Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Correspondence re closure of University of London Union (ULU)'.

Confidential 
2012/13 Review of ULU:  Report to Collegiate Council 
 

1.  The University of London Union was established in 1955 in an era when the central 
University directly funded its institutions, the student population of the largest College was 
around 2,900 (18 of the 30 Colleges or medical schools had under 500 students each), the 
population of the University as a whole was about 24,000, and inter-collegiate study, based 
on physical coming together into central shared teaching spaces, was commonplace.  Almost 
invariably, students studied full-time in one of the Colleges, and most of them expected to 
live in inter-collegiate or, less commonly, College-provided) halls for at least two years of 
their undergraduate programme.   It was a very different world and a very different student 
experience.  
 
2.  In 1994 the University of London Act changed the basis of federal university funding, 
providing for direct funding of Colleges by the University Grants Committee (now HEFCE). In 
the same year the Education Act allowed all university establishments to develop students’ 
unions and created a framework of governance for them, which has changed relatively little 
since. It also defined the responsibilities of university governing bodies for the operation of 
their students’ unions which continues to hold despite the effect of the 2006 Charities Act 
(which determined that the larger students’ unions, including ULU, were legally autonomous 
operations and separate charities subject to regulation by the Charity Commission).   
 
3.  By  1999 (with the University still operating under its old Statutes) ULU was already 
becoming an  unusual form of students’ union in that it was, in effect, expected to offer 
services in exchange for its grant. The Lucas Review that year stipulated that the following 
services should be provided: 
a.  Student Representation 
b.  Core Facilities i.e. access to facilities housed in the ULU Building on Malet Street 
c.  Representational Sport 
d.  Welfare and Support 
e.  Student  Development e.g. Newspaper, Societies  
Then as now, the subscriptions from Colleges provided a significant element of ULU’s 
income. 
 
4.  Throughout the 1990s the University systematically devolved responsibility for academic 
matters to Colleges. By the early 2000s Colleges were developing their own degree awarding 
powers and, as far as their students were concerned, were distinctive autonomous 
institutions. By 2011/12 at least 60% of the 120,0001 students registered in the Colleges of 
the federal University were following degrees of their home institution.  Thus, they                     
had control over the academic  experience and all but the smallest or most closely co-
located of them were also providing fully for their students’ social, sporting and welfare 
needs.   
 
5.  In 2007/08, just as the new Statutes were introduced, the first Webley Review concluded 
that Colleges would fund ULU to provide only those core student services which could be 
seen to demonstrate added value. The campaigning and representational role was, explicitly, 
no longer funded from the College subscription. This aligned with the logic of the extensive 
                                                           
1 According to 2011/12 HESA data, the fte population of the Colleges was 112,699. The head count 
was  over 120,000. 






governance reforms that the University had implemented that year – essentially that the 
Colleges would be at the heart of the new arrangements and that students would be 
represented at and through their own Colleges. 
 
6.  The trends recognised then have continued, with Colleges and College SUs providing ever-
more comprehensive services and representation for their students. The widespread 
consciousness of “the student experience”, the advent of full-cost fees and the rhetoric of 
the “student at the heart of the system” and the insistence of organisations like QAA to 
include students at the design stage of processes that affect them, have together 
encouraged a culture of greater investment by institutions in provision of welfare, 
recreational and representational  support for students. On campus, many of these services 
are increasingly offered through professionally staffed,  and expert students’  unions.  
 
7.  Through the  period, ULU’s function as a campaigning/lobbying organisation that is 
genuinely representative of its members has been undermined by very low levels of 
participation in its elections and by regular challenges to its constitutional operations. For 
example, 737 students voted for the (unopposed) presidential candidate in 2012;   2555 
voted in a contested election in  2013. The electorate is all registered students who do not 
individually opt to resign their membership, i.e. over 120,000.   
 
In the 2013 ULU elections, eight elected posts were available. ULU’s website records 19 
constituencies voting – 18 Colleges and SAS. Half of them had lower than 2% turnout.  The 
turnout ranged from 5.1% of eligible voters (Heythrop, 45 students) to 0.23% (IoE, 24 
students). College SU elections do not attract high turnouts (typically between 15% and 25%) 
but all are significantly higher than voting numbers for ULU posts, even when campaigns and 
polling days coterminous. For example, in 2013 4,261 (16%) of UCL students voted in UCLU 
elections,  879 voted in  the ULU elections. Heythrop, which at 5.1% had the highest turnout 
in the ULU elections, had a 29.6% turnout for their own elections. 
 
