This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Dame Julie Mellor'.


 
 
 
 
 

PARLIAMENTARY AND HEALTH SERVICE OMBUDSMAN 
 
 
 
 
Health & Safety Guidance 
 
[February 2012] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Page 1 of 15  
 

CONTENTS 
 

INTRODUCTION 
 

HEALTH & SAFETY POLICY 
 

TRAINING AND AWARENESS 
 

GOVERNANCE AND COMPLIANCE  
 

RISK ASSESSMENT 
5.1 
Work Station Assessment 
5.2 
New & Expectant Mothers Risk Assessment 
5.3 
Homeworker Risk Assessment 
5.4 
Out of Office Risk Assessment 
5.5 
Personal Emergency Evacuation Plan 
5.6 
Young Persons or Children’s Risk Assessment 
5.7 
Manual Handling Risk Assessment 
 

FIRE SAFETY 
6.1 
Millbank Tower Evacuation Alarm 
6.2 
The Exchange Evacuation Alarm 
6.3 
Evacuation Drills 
6.4 
Fire Exits 
6.5 
Fire Alarm Activation Points 
6.6 
Fire Extinguishers 
6.7 
Smoke Detection 
6.8 
Emergency Lighting 
6.9 
Fire Wardens 
6.9.1 
Number of Fire Wardens 
6.9.2 
Recruitment & Training 
6.9.3 
Equipment 
6.9.4 
Record Keeping 
6.10 
Millbank Tower Fire & Bomb Evacuation Plan 
6.10.1 
Millbank Tower Evacuation Assembly Point 
6.11 
The Exchange Fire & Bomb Evacuation Plan 
6.11.1 
The Exchange Evacuation Assembly Point 
6.12 
Health & Safety One Pager 
 

FIRST AID 
7.1 
First Aiders 
7.1.1 
Number of First Aiders 
7.1.2 
Recruitment & Training 
7.1.3 
Equipment 
7.1.4 
Record Keeping 
7.2 
First Aid Room 
 

ACCIDENT REPORTING 
8.1 
Reporting an Accident or ‘Near Miss’ 
8.2 
Accident or Near Miss Investigation 
8.3 
Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations (RIDDOR) 
 
 
 
Page 2 of 15  
 


WELFARE ARRANGEMENTS 
9.1 
Temperature 
9.2 
Provision for Cyclists 
9.3 
Showers 
9.4 
Provision for Car Parking  
9.5 
Smoking 
9.6 
Alcohol 
9.7 
Animals 
9.8 
Employee Assistance Programme 
 
Page 3 of 15  
 

 
1. 

INTRODUCTION 
 
1.1. 
Purpose and Scope 
 
This  Guidance  covers  health  &  safety  matters  related  to  PHSO  and  should  be  read  in 
conjunction with the Health & Safety Policy. 
 
The Guidance applies to our employees, visitors and contractors working at our sites. It also 
applies to our employees whilst off site on official business or working from home. 
 
 
2. 

HEALTH & SAFETY POLICY  
 
Our Health & Safety Policy sets out the principles, objectives and outcomes from which all 
health & safety controls, guidance, advice and  training are drawn. It also includes a Policy 
Statement from the Ombudsman, detailing our commitment to health & safety at PHSO. 
 
 
3. 
TRAINING AND AWARENESS 
 
All  employees  receive  initial  information  on  health  &  safety,  including  fire  and  bomb 
evacuation  procedures  on  their  first  day  at  PHSO.    This  is  followed  as  soon  as  practicable 
after joining by a more detailed training session, given by Service Delivery.   
 
 
4. 
GOVERNANCE AND COMPLIANCE 
 
Governance arrangements are set out in PHSO’s Health and Safety Policy. The assurance of 
health  &  safety  is  subject  to  independent  review  and  falls  within  the  internal  audit 
programme  within  PHSO.  This  is  to  provide  an  independent  and  objective  opinion  to  the 
Ombudsman  on  the  risk  management,  control  and  governance  of  health  &  safety  by 
measuring  and  evaluating  its  effectiveness  in  supporting  the  organisation  achieving  its 
objectives. 
 
