03/2014

Page 1 of 1
Wannop, Laura 
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 
17 October 2013 16:42
To: 
Rees, Matthew
Subject: plans, clarification
Dear Matt, 
 
From the advice you have been giving, do I take it that it will be advantageous to remove all 
extraneous info from the Tree Protection plan, in other words to provide a plan that shows detail 
only for the area of our demise? 
 
My intention is that this should be passed by Treeworks before submission. 
 
best, 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
06/03/2014

Page 1 of 2
Wannop, Laura 
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 
31 October 2013 16:37
To: 
Rees, Matthew
Subject: Re: Heygate
Dear Matthew, 
 
That's a figure of 
 inclusive. 
 
Thanks for your ongoing help in reaching a resolution to this. 
 
So there is a side agreeement between LL and LBS; and an amendment to our licence to reflect LBS 
arrangements to reimburse AA? 
 
And can I assume we able to start onsite on Tuesday under the currently agreed licence in any 
eventuality. Even though it is a potential risk for me not to have this side agreement in place and I 
would choose to have it done! 
 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
On 31 Oct 2013, at 16:14, "Rees, Matthew" <[email address]> wrote: 
 
Hi 

  
Our legal team believe that a simple side agreement between LBS and LL will address 
 
concerns regarding contractual arrangements. 
  
 
 
  
Matt 
  
  
 
From: 
@artangel.org.uk]  
Sent: 31 October 2013 14:34 
To: Rees, Matthew 
Subject: Heygate 
 
Dear Matthew, 
 
Can you just put me quickly in the picture on where we stand after your conversations 
06/03/2014

Page 2 of 2
with legal and others about licenses? 
 
best, 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
The email you received and any files transmitted with it are confidential, may be 
covered by legal and/or professional privilege and are intended solely for the use of the 
individual or entity to whom they are addressed. If you have received this in error 
please notify us immediately. If you are not the intended recipient of the email or the 
person responsible for delivering it to them you may not copy it, forward it or otherwise 
use it for any purpose or disclose its contents to any other person. To do so may be 
unlawful. Where opinions are expressed in the email they are not necessarily those of 
Southwark Council and Southwark Council is not responsible for any changes made to 
the message after it has been sent.  
 
06/03/2014

Artangel works
Page 1 of 2
Wannop, Laura 
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 
04 November 2013 11:31
To: 
Rees, Matthew
Cc: 
Subject: Re: Artangel works
Dear Matthew, 
 
Thanks for your note. 
 
We do have planned works starting from tomorrow, which involve site setup, fencing and so 
on. 
 is putting a call into 
today and will can ask for  an update on where things stand. 
 
We'll try and summarise this activity asap. 
 
best, 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
On 4 Nov 2013, at 09:54, "Rees, Matthew" <[email address]> wrote: 
 
Good morning 
  
I hope you had a good weekend. Please can you advise of any planned works / activities for 
tomorrow and remainder of the week? 
The council hope to secure vacant possession of the whole estate today however there is a risk 
that this could be delayed until Wednesday - hence information on your works, if any, would be 
much appreciated. 
If there are works planned for this week can you please advise of contractors / number of 
personnel etc  
Regards  
Matthew Rees  
Senior Project Manager  
Regeneration North Team  
London Borough of Southwark  
0207 5254926  
  
The email you received and any files transmitted with it are confidential, may be 
06/03/2014

Page 2 of 2
From: 
@artangel.org.uk>  
To: Rees, Matthew  
Sent: Mon Nov 04 11:30:54 2013 
Subject: from 
 heygate  
 
Dear Matt, 
 
I am sure you have a lot on, but can we find a time to have a chat today. When would 
suit? 
 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
The email you received and any files transmitted with it are confidential, may be 
covered by legal and/or professional privilege and are intended solely for the use of the 
individual or entity to whom they are addressed. If you have received this in error 
please notify us immediately. If you are not the intended recipient of the email or the 
person responsible for delivering it to them you may not copy it, forward it or otherwise 
use it for any purpose or disclose its contents to any other person. To do so may be 
unlawful. Where opinions are expressed in the email they are not necessarily those of 
Southwark Council and Southwark Council is not responsible for any changes made to 
the message after it has been sent.  
 
