This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'SPSO recommendations and organisational responses'.


Scottish
Public
Services
Ombudsman
Your Information
Rights & SPSO
By law, everyone has certain rights in relation to recorded information held by public authorities.
The SPSO and other public authorities must comply with information laws. This leaflet tells you
about the information laws that apply in Scotland and about your rights in relation to recorded
information held by the SPSO.

> The Scottish Information Commissioner is
Information law
responsible for enforcing and promoting the right to
The SPSO must comply with the fol owing information laws:
access recorded information, such as paper or
> The Freedom of Information (Scotland) Act 2002
computer documents, held by Scottish public
provides you with a right of access to recorded
authorities, created by the Freedom of Information
information we hold, subject to certain exemptions.
(Scotland) Act 2002 and the Environmental
Information (Scotland) Regulations 2004, both of
> The Environmental Information (Scotland)
which came into force on 1 January 2005.
Regulations 2004 separately provide a right of
access to the environmental information we hold,
subject to certain exceptions.
SPSO Publication Scheme
The Freedom of Information (Scotland) Act 2002 requires
> The Data Protection Act 1998 ensures that we
that al Scottish public authorities maintain a publication
manage your personal information properly, and
scheme. A publication scheme sets out the classes of
provides you with important rights, including the right
information that a public authority routinely makes
to know what personal information we hold about
available.
you, to access that information, to prevent the
processing of that information if it is likely to cause
Our guide to the information we make available
unwarranted damage or distress, and the right to
through our publication scheme is on our website at
correct the personal information we hold about you
www.spso.org.uk/foi. Most listed information is available
that is wrong. Again, these rights are subject to
online, and many items can be accessed via the classes
certain exemptions.
of information section of the website. You can also
browse around our website for information.
Information Commissioners
If the information you require is not available on our
website, but is listed information in our publication
Scotland’s information rights are enforced and protected
scheme, we wil normal y be able to send it to you by
by two commissioners. In relation to information held by
email or by post. On the other hand, if the information you
SPSO:
require is not listed in our publication scheme, we may stil
> The UK Information Commissioner’s Office
be able to provide it and you should let us know what you
enforces and oversees the Data Protection Act 1998,
are looking for. Page 2 gives details of how to make an
promoting data privacy for individuals.
information request to SPSO.
page 1
www.spso.org.uk/foi

How to ask us for
Information we can’t
information
give you
1
Requests for information should normal y be
The SPSO aims to be as open as possible.
made in writing. You can phone us to discuss
However, we can withhold information if we
your request, though we may ask you to
consider that its disclosure may fal within one
confirm your request in writing before it is
of the exemptions or exceptions contained in the
progressed. You can make a request to us in
Freedom of Information (Scotland) Act 2002, the
any recorded format e.g. by post, voicemail,
Environmental Information (Scotland) Regulations
through our website using our online contact
2004 or the Data Protection Act 1998.
form or by email.
We wil tel you if any information is withheld and
2
Please address your request to the Freedom
explain why it cannot be disclosed. In some cases,
of Information/Data Protection Officer at the
where some information is to be withheld in a
SPSO (contact details on page 4) and include
document, we may provide copies with the
your name, address and details of the
withheld information edited out.
information you require. It is helpful to include
Information may be withheld, if, for example, there
your email address or phone number so we
is a risk that its disclosure would:
can contact you for clarification if necessary.
breach the law of confidentiality;
3
We wil respond to requests for information
harm an organisation’s commercial interests;
promptly and in any case, within 20 working
endanger the protection of the environment; or
days and, for requests for your personal
information, within 40 calendar days.
cost over £600 to process.
4
Certain types of information may be
Information may also be withheld if it is another
more easily viewed at our office. If this is the
person’s personal information and its release would
case we wil contact you fol owing a request
breach their data protection rights.
to discuss your requirements and make
Information about SPSO investigations
suitable arrangements.
Under our legislation, SPSO investigations must be
Charging
conducted in private, and information obtained in
respect of a complaint to our office can only be
Most requests are dealt with for free. If a fee is
disclosed in very specific circumstances.
applicable we wil let you know this when we
receive your request.
page 2


Unhappy with our response?
Scottish Information Commissioner
Kinburn Castle

If you are unhappy with how your request for information
Doubledykes Road
has been handled, you have a legal right under the
St Andrews
Freedom of Information (Scotland) Act 2002 to ask for a
Fife
review from the SPSO. If you remain unhappy with the
KY16 9DS
review response from the SPSO, you have a legal right to
appeal to the Scottish Information Commissioner.
Tel: 01334 464610
Fax: 01334 464 611
> Right to request a review under the Freedom
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx
of Information (Scotland) Act 2002
If you have waited for 20 working days and have not
Further details about your general rights to access
received a response, or if al or part of your request for
recorded information including guidance on how to
information is refused and you disagree with our reasons
make a request, and how to appeal to the commissioner,
for withholding the information, or you think that any
can be found on the commissioner’s website at
charge made in connection with the supply of information
www.itspublicknowledge.info/yourrights
is unfair, you have a right under the Freedom of
Information (Scotland) Act 2002 to request a review.
If you wish to exercise this right, you should write to the
Director of Corporate Services at the SPSO (contact
details on page 4) to request a review within 40 working
days after the end of the 20 working day period for
responding to your request, or fol owing receipt of our
response.
In your request for a review you must provide your name
and address for correspondence. You must also tel us
the aspect of the handling of your request that you are
unhappy with.
> Right of appeal to the Scottish Information
Commissioner
If we do not respond to your request for a review within 20
working days, or if you are dissatisfied with the outcome
of the review carried out by the SPSO, you have a right to
appeal to the Scottish Information Commissioner who
enforces the Freedom of Information (Scotland) Act 2002.
If you wish to do so, you must appeal to the Scottish
Information Commissioner within six months after the end
of the 20 working day period for responding to your
request for review, or fol owing receipt of the SPSO
review notice.
page 3


Data protection complaint
If you have written to the SPSO requesting details of the personal information we hold about you and have
not received a response within 40 calendar days, or you have not received what you think you should have,
or if you are not satisfied with our response to any other data protection problems you have raised, you can
write to us and ask for a review.
If you wish to do this, you should write to the Director of Corporate Services at the SPSO (contact details
below) within 40 working days of receipt of our initial response (or of the date by which we should have
responded to you).
In your request for a review you should provide your name and address for correspondence.
You should also tel us what it is that you are unhappy with.
If we are unable to solve the problem, the UK Information Commissioner may be able to help.
See contact details below.
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Tel: 0303 123 1113 or 01625 545745
Fax: 01625 524510
Email: xxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx
Further details about your rights in relation to information that is held about you and the functions of the UK
Information Commissioner can be found on the commissioner’s website at www.ico.gov.uk
Scottish
Public
Services
Ombudsman
Advice line freephone: 0800 377 7330
Address: 4 Melville Street, Edinburgh, EH3 7NS
SPSO information: www.spso.org.uk
SPSO complaints standards: www.valuingcomplaints.org.uk
Mobile site: http://m.spso.org.uk/
Online contact form: www.spso.org.uk/contact-form
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