 
5. 
RISK ASSESSMENT 
 
It  is  important  that  we  have  systems  in  place  to assess  the  risks  associated  with  the work 
activities  our  employees,  visitors  and  contractors  undertake,  that  they  are  recorded  and 
adequate  controls  are  put  into  place.  There  are  a  series  of  risk  assessments  that  are 
commonly used to achieve this.  
 
5.1. 

Workstation Assessment 
 
The  use  and  management  of  Display  Screen  Equipment  (DSE)  is  covered  by  the  Health  & 
Safety  (Display  Screen  Equipment)  Regulations  1992.  Display  Screen  Equipment  means  all 
equipment  required  for  using  a  computer  and  includes  such  items  as  furniture.  The 
regulations require employers (including PHSO) to minimise the risks in using DSE by ensuring 
that  workplaces  and  jobs  are  well  defined.  It  applies  to  all  employees  that  spend  a 
significant amount of their time using DSE.  
 
 
 
Page 4 of 15  
 

The regulations contain some general objectives for employers to follow to help them look 
at the workstation set up of their staff and assess and reduce risks by looking at: 
 
  The  whole  workstation  including  furniture,  equipment  &  the  overall  work 
environment. 
  The job the member of staff is doing; and 
  Any special requirements of the member of staff. 
 
At  PHSO  this  is  achieved  using  a  simple  work  station  self  assessment  that  staff  should 
complete  when  they  join  PHSO  or  if  there  is  a  significant  change  to  their  working 
environment (such as a desk move). Service Desk staff can give assistance when completing 
the self assessment, if required.  
 
Once completed, the self assessment is reviewed by a member of Service Delivery (who will 
be a trained DSE Assessor) to ensure any issues are identified and that appropriate action is 
taken  to  resolve  them.  DSE  Assessors  can  provide  advice  on  how  to  set  up  workstations 
correctly  and  can  carry  out  a  full  workstation  assessment  if  a  number  of  adjustments  are 
identified in the self assessment.  If the member of staff requires any major adjustments to 
their workstation for medical reasons or if the person has a disability then the case may be 
referred to Occupational Health to carry out a more specific assessment.  
 
If reasonable adjustments are required Line Management involvement is key to ensuring that 
issues are progressed and resolved as quickly as possible.  
 
Service Delivery will keep appropriate records. 
 
 
5.2. 

New & Expectant Mothers Risk Assessment 
 
As  an  employer  we  are  required  to  carry  out  a  personalised  risk  assessment  to  identify, 
eliminate  or  mitigate  any  risks  for  an  employee  who  has  notified  us  that  she  is  a  new  or 
expectant mother.  
 
A new or expectant mother is defined as: 
 
 
an employee who is pregnant; or 
 
has given birth within the previous six months; or 
 
is currently breastfeeding. 
 
There  are  particular  hazards  that  pregnant  women  and  nursing  mothers  may  be  more 
vulnerable to in the workplace, such as: 
 
 
physical tasks including lifting, carrying or standing for lengthy periods; 
 
workstation design (ergonomics);  
 
viral and bacterial infections;  
 
exposure to hazardous substances;  
 
the effect of extremes of heat or cold; or 
 
tiredness (for example long working hours or travel). 
 
As  a  consequence  it  is  important  that  any  issues  are  identified  and  adjustments  to  the 
working environment are made so far as is reasonably practicable.  
 
Page 5 of 15  
 

Employees are responsible for informing their line manager and HR Operations in writing as 
soon  as  possible  after  they  know  that  they  are  pregnant,  giving  their  expected  week  of 
childbirth.   
 
