This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NYPACT transparency and representation'.

Special Educational Needs and Disability (SEND) Improvement and Integration 
Programme Board  
 
 
2.00 – 4.00pm Tuesday 10th July 2012, the Pink Meeting Room, County Hall 
 
Notes of the Meeting 
 
Present: 
89 
 
 
 
Principal Educational Psychologist 
97 
 
 
 
PACT Parents Representative 
87 
 
 
 
Integrated Processes Project Manager 
90 
 
 
 
Integrated Services Manager 
71 
 
 
 
Senior Advisor, Inclusion 
93 
 
 
 
Workforce Development Advisor 
34 
 
 
 
Senior Commissioning Manager: Children (NYY PCT) 

 
 
 
Head of SEND Support and Outreach 
88 
Head of Assessment and Commissioning (Care) 
95 
 
 
 
Strategic Development & Commissioning Manager  
94 
 
 
 
Head of Effective Practice & Quality Assurance 
64 
 
 
 
Senior Parent Partnership Coordinator 
103 
 
 
 
14-19 Strategy and Commissioning Manager 
109 
 
 
 
Integrated Children’s System Manager 
107 
 
 
 
Accountant 
101 
Performance and Change Manager, Health and Adult 
Services 
 
 
Apologies: 
73 
 
 
 
Assistant Director, Access and Inclusion 
85 
 
 
 
PACT Parents Representative 
86 
 
 
 
Barnardo’s (for the Flying High Group) 
98 
Head of Self-Directed Support and Transformation (HAS) 
92 
 
 
 
Head of HR  
96 
 
 
 
Head of 14-19 Strategy and Commissioning 
72 
Head of Assessment and Commissioning (Education) 
91 
Principal Accountant 
 
 
Agenda Item 
Discussion/ Actions 
 
1. Minutes of 
 
 
the meeting 
The minutes were agreed as an accurate record. 
held on 
 
17/04/2012 
Regarding the access to targeted services workstrand, 88 advised 
and matters 
that ‘Sleep Scotland’ training has recently commenced for six 
arising 
practitioners who work with disabled children and their families.  The 
training model will ensure there is good coverage across the county 
of professionals who have achieved ‘sleep practitioner’ accreditation 
and will enable enhanced support to be provided to families who 
experience severe sleep problems. 
 
Concerning Short Breaks, the Board was informed that the Short 
Breaks Statement was agreed by Executive Members on 24/04/12.  
Short Break panels are now in place and the statement will be kept 
under regular review to ensure the process works effectively.  
However, early feedback suggests that the new Short Break 

arrangements are working well. 
 
94 advised the Board that draft Residential Review report is 
scheduled to be taken to the SEND project team on 23/07/12. 
 
 
2.  Early 
 
 
Support Action 
90 provided an overview of the action plan which has been 
 
Plan 
developed to address a range of issues and relatively low uptake of 
 
Early Support within North Yorkshire.  One action agreed is to 
 
consider trialling the Designated Key Worker role as part of 
 
Pathfinder Pilot in the Hambleton/Richmondshire area.  Additionally, 
 
systematic reporting and analysis arrangements have been put in 
 
place to ensure there is effective monitoring and evaluation of the 
 
Early Support programme. 
 
 
 
90 to keep the Board updated on progress at appropriate 
90 
intervals 
 
 
3.  Local 
 
 
Pathfinder 
89 provided an overview of the report being taken to the North 
 
Yorkshire Children’s Trust Board on 11/07/12 to update partners on 
 
the SEND Pathfinder work to: 
 
•  develop a process to generate a single Education, Health 
 
and Care Plan for all children, young people and young 
 
adults with SEND, from birth to 25 years; and 
 
•  look at how such a plan might be used to allocate a personal   
budget to the family or young adult. 
 
 
 
The North Yorkshire Pathfinder will work with two specific age 
 
groups (under-fives in the Hambleton/Richmondshire area and 
 
special school leavers in Scarborough) to test the above aspects.  
 
The report outlines the progress which has been made by the 
 
Pathfinder to date.  The Board was advised that the North Yorkshire 
 
Pathfinder is now in a position to begin recruiting families and their 
 
children in order to produce a single Education, Health and Care 
 
Plan. 
 
 
 
Additionally, work has started on the development of the ‘Local 
 
Offer’, which will describe what services are available to children 
 
and young people with SEND from all statutory agencies and the 
 
voluntary and community sector.  The report for the North Yorkshire 
 
Children’s Trust also provides a summary of the local and national 
 
issues, which are being addressed by the Pathfinder work. 
 