8.   In June 2012 the then Vice-Chancellor received a letter from the retiring Presidents of five 
College SUs2  which outlined their significant concerns with ULU’s operations, explained that 
all five College SUs had been on the point of  leaving ULU,  and that, from this experience, a  
Review  of  its “services, processes and governance” was urgently needed.  
 
9.  Given the imminent  expiry date on ULU’s lease of the Malet Street building (31 July 2014) 
and the importance of determining  ULU’s future space needs, the University was conscious 
of  the need to  consider the scale of ULU’s activities in Malet Street,  its income streams, 
outgoings and financial viability,  and the best future use of this building. 
 
10. Thus, five years on from the first Webley Review, a range of issues around ULU’s role within 
the federal University were again surfacing:   
  whether, and in what areas,  it added value to students’ every day experiences 
  whether its services and facilities were being duplicated in Colleges, and if so which 
duplications were nonetheless valuable  
  whether it was value for money in terms of Colleges’ subscription, given the financial 
pressures on their own SUs 
  the legitimacy of its role as  a voice for the University’s students 
  its financial sustainability. 
                                                           
2  Appendix 8 

11. The Collegiate Council therefore decided upon a fundamental Review of ULU ‘s role as a 
federal students union. The Review was from the outset designed to be based on up-to-date 
evidence, and to call on contributions and information from a wide range of users, members 
and “stakeholders”. In essence the Review was to determine whether ULU still  provided 
added value to the student experience, whether it represented value for money for the 
Colleges that subsidised it, and whether it was  appropriate to a very different HE landscape 
from the one that prompted its creation in 1955.  
 
Collegiate Council Minutes:  6 July 2012 
“ It was agreed that one of the main objectives of the review should be to consider 
what services and benefits to Colleges ULU should deliver and whether the current 
model was the most appropriate way to deliver these. In considering these 
questions, it was important that the review group consulted widely and, in 
particular, obtained the formal view of the incoming sabbaticals at  College students’ 
unions.” 
 
 
Review Process 
 
12. The Review was formally established by the Collegiate Council on 28 September 2012 with 
the terms of reference and membership described in Appendix 1. 
 
13. The Review Group met on seven occasions between 10 October 2012 and 17 April 2013 and 
in between meetings gathered evidence and information from all the parties identified in 
the terms of reference.  (paragraph 18 below).  
 
14. In addition to submissions from the groups listed in the terms of reference, the Review 
Group also considered background data and documentation described in paragraph 19 
below. Relevant documents from the first Webley Review in 2007-08 were also consulted. 
 
15. As the Review Group’s work progressed it became clear that the original deadline of 
February 2013 was inappropriate and the Review period was extended to May 2013 to align 
with the Collegiate Council’s deliberations on College subscriptions. 
 
 
Governance 
 
Review Terms of Reference (iv): 
To consider the current governance arrangements of ULU in the light of the Memorandum of 
Understanding between ULU and the University of London; the Charities Act 2006 (as it 
relates to students’ unions) and the University’s obligations under the 1994 Education Act 
regarding students’ unions 

 
16. The Review Group identified the key elements of ULU’s governance structures which define 
its operation and its relationship with the University, and formed its recommendations 
taking them into account: 
 
a)  ULU’s legal status:  ULU is an unincorporated association, legally separate from the 
University. It is a separate charity, registered under the 2011 Charities Act (which 
consolidated the Charities Acts of 2006 and 1993). 

 
b)  The University owns the trademark names University of London  and ULU 
 
c)  1994 Education Act3:  
The Act does not require universities to set up a student 
union but does set out the responsibilities of the Governing Bodies where a students’ 
union exists. The key provisions are to ensure that its financial affairs are conducted 
properly and transparently, and to ensure that it operates democratically. 
 
d)  Internal governance:  
ULU has a Constitution (last reviewed by the University 
Board of Trustees in 2010) which sets out the composition and powers of the ULU 
Trustees, its Executive Committee and its Senate. It is based on the NUS model 
constitution.4 Changes to the ULU Constitution require the consent of the University’s 
Board of Trustees.  
 