The line manager or the employee must contact the Service Desk to arrange for a New and 
Expectant  Mothers  Risk  Assessment  to  be  carried  out.  Service  Delivery  will  arrange  to  see 
the new or expectant mother and carry out an assessment.  A report of the assessment will 
be  produced  and  monitored  monthly  by  Service  Delivery  for  any  change  to  circumstances 
throughout the relevant period. 
 
As  pregnancy  progresses,  the  impact  of  any  hazards  may  change.  For  this  reason,  line 
managers must continually monitor health and safety to ensure that any risks continue to be 
adequately controlled.  
 
Where significant changes are identified the line manager should request a further review to 
be carried out by Service Delivery. For example, when there are:  
 
 
significant changes in job role;  
 
changes in the pregnancy itself or;  
 
when a new mother returns to work  
 
There may be exceptional occasions where Service Delivery is unable to recommend suitable 
and  sufficient  reasonable  adjustments.  In  these  circumstances  the  line  manager  with  the 
new or expectant mother should discuss the options with HR Operations. 
 
5.3. 
Homeworking Risk Assessment 
 
As part of the Flexible Working Application process, a simple Homeworking Self Assessment 
Form  
must  be  completed  by  all  staff  who  wish  to  work  from  home  on  an  ad-hoc  or 
contractual  basis.  Once  completed  the  form  is  reviewed  by  Service  Delivery  prior  to  any 
home working equipment being issued.  
 
5.4. 

Off Site visits Risk Assessment 
 
Staff carrying out off site interviews with complainants and other third parties need to read 
the  guidance  and  complete  an  Offsite  Risk  Assessment  Form  in  order  to  assure  health  & 
safety during the visit.  
 
Service  Delivery  staff  are  available  to  provide  line  managers  and  members  of  staff  with 
specialist support if necessary. 
 
5.5. 
Personal Emergency Evacuation Plan 
 
Any member of staff who has a disability (such as mobility or visual impairment)  that may 
affect their ability to leave the building in the event of an emergency may need a Personal 
Emergency Evacuation Plan (PEEP).  The plan will take account of the assistance required to 
ensure that the member of staff is able to evacuate in a safe and timely manner and that 
the appropriate level of assistance is available. 
 
It  is  the  responsibility  of  any  member  of  staff  with  a  disability  and  their  line  manager  to 
inform Service Delivery if they require assistance of any sort to evacuate the building safely. 
If the member of staff is temporarily unable to exit the building on their own quickly, for 
example,  if  they  are  using  crutches  short  term,  must  inform  Service  Delivery  so  that  a 
Page 6 of 15  
 

temporary  PEEP  can  be  produced.  The  member  of  staff,  the  line  manager  and  Service 
Delivery will work together to ensure that an agreed PEEP is put in place soon as possible.  
 
If a PEEP is required for a visitor, it is important that Service Delivery is informed of the visit 
as far in advance as possible in order to enable a temporary PEEP to be prepared.  
 
5.6. 
Young Persons or Children’s Risk Assessment 
 
If we offer work experience to a young person or a child we have the same responsibilities 
for their health, safety and welfare as for all of our employees, visitors and contractors.   
PHSO  will  have  to  carry  out  a  risk  assessment  in  advance  of  any  work  experience 
opportunities  being  offered.  If  you  are  planning  to  offer  work  experience,  and  have 
discussed it with HR Operations, please contact Service Delivery in advance and arrange for 
the risk assessment to be completed. 
 
 
5.7. 
Manual Handling  
 
In the course of your normal work you should not need to lift or carry loads that may cause 
you  harm.  You  should  not  lift,  move  or  carry  heavy  goods  or  materials  unless  you  have 
received specialist training on how to do this safely.  
 
A  risk  assessment  can  be  carried  out  by  the  Service  Delivery  for  all  activities  that  involve 
manual handling. 
 
Manual handling training is available for employees who are required to carry heavy loads as 
part of their job. Contact the Service Desk for more information. 
 
 
6. 
FIRE SAFETY 
 
It is important that we have robust systems and procedures in place to deal with fire safety 
issues.  Employees,  contractors  and  visitors  should  ensure  that  they  are  familiar  with  our 
procedures and what to do in the event of an incident. 
 
