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IN COMMERCIAL CONFIDENCE 
 
 
 
 
 
Lancashire Superfast Broadband Project  
 
 
SCHEDULE 6.3 
DISPUTE RESOLUTION 
PROCEDURE 
 
 
 
 
 
 
 
Schedule 6.3: Dispute Resolution Procedure 
325 
 

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CONTENTS 

BACKGROUND 
327 

NOTICE OF DISPUTE 
327 

COMMERCIAL NEGOTIATIONS 
328 

MEDIATION 
329 

ARBITRATION 
333 

URGENT RELIEF 
334 
 
 
   
Schedule 6.3: Dispute Resolution Procedure 
326 
 

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SCHEDULE 6.3 – DISPUTE RESOLUTION PROCEDURE 
1. 
BACKGROUND 
This  Schedule  6.3  sets  out  the  Dispute  Resolution  Procedure  for  the 
purpose of this Contract. 
2. 
NOTICE OF DISPUTE 
2.1 
The Dispute Resolution Procedure shall  commence  with the service  of 
a Notice of Dispute by either Party on the other Party.   
2.2 
The Notice of Dispute shall: 
2.2.1 
set out the material particulars of the Dispute; 
2.2.2 
set out the reasons why the Party serving the Notice of Dispute 
believes that the Dispute has arisen; 
2.2.3 
subject  to  paragraph  2.6,  elect  whether  the  Dispute  should  be 
dealt  with under the Standard Dispute  Resolution  Timetable  or 
the Expedited Dispute Resolution Timetable; and 
2.2.4 
if  the  Party  serving  the  Notice  of  Dispute  believes  that  the 
Dispute  should  be  dealt  with  under  the  Expedited  Dispute 
Resolution Timetable, explain the reason why. 
2.3 
Unless agreed otherwise in writing, the Parties shall continue to comply 
with  their  respective  obligations  under  this  Contract  regardless  of  the 
nature  of the Dispute  and notwithstanding the referral  of the Dispute to 
the Dispute Resolution Procedure. 
2.4 
Subject  to  paragraph  3.5,  the  Parties  shall  seek  to  resolve  Disputes 
firstly by commercial negotiation (in accordance with paragraph 3), then 
by  mediation  (in  accordance  with  paragraph  4)  and  lastly  subject  to 
paragraph  4.11,  by  recourse  to  arbitration  (in  accordance  with 
paragraph 5) or litigation if either Party seeks urgent injunctive relief.  
2.5 
The time periods set out in the Dispute Resolution Timetable shall apply 
to  all  Disputes  unless  the  Parties  agree  that  an  alternative  timetable 
should apply in respect of a specific Dispute. 
2.6 
The  Parties  may  only  agree  to  use  the  Expedited  Dispute  Resolution 
Timetable  in  exceptional circumstances  where the  use  of the Standard 
Dispute  Resolution  Timetable  would  be  unreasonable,  including  (by 
way of example) where one Party would be materially disadvantaged by 
a  delay  in  resolving  the  Dispute.    If  the  Parties  are  unable  to  reach 
agreement  on  the  use  of  the  Expedited  Dispute  Resolution  Timetable 
within five (5) Working  Days  of the issue  of the Notice  of Dispute then 
the use of this timetable shall be at the sole discretion of the Authority. 
 