In 2008 and again in November 2011, ULU published a Code of Compliance with the 
1994 Education Act which deals with, inter alia,  the right of individual members 
(registered students) to opt out of membership. It also sets out the financial governance, 
conditions of affiliation with other bodies, and the scope for members to express 
dissatisfaction with Union organisation.5 
 
e)  The Union’s relationship with the University is governed by a Memorandum of 
Understanding  (MoU) approved by the Board of Trustees in November 2011.6 The MoU 
deals with, inter alia, responsibilities for contracts, staffing, complaints and discipline, 
use of the University crest and trademark, relations with the media , health and safety, 
internal audit, business continuity etc. It should be signed by the in-coming President 
each year. 
 
f)  University Statutes and Ordinances7: 
the  current (2008) Statutes make no 
reference to ULU  but the Ordinances assume its existence in references on a number of  
operational matters – for example ULU’s obligation to provide  annual accounts and  to 
submit the Constitution for review,  the President’s right to request attendance at 
meetings of the Board  and Collegiate Council, ULU’s role in representing  students 
registered at the central University (ie the School of Advanced Study, SAS,   or the 
International Academy, UoLIA) in disciplinary or grievance procedures. 
 
17. The powers of the University in relation to ULU thus include the following : 
a)  It may, but need not, provide funding; 
b)  It may, but need not, permit ULU to operate from University-owned premises: and  
c)  It can control, limit and withdraw the use of the name ULU or University of London; but  
d)  It cannot require ULU to wind itself up. 
 
Services, Complementarity with College SUs,   and Stakeholder Input 
 

                                                           
3 http://www.legislation.gov.uk/ukpga/1994/30/part/II 
4 http://www.ulu.co.uk/content/621963/your_union/governance/ulu_constitution/ 
5 http://ulu.co.uk/files/ulu_code_of_practice(1).pdf 
6  Available on UoL  quorum in the BoT papers Nov 11 
7 http://www.london.ac.uk/972.html 
 

Review Terms of Reference  (i) and (ii) 
To consider the requirements, including the demand for services and representation, from a 
central students’ union. In so doing to consider evidence from:.. College Students’ Unions, 
Students of the School of Advanced Study (SAS),ULU Trustees and Senators, and the ULU 
Chief Executive, Heads of Colleges, National Union of Students, British Universities and 
Colleges Sport 

and  
 
To consider how a federal students’ union complements local students’ unions and local 
services in enhancing the overall student experience. In so doing to consider evidence from a 
variety of sources including:..Central Academic Bodies (CABs) National Student Surveys, 
Views of Managers from Colleges/CABs with responsibility for the student experience. 

 
 
18. The Group sought information and evidence from each of the groups listed above, in the 
following forms: 
 
a)  College Students’ Unions: 
The Deputy University Secretary wrote to each College SU (Appendix 2).  Fifteen 
replies were received. Most of these were made in writing, and most were received 
by the requested date and were thus reflected in the summary attached at Appendix 
3 . Replies were mainly from SU Executives, some which followed wider circulation, 
and some from individuals.  Some members of the Review Group also consulted 
their SUs formally or informally, as did several Heads of Colleges during the Review 
period so that the Group was confident that it had a good level of written and 
anecdotal information about College SU priorities. The anonymised summary 
responses were shared with ULU. 
 
b)  Students of the School of Advanced Study (SAS); 
Individual letters were sent (Appendix 4). Only one response was received, 
commending the gym and swimming pool. 
 
c)  ULU Trustees and Senators, and the ULU Chief Executive: 
By letters attached at Appendix 5. The Vice-President, as Acting Chair of Trustees,  
made a personal written submission (Appendix 9.1) and the Sabbatical Officers 
together presented their vision to the Review Group at the third (12 December 
2012) meeting (power point presentation Appendix 9.2).  
 
The Chief Executive and her staff provided an excellent and comprehensive overview 
statement on all of ULU’s current and recent activities: The Future of University of 
London Union. 
 This analysis reported on structures and scale of operations, financial 
performance, management, targets, markets and current usage (Appendix 9).  
 
d)  Heads of Colleges: 
Initially by email from the Chair and Deputy Chair of the Review Group with a 
request that they consult appropriate colleagues (appendix 6).  The progress of the 
Review and the trends evidenced by those who had contributed to the information 
gathering was discussed in detail at the Collegiate Council meeting on 15 February 
2013), followed by a further survey of Heads of Colleges.   
 
e)  The National Union of Students: 

By letter (appendix 7),  in a meeting between the NUS  Chief Executive and the 
University Secretary and Deputy Secretary, and in  telephone conversations. 
 
f)  British Universities and Colleges Sport: 
By web-site survey and telephone consultation with the BUCS Head of Sports on 23 
January). 
 
g)  National Student Satisfaction Surveys and local satisfaction surveys 
Desk research looked for benchmark data from public National Student Survey 
records and media articles on student satisfaction with SU provision nationally.  All 
Colleges were also  asked if they had, and were willing to share, relevant information 
from their own local student satisfaction surveys. Only UCL was able to offer a 
substantive response (an analysis of its services and members engagement 
commissioned by UCLU in 2010). Others referred the Review to the NSS, which does 
not yield this granularity of information). 
 