6.1. 

Millbank Tower Evacuation Alarm 
 
The evacuation alarm at Millbank Tower is a two stage system. An intermittent tone (known 
as  the  ALERT  signal)  indicates  that  the  alarm  system  has  been  activated.  The  landlord’s 
security  staff  will  carry  out  a  series  of  predefined  checks  quickly  to  verify  that  there  is  a 
genuine incident. 
 
On  hearing  the  ‘ALERT’  signal,  employees  contractors  and  visitors  should  prepare  to 
evacuate but stay where they are. They should also lock away sensitive documents and save 
any work on their computer if possible. 
 
Once  the  checks  have  been  carried  out  there  will  either  be  a  tannoy  message  by  the 
landlord’s  security  staff,  notifying  employees  that  it  was  a  false  alarm  or  the  tone  will 
change to a continuous tone (known as the EVACUATION alarm).  
 
On hearing the ‘EVACUATION’ alarm, employees, visitors and contractors must evacuate the 
building immediately in accordance with the Millbank Tower Fire Evacuation Plan. 
 
Page 7 of 15  
 

The EVACUATION ALARM is tested each Friday at 10:00am. A short tannoy message is made 
by  the  landlord’s  security  staff  at  the  beginning  and  conclusion  of  the  test.  A  sign  is  also 
displayed in the lift lobby on the ground floor in advance to remind employees, visitors and 
contractors. 
 
If you cannot hear the alarm or the announcements clearly during the test, please contact 
the Service Desk immediately. 
 
6.2. 
The Exchange Evacuation Alarm 
 
The evacuation alarm at The Exchange is a single stage system. On activation of the alarm 
system a continuous tone (known as the ‘EVACUATION’ Alarm) sounds. 
 
On hearing the ‘EVACUATION’ alarm, employees, visitors and contractors must evacuate the 
building immediately in accordance with The Exchange Fire Evacuation Plan. 
 
The  EVACUATION  ALARM  is  tested  each  Wednesday  at  11:10am.  If  you  cannot  clearly  hear 
the alarm during the test, please contact the Service Desk immediately. 
 
6.3. 

Evacuation Drills 
 
It is important to test our fire & bomb procedures for both sites to ensure they work. This is 
done periodically in conjunction with the landlord at both sites. 
 
A  full  evacuation  drill  is  conducted  at  Millbank  Tower  twice  a  year,  without  any  prior 
warning. Due to the size of Millbank Tower and its location within the Government Security 
Zone, one of the tests will involve a scenario, such as limited access to escape routes. This is 
to ensure that the site can be evacuated safely under different circumstances. 
 
A full evacuation drill is conducted at The Exchange once a year, without any prior warning. 
 
Following  a  drill  or  false  alarm,  the  fire  wardens  and  first  aiders  are  asked  by  Service 
Delivery for their feedback. This is used to learn any lessons and consider improvements to 
our guidance. 
 
6.4. 
Fire Exits 
 
The fire exits from our floors at Millbank Tower and The Exchange are located at both the 
front and rear stairwells. The routes to and locations of our fire exits are marked using the 
green signage. Floor plans are located at all exits. 
 
6.5. 
Fire Alarm Activation Points 
 
The fire alarm activation points at Millbank Tower are located inside our floors next to the 
main and rear stairwells. They are also available in the common areas of the site such as by 
the goods lift. 
 
The  fire  alarm  activation  points  at  The  Exchange are  located  inside  our  floors  next  to  the 
main entrance, rear fire exit and the corridor by the toilets.  
 
It is important that staff familiarise themselves with the locations of the activation points. 
 
 
 
Page 8 of 15  
 

6.6. 
Fire Extinguishers 
 
Fire  extinguishers  are  located  on  all  floors at  both  sites.  They  can  be  found  in  tea points, 
copy points and next to fire exits.  
 