Schedule 6.3: Dispute Resolution Procedure 
327 
 

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2.7 
If at any point it becomes clear that an applicable deadline set out in the 
Dispute Resolution Timetable cannot be met or has passed, the Parties 
may  agree  in  writing  to  extend  the  deadline.    Any  agreed  extension 
shall have  the  effect  of delaying start  of the subsequent stages set  out 
in  the  Dispute  Resolution  Timetable  by  the  period  agreed  in  the 
extension. 
3. 
COMMERCIAL NEGOTIATIONS 
3.1 
Subject to  paragraph 3.5, the Parties shall use reasonable  endeavours 
to  settle  any  Dispute  between  them  as  soon  as  possible  through 
commercial negotiation conducted  in good faith and in accordance with 
the procedure set out in this paragraph 3. 
3.2 
The Parties shall refer the Dispute to the Level 1 representatives set out 
in  the  table  below,  who  shall  meet  as  soon  as  practicable  after  the 
service  of  the  Notice  of  Dispute  but  in  any  event  within  ten    (10) 
Working Days.   
3.3 
If the Dispute cannot be resolved  by  the  Level 1 representatives  within 
the  relevant  time  period  specified  in  the  Dispute  Resolution  Timetable, 
or  within  any  other  period  agreed  by  the  Parties,  the  Dispute  shall  be 
referred  to  the  Level  2  representatives  set  out  in  the  table  below  for 
resolution,  who  shall  meet  within  ten  (10)  Working  Days  after  such 
referral,  or  such  other  period  as  the  Parties  may  agree,  in  order  to 
attempt to resolve the Dispute. 
Level 
For the Authority 
For the Partner 
Level 1 
Authority Representative  
Partner Representative  
Level 2 
The 
Authority's 
 
Chief  The Partner's Programme 
Executive  
Sponsor – Corporate 
Director 
 
3.4 
Any  resolution  reached  during  commercial  negotiations  shall  not  be 
legally binding until it has been documented in writing and signed by, or 
on  behalf  of,  the  Parties  and  in  accordance  with  the  Change  Control 
Procedure where changes to this Contract are required. 
3.5 
If  either  Party  is  of  the  reasonable  opinion  that  the  resolution  of  a 
Dispute  by  commercial  negotiation,  or  the  continuance  of  commercial 
negotiations,  shall  not  result  in  an  appropriate  solution  or  that  the 
Parties  have  already  held  discussions  of  a  nature  and  intent  (or 
otherwise  conducted  in  the  spirit)  that  would  equate  to  the  conduct  of 
commercial negotiations in accordance with this paragraph 3, that Party 
shall serve  a  written notice to  that  effect  and the  Parties shall  proceed 
to mediation in accordance with paragraph 4. 
 
Schedule 6.3: Dispute Resolution Procedure 
328 
 

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4. 
MEDIATION 
4.1 
In the  event that  a Dispute between the  Parties cannot  be resolved by 
commercial  negotiation  in  accordance  with  paragraph  3  the  Parties 
shall  attempt to resolve  it  in  accordance  with CEDR's model  mediation 
procedure. 
4.2 
If the Parties are unable to agree on the joint appointment of a Mediator 
within  the  timescale  specified  in  the  applicable  section  of  the  Dispute 
Resolution  Timetable,  they  shall  make  a  joint  application  to  CEDR  to 
nominate the Mediator. 
4.3 
The  Parties  shall  use  all  reasonable  endeavours  to  ensure  that  the 
Mediator, after consultation with the Parties where appropriate, shall: 
4.3.1 
attend any meetings with either or both of the  Parties preceding 
the  mediation,  if  requested  or  if  the  Mediator  decides  this  is 
appropriate and the Parties agree; 
4.3.2 
read  before  the  mediation  each  Case  Summary  and  all  the 
documents sent to him; 
4.3.3 
chair, and determine the procedure for the mediation; 
4.3.4 
assist  the  Parties  in  drawing  up  any  written  settlement 
agreement; and 
4.3.5 
abide  by the  terms  of  CEDR's  model mediation procedure  and 
CEDR's code of conduct for mediators. 
4.4 
The  Parties  shall  ensure  that  the  Mediator  (and  any  member  of  the 
Mediator's  firm  or  company)  shall  not  act  for  either  of  the  Parties 
individually  in  connection  with  the  Dispute  in  any  capacity  during  the 
Term.  The  Parties  accept  that  in  relation  to  the  Dispute  neither  the 
Mediator nor CEDR is an agent of, or acting in any capacity for, any of 
the  Parties.  Furthermore,  the  Parties  and  the  Mediator  accept  that  the 
Mediator  (unless  an  employee  of  CEDR)  is  acting  as  an  independent 
contractor and not as an agent or employee of CEDR. 
4.5 
CEDR 
4.5.1 
The  parties  shall  ensure  that  CEDR,  in  conjunction  with  the 
Mediator,  shall  make  the  necessary  arrangements  for  the 
mediation including, as necessary: 
(a) 
nominating, and obtaining the agreement of the  Parties 
to, the Mediator; 
(b) 
organising a suitable venue and dates; 
(c) 
organising  exchange  of  the  Case  Summaries  and 
documents; 
 