 
 
89 advised that the North Yorkshire Children’s Trust Board are also 
 
being asked to consider whether there is scope to extend the Early 
 
Support approach up to the age of 25. 
 
 
 
89 to circulate the report being presented to the North 
89 
Yorkshire Children’s Trust Board on 11/07/12 
 
 
 
89 to keep the Board updated on progress at appropriate 
89 
intervals 

 
4.  Transitions 
 
 
and Post-16 
Regarding Independent Specialist Provider (ISP) and Personalised 
 
Provision 
Learning (PL) placements, 103 informed the Board that the vast 
 
majority of placement panels have been held and all funding 
 
decisions for 2012/13 have been communicated to parents and 
 
carers.  This communication of funding decisions has been made 
 
significantly earlier when compared to the previous year. 
 
 
 
A report has recently been presented to Executive Members, which 
 
provides an evaluation of the PL Pathway programme so far.  The 
 
Board was advised that there has been a considerable increase in 
 
the uptake of the PL programme, which will deliver substantial 
 
savings going forward.  Additionally, commitment has been obtained   
to further extend the use of PL Hubs within North Yorkshire.   
 
 
 
A further paper has also been taken to Executive Members 
 
recommending a review of SEND provision for young people aged 
 
16-25 in the Hambleton and Richmondshire area.  This 
 
recommendation was endorsed by Executive Members and will 
 
involve the mapping and review of existing provision within the area. 
 
 
 
103 to circulate copies of the reports which went to Executive 
 
Members. 
103 
 
 
103 provided an update regarding the transfer of some staff, 
 
currently employed by iGEN, into the Local Authority in order to 
 
undertake and manage the Section 139a process ‘in-house’.  These 
 
arrangements will be in place for September 2012.  Communication 
 
with schools is ongoing to ensure it is clear who will provide the 
 
‘Information, Advice and Guidance’ service within individual schools.     
 
 
32 advised the Board that it has recently been agreed to extend the 
 
‘Training and Education for Short Breaks Scheme’ (TESS) to cover 
 
disabled children and young people up to the age of 25, who are 
 
living within the North Yorkshire and York area – All to note and 
 
advise staff 
All 
 
5.  Autism 
 
 
Strategy 
5 informed the Board that the consultation regarding the strategy for 
Consultation 
meeting the needs of children and young people (0 – 25) with autism 
in North Yorkshire is progressing well and closes on 27/07/12.  From 
the consultation process, a number of key themes have been 
identified, which will be covered within the final version of the 
strategy.   
 
During the July – September 2012 period, consultation responses 
will be collated, analysed and used to inform the development of the 
final strategy for Autism.  The final strategy will be presented to 
Executive Members in September/October 2012. 
   

 
6.  Strategy for 
 
 
Speech, 
5 advised the Board that a draft strategy for SLCN is in 
Language and 
development.  Consultation on the draft strategy is scheduled to 
Communication  commence in autumn 2012.  In preparation for this, there has been 
Needs (SLCN) 
a concerted effort to embed the principle across all services that 
communication development is ‘everyone’s business’, ensuring 
there is good engagement with the strategy going forward. 
 
The development, consultation and delivery of a strategy for Specific 
Learning Difficulties (SpLD) is also planned as part of the ‘strategies 
for meeting education need’ workstrand.  110 has recently been 
appointed as the lead for SpLD and will oversee this work. 
 
 
 
 
7.  Access to 
95 provided an overview of the inclusivity self-evaluations 
 
Universal 
undertaken in the following CYPS universal services: 
 
Services – 
•  Children's Centres; 
 
Inclusivity 
•  the Youth Support Service; 
 
Review 
•  the Outdoor Learning Service; and  
 
 
•  Schools. 
 
 
 
 
 
The Board was advised that as general feedback, the reviews have 
 
 
been a very useful exercise and action plans have been created to 
 
address the issues identified through the reviews.  It was confirmed 
 
that user/parental feedback is built into the inclusivity self-
 
evaluations undertaken within CYPS. 
 
 
 
The next stage of the review will be to extend the exercise to include   
universal services which sit outside of CYPS.  It was confirmed that 
 
this will also include a review of leisure services.  88 advised that the   
Flying High Group is keen to ensure they are involved in the 
 
inclusivity review exercise for leisure services – 95 to action. 
95 
 
 
95 to keep the Board updated on progress at appropriate 
95 
intervals 
 
 
 
 
8.  Evaluation 
71 informed the Board that an evaluation of EMS for Autism, 
 
of Enhanced 
Communication & Interaction and SpLD has been undertaken.  Data   
Mainstream 
has been collected using a range of qualitative and quantitative 
 
Schools (EMS) 
methods to assess the impact of the support and outreach work 
 
 
provided by EMSs.   
 