Our fire extinguishers are  serviced annually and routinely checked by the Service Desk and 
fire wardens to ensure they have not been removed or damaged. 
 
Floor  plans  showing  the  locations  of  the  fire  exits,  fire  alarm  call  points  and  fire 
extinguishers:  
 
The Exchange 3rd Floor Plan 
The Exchange 4th Floor Plan 
Millbank Tower General Floor Plan 
 
6.7. 
Smoke Detection 
 
Smoke detection forms a critical part of the fire detection system at both sites.  
 
In Millbank Tower, smoke detectors are located at intervals in the suspended ceiling across 
our floors, including cellular rooms. They have 2 small red LED lights that flash periodically 
to show that it is working correctly. If you notice that this does not happen, please contact 
the Service Desk. 
 
In The Exchange, smoke detectors are located at intervals on the concrete ceiling across our 
floors, including cellular rooms.  
 
Smoke detectors are regularly maintained by the landlord at both sites. 
 
6.8. 
Emergency Lighting 
 
In  the  event  of  an  incident  that  cuts  power  to  our  sites,  we  have  emergency  lighting 
installed. It is not designed to replicate normal office lighting, but provide sufficient lighting 
to allow our sites to be evacuated safely. 
 
The  emergency  lighting  system  is  incorporated  in  our  normal  lighting  system  and  is  tested 
and maintained regularly at both sites. 
 
6.9. 

Fire Wardens 
 
Our fire wardens are issued with a red PHSO branded high visibility vest. This enables them 
to be clearly identified in the event of an incident. A fire warden effectively has two roles: a 
day-to-day role and an ad-hoc role when the fire alarm sounds. 
 
Day to day Fire Wardens are required to: 
 
 
keep an eye on the general fire safety on their floor; 
 
ensure escape routes (such as corridors, walkways etc) are kept clear of obstructions; 
 
check that fire doors are not tied, propped or wedged open; 
 
check that fire extinguishers are where they are supposed to be; 
 
check that fire evacuation paddles are where they are supposed to be; and  
 
check that the fire alarm (and tannoy for Millbank Tower) can be heard during the 
weekly test. 
 
Page 9 of 15  
 

Any issues identified must be reported to the Service Desk straight away. 
 
When the fire alarm sounds Fire Wardens are required to: 
 
 
encourage employees, visitors and contractors to leave quickly and quietly by the 
nearest fire exit; 
 
check all work areas including toilets and cellular offices to make sure that all 
employees, visitors and contractors have evacuated. The fire warden should normally 
be the last person off the floor; 
 
actively encourage all employees, visitors and contractors to move quickly and quietly 
on the stairwells and out of the building, dealing with any issues as they arise; 
 
report to the landlord’s Security Officer or representative on leaving the building that 
their floor is clear; 
 
encourage employees, visitors and contractors to stand at the correct place at the 
assembly point ;  
 
play an active part in any post incident review; and 
 
keep a record of any actions taken during the incident. 
 
6.9.1. 
Number of Fire Wardens 
 
Following  a  review  of  our  response  to  the  student  demonstration  in  November  2010,  we 
increased the number of fire wardens per floor in Millbank Tower to four. This is to ensure 
there is coverage for absences and leave.  
 
Due to the size and layout of the floors at The Exchange three fire wardens are required per 
floor to ensure there is coverage for absences and leave. 
 
Details of who the fire wardens are can be found in the copy and tea points on each floor. 
 
6.9.2. 

Recruitment & Training 
 
The  Facilities  Manager  has  the  day  to  day  responsibility  for  ensuring  we  have  adequately 
trained fire wardens at both sites. 
 
An employee will be asked to attend and pass a fire warden training course (normally  half 
day duration) with a Health & Safety Executive approved training provider before they take 
up duty as a fire warden.  This is followed by a site induction by Service Delivery. 
 
Our  office  accommodation  is  considered  as  low  risk  and  all  fire  wardens  attend  refresher 
training every 2 years. This is in line with the recognised best practice recommended by the 
Health & Safety Executive and the Fire Service. 
 