h)  One of the prompts for the Review (paragraph 8) had been a letter from five out-going 
College SU Presidents (18 June 2012) expressing their Unions’ dissatisfaction with ULU’s 
operations and governance (appendix 8).  The  concerns raised by the retiring SU 
Presidents included the following: 
“the governance of ULU appears to be weak, strategic planning processes 
are poor, its finances are opaque and its election turnouts bring its 
democratic legitimacy into serious question...Many of ULUs functions are 
important, however in practice they are executed poorly.....we have several 
questions we want you to consider; Do ULUs current structures allow for it to 
implement its functions in an effective way? Could other unions implement 
ULUs services/ functions more effectively? Do some of ULUs 
underperforming functions need to be closed down?” 
 
The University Secretary met all of the authors to  ensure that their concerns were 
understood and accurately reflected in the Review process. He also informally tested 
their assertions against the opinions of current SU officers.  
 
 
Documentation 
 
19. In addition to information gathered above, the Review also considered: 
a)  ULU Financial Statements 2011-12 with extracts from and trend analysis based on the 
financial returns of earlier years 
b)  The final report of the 2008 Financial Review 
c)  The lease on the Malet Street building (main terms were understood but not considered 
in detail) 
d)  ULU’s governance documentation: the 1994 Education Act, Constitution and 
Memorandum of Understanding 
e)  ULU usage data for membership of clubs and societies in 2011-12.  (Appendix 9, 
especially page 14 and  annexes 10,12 and 14)  
f)  ULU usage data for other social, recreational and commercial use of Malet Street 
 
 
 
Principal findings  
 

20. ToR 1 was designed to establish the demand for services and for representation.  
 
a)  Services 
College SUs were generally appreciative of the facilities provided in Malet Street, 
singling out the swimming pool and gym, printing, free room hire for meetings, the 
Venue as a student-controlled location for live music gigs and other events that are 
too large to host at some College SUs, and the competitively priced and “student 
friendly” cafe and shop. These statements of support were widespread across the 
College SU responses though inevitably the facilities are likely to be of most 
immediate benefit to students based close to Malet Street. 
 
ULU’s usage data (Appendix 9) and financial returns also support the impression of a 
busy day-time use of the cafe, shop and bars, the gym and pool. For example, there 
were 2671 recorded usages of Energy Base in October 2012, of which 2108 were by 
students, 486 were by associate members (predominantly but not exclusively staff) 
and 77 “others”. Usage reflects the pattern of the academic year.  
 
 ULU records also show the attendance for 10 Friday Club Nights, with around 8,500 
participants across the sample of 10 reported in 2011/12. These events had also 
successfully attracted Imperial College students, associate members and others (e.g. 
College of Law).   
 
Daily footfall through the building for day-time use of the cafe, shops, bars etc is not 
normally systematically recorded but any regular user of the building will know how 
very busy it is during term-time day times. When the current Review started, ULU 
monitored day-time access for a period, and their records indicate that around 1,000 
individuals came into ULU for some purpose during the busiest mid-day period, on a 
typical mid week, term-time day.  
 
Where membership is routinely recorded (e.g. Energy Base and Club nights) UCL 
alone typically accounts for around 30% of the participation. 
 
ULU publishes a student newspaper (London Student) intended to be of interest to 
the whole University student body, and distributed free to all Colleges. It attracted 
only three comments in the SU responses but does appear to be widely read and 
highly visible. Nine Colleges have student newspapers; some also have radio and TV. 
For all, however, these traditional but costly media outlets are supplemented by 
comprehensive electronic communications – web-sites and social networking links. 
 
b)  Clubs and Societies 
In terms of clubs and societies, there were expressions of support from the College 
SUs for the range on offer, and a generally shared assumption that this breadth of 
provision was of especial benefit to the smaller Colleges. College SU responses also 
valued the access ULU provides to training and development of personal expertise in 
the subject of the club or society.  
 
However, ULU’s usage data do not show that these expressions of support and 
interest are actually manifest in membership of clubs and societies. The summary 
data provided in the ULU submission, from sign-up figures (which do not reflect the 
actual participation across whole years, though it is unclear whether they are higher 
or lower than actual participation rates) indicate that in 2010/11 a total of 1744 

individuals were signed up members of clubs and societies. Of these, around 90 
were staff or others; over 660 were from UCL, so that fewer than 1000 students 
from the other (then) 18 Colleges appeared to be active participants.  As a 
benchmark,   membership of QMUL’s 130 clubs and societies in March 2013 was 
4,200, with 1,500 students participating in club sports. 
 
c)  Sport 
Intercollegiate sport remains very important to College SUs, despite the formal 
alliances of the majority of SUs with BUCS. Though there were some criticism of 
elements of ULUs’s organisation and administration in this area, its role as a focus 
for intercollegiate sport was in general strongly supported. There was particular 
enthusiasm for ULU’s work in sports-related development (e.g. refereeing, specialist 
sports first aid course, life-saving, coaching). King’s appears to be the only other SU 
offering sports support in the form of training and qualifications.  
 
