This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NYPACT transparency and representation'.

                                   Steering Group 
MINUTES of meeting held on Wednesday 7 March 2012 
6 (Chair)                  Whitby WHISH and Chair of NYPACT 
57                             Principal SEND Officer 
58                             Principal Education Social Worker 
59                             Parent and NYPACT 
60                             Parents and Family Rights Group 
61                             Ryedale Special Families 
62                             Quality & Improvement 
63                             PPC (Selby) 
64                             Senior PPC   
65                           Parent and Parents Advocacy Coordinator   
66                          Children Centre rep 
67                          MENCAP 
68                          Disabled Children Service rep  
69                          Ripons Acorns parents group 
70                          Consultant Community Paediatrician        
71                          Q & I Lead Vulnerable Learners 
1.Welcome and introductions 
58 began the meeting by welcoming everyone and expressing thanks to 6 for taking on the 
role of chairing the steering group which is an important step in establishing the 
independent governance of the Parent Partnership Service. 
After introductions, 64 explained that the current restructure of CYPS has led to changes in 
post of some PPSG members which means that new reps for children’s social care, Q & I and 
strategic services will be nominated in time for the next meeting.  
64 has also written to 70 and it is hoped that she will be able to attend future PPSG 
meetings to represent health services. 
2.Minutes of last meeting 29 September 2011 
58 apologised for the postponement of the PPSG meeting scheduled for January as it has 
been five months since the last meeting. The minutes were reviewed and the only matter 
arising was regarding feedback from parents about the PPS. It was agreed that this would be 
discussed later in this meeting. 64 explained that the PPS seeks views from parents whose 
child has just completed a statutory assessment. A questionnaire is sent to all parents with 
the new proposed statement and the information is collated and shared with the LA. 
Recommendations are then made from parents’ views to improve their experience of their 

process. 64 will discuss with 72 (SEN Manager) how these reports can be shared with 
parents e.g. through the website. 
58 then formally handed over the Chair to 6. 
              3.   Update on PPS 
58 described some of changes to the structure of the Children and Young People’s Service 
(CYPS) which is in the process of a major restructure. Some organisational charts were 
handed out to illustrate the proposed new structure of Access and Inclusion (A & I) and the 
advisory service Quality and Improvement (Q & I). 
Currently the PPS is sited within the Learning, Youth and Skills (LYS) section as part of the 
Education Social Work (ESW) service which 58 heads. Under the restructure LYS will be 
disestablished and the ESW will return to Access & Inclusion of which 73 is the Assistant 
Director. The Disabled Children’s Service will leave social care and also go into A & I on 1 
May 2012. This means that the care and education LA services for disabled children will be 
within A & I.  Previously it had been decided that it would be better for PPS not to sit within 
the service which is responsible for SEN to allow it to be at “arm’s length” from SEN 
decisions and policy. 58 stated that the LA is keen to protect and guard the independence of 
the Parent Partnership Service especially if it sits within A & I. 
The exemplifications stress the importance of parents’ confidence that the PPS is in a 
position to challenge the LA where necessary on behalf of parents both in individual cases 
and on a policy level. It was pointed out that the PPCs will not have access to information 
about children without the expressed permission of parents. They will not be able to input 
onto the LA data base, nor will they be able to access reports or files on children unless 
permission is granted by parents directly. This will create a “firewall” between the LA and 
the PPS which will protect both parents and the service from being perceived as being 
ensconced within the LA. 
A member asked about the location of the PPCs in offices across the county as it was 
understood that PPCs mainly sit in open plan offices alongside SEN Officers and other LA 
colleagues. It was acknowledged that this is the case for most of the PPCs but that the PPCs 
are sensitive to this issue and will take care to use their mobile phones or remove 
themselves to a private space where confidential conversations are taking place. Open plan 
offices are the way things are going. Some members of the PPSG expressed their confidence 
that the PPCs are able to operate independently of the LA but it was agreed that this 
concern would be kept under review if the co-location of the PPS alongside other LA staff 
would undermine parental confidence in the impartiality of the PPCs. It was also pointed out 
that the PPCs spend most of their time “on the road” on home and school visits and little 
time is spent in the office base. 
ACTION: 64 will provide information for the next PPSG about where the PPCs are located. 
Feedback will also be obtained from parents via the questionnaire about their confidence 
in the impartiality of their PPC. 

61 asked whether it would be possible to protect the role of the Specialist Careers Advisers 
whose contract with IGEN comes to an end in August. It was stressed how important the 

skills of these staff are to parents and young people. Many parents were hoping that the 
Specialist Careers Service could be located within A & I. 
PPS Webpage 
61 asked for the views of the PPSG about the PPS website, whether there should be a stand- 
alone website as previously or whether it was sufficient for the PPS to develop its page 
within the NYCC website. The exemplifications recommend that PPSs provide information to 
parents via a website which is independent from the Local Authority. This used to be the 
case in North Yorkshire but it was difficult to keep the page up to date and it was quite 
expensive to maintain. Some discussion took place about the benefits of an independent 
website compared to maintaining a webpage within the NYCC website. 
It was pointed out that NYPACT are developing an improved website with vast amounts of 
information for parents across all areas of North Yorkshire. NYPACT are happy for parents to 
be directed to their site from NYCC’s site and vice versa. This seems to make more sense 
than different organisations working for children and families maintaining separate websites 
with similar information. 
In summary it was agreed that for the time being the PPS will develop and improve its page 
on the NYCC website with easy links to the NYPACT website (due to be re-launched at the 
May conference). 
ACTION: 64 to keep PPS presence on NYCC website up to date with information for 
parents about sources of independent advice which parents can access alongside the 
council’s information about its policies and procedures. 