06/03/2014

Page 1 of 2
Wannop, Laura 
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 
04 November 2013 12:03
To: 
Rees, Matthew
Subject: Re: from 
> heygate
Hi Matt, 
 
Here's the advance warning then, no surprises 
 
1) to remind you of our intention to start onsite as of tomorrow (which you've clearly registered) but 
to check any issues 
2) to catch up on the situation with any license/financial undertakings as we commit to contracts, 
which is quite a pressing one for me 
3) to ask your opinion on newsletttering 
4) to touch base on planning application progress if any, and to talk to you about a detail of the app 
that I may need to address more clearly 
 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
On 4 Nov 2013, at 11:45, "Rees, Matthew" <[email address]> wrote: 
 
Hi 
 
 
Will be in office this afternoon - can you call at 4pm? Let me know key points and ill try best to 
have answers / update 
 
Matt  
 
"Southwark Council does not accept liability for loss or damage  
resulting from software viruses.  
 
The views expressed in this e-mail may be personal to the sender and  
should not be taken as necessarily representing those of Southwark  
Council.  
 
The information in this e-mail and any attached files is confidential  
and may be covered by legal and/or professional privilege or be  
subject to privacy legislation.  It is intended solely for the  
individual or entity to which it is addressed.  If you are not the  
intended recipient, the retaining,  distribution or other use of any  
transmitted information is strictly prohibited.  
 
E-mails are transmitted over a public network and Southwark Council  
cannot accept any responsibility for the accuracy of a message that  
may have sustained changes in transmission". 
 
06/03/2014

Artangel works
Page 2 of 2
covered by legal and/or professional privilege and are intended solely for the use of the 
individual or entity to whom they are addressed. If you have received this in error 
please notify us immediately. If you are not the intended recipient of the email or the 
person responsible for delivering it to them you may not copy it, forward it or otherwise 
use it for any purpose or disclose its contents to any other person. To do so may be 
unlawful. Where opinions are expressed in the email they are not necessarily those of 
Southwark Council and Southwark Council is not responsible for any changes made to 
the message after it has been sent.  
 
06/03/2014

Page 1 of 1
Wannop, Laura 
From: 
Rees, Matthew
Sent: 
06 November 2013 15:46
To: 
Cc: 
Subject: RE: from 
Hello 
 
  
Thank you very much for your patience with us on this matter and apologies for the delays / mixed message this 
week. 
  
I can confirm that the Council have now secured vacant possession of the whole estate today. We have increased 
our security over the next 48 hours and are reviewing the security strategy for the long-term which may well have 
implications on your scheme and its operation which we'll have to work closely on moving forward. 
  
I have spoken with Jon A and it is an extremely firm 'YES' to commencing works on Monday morning - however if 
there are any significant events / security breaches between now and Monday then of course we'll have to review 
accordingly however our increased security should certainly address this risk 
  
Best I can do I am afraid 
  
Matt  
 
From: 
@artangel.org.uk]  
Sent: 06 November 2013 15:12 
To: Rees, Matthew 
Cc: 
 
Subject: from 
 
 
Dear Matt, 
 
I hope all is okay. 
 
I called earlier, but thought I would email because I don’t want to hassle you while you have more 
important and pressing issues on your plate. 
 
Very briefly, can you help us with expectations in terms of the deferral of works, just to know at this point 
whether Monday is a) based on an agreed strategy or b) simply next best guess at a possible point at which 
the situation may change, but may equally move again. 
 
If you can keep 
and me in the loop (I am out of the office from tomorrow until Monday am) then at 
least we know we can in turn can keep Squibb apprised, and keep a clear line of communication in planning 
anything. 
 
Thanks. 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
06/03/2014

Page 1 of 1
Wannop, Laura 
From: 
Rees, Matthew
Sent: 
18 November 2013 12:09
To: 
'
Cc: 
Subject: RE: Heygate
Many thanks 
 
  
I have passed this list on to the security firm and have asked that they use this as a means to confirm who is 
authorised or not. Hopefully this procedure will be in place from tomorrow onwards. 
  
I'm hoping that the lease / funding position will be confirmed early this week 
  
Matt 
 
From: 
@artangel.org.uk]  
Sent: 18 November 2013 11:20 
To: Rees, Matthew 
Cc: 
 
Subject: Heygate 
 
Dear Matthew, 
 
I just want to recap on the conversation about security and let you know our plans. 
 
