This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NYPACT transparency and representation'.

Special Educational Needs and Disability (SEND) Improvement and Integration 
Programme Board  
 
 
2.00 – 4.00pm Tuesday 17th April 2012, the Pink Meeting Room, County Hall 
 
Notes of the Meeting 
 
Present: 
73 
 
 
 
AD Access and Inclusion 
97 
 
 
 
PACT Parents Representative 
86 
 
 
 
Barnardo’s (for the Flying High Group) 
87 
 
 
 
Integrated Processes Project Manager 
89 
 
 
 
Principal Educational Psychologist 
90 
 
 
 
Integrated Services Manager 
71 
 
 
 
Senior Advisor, Inclusion 
91 
Principal Accountant 
92 
 
 
 
Head of HR 
93 
 
 
 
Workforce Development Advisor 
72 
Head of Assessment and Commissioning (Education) 
96 
Head of 14-19 Strategy and Commissioning 
34 
 
 
 
Senior Commissioning Manager: Children (NYY PCT) 

 
 
 
Head of SEND Support and Outreach 
64 
 
 
 
Senior Parent Partnership Coordinator 
101 
Performance and Change Manager, Health and Adult 
Services 
 
 
Apologies: 
85 
 
 
 
PACT Parents Representative 
98 
Head of Self-Directed Support and Transformation (HAS) 
99 
Head of Safeguarding 
88 
Head of Assessment and Commissioning (Care) 
95 
 
 
 
Strategic Development & Commissioning Manager  
94 
 
 
 
Residential Review Lead 
 
 
 
 
Agenda Item 
Discussion/ Actions 
 
 
 
 
1. Welcome 
73 welcomed 101 to the meeting, who was attending the SEND 
and 
Programme Board on behalf of 98. 
Introductions 
 
2. Minutes of 
 
 
the meeting 
The minutes were agreed as an accurate record. 
held on 
 
31/01/2012 
 
 
 
3.  SEND 
73 provided an overview of the SEND Implementation Plan which 
Implementation  outlines the key deliverables from the SEND Improvement and 
Plan 
Integration Strategy (2011 -14).  To assist transparency, the 
implementation plan is available on the NYCC website to allow 
members of the public to see progress being made against the key 
pieces of work being delivered through the SEND change 
programme. 

 
 
 
 
4.  Access to 
In the absence of 88, 73 reminded the Board that this workstrand 
 
Targeted 
consists of two key elements: 
 
Services 
  a) Early Support (a separate item on the agenda) 
 
  b) Short Breaks 
 
 
 
Regarding Short Breaks, the Board was informed that the Short 
 
Breaks Statement has been revised to take into account feedback 
 
received throughout the consultation process.  Significant 
 
improvements have been made to the statement through the 
 
consultation, and the final draft has been shared with PACT 
 
representatives and will be put before Executive on 24/04/12. 
 
 
 
To help address the needs of children with complex learning 
 
difficulties and disabilities, a pilot is being undertaken within the 
 
Scarborough area to implement a more integrated approach to their 
 
learning, health needs and care requirements.  The pilot focuses on 
 
sharing expertise across health, education and social care to create 
 
a Multi Agency Care Plan for each child, which is consistent across 
 
all settings.  87 to circulate a copy of the report being taken to 
87 
the Special Heads meeting on 25/04/12 regarding this project. 
 
 
 
34 advised that training from Sleep Scotland has been jointly 
 
commissioning by Disabled Children's Service, Integrated Services 
 
and the PCT.  This accredited training will be provided to 
 
professionals working disabled children and their families, and the 
 
training model will equip a number of workers across the county to 
 
become ‘Sleep Practitioners’.  This model will enable enhanced 
 
support to be provided to families who experience severe sleep 
 
problems.  PACT has also agreed to fund training which will be 
 
delivered to parents.  34 to circulate details of ‘Sleep Scotland’ 
34 
training. 
 
 
 
 
 
5. Early 
90 provided an overview of the report presented to the Board, which 
 
Support 
summarised the work to embed the Early Support programme within 
 
 
North Yorkshire.  The report also outlines the key challenges being 
 
faced by the programme.  The Board discussed that some services 
 
have a reluctance to allow their staff to undertake the key worker 
 
role. It was also queried whether GPs have been involved in Early 
 
Support training – 90 to clarify. 
90 
 
 
In terms of national developments, the Early Support Trust is re-
 
writing the materials which are available for parents and reviewing all   
training resources.  As part of the Early Support programme, a draft 
 
education, health and care plan is also being developed, which will 
 
be available for Pathfinders to trial.  These elements will trialled 
 
within the Hambleton/Richmondshire area (working with disabled 
 
children aged 0 – 5), before being rolled out more widely across the 
 
county. 
 
 
 
The Early Support report was noted by the Board. 
 
 
 
The Board discussed how the Early Support programme is being 
 

promoted to parents and whether a communications strategy is 
 
required to further promote the programme across North Yorkshire.  
 
Additionally, a discussion is required to establish whether there is 
 
any scope to introduce a designated Key Worker role. 
 