All fire wardens attend a meeting twice a year to receive updates and information from the 
Facilities Manager and discuss feedback from previous evacuations. 
 
 
6.10. 
Millbank Tower Fire & Bomb Evacuation Plan 
 
6.10.1.  Millbank Tower Evacuation Assembly Point 
 
Millbank Tower has a single assembly point in the event of a fire or bomb evacuation. This is 
in Millbank Gardens. 
 
6.11. 

The Exchange Fire & Bomb Evacuation Plan 
Page 10 of 15  
 

 
6.11.1.  The Exchange Evacuation Assembly Points  
 
The  Exchange  has  separate  evacuation  assembly  points  in  the  event  of  a  fire  or  bomb 
evacuation. In the event of an evacuation due to fire this is in Charlotte Street. In the event 
of an evacuation due to a bomb alarm this is in Sackville Gardens on Sackville Street. 
 
It  is  important  that  all  employees,  visitors  and  contractors  familiarise  themselves  with 
the  location  of  and  routes  to  the  fire  and  bomb  evacuation  assembly  points.  PHSO  staff 
should ensure that their visitors are briefed.                                 
6.12. 
Health & Safety One Pager 
 
A  simple  one  page  document  covering  all  of  the  essential  health  &  safety  information  for 
both Millbank Tower and The Exchange is issued to all staff at induction and is available on 
Ombudsnet. Alternatively paper copies are available from the Service Desk at both sites.  
 
Staff should take time to ensure that they are familiar with this information. 
 
 
7. 
FIRST AID 
 
PHSO  has  a  responsibility  as  an  employer  to  provide  adequate  and  appropriate  equipment 
and  facilities  to  enable  first-aid  to  be  given  to  our  employees,  visitors  and  contractors  if 
they are injured or become ill on our sites. 
  
7.1. 
First Aiders 
 
Our first aiders have a key role to play in both giving first aid for day to day office accidents 
and also in the event of a serious incident. For evacuations, first aiders should be one of the 
first to leave the building, so that they can address any incidents and injuries once at the 
assembly point. 
 
We have identified that we require 3 first aiders for Millbank Tower and 1 for The Exchange. 
To allow cover for absences, we have decided to appoint and train more than the minimum 
requirement. As a result, we aim to have 9 trained first aiders in Millbank Tower and 5 at 
The Exchange. Although we have more than enough trained first aiders we can not assume 
that there would be first aid assistance out of hours. Staff should contact the 24hr reception 
at  Millbank  Tower  (London)  or  24hr  security  at  City  Tower  (Manchester)  or  dial  999  for 
emergency assistance. 
 
Details  of  who  the  first  aiders  are can  be  found in the copy  and  tea points  on each  floor. 
Staff should make themselves aware of where their nearest first aiders are located. 
 
7.1.1. 

Recruitment & Training 
 
The  Facilities  Manager  has  the  day  to  day  responsibility  for  ensuring  we  have  adequately 
trained first aiders at both sites. 
 
A  member  of  staff  must  attend  and  pass  a  first  aider  training  course  (normally  3  days 
duration)  with  a  Health  &  Safety  Executive  approved  training  provider  to  become  a  PHSO 
first  aider.  On  successful  completion  of  the  training,  they  will  receive  a  site  induction  by 
Service Delivery. 
 
Page 11 of 15  
 

As sites such as ours are considered low risk by the Health & Safety Executive, all first aiders 
attend  refresher  training  before  their  first  aid  certificate  expires,  normally  every  3  years. 
This  is  in  line  with  the  recognised  best  practice  recommended  by  the  Health  &  Safety 
Executive. 
 
7.1.2. 
Equipment 
 
All first aiders are issued with a portable first aid kit, containing essential supplies for use in 
the event of injury or illness. The first aiders are responsible for  maintaining the bags and 
for obtaining new stock from the Service Desk.  
 