 
 
 
 
71 provided an overview of the July 2012 evaluation of EMS report.  
 
General feedback from schools and parents has been 
 
overwhelmingly positive regarding the impact which has been made 
 
by EMSs and 71 advised that there is a need to ensure this impact 
 
can be sustained. 
 
 
 
71 to keep the Board updated on progress at appropriate 
71 
intervals 
 

 
9.  ‘Narrowing 
 
 
the Gap’ 
71 advised the Board that narrowing attainment gaps for vulnerable 
 
groups is a key area for improvement for North Yorkshire.  At each 
 
key point when attainment is measured, pupils from vulnerable 
 
groups do significantly less well than their peers as a whole. 
 
 
 
71 tabled a statement of intent paper for narrowing the attainment 
 
gaps for pupils identified with SEND, which has been agreed by the 
 
CYPS Quality and Improvement Service.  The statement of intent 
 
also includes an agreed action plan which has been developed in 
 
order to narrow the gap and deliver improved outcomes of children 
 
and young people with SEND. 
 
 
 
It was confirmed that the statement has a wider scope than just 
 
SEND and covers a range of vulnerable groups.  95 commented that   
it would be helpful to also include information relating to attainment 
 
gaps at early years stages within the statement of intent – 71 to 
 
investigate whether this is possible. 
71 
 
 
87 to circulate electronically the ‘narrowing the gap – statement  87 
of intent’ document. 
 

10. Health 
 
 
Care for 
34 provided an overview of the paper produced to summarise the 
Disabled 
Care Quality Commission’s review of the support available for 
Children and 
families with children that have a disability.  It was noted that data 
Young People 
from 2009 and 2010 was used within the review and therefore the 
report makes an assessment of where services were at that time. 
 
In general terms, North Yorkshire and York compared quite well with 
the overall findings of the review.  34 provided a summary of some 
of the key local themes identified from the report, which will need to 
be addressed by Health commissioners going forward. 
 
The report was noted by the Board. 
 
11.  NYPACT 
 
 
Conference – 
The Board was informed that the NYPACT conference held on 
Oral Feedback 
02/05/12 had been a very successful event.  Approximately 70 
 
people attended the conference, and feedback from attendees 
 
indicates that it was very informative. It was confirmed that NYPACT 
 
continue to look for opportunities to grow and to increase parental 
 
engagement. 
 
 
The launch of the new NYPACT had also been very successful and 
it was recognised that it is a significant improvement over what was 
in place previously.   
 
97 advised that it would be helpful to use the NYPACT parent forum 
to discuss upcoming consultations.  This will help ensure that the 
right arrangements are in place and the consultation is run in an 
appropriate way to enable parents of children and young people with 
SEND to engage with the process. 

 
12.  Any Other 
 
 
Business 
Workforce Development 
 
 
 
 
 
As part of the work to develop a workforce strategy to support the 
 
delivery of the SEND Programme, a ‘Training Needs Analysis’ (TNA)   
has been conducted within the Youth Support Service (YSS).  The 
 
TNA exercise is being used to assess the training requirements of 
 
universal practitioner staff. It will not be necessary to repeat this 
 
exercise with other staff groups. 
 
 
 
93 advised the Board that 25 responses have been received from 
 
the YSS, and respondents covered a cross-section of staff working 
 
from between 1.5 hours per week, and 37 hours per week.  The 
 
TNA indicates the knowledge base amongst staff varies significantly 
 
and the majority of staff would benefit from more information relating   
to SEND.  A piece of work is required to develop a set of resources 
 
to equip universal staff with the appropriate level of understanding to   
work with children and young people with SEND. 
 
 
 
93 to keep the Board updated on progress at appropriate 
93 
intervals regarding the development of a workforce strategy to 
support the delivery of the SEND Change Programme. 
 
13.  Dates and 
 
 
Times of 
•  9 October 2012 (10:00–12:00, the Pink Meeting Room, 
Future 
County Hall) – Please note the change of time 
Meetings 
 
•  8 January 2013 (10:00-12:00, the CYPS Conference Room, 
County Hall) 
 
•  9 April 2013 (10:00-12:00, the CYPS Conference Room, 
County Hall) 
 
•  9 July 2013 (10:00-12:00, the CYPS Conference Room, 
County Hall) 
 
•  8 October 2013 (10:00-12:00, the CYPS Conference Room, 
County Hall)