 
 
89 to produce an action plan addressing the issues identified 
89 
within the report and raised by the Board.  89 to present the 
action plan at the next SEND Programme Board. 
 

 
 
 
6.  SEN 
91 presented a report regarding high needs SEN budgets and the 
 
Funding 
SEN funding strategy. This report identified the reasons behind the 
 
Strategy and 
increasing pressure on the budget for mainstream High Need SEN 
 
High Needs 
Statements and outlined the measures being taken to reduce this 
 
SEN Budgets 
pressure.  The Board was informed that a decision was taken to not 
 
implement the ‘Top-Up model’ detailed within the report until the 
 
implications of the SEND Green Paper and national High Need 
 
funding reforms were fully understood. 
 
 
 
The report identified a number of issues which need to be 
 
considered in the development of future strategies for funding High 
 
Needs SEN.  The Board noted the need to consider the funding 
 
strategies for future years as soon as possible and confirmed that all 
 
proposals which are put forward will be consulted upon.  
 
 
 
91 tabled a report regarding the Department for Education’s (DfE) 
 
consultation on school funding reforms relating to High Need.  The 
 
Local Authority (LA) will consult with schools and parents regarding 
 
the issues raised by the reform proposals and will formulate a 
 
response to the consultation. 
 
 
 
91 to keep the Board updated on progress at appropriate 
91 
intervals 
 
 
 
Early autumn term consultation with parents to be arranged 
73 
 
 
 
 
7.  Access to 
90 provided an overview of the inclusivity review, which is being 
 
Universal 
taken forward as part of the ‘Access to Universal Services’ 
 
Services 
workstrand.  The review will focus initially on CYPS Universal 
 
 
Services and the circulated schedule details the timescale over 
 
 
which each service will conduct their review and the method of self-
 
 
evaluation which will be used.   95 to report the findings of the 
95 
 
services that have carried out their inclusivity self-evaluation to 
 
the next Board meeting. 
 
 
 
86 advised the Board that there is a mechanism in place to enable 
 
the Flying High group to feed their views into the inclusivity reviews.  
 
The Board discussed the need to ensure child and parent views are 
 
incorporated into each review and queried whether it would be 
 
possible to integrate an element of external evaluation as part of the 
 
review process going forward – 95 to investigate. 
95 
 
 
34 provided details of the ‘Good Place to Come’ award which is 
 
operational within York - 34 to circulate details of the award.  
34 

 
 
 
8. General 
8.1 Transitions & Post-16 Provision 
 
Workstrand 
 
 
Updates 
96 advised the Board that funding arrangements for 16-19 provision 
 
 
will be communicated by the YPLA to the LA in the near future.  As 
 
such, this will enable the LA to confirm placement decisions for 
 
young people at an earlier stage, when compared to the previous 
 
year.  Communication with families is scheduled to commence from 
 
May. 
 
 
 
A series of leaflets providing information concerning post-16 
 
opportunities for young people with SEND have been developed and   
will be available through the NYCC website and the revised 
 
Transitions Pack. 
 
 
 
96 to circulate the report which was taken to the Young People 
96 
Overview and Scrutiny Committee regarding post-16 transitions   
for young people aged 16-25 with SEND. 
 
 
 
The LA has a duty to undertake Section 139 assessments (S139a) 
 
for young people with a Statement intending to access post-16 
 
education or training.  At present, igen are contracted to undertake 
 
and manage the S139a process, but it is intended that these 
 
arrangements wil  be brought ‘in house’ from September 2012, 
 
together with information, advice and guidance.  96 highlighted the 
 
risk that the transfer of S139a functions into the LA may cause 
 
disruption and a lack of continuity for young people in their transition.    
There will close working with iGEN and schools regarding the 
 
transfer, and a detailed transition plan will be implemented to ensure 
 
disruption to young people and their families is minimised.   
 
 
 
96 provided an overview of the ‘Transitions and Autism Board’ 
 
between CYPS and HAS which is being established to further drive 
 
forward the agenda.  This Board will be jointly chaired by 73 and 98. 
 
 
 
8.2 Workforce Strategy 
 
 
 
As part of the work to develop a workforce strategy to support the 
 
delivery of the SEND Change Programme, a ‘Training Needs 
 
Analysis’ (TNA) has been devised to assess the training 
 
requirements of practitioner staff.   
 
 
 
93 has trialled the TNA proforma with the Youth Support Service 
 
(YSS) and is in the process of analysing the responses which have 
 
been submitted.  This analysis will be used to inform the 
 
development of a workforce development strategy and training plan 
 
for the YSS.  93 to report the analysis of the initial TNA at the 
 
next SEND Programme Board meeting.  Following this, a decision 
93 
will be taken as to the most appropriate method to expand the TNA 
 
to cover other CYPS services. 
 
 
 
8.3 Strategies for Meeting Education Need 
 
 
 
5 advised the Board that the draft strategy for meeting the needs of   
children  and  young  people  with  autism  has  been  completed  for   

consultation.  The strategy brings together partners in CYPS, Health   
and HAS to ensure that services continue to meet need consistently   
across the county. 
 