Website issue to be reviewed once the new NYCC SEND webpages and NYPACT website 
are launched. A stand-alone website may be considered appropriate for the PPS at a later 
stage once the new legislation regarding SEND has come into force. 

PPS Budget 
58 drew the PPSG’s attention to the most recent budget sheet for the Parent Partnership 
Service which illustrates the financial allocation and expenditure for this tax year. This 
shows that the bulk of the service budget is spent on staffing for direct casework. 64 
pointed out that the service has been making efforts to make economies in areas such as 
staff training, venues and refreshments but that is still a high cost for staff travel expenses 
as a result of the emphasis on direct casework across this huge county. 58 confirmed that 
the service will not suffer significant cuts during the coming budget round. 
SEN Mediation 
A copy of the Community Accord contract options had been sent to the PPSG members. 
Some discussion took place about the role of mediation with SEN issues. It was confirmed 
that NY only uses the formal mediation service once or twice a year as the LA and PPC are 
try to promote informal resolution of parental concerns/disputes at an early stage although 
this is alongside, not instead of, parents’ legal right of appeal to the SENDIST (Tribunal) 
where applicable. Mediation is only recommended if there is room for manoeuvre between 
the LA, parents and the school/setting. A mediation case can cost between £600 - £1200 so 
it makes sense to agree that it is worth the expense and everyone’s time to pursue this 
avenue. Unfortunately, it is quite late in the year to spend a lot of time exploring other 
mediation providers but for next year the contract will be reviewed at the autumn PPSG 

meeting to avoid this “fait accompli”.  A member wanted clarification of the qualifications of 
the mediators at Community Accord.  A discussion also took place about whether mediators 
should be in a position to provide legal advice especially as the LA are strengthening their 
access to expert legal advice to defend their position. 
ACTION: 64 will inform Community Accord that North Yorkshire will purchase their 
contract for one year for £1560 which includes #.   64 also to obtain confirmation of the 
accreditation of the mediators at Community Accord. 

SEN Mediation contract for 2013/14 to be discussed at the autumn PPSG 
4.   PPS and Academies 
A member of the PPSG had requested that the role of PPS within the academies be raised at 
this meeting. It had been brought to notice that some parents had been informed that their 
PPC was not welcome at the school once it had gained academy status. 
58 confirmed that all parent were entitled to access the PPS regardless of the type of school 
or setting their child(ren) attended and that schools would be expected to invite/allow the 
PPC to attend meetings and school visits with parents. 
ACTION: 64 to draft a letter to the heads of NY academies reminding them of their 
responsibilities towards the parents of children with SEND including notifying them of the 
PPS and accepting PPC presence in school if parents wish this kind of support. This letter 
will be sent jointly by 58 and 6 as Chair of the PPSG. (Copy to be available to PPSG 

5.   PPS Annual Report 2011 
This had been circulated prior to the PPSG meeting. Members discussed some of the trends 
in the report in particular the statistics relating to referrals. It was noted that the majority of 
casework is with parents whose child attends mainstream without a statement of SEN at the 
point of referral. 
Self evaluation of the exemplifications of the minimum standards for PPSs. 6 noted that 
there were only two areas where the PPS is not compliant with the minimum standards. 
These were relating to Independent Parental Supporters (IPSs) where it was confirmed that 
the PPS is no longer recruiting and training new volunteers but operates a different model 
altogether by working closely with voluntary groups and NYPACT. Where parents request 
SEN advice which is completely independent from the LA (which happens very rarely) all the 
PPCs are able to signpost those parents to an appropriate source of independent advice and 
support. This may be to a national organisation such as IPSEA, ACE, Contact a Family, NAS or 
to a local agency/support group who the PPC is confident has current knowledge of the SEN 
systems and funding mechanisms. It was debated whether the service is therefore 
compliant with the minimum standards as it is always able to ensure that parents have 
access to independent advice, on occasions this has involved advice from legal trained 
ACTION – 64 will write to all the remaining registered IPSs (PPS trained) in the county to 
clarify whether they are still involved actively with any families and whether they wish to 
continue this role. 

The other area was is in relation to parental legal rights being set out in PPS parent leaflets. 
This issue will be discussed further as a new series of information sheets is being produced 
which will point parents in the direction of their legal rights in education. 
ACTION – The PPCs will be doing a presentation at the primary Senco Networks for this 
term. This will hopefully promote the PPS to Sencos so they in turn can let parents know. 

Expenses form for travel to this meeting will be attached along with the minutes. Please 
email them to 64 or complete and return at the next PPSG meeting. 

The date and time of the next PPSG meeting will be Tuesday 8 May 
2012 from 10.30 – 12.30 in Meeting Room 3 in the Brierley Building 
(main reception) at County Hall, Nothallerton, DL7 8AE