In addition, the first aiders have been supplied with green hi-visibility PHSO branded vests to 
be  worn  in  the  event  of  an  incident  to  allow  the  quick  and  easy  identification  during 
evacuations. 
 
7.1.3. 
Record Keeping 
 
It is important that a record is kept of all treatment carried out by our first aiders. They are 
asked to send a report to the Service Desk, detailing  
 
 
date, time and place of the incident; 
 
name and job of the injured or ill person; 
 
details of injury / illness and what first aid was given; and 
 
what happened to the person immediately afterwards (for example, went back to 
work, went to hospital, went home). 
 
This is used, in conjunction with the accident report, to review the incident to identify any 
areas of improvement in our health & safety provision. 
 
7.2. 
First Aid Room 
 
In Millbank Tower, the first aid room is located on the 15th floor by the Learning Resource 
Centre.    This  is  kept  locked  when  not  in  use  and  keys  are  held  by  all  first  aiders  and  the 
Service Desk. 
 
In The Exchange, there is a screened first aid area in the rear kitchen on the 3rd floor. 
 
 
8. 
ACCIDENT REPORTING 
 
As  an  employer,  we  are  required  to  record  and  investigate  accidents  and  near  misses 
involving our employees, contractors and visitors when on our sites or carrying out our work 
away from the office (such as when visiting a complainant or working at home). 
 
These are defined as follows: 
 
•   
Accident  –  any  unplanned  occurrence  that  leads  to  the  injury  of  employee, 
contractor,  visitor  or  other  persons  involved  in  our  activities,  including  diseases  or 
medical conditions contracted as a result of our activities.  
 
•   
Near  miss  –  any  unplanned  occurrence  that  does  not  lead  to  injury  of  employee, 
contractor or visitor or damage to property, plant or equipment, but may have done 
in different circumstances.   
 
Page 12 of 15  
 

8.1. 
Reporting an Accident or ‘Near Miss’ 
 
We  require  all  employees,  visitors  and  contractors  to  report  all  accidents  or  near  misses 
which occur at work.    
 
The accident book is kept at the Service Desk at each site. It must be completed as soon as 
practical after an accident or near miss and include as much information as possible, but as 
a minimum must include; 
 
 
details of the person (s) involved; 
 
date and time; 
 
how the accident or near miss occurred; 
 
location of the accident or near miss; 
 
details of injury, damage or loss;  
 
details of treatment given and by whom; and  
 
details of witnesses 
 
8.2. 
Accident / Near Miss Investigation 
 
All accidents and near misses recorded in the accident book are investigated.   
 
Informal investigation by the Facilities Manager will be sufficient for minor accidents or near 
misses. Major accidents and near misses, including those reportable to the Health & Safety 
Executive under the Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations 
1995 (RIDDOR), may be formally investigated by the Facilities Manager.  
 
All accidents and near misses are discussed at the Health & Safety Committee. 
 
 
8.3. 
Reporting of  Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations 
 
(RIDDOR) 
 
The Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations 1995 (RIDDOR), 
place  a  legal  duty  on  PHSO  to  report work-related  deaths, major  injuries or injuries  that 
require  over  three  days  absence, work  related  diseases,  and dangerous  occurrences  (near 
miss accidents) to the Health & Safety Executive. 
 
The  information  enables  the  Health  and  Safety  Executive  (HSE)  and  local  authorities,  to 
identify where and how risks arise, and to investigate serious accidents. This is used to help 
employers and provide advice on how to reduce injury, and ill health in the workplace. 
For most organisations such as PHSO, a reportable accident, dangerous occurrence, or case 
of disease is a comparatively rare event.  
 
The Facilities, Security & Business Continuity Manager, in conjunction with HR Operations, is 
responsible for ensuring all appropriate occurrences are reported. 
 
 
9. 

WELFARE ARRANGEMENTS 
 
The guidance in this section is designed to highlight the welfare arrangements available to 
employees, visitors and contractors. 
 