 
 
The draft strategy for autism will be presented to North Yorkshire 
 
Children’s Trust on 18/04/12.  A report will also be presented to 
 
Corporate Director’s meeting with Executive Members on 24/04/12 
 
to seek approval to consult on the draft strategy.  A group is being 
 
established to plan the consultation process to ensure it delivers a 
 
robust and effective consultation.  Following consultation, the 
 
strategy for autism is planned to launch in September 2012. 
 
 
 
8.4 Communication 
 
 
 
64 provided an overview regarding the work to update the transitions   
pack and folders in preparation for the 2012/13 Year 9 school cohort.    
64 also advised the Board of progress to develop an ‘introductory 
 
leaflet’ for parents, which can be provided when their child is initially 
 
identified as having special educational needs or a disability.  The 
 
leaflet will also hold details of local services which may be able to 
 
provide appropriate information and support.  The Board advised 
 
that the leaflet should be made available to parents via GPs and 
 
schools. 
 
 
 
87 informed the Board that a key deliverable of the communication 
 
workstrand is to undertake a fundamental review and then revamp 
 
the CYPS webpages which relate to SEND.  The new content of the 
 
webpages is now live and can be accessed using the following link: 
 
www.northyorks.gov.uk/send.  One additional page relating to post-
 
16 opportunities and transitions for young people with SEND will be 
 
added in the very near future.  87 thanked colleagues who had been 
 
involved in the project to revise the content of the SEND webpages. 
 
 
 
These webpages will be kept under regular review to ensure the 
 
information is kept up-to-date and we continue to build on this initial 
 
improvement work. 
 
 
 
87 to communicate the launch of the revised webpages to 
 
NYPACT. 
87 
 
 
8.5 Residential Review 
 
 
 
73 advised the Board that 94 is now employed by CYPS as Head of 
 
Effective Practice/Quality Assurance.  As such, 94 is heavily 
 
involved in the transformation project which is underway within 
 
Children’s Social Care.  Consequently, it has been agreed that the 
 
review of residential provision for children with SEND will be 
 
completed for the end of May 2012.  
 
 
 
It was queried whether Health have been engaged as part of the 
 
residential review – 94 to confirm and liaise with Health as 
 
required. 
94 
 

 
 
 
 
9. 
73 informed the Board that there will be a service by service review 
 
Engagement 
of how we engage with children and young people.  This piece of 
 
of Children 
work will be lead by the Development Support Officer, who has 
 
and Young 
recently been appointed (104) and will commence in post in the near   
People 
future. 
 
 
 
 
 
This review will identify how we ensure that the wishes and feelings 
 
of children and young people engaged in the service are considered 
 
by professionals and how each service systematically captures the 
 
views of children, young people and their parents / carers.   
 
 
 
Using the data captured by the review, it will enable services to 
 
identify potential gaps in the engagement of children and young 
 
people and this information will also be used to shape services as 
 
we move forward. 
 
 
 
86 advised that it would be appropriate for the Development Support 
 
Officer to liaise with the Flying High group, to ensure they are 
 
engaged in this work.  86 to liaise with the Development Support 
86 
Officer once he is in post.   
 
 
 
 
10. Contact a 
64 provided an overview of the SEND Information project being led 
 
Family – 
by Contact a Family.  The project is being funded for two-years by 
 
SEND 
the Department for Education (please see this link for more 
 
Information 
information).  One of the principal aims of the project is to support 
 
Project 
SENCOs in their role to provide information on non-education issues   
 
to families that have a child with SEN or a disability.  The project will 
 
produce a range of resources, which will be made available for 
 
SENCOs to use.  Additionally, a dedicated helpline and information 
 
directory holding details of medical conditions, disabilities and UK 
 
support groups will also be accessible to parents and professionals. 
 
 
 
The Contact a Family coordinator for the region will be attending 
 
SENCO network meetings across North Yorkshire in order to further 
 
engage with North Yorkshire SENCOs. 64 to keep the Board 
64 
updated on progress with regard to the project at appropriate 
intervals. 
 

 
 
 
11. Health 
The Care Quality Commission (CQC) has recently undertaken a 
 
Care for 
review of health care services for disabled children and young 
 
Disabled 
people (please see this link for more information).  It was agreed that   
Children and 
this item should be deferred to the next Board meeting to enable 
 
Young People 
Health sufficient time to consider the report produced by the CQC.   
 
 
 
 
 
34 advised the Board that the future arrangements for the 
 
commissioning of children’s health services is stil  being clarified.  A 
 
meeting to discuss the different issues associated with the 
 
commissioning arrangements has been scheduled to take place in 
 
the near future. 
 
 
 
34 to report to the July meeting 
34 

 
 
 
 
12. Dates and 
  10 July 2012 (14:00–16:00, the Pink Meeting Room, County 
Times of 
Hall) 
Future 
 
Meetings 
  9 October 2012 (14:00–16:00, the Pink Meeting Room, County 
Hall)