1> Squibb will have a proper pass system in place with a pass machine onsite this week. They will 
photographic passes for all operatives and regular attendees to site using this system 
 
2> In the interim, I have sent a list of all personal regularly accessing the site from both Artangel and 
Squibb sides, attached again. If your security could hold this and check attendees against it that would 
be helpful. 
 
3> I have put in place a temporary pass to Artangel staff requiring access. This will become defunct 
once we start using Squibb’s system. 
 
4>  Security are welcome to have my mobile number in case of queries. 
 
Though I have not been in the office this morning I will be checking in today by phone on the 
progress of the various arrangements in terms of site set-up and so on. 
 
best, 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
 
06/03/2014

Named Squibb Operatives
Squibb
Squibb
Squibb
Squibb
Squibb
Squibb
Named Squibb Site Visitors
Squibb
Squibb
Squibb
Squibb
Arctec Structures
Named Artangel Project staff
McLennan
McLennan
Artangel
Artangel
Artangel
Artangel
Artangel
Artangel
Atelier One
Atelier One

Page 1 of 2
Wannop, Laura 
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 
05 December 2013 13:34
To: 
Rees, Matthew
Subject: Re: documentation
Matt, 
 
Thanks, that’s really helpful. 
 
Is there any way you’d let me use one of our own fabricators? (Even then we’d still have to keep it 
to two visits, I reckon.) 
 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
On 5 Dec 2013, at 11:43, Rees, Matthew <[email address]> wrote: 
 
Hi 

  
It certainly is worth considering. The only issue is the cost of providing you access which 
involves a welder removing secured plates throughout the property. A few hundred pounds 
worth of work - if this was only required twice (to install and then remove camera) it would be 
good however if you need regular access then it could get expensive. 
  
Let me know thoughts and come back to me 
  
Matt 
 
From:
@artangel.org.uk]  
Sent: 05 December 2013 11:11 
To: Rees, Matthew 
Subject: documentation 
 
Dear Matthew, 
 
This may be a long shot, but it is definitely worth asking, I think. 
 
I think block immediately adjacent to ours, Marston, isn’t currently being stripped by 
Keltbray but I’m not sure what its status is as far as Lend Lease activity is concerned. 
 
I mention it because I am wondering if we might be able to get access to mount a 
camera on it, perhaps on the roof, if not within a flat on the top floor, looking down on 
our block. This would be timelapse photography. The question of how long we could 
06/03/2014

Page 2 of 2
leave it there (before the memory card fills, or we need to check it, or just bring it 
down) is something I’d have to think about if it was possible (obviously we can’t be 
reopening every week). 
 
Do you think something along these lines might be possible?  
 
 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
The email you received and any files transmitted with it are confidential, may be 
covered by legal and/or professional privilege and are intended solely for the use of the 
individual or entity to whom they are addressed. If you have received this in error 
please notify us immediately. If you are not the intended recipient of the email or the 
person responsible for delivering it to them you may not copy it, forward it or otherwise 
use it for any purpose or disclose its contents to any other person. To do so may be 
unlawful. Where opinions are expressed in the email they are not necessarily those of 
Southwark Council and Southwark Council is not responsible for any changes made to 
the message after it has been sent.  
 
06/03/2014

Page 1 of 1
Wannop, Laura 
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 
13 December 2013 09:47
To: 
; Rees, Matthew
Subject: Re: Art Angel - Photography?
Okay, I'm in the picture but not happy that this took place without discussion. This will not repeat. 
 
Matt I am onsite at 10.30 and will call you. 
 
 
 
 
 
 
Artangel 
www.artangel.org.uk 
 
 
 
   
  
 
 
  
 
 
  
  
  
 
 
 
  
 Please consider the environment before printing this e-mail 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
06/03/2014

Page 1 of 1
Wannop, Laura 
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 
17 December 2013 17:12
To: 
Rees, Matthew
Subject: Re: heygate
On Part I, absolutely assured that the appropriate precautions will be used and no work will be done 
in high risk weather conditions. 
 