 
 
Page 13 of 15  
 

9.1. 
Temperature 
 
Under  health  &  safety  legislation,  the  statutory  minimum temperature  for  staff  to  work  is 
16C/60.85F, which should be achieved within one hour after the majority of staff attend for 
work. There is no statutory maximum temperature. 
 
However, the landlords aim to achieve a more reasonable temperature of between 21C and 
23C.  This is achieved by a combination of either heated or cooled air and fresh air.  
Temperature in our sites can be measured accurately by the Service Desk using a calibrated 
laser thermometer. 
 
If there are any problems, please contact the Service Desk. 
 
9.2. 

Provision for Cyclists 
 
Bike racks are available at the rear of Millbank Tower. Staff are asked to only use the racks 
provided and not any railings or fences around Millbank Tower. Any bikes not left in racks 
may  be  removed  without  warning  by  the  landlord’s  security  team.  The  bike  racks  are 
available  24  hours  a  day,  but  it  is  worth  noting  that  there  is  a  limited  security  presence 
during evenings and weekends. 
 
At  The  Exchange  we  have  an  agreement  with  the  landlord  for  our  staff  to  have  access  to 
bike racks at 5 New York Street between 6am and 10pm Monday to Friday. If you wish to use 
this facility, please contact the Service Desk to arrange access. 
 
Staff  that use  folding  bikes  to come to  work  are  asked  to  leave  them in  the  bike  racks  at 
their  respective  sites  and  not  bring  them  into  the  building.  Please  note  that  bikes  left  at 
both sites are done so at the owner’s risk. Neither PHSO nor the respective landlords have 
any liability for damage or loss of bikes. 
 
9.3. 

Showers 
 
Shower facilities are available at both sites. 
 
At Millbank Tower these are located on the 21st and 24th floors. Disabled access is available 
on the 24th floor. 
 
At The Exchange we have an agreement with the landlord for our staff to use showers at 5 
New York Street between 6am and 10pm Monday to Friday. If you wish to use this facility, 
please contact the Service Desk to arrange access. 
 
9.4. 

Provision for Car Parking  
 
There  are  limited  car  parking  spaces  available  for  staff  to  use  at  Millbank  Tower.  Please 
contact the Service Desk at least one day beforehand to arrange. 
 
There are no car parking spaces available at The Exchange. 
 
9.5. 

Smoking 
 
We  operate  a  non-smoking  policy.  There  are  designated  smoking  areas  outside  Millbank 
Tower and The Exchange. 
 
 
Page 14 of 15  
 

9.6. 
Alcohol 
 
Alcohol  must  not  be  brought  into  our  sites  unless  it  is  in  short-term  transit  (for  example 
bought at lunchtime to take home that evening) or  is part of an official function and then 
only with the prior permission from a member of the Senior Management Team. 
 
Further information about alcohol and substance misuse is found in the  Healthy Workforce 
Policy Annex 4. 
 
9.7. 
Animals 
 
With the exception of assistance animals (e.g. guide dog), you must not bring animals into 
the  office.  If  you  wish  to  bring  an  assistance  animal  into  the  office,  please  contact  the 
Service Desk in advance who can ensure all of your requirements are met. 
 
 
9.8. 

Employee Assistance Programme 
 
The PHSO Employee Assistance Programme (EAP), provided independently by Care first, 
gives help to you and your family members living at home 24 hours a day. Services offered 
by Care first are totally confidential and free.  
 
This service gives both practical information and counselling support for personal concerns 
such as financial, health or consumer related issues as well as work-related problems. 
 
PHSO  staff  (and  family  members  living  at  their  home)  have  access  to  help  via  the  Care 
first  website  
and via  a  Freephone number  0800 174319, 24Hrs  a  day  365  days  of the 
year. 
 
Further  information  and  log  in  details  for  the  website  can  be  found  at  Ombudsnet 
PHSO People- Employee Relations Page.
 
 
Page 15 of 15