Schedule 6.3: Dispute Resolution Procedure 
329 
 

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(d) 
meeting  with  either  or  both  of  the  Parties  (and  the 
Mediator  if  appointed),  either  together  or separately, to 
discuss  any  matters  or  concerns  relating  to  the 
mediation; and 
(e) 
general administration in relation to the mediation. 
4.5.2 
If  there  is  any  issue  about  the  conduct  of  the  mediation  upon 
which the Parties cannot agree within a reasonable time, CEDR 
shall,  at  the  request  of  any  Party,  decide  the  issue  for  the 
Parties, having consulted with them. 
4.5.3 
The  Parties  agree  to  notify  the  Mediator  that  they  wish  to 
observe  the  relevant  timescales  agreed  in  the  Dispute 
Resolution Timetable. 
4.6 
Participants 
4.6.1 
Each Party shall state the names of: 
(a) 
the  person(s)  who  shall  be  the  lead  negotiator(s)  for 
that  Party,  who  must  have  full  authority  to  settle  the 
Dispute for the purpose of the Mediation; and 
(b) 
any  other  person(s)  (such  as  professional  advisers, 
colleagues or subcontractors) who shall also be present 
at,  and/or participating  in,  the mediation  on that  Party's 
behalf. 
4.7 
Exchange of Information 
4.7.1 
Each  Party  shall  send  to  CEDR  at  least  two  (2)  weeks  before 
the  mediation,  or  such  other  date  as  may  be  agreed  between 
the Parties and CEDR, sufficient copies of: 
(a) 
its Case Summary; and 
(b) 
all  the  documents  to  which  the  Case  Summary  refers 
and  any  others  to  which  it  may  want  to  refer  in  the 
mediation. 
4.7.2 
In  addition,  each  Party  may  send  to  the  Mediator  (through 
CEDR)  and/or  bring  to  the  mediation  further  documentation 
which it wishes to disclose in confidence to the Mediator but not 
to  any  other  Party,  clearly  stating  in  writing  that  such 
documentation is confidential to the Mediator and CEDR. 
4.7.3 
The Parties shall procure that the Mediator shall be responsible 
for  sending  a  copy  of  each  Party's  Case  Summary  and 
supporting  documents  (pursuant  to  paragraph  4.7.1)  to  the 
other simultaneously. 
 
Schedule 6.3: Dispute Resolution Procedure 
330 
 

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4.7.4 
The Parties should seek to agree: 
(a) 
the maximum number of pages of each Case Summary; 
and 
(b) 
a  joint  set  of  supporting  documents  or  the  maximum 
length of each set of supporting documents. 
4.8 
The Mediation 
4.8.1 
The  mediation  shall  take  place  at  the  time  and  place  arranged 
by CEDR.  The Parties agree to request that CEDR arrange the 
time  and  place  for  the  mediation  within  the  timescale  specified 
in the applicable section of the Dispute Resolution Timetable.  If 
the  mediation cannot be  arranged within the relevant timescale 
the Parties shall treat the delay  as though they  had  agreed  an 
extension  to  the  Dispute  Resolution  Timetable  in  accordance 
with paragraph 2.7. 
4.8.2 
The  Parties  shall  procure  that  the  Mediator  shall  chair,  and 
determine the procedure at, the mediation. 
4.8.3 
No recording or transcript of the mediation shall be made. 
4.8.4 
The  Parties  agree  to  notify  CEDR  that  the  maximum  duration 
for  the  mediation  meeting  shall  be  as  set  out  in  the  applicable 
section of the Dispute Resolution Timetable. 
4.9 
Settlement Agreement 
Any  settlement  reached  in  the  mediation  shall  not  be  legally  binding 
until it has been reduced to  writing  and signed by,  or  on behalf  of,  the 
Parties  and  in  accordance  with  the  Change  Control  Procedure  where 
changes  are  required  to  this  Contract.    In  any  event  any  settlement 
agreement  must  be  finalised  within  the  timescales  specified  in  the 
Dispute Resolution Timetable  unless the  Parties  agree  an  extension to 
the  Dispute  Resolution  Timetable  in  accordance  with  paragraph  2.7  or 
the  timetable  is  otherwise  extended  by  operation  of  paragraph  4.8.1.  
The  Parties  shall  procure  that  the  Mediator  shall  assist  the  Parties  in 
recording the outcome of the mediation. 
4.10 
Termination 
4.10.1  The mediation shall terminate when: 
(a) 
a Party withdraws from the mediation; 
(b) 
a written settlement agreement is concluded; 
(c) 
the  Mediator  decides  that  continuing  the  mediation  is 
unlikely to result in a settlement; or 
 
