This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Leaseholder Handbook For Robin Hood Gardens Residents'.




 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Blackwall Reach Regeneration Project 
 
 
 
 
RESIDENT 
Re 
 
HOMEOWNERS’ 
 
 
 
HANDBOOK 
 
 
       
 
                                 
               
March 2013 

 
 
 
 
CONTENTS 
 
 
 
 
PAGE 
 
 
 
 
1 INTRODUCTION 
 

 
 
 
 
2 KEY PLEDGES TO RESIDENT HOME OWNERS 

 
 
 
3 REGENERATION PLANS 

 
 
 
4  BUY BACK PROCESS  

 
 
 
5  DECANT TIMETABLE & OPTIONS FOR RESIDENT HOME OWNERS 

 
 
 
6  HOME LOSS AND REIMBURSEMENTS 
15 
 
 
7  CURRENT HOUSING MANAGEMENT ARRANGEMENTS  
18 
 
 
8  FUTURE HOUSING MANAGEMENT PROPOSALS  
21 
 
 
 
 
Appendices 
 
  Key Contact List 
26 
 
 

 

 
 
 
 
1  Introduction 
 
This document sets out important information about the Blackwall Reach regeneration 
project.  It is to help resident home-owners living in the area understand the proposals; how 
they will be affected by them and where to go for further information or help.   
It sets out helpful detail on: 
  The regeneration proposals 
  Phasing of the works 
  Options for leaseholders & freeholders 
  Arrangements for the future housing management of the new homes 
  Useful contact details if you have a query 
 
Information in this handbook will be supplemented with further updates through the 
residents’ newsletter and there will be further information so that residents can be kept 
informed about their homes, the building works and disruption in the area. 
A local project office has been set up, with a dedicated team of lettings, homeowner buy 
back and regeneration staff (jointly provided by the Council and Swan), to provide 
information and support for all residents. 
Residents can phone Solon, their Independent Advisor on Freephone 0800 884 0800 for 
independent advice.  The Freephone line is open 9am to 5pm Monday to Friday and there is 
an answer phone service outside office hours.  If you leave your contact details your call will 
be returned within 24 hours. 
 

 

 
 
 
2  Key pledges to Resident Home Owners 
 
OwneraOOOwners 
 
 The Council has committed that every resident home owner will have an ‘option to 
remain’ in the Blackwall Reach area. To qualify for this option the resident home 
owner will need to have been living at the property as ‘their only or principal home’ 
since (or before) 9 February 2010. 
 Existing resident home owners will be offered an opportunity by Swan Housing 
Association to buy a new replacement home within the regeneration area. 
 The first new homes to be built (Phase 1) should be completed by summer 2015. 
  Compensation for moving home will be offered to ensure that no resident owner 
will be financially disadvantaged by the regeneration. Compensation for moving 
home is available, depending on their circumstances, as set out in this guide. See 
pages 15-17 
  A purchase price based on current full market value will be agreed with each 
resident home-owner and clear procedures set out for buy-backs.    
  High standards will be set and maintained in perpetuity for the management of 
housing, parks and other public spaces in the area. 
  The Council will require Swan to abide by the existing Housing Association Tenants 
Charter.  Residents can be expected to be treated fairly and without discrimination 
and services will be accessible to all residents
.  If elderly and vulnerable residents 
need certain care or support services, they will be given appropriate help to obtain 
them. 
  The Council & Swan will consult with and involve residents in the on-going 
regeneration of Blackwall Reach and the management of their housing. 
 