The survey of College Students’ Unions was undertaken early in what was for most 
of them their first year of membership of BUCS and this is undoubtedly a changing 
landscape for them, which is not necessarily easy for them to engage with. Despite 
the advantages that BUCS’ professional structure and national role provides,  the 
evidence from College SUs indicated that ULU could be expected to remain as a 
positive force in  co-ordination of inter-collegiate sports at all levels, and University-
level elite sports participation.   
 
ULU offers some  sports which are not provided anywhere else in the University  
(e.g. canoe club, life-saving, water-polo, scuba diving) or provided only in a very few 
College SUs (eg archery,  gymnastics, rifle shooting, fencing, sailing). However, it also 
duplicates provision: for example, it runs 1 of approximately 30 football clubs, 1 of 
22 hockey clubs. 
 
d)  Music  
Though not mentioned specifically in SU returns, the same comments probably 
apply to elite musical activity. ULU itself sees intercollegiate music as a USP, though 
individual participation is again very small in number.  Membership of the   Chamber 
Choir is around 27-30, with up to 10 places turning over each year. Last year around 
50 individuals auditioned for places. The University of London Symphony Orchestra 
is around 70-100 strong with entry by competitive audition.  
 
e)  Social benefits 
In terms of important, albeit less tangible issues, several SU responses included 
comment on the potential or actual  enrichment of the student experience through 
a shared central London base that enables students from any College (especially the 
smaller and/or non-Bloomsbury Colleges) to feel part of a greater whole. The range 
of facilities, clubs, societies and sporting opportunities was said to be valued by 
small SUs that cannot provide a full range of their own. Access to ULU’s facilities and 
activities was also recognised as a marketing advantage for small Colleges. 
 
f)  Representational and campaigning role 
College SUs were almost uniformly critical of ULU’s track record in delivering its 
representational responsibilities. The long-standing problem of low turn-out in 
elections was a cause for concern and seen as undermining the legitimacy of the 
representational role.  

 
SU comments reported widespread reported frustration with wasted opportunities 
to create a strong voice for London students on London issues, and  College SU 
responses  suggested a general desire that London-specific  issues should become a 
greater focus of  a London-wide  Union  (23 below). 
 
Where College SUs did comment positively, it was in the area of networking (notably 
the new network for small and specialist institutions and London-wide networks for 
specialist groups or causes) and acknowledgement that ULU’s collective expertise 
and greater resources could be helpful to local SUs in developing local campaigning 
and lobbying activity.   
 
There was recognition of the efforts of the current Vice-President who as Acting 
President had worked effectively with the Student Activities Team to (inter alia), 
create a small and specialist unions network, to develop a programme of visits to 
College SUs and to improve communication with local SUs and especially their 
sabbatical officers.  
 
This improvement was nonetheless seen by College SUs as ad hominem and fragile, 
with ULU’s core governance structures not trusted to deliver consistent, robust 
democratic representation. Criticism and desire for change was widespread, from 
the retiring presidents whose letter had helped to trigger the Review through to 
smaller Colleges responding to the survey who believed that their voice could not be 
heard in the present constitutional structure. 
 
 
21. ToR 2  was designed to establish how the federal  students’ union complements local 
students’ unions and local services,  in enhancing the overall student experience. 
 
College SUs were asked  to comment on areas of unmet need, and of potential for 
development in ULU,  and whether they felt that ULU  served the needs of the 
University’s large and disparate student body.  In summary, the general response from 
College SUs was negative: that ULU does not, and for some years has not represented 
the University’s student body; that it might have the potential to do this but only with 
greater resources, different governance arrangements and a different focus (primarily 
on London issues).   
 
Co-incidentally, at the time of the Review, the NUS was  considering the re-
establishment  of some form of  London Office with responsibility for co-ordination and 
development of pan-London campaigning, representing all students across London.  The 
NUS already represents the wider London student voice on principal public fora  – 
London Higher, Mayor’s Office, London Housing Covenant, in negotiations with TfL.  
 