Schedule 6.3: Dispute Resolution Procedure 
331 
 

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(d) 
the  Mediator  decides  he  should  retire  for  any  of  the 
reasons in CEDR's code of conduct. 
4.11 
No Stay of Proceedings 
Any  litigation  [or  arbitration]  in  relation  to  the  Dispute  may  be 
commenced  or  continued  notwithstanding  the  mediation  unless  the 
Parties agree otherwise or a court so orders. 
4.12 
Confidentiality 
4.12.1  The  Parties  shall  ensure  that  every  person  involved  in  the 
mediation  shall  keep confidential  and  not use for  any collateral 
or ulterior purpose: 
(a) 
information  that  the  mediation  is  to  take  place  or  has 
taken  place,  other  than  to  inform  a  court  dealing  with 
any litigation relating to  the Dispute  of that  information; 
and 
(b) 
all  information  (whether  given  orally,  in  writing  or 
otherwise)  arising  out  of,  or  in  connection  with,  the 
mediation  including  the  fact  of  any  settlement  and  its 
terms. 
4.12.2  All information (whether oral or documentary and on any media) 
arising  out  of,  or  in  connection  with,  the  mediation  shall  be 
without prejudice, privileged  and not  admissible  as  evidence  or 
disclosable  in  any  current  or  subsequent  litigation  or  other 
proceedings  whatsoever.    This  does  not  apply  to  any 
information,  which  would  have  been  admissible  or  disclosable 
in any such proceedings but for its use in the mediation. 
4.12.3  Paragraphs  4.12.1  and  4.12.2  shall  not  apply  insofar  as  any 
such  information  is  necessary  to  implement  and  enforce  any 
settlement agreement arising out of the mediation. 
4.12.4  Neither Party to the  mediation  shall call the Mediator  or CEDR 
(or  any  employee,  consultant,  officer  or  representative  of 
CEDR)  as  a  witness,  consultant,  arbitrator  or  expert  in  any 
litigation  or  other  proceedings  whatsoever.    The  Parties  shall 
procure that the Mediator and CEDR shall not voluntarily act in 
any such capacity without the written agreement of the Parties. 
4.13 
Mediator's fees and expenses 
4.13.1  CEDR's fees (which include the Mediator's fees)  and the  other 
expenses  of  the  mediation  shall  be  borne  equally  by  the 
Parties.  Payment of these fees and expenses shall be made to 
CEDR  in  accordance  with  its  fee  Schedule  and  terms  and 
conditions of business. 
 