 

 

 
3  Regeneration Plans 
 
BACKGROUND 
Blackwall Reach requires a large amount of investment to create good quality homes for 
local residents and to create a place where people choose to live and bring up their families.   
Throughout the process we have involved residents and consulted with you to develop the 
detailed scheme proposals that have been approved by the Council.  A Resident Insight 
Group (RIG) has been established as the forum for consultation with residents about the 
regeneration and we have also worked with your Tenants and Residents Association (TRA).   
THE AREA 
Blackwall Reach comprises the 9.74 hectares of homes, businesses and open space that lie 
between Cotton Street, Aspen Way, the Blackwall tunnel approach and the East India Dock 
Road. 
Most of the existing homes in the area are located in Robin Hood Gardens, designed by the 
architects Alison and Peter Smithson in the 1960’s and completed in 1972.  In addition, the 
site includes further homes in Anderson House, Mackrow Walk and Woolmore Street.   
SCHEME DESIGN – NEW HOMES 
 
The current design provides for a mix of new maisonettes and flats of various tenure types, 
including social rented and homes for private sale. 
All new homes will meet the Lifetime Homes standard and be built in accordance with the 
Mayor of London’s ‘London Housing Design Guide’. A high standard of community safety will 
be achieved, by consulting with the police and following the principles of ‘Secured By 
Design’.     
  KEY BENEFITS 
 
  Up to  1,575 new homes  

 
  Up to 566 social rented homes 
  Around 100 low cost homeownership properties including replacement homes for 
 
resident home owners 
 
  New community centre 
  A new and improved park to replace the existing Millennium Green and better 
 
public spaces (a minimum total of 18,000 square metres) 
 
  Up to 900 square metres of new commercial space (including a new local shops , 
offices and small business units) 
 
  A bigger and better local primary school, Woolmore School, developed by 
 
Children’s Services 
  Apprenticeships will be offered to all 16-19 year olds currently living on Blackwall  5 
 
Reach 
  A minimum of 20% of the regeneration construction labour and supply chain will 


 
PHASING  
The regeneration project will take a number of years and is due for completion between 
2022 and 2024.  It will be delivered in four phases, with the first phase (1A) split into two 
sub-phases (A1/2 and B).  The Development Phasing Map is shown below. 
 
Phase 1a (St Matthias site) 
  Demolition: spring 2013 
  Begin Construction: summer 2013 
  Finish Construction summer 2015 including the first replacement homes for ‘Option 
to Remain’ resident homeowners. 
PLANNING APPROVALS 
All the proposals are subject to reserved matters approval of the detailed plans at each 
phase. 
  Outline planning approval for the whole site was received in March 2012.   
  Phase 1A detailed application has been approved in December 2012.  
CAR PARKING 
Swan has committed to providing a replacement car parking space for residents taking up 
the option to remain in the new scheme and who (as of 3rd January 2012) currently have a 
valid permit to park.   
 
 

 

 
 
 
4 BUY BACK PROCESS 
 
PURCHASE PROCESS 

The Council has approved the plans for the redevelopment of Blackwall Reach and authority 
has been given to begin the process for buying-out owner-occupiers in the area. 
The Council has contacted home-owners in writing and in person, to offer visits so you can 
ask questions about the buy-out process, the offer to homeowners, the valuation and how 
to start the negotiation process.   
When an existing resident homeowner wishes to explore the option of purchasing a new 
property though “Homeswap”, “Shared Equity” or  “Shared Ownership”, a meeting will be 
arranged with the appropriate member of staff from Swan. 
VALUATION 
The Council will arrange for an initial valuation of the property.  The Council will write to the 
homeowner to send them notification of the market value and to inform them of their 
entitlements to Disturbance Payments. 
Homeowners can commission their own valuations from an independent chartered 
surveyor.  A list of independent chartered surveyors can be obtained from the Royal 
Institution of Chartered Surveyors (telephone 0870 333 1600 and web site 
www.ricsfirms.com) and examples of local companies who do this type of work are shown 
on page 16 (Chapter 6) of this guide.  Please note you should make your own enquiries to 
select a suitable surveyor:  the council is not recommending any company or organisation. 
The following factors are taken into account in arriving at a market value: 
  Internal condition of the property 
  Any internal improvements (e.g. new bathrooms and kitchens) 
  Location of the property 
  Amenities within the area (e.g. transport links, shops and services). 
The housing market in the immediate locality is also analysed and evidence of recent sales 
in the area obtained from the Land Registry is used as comparable data. 
The Council will pay reasonable costs incurred by the homeowner in commissioning an 
independent chartered surveyor (see ‘Valuation Fees’ Section 6), subject to receiving a full 
and professional valuation report. If the independent chartered surveyor does not agree 
with the Council’s Valuer, there will be a negotiation between them.  If they cannot settle 
on an agreed valuation, then the home-owner can appeal to the Lands Tribunal.  