Desk  research into BUCS provision and a telephone consultation  with its Head of Sports 
had provided the Review Group with information on BUCS’s current structures, including 
its regional governance which has representation  from every member institution. As a 
national operation it has access to policy makers and funders of student sport, with 
significantly scaled resources for local SU participants. It does not impact on inter-
collegiate sport and its activities are solely around team sports. 
 

Across the 18 Colleges of the University, there are at least 16 Students’ Unions, between 
them   serving a London-based population of over 120,000 students. Provision of 
services and facilities in each SU is of course extremely varied, even between 
comparably-sized institutions. At present (with some exceptions) students of one 
College cannot easily   access the facilities of another:  that is, while there is a general 
acceptance of individual casual use, there are only limited formal arrangements for 
shared access.  
 
Appendix 10 gives an indication of current resources in terms of sabbatical officers, 
clubs, sports, number and types of services across the Colleges.   
 
22. Heads of Colleges were asked whether they believed that ULU represented value for money 
for their students. The great majority responded, and they were unanimous that it did not. 
The majority also responded favourably to a further question – if their subscription to ULU 
were to stop would they wish, in some form, to use the saving to enhance local student 
support.  
 
 
Pan-London Provision 
 

23. Interest in developing some form of London-wide structure for campaigning, lobbying and 
representing the views of all London students (within and outwith the University) was 
expressed in several forms and across all stakeholder groups in the Review process. 
 
a)   SU responses referred to the desirability of ULU focussing more closely on the concerns 
of students on London-specific issues; 
  
b)  The ULU Sabbaticals foresaw the advantages of the NUS or another (independent) body 
in due course taking collective responsibility for London-wide student issues on behalf of 
all London students. They saw an independent (non-NUS) body as potentially funded 
through grants from existing Students’ Unions. With the increased co-ordination of 
effort and the increased authority of that comprehensive position, they argued that such 
an organisation would be able to speak with significant influence; 
   
c)  The NUS  had reported  strong interest from its London-wide FE and HE members  to 
create a structure that could provide a focussed support for all London students on 
London-specific issues; 

d)  When asked whether in principle whether they would support such the development of 
pan-London provision – whether under the auspices of the NUS or a separate 
independent operation – the majority of Heads of Colleges responded that they would 
and that they believed their SUs would also welcome the development.  
 
24. The Group was conscious that the timing of its report could not be allowed to impact on the 
concurrent NUS process. Nonetheless, the emerging support for pan-London political 
representation, co-ordinated campaigning and lobbying on London issues for all London 
students, was recognised.   
 
 
 
Finances 

Review Terms of Reference (v) 
To consider the financial accountability and financial sustainability of ULU, taking into 
account the current subscription model, ULU’s registration as a separate charity and the 
lease and the long-term maintenance of the ULU building. 

 
25. Overview 
ULU’s annual budget is prepared in accordance with its financial regulations, and is approved 
by ULU Senate and ULU Trustees before being submitted to the Collegiate Council for 
University level approval on behalf of the Board of Trustees. ULU reports termly on income 
and expenditure to the Collegiate Council. 
 
Payment of the College subscription  is exclusively for the following purposes (as  agreed 
following the first Webley Review  paragraph 5)  
Student representation (President and Vice President) 
Representative sport 
Societies 
London Student newspaper 
Swimming Pool 
The total College subsidy  for 2012/13 was £733k, of which £400k was ring-fenced for 
representative sport. 
 
 
26. Financial Sustainability 
At 31 July 2012, ULU had short term deposits of  £1.4m.  Its principal income 
streams are shown below.  
ULU Gross Income  
 
 
 
2011-12 
2010-11 
Student Shop 
289,893  
298,738  
Bars 
629,239  
495,361  
Birkbeck 
331,393  
244,793  
Catering 
403,029  
463,002  
Lunchbox 
596,621  
613,550  
Print Shop 
222,924  
198,683  
Conference 
556,032  
554,529  
Recreation 
723,843  
845,463  
(note: th 
Marketing 
46,875  
52,918  
London Student 
7,035  
18,661  
Rentals 
72,572  
72,006  
Investments 
22,686  
22,711  
Memberships 
35,704  
31,855  
College Contribution to Premises 
83,173  
79,212  
Grant 
716,382  
768,265  
 
 
 
 
4,737,401  
4,759,747  
Note that the closure of the pool and gym for refurbishment in summer 
2011had a negative impact on “recreation”  revenue.
 