Rob 
 
 
 
 
Artangel 
31 Eyre Street Hill 
London EC1R 5EW 
 
 
@artangel.org.uk 
 
 
On 17 Dec 2013, at 16:55, Rees, Matthew Rees wrote: 
 
Hi 
 
  
More than happy for you to go back to Marston - can you please provided assurances regarding 
healthy and safety. I don't want to read about anybody falling off the roof as it did come as a 
surprise when you told me you had gone right to the top of the building. Obviously with 
impending high winds over coming 48 hours I would request that you do not go on to the roof in 
high risk conditions 
  
I have just tried to find the case officer for a quick update but appears she is out of the office 
today. I'll try to catch her tomorrow and provide you with a better picture - my understanding 
was that the report would be signed off by the end of this week. This does not mean that the 
decision will be uploaded immediately so there certainly should be a healthy window for you / 
LBS to prepare comms 
  
Matt 
  
 
06/03/2014

Wannop, Laura
From:
Rees, Matthew
Sent:
06 January 2014 14:45
To:
Cc:

Abbott, Jon
Subject:
RE: Heygate
hI 
- apologies but I have double booked Jon tomorrow morning. Would it be possible to meet a little 
later at 11.30am? 
-----Original Message-----
From: 
@artangel.org.uk]
Sent: 06 January 2014 14:42
To: Rees, Matthew
Cc: Abbott, Jon
Subject: Re: Heygate
Matthew,
I've asked 
if he would join us too. 
See you tomorrow.
best
On 6 Jan 2014, at 13:38, "Rees, Matthew" <[email address]> wrote:
> Perfect - see you then

> -----Original Message-----
> From: 
@artangel.org.uk]
> Sent: 06 January 2014 13:41
> To: Rees, Matthew
> Cc: Abbott, Jon
> Subject: Re: Heygate

> Matt,

> I can come to Tooley Street at 10am tomorrow?



> On 6 Jan 2014, at 13:33, "Rees, Matthew" 
> <[email address]>
> wrote:

>> Hello 
,
>> 
>> Happy new year and good to hear from you. Having spoken with 
 
>> this

>> morning I know his preference would be for the Squibb demo contract 
>> to

>> be continued through to site clearance as previously agreed. I do not 
>> think there is any specific benefit of meeting with 
 at this 
>> stage

1

>> as the Lend Lease input was provided prior to works commencing.
>> 
>> I think it would be best if yourself, Jon and I were to meet asap 
>> this

>> week to discuss next steps. It would be great to know exactly where 
>> Squibb have got to in terms of programme /works completed to date, 
>> and

>> also the current budget position so that we can consider next steps.
>> 
>> Jon and I can meet any time tomorrow up until 3.30pm. Is there any 
>> chance that you could come down to our offices?
>> 
>> Hopefully see you tomorrow
>> 
>> Matt
>> 
>> -----Original Message-----
>> From: 
@artangel.org.uk]
>> Sent: 06 January 2014 13:10
>> To: Abbott, Jon; Rees, Matthew
>> Subject: Heygate
>> 
>> Dear Jon, Dear Matthew,
>> 
>> As you know, I have made plans that incorporate the demolition to 
>> slab

>> level of the block 61-72 Chearsley as part of our proposed project.
>> 
>> It seems to me that it may be advantageous to all parties if we were 
>> to see through the contract we have put in place to undertake those 
>> demolition works as planned. It would of course be good to resolve 
>> and

>> formalise this because we are halfway through some processes and have 
>> standing plant onsite.
>> 
>> I'm happy to discuss this on Thursday if you want to incorporate it 
>> into a standing meeting with 
. Please let me know the time.
>> 
>> best, 
>> 
>> The email you received and any files transmitted with it are
> confidential, may be covered by legal and/or professional privilege 
> and are intended solely for the use of the individual or entity to 
> whom they are addressed.
>> 
>> If you have received this in error please notify us immediately.
>> 
>> If you are not the intended recipient of the email or the person
> responsible for delivering it to them you may not copy it, forward it 
> or otherwise use it for any purpose or disclose its contents to any 
> other person. To do so may be unlawful.
>> 
>> Where opinions are expressed in the email they are not necessarily
> those of Southwark Council and Southwark Council is not responsible 
> for any changes made to the message after it has been sent.
>> 

2



> The email you received and any files transmitted with it are confidential, may be covered by legal and/or 
professional privilege and are intended solely for the use of the individual or entity to whom they are 
addressed.

> If you have received this in error please notify us immediately.

> If you are not the intended recipient of the email or the person responsible for delivering it to them you 
may not copy it, forward it or otherwise use it for any purpose or disclose its contents to any other person. 
To do so may be unlawful.

> Where opinions are expressed in the email they are not necessarily those of Southwark Council and 
Southwark Council is not responsible for any changes made to the message after it has been sent.

3