Schedule 6.3: Dispute Resolution Procedure 
332 
 

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4.13.2  Each  Party  shall  bear  its  own  costs  and  expenses  of  its 
participation in the mediation. 
4.14 
Exclusion of Liability 
Neither the Mediator nor CEDR shall be liable to the  Parties for any act 
or  omission  in  connection  with  the  services  provided  by  them  in,  or  in 
relation to, the mediation, unless  the  act  or  omission  is shown to have 
been in bad faith. 
5. 
ARBITRATION 
5.1 
The Parties may at any time before court proceedings are commenced 
agree  that  the  Dispute  should  be  referred  to  arbitration  in  accordance 
with the provisions of paragraph 5.4. 
5.2 
Before the Partner may commence any court proceedings it shall serve 
written  notice  on  the  Authority  of  its  intention  and  the  Authority  shall 
have  15 Working  Days  from  receipt  of  the  Partner's  notice  in  which  to 
reply  requesting  the  Dispute  be  referred  to  arbitration  in  accordance 
with the provisions in paragraph 5.4.  
5.3 
In its notice to the Authority pursuant to paragraph 5.2, the Partner may 
request that the Dispute is referred to arbitration, to which the  Authority 
may, in its sole discretion consent.  
5.4 
If  a  Dispute  is  referred  to  arbitration  the  Parties  shall  comply  with  the 
following provisions: 
5.4.1 
the  arbitration  shall  be  governed  by  the  provisions  of  the 
Arbitration  Act  1996  and  the  LCIA  procedural  rules  in  force  at 
the Effective Date shall be applied; 
5.4.2 
the  decision  of the  arbitrator shall  be  binding  on the  Parties (in 
the  absence  of  any  material  failure  by  the  arbitrator  to  comply 
with the LCIA procedural rules); 
5.4.3 
subject  to  paragraph  5.4.4,  the  tribunal  shall  consist  of  a  sole 
arbitrator to be  agreed by the  Parties  and  in  the  event that  the 
Parties fail to  agree the  appointment  of the  arbitrator  within  ten 
(10)  Working  Days  or,  if  the  person  appointed  is  unable  or 
unwilling to act, as appointed by the LCIA; 
5.4.4 
if the Dispute is of a complex nature, the Parties may agree, or 
the  Authority  at  its  sole  discretion  may  direct,  that  the  tribunal 
shall consist of three (3) arbitrators, to be agreed by the Parties 
and in the event that the Parties fail to agree the appointment of 
the  arbitrators  within  ten  (10)  Working  Days  or,  if  the  persons 
appointed  are  unable  or  unwilling  to  act,  as  appointed  by  the 
LCIA; 
5.4.5 
the seat of the arbitration shall be England; 
 
Schedule 6.3: Dispute Resolution Procedure 
333 
 

 
5.4.6 
the language of the arbitration shall be English; and 
5.4.7 
the  arbitration  proceedings  shall  take  place  in  London  or  other 
location in England as determined by the Authority.] 
6. 
URGENT RELIEF 
Nothing  in  this  Schedule  6.3  shall  prevent  either  Party  from  seeking 
injunctive relief at any time. 
 
Schedule 6.3: Dispute Resolution Procedure 
334 
 

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APPENDIX – DISPUTE RESOLUTION TIMETABLE 
Disputes shall be escalated in accordance with the following timetable: 
Standard 
Expedited 
Dispute 
Dispute 
Stage 
Resolution 
Resolution 
Timetable 
Timetable 
Time  permitted  for  resolution  of  the  ten (10) Working 
three (3) 
Dispute by the Level 1 representatives  Days 
Working Days 
pursuant  to  paragraph  3.2  of  this 
Schedule  6.3  from  the  date  of 
reference to them 
Time  permitted  for  resolution  of  the  15 Working Days 
five (5) Working 
Dispute by  the Level 2 representatives 
Days 
pursuant  to  paragraph  3.3  of  this 
Schedule  6.3  from  the  date  of 
reference to them 
Period of time in which Dispute is to be  ten (10) Working 
five (5) Working 
referred  to  mediation  in  accordance  Days 
Days 
with paragraph 4.1 from the date of the 
expiry 
of 
the 
period 
set 
out 
immediately above 
Period  of  time  permitted  in  paragraph  ten (10)  Working 
five (5) Working 
4.2  of  this  Schedule  6.3  to  agree  the  Days 
Days 
appointment of the Mediator 
Period  of  time  in  which  Mediator  may  30 Working Days 
20 Working 
convene  the  mediation  meeting  from 
Days 
the date of appointment in accordance 
with  paragraph  4.8.1  of  this  Schedule 
6.3 
Maximum 
duration 
of 
mediation  three (3) Working  one (1) Working 
meeting in  accordance  with  paragraph  Days 
Day 
4.8.4 of this Schedule 6.3 
Period  of  time  in  which  the  mediation  ten (10) Working 
five (5) Working 
settlement  is  to  be  recorded  in  writing  Days 
Days 
and 
signed 
by 
the 
Parties 
in 
accordance  with  paragraph  4.9  of  this 
Schedule 6.3 
 
 
 
Schedule 6.3: Dispute Resolution Procedure 
335