 
In several meetings, the Review Group considered ULU’s long-term sustainability 
assuming business as usual and concluded that sustainability could only be achieved if all 
of the following conditions applied: 
 
a)  Colleges confirmed their continuing commitment to current or increased levels 
of subscription, and tied  this commitment to at least a five year planning 
period; 
b)  The University continued to subsidise the maintenance costs of the Malet Street 
building (around £0.75m in 2010/11)  and renewed its lease, without reference 
to dilapidations, on the current rental and for an extended period; 

c)  ULU’s infrastructure costs remained constant ; 
d)  And no un-budgeted maintenance or trading losses were incurred. 
 
27. Given the fragility of these assumptions, confirmed part-way through the Review by the 
advice that several Colleges were planning to end their ULU subscriptions with immediate 
effect,  the Group concluded that ULU would not be financially sustainable in its current 
operating model. 
 
28. In the judgement of the Review Group, high-level indicators about the direction of travel 
were clear:  
a)  Reduction in College subscription had to be  anticipated:  though the scale and 
timing was unknown it was understood that withdrawal of a significant proportion 
College subsidy in 2013/14 could not be ruled out; 
b)  The University would not renew the Malet Street lease on the same terms, but 
would “normalise it” onto a full repairing lease. The costs of dilapidations and of 
restitution of condition at the end of the current lease in 2014 were being  prepared; 
c)  ULU has financial reserves, which would be impacted by either of the above 
changes; 
d)  As a charity, ULU’s ability to trade could be compromised by a known or predicted 
deficit, depending on its recovery strategies.  The University Board of Trustees has 
responsibility under the 1994 Act for ensuring that ULU is financially accountable.  
 
Conclusions and Recommendations 
 
Review Terms of Reference (iii) and (vi)   
To evaluate how the services currently provided by ULU fulfil the requirements that emerge 
from consideration of (i) and (ii). 

And 
In the light of the above, to advise the Collegiate Council on the options for the future  
Role of ULU and to make such recommendations as it considers appropriate. 

 
29. Principles 
 
Working within the terms of reference, members of the Review Group remained very 
conscious of the need to determine the best possible use of resources to enhance the 
quality of student experience within the University. These working principles were 
crystallised as follows in forming the recommendations:  
 
a)  Achieving the best quality of provision for University of London students; 
b)  Achieving complementarity of provision  between centrally-provided and  College 
provided services and facilities for students; 
c)  Within this, making the best possible use of resources, and avoiding duplication of 
commonly available provision (e.g. in clubs and societies) 
d)  Ensuring that the student body itself had a voice in determining the balance of 
services and facilities; 
e)  Financial assumptions must exclude College subscriptions and will be based on 
payment for services by users, plus commercial income-earning; 
f)  Overall break-even should be the  minimum operating requirement; 
g)  Achieving a smooth transition to new arrangements for ULU staff and College and 
student users. 

 
 
30. Scenarios 
 
The Group developed a range of scenarios and considered them against the information 
received in the course of the Review.  The scenarios ranged from closure in the event of 
complete loss of College subscription income, through business as usual, to various forms of 
improved student service provision, based in Malet Street, and run in any one of a number 
of University and/or partnership models. 
 
The Group concluded that “business as usual”  and the expansionist vision described by the 
ULU Sabbatical officers in their presentation to the 3rd  meeting  (12.12.12)  were impossible 
without significant increase in College subsidies. 
 
31. Within the range of scenarios, the Group also considered closure. There are no legal 
requirements on the University of London to continue to provide a federal students’ union. 
With the exception of the c250  SAS students, and the 54,000 remote learners registered 
with UoLIA (for whom  provision must be made, below paragraph 35) , all students  are 
registered in  and physically based at  Colleges  that  provide for their representational, 
social, welfare and sporting needs – completely  so in the case of the large Colleges, and 
with  effective  and creative managed  solutions in others.   
 
However, the Review Group has not recommended closure of those facilities and services 
which are clearly valued by, and add value to the experience of, significant numbers of 
University of London students.  Its recommendations are designed, explicitly, to retain the 
most valuable and distinctive features of the current provision, and to bring the overall 
provision up-to-date and relevant to the needs of today’s students.  
 
32. Based upon the evidence gathered and  the changing needs of the student population, the  
Review Group’s  concluding focus was  therefore on a scenario predicated on separation of 
functions into: 
A focussed, well-supported pan-London operation , responsible for co-ordinated 
campaigning, lobbying and representation for London students on London issues.  
This was a clear message from College Student Unions, and from the ULU Officers 
themselves. Given the reported NUS interest in developing such a role, the Review 
Group would see the NUS as its natural home.    
 
However, it would not be impossible for such an activity to develop separately, but it 
would need to be financed independently, possibly, as the ULU sabbatical officers 
had suggested,   from subscriptions from SUs across Greater London. It would not be 
a students’ union within the meaning of the 1994 Act, nor would it have a legal 
relationship with the University, or come within its governance, but could have the 
potential to be an influential voice for London students.   
 
This entity, whether within the NUS or independently, would meet the wishes 
expressed by many College SUs, and by the ULU Officers (albeit sooner than they 
would have planned). 
 
AND 
A “Student [Services] Centre” based in Malet Street providing  the best possible 
facilities and services that directly contribute to the student experience and  are of 

value to, and complementary to services provided by Colleges or College SUs. Some 
of these services and facilities exist at present; others would be developed with 
investment in the building and a full business plan. Some services would be of 
general interest, others more obviously for Bloomsbury-based students. The Student 
Services Centre could be run directly by the University or with partners or tenants, 
who could be colleges or other groups.  A new legal entity would be created if 
necessary to support the preferred model. 
 
Several possible variants of this model were considered but a core approach 
identified by the Review Group would, for example, include: 
 
Income-generating  activities:    
the swimming pool and gym; hair 
dresser, therapies and treatments, shops, cafes, bars, the Venue, conference 
hire space and services, tenanted spaces for  cognate activities including  
College use; 
 
Welfare provision  (broadly defined):  
Housing services (expanded),  a GP 
practice, counselling, psychiatric referral, opticians , chaplaincy/prayer 
rooms, legal services, debt/financial advisory service; any commonly used 
service that can be sensibly be shared  instead of replicated in several  
colleges; 
 
Services and support:  printing, photocopying and binding; continued but 
enhanced co-ordination of inter-collegiate sports, of elite/niche sport which 
is not readily available in Colleges, and of  music provision  at University 
level that cannot be supported appropriately from an individual College. 
Continued support to pan-London networks such as the small and specialist 
Colleges’ students’ unions. 
 
This approach builds on the existing provision but is focussed on those areas which 
are currently best used, most highly valued by members, which genuinely add value 
to the London student experience without excessive duplication of provision,  and  it 
assumes investment in the building after the termination of the current lease,  and 
investment in the staff to support the change and development.  
 
The Review Group commissioned a high-level financial model to test the viability of this approach. 
The model addressed the over-riding  working principles and assumptions established by the Review 
Group (quality of provision, no College or University subsidy, based in Malet Street, operating  to 
cover costs, no change to the overall staffing costs).  The model took known market rental values 
(allowing for the restrictive  Bedford Estate  covenant ), recent audited data on ULU’s income and 
expenditure streams,  and a hypothecated balance of tenanted space and conference –type lettings.  
It noted that the building was in need of investment, calculated from the recent condition survey at 
c £3.25m but demonstrated the University’s recovery of this investment within five years through 
the rental stream. The model showed a trading surplus on a recurrent basis however considerably 
more detailed work would follow a decision to develop the Student Centre.  
 
33. The Group emphasises the importance of maintaining an orderly transitional year through 
2013/14. 
 
34. The Group commends the model outlined in paragraph 32, based upon clear separation of 
function, and further unanimously  recommends that: 

 
a)  The University should consider providing some small start-up funding to support  the 
free-standing pan-London organisation outlined by the ULU sabbatical officers  
(paragraph 32) , or the  development of pan-London co-ordination within NUS.  
 
b)  Either through  a Collegiate Council agreement of principle, or in bi-lateral 
arrangements, Colleges  should consider ways to facilitate the use of one another’s 
students’ union facilities, with appropriate cross-charging arrangements.  A primary 
intention would be to improve provision and access to facilities for students at 
smaller Colleges but there is clear potential for more general enrichment of 
experience and cost-effectiveness in provision.  
 
c)  The central University should establish appropriate representational arrangements 
within SAS structures for SAS students and within UoLIA structures for students of 
the International Academy.  The trademarked name “University of London Union 
(ULU)” should be  reserved for the structures designed for SAS and UoLIA  students 
registered with the central University. 
 
d)   A Planning Group be established promptly to develop a detailed plan for  
sustainable, broadly based provision in Malet Street, and that the outcome of this 
process informs a refurbishments and space planning project to be put into effect in 
summer 2014, in time for the start of the academic year 2014-15, coincident with 
the ending of the current  lease. The use of the building will be aligned with the new 
Estates Strategy. An outline membership structure and terms of reference are 
attached at Appendix 11. 
 
 
Professor Paul Webley 
Deputy Vice-Chancellor, University of London  
Chair of the Review Group. 
 
Ms Maureen Boylan 
 
Deputy University Secretary 
Secretary to the Review Group 
 
24 April 2013