 

 
The Lands Tribunal is an independent judicial body set up by the Government to resolve 
disputes concerning land issues.  It has the power of a court of law, and its decisions can be 
referred to the Court of Appeal.  The decision of the Lands Tribunal (and the Court of 
Appeal) is final. The value fixed by the Lands Tribunal may be higher or lower than what was 
offered by the Council.  The Lands Tribunal also determines who should pay the costs of the 
tribunal. 
COMPULSORY PURCHASE ORDER 
Compulsory Purchase Orders are a normal and necessary tool, which the council uses to 
help secure land acquisitions, if voluntary agreements cannot be reached.   The Council will 
make a Compulsory Purchase Order (CPO) for all “land interests” (including private 
dwellings) which need to be acquired to enable the regeneration to proceed.  
However the Council’s intention is to seek voluntarily negotiated settlements with owners 
wherever possible. Negotiations continue in tandem with the necessary CPO process. The 
Council encourages owners to come forward and talk to us so that negotiations can take 
place towards hopefully achieving a satisfactory settlement for all parties.  
It is envisaged that resident home owners who wish to take up the option to remain will be 
asked to confirm this by the council and Swan by a set date, and that this will be in advance 
of the new homes being completed. The use of CPO powers by the council will not affect 
this offer of a replacement home to resident home-owners under the option to remain. 

 

 
 
5 DECANT TIMETABLE & OPTIONS FOR 
 
RESIDENT HOME OWNERS 
 
All the homes in Robin Hood Gardens, Anderson House, Woolmore Street and Mackrow 
Walk are to be demolished and redeveloped for the regeneration. Council tenants are being 
rehoused and privately owned homes bought back by the Council. Details of the 
government guidelines for the homeowner buy backs are explained in Section 6. 
The Council, Greater London Authority, Swan and Countryside Properties recognise that 
resident home owners have made a significant investment in the neighbourhood and are an 
important part of the social fabric of the local community.   
Similar key rehousing principles apply to resident home-owners and to existing Council 
tenants, including: 
  The ‘option to remain’: a guaranteed option to stay in the area with an offer of a 
permanent new home within the Blackwall Reach development at no extra purchase 
cost. 
  To promote community cohesion by providing opportunities wherever possible for 
existing neighbours to live closely together in the new development, if that is their 
preference. 
  To provide a new replacement home with the same number of bedrooms. 
The large-scale redevelopment of Blackwall Reach is unsettling and disruptive for 
homeowners. We appreciate that early involvement is important to provide you with clear 
and consistent information about the housing plans and your housing options for the future.   
Many resident home-owners have only limited experience of home purchase having bought 
their properties through ‘Right to Buy’.  Support will be provided to help resident home-
owners through the process of choosing and moving to their new homes, and to make 
informed decisions about the best choices for their households. All resident home-owners 
are offered personal interviews to discuss their individual needs. They can also contact the 
nominated council or Swan officers at any time to raise questions or concerns. 
DECANT TIMETABLE  
“Resident” homeowners must have lived in the property continuously as their principle 
home since 9th February 2010 –being 12 months’ prior to the council’s decision to decant 
the homes on the estate. This meets the council’s requirement for 12 months ‘ residency 
prior to the activation of “decant status”, which was approved on 9th February 2011.  
 
 

 

 
The council’s decant priority is as follows
  First decant phase by 2015: this includes residents of West Block (Nos 1-104) Robin 
Hood Gardens, Nos 1-22 Anderson House and Nos 2-10 Woolmore Street. It will 
enable Swan to demolish these blocks first and start building Phase 2 of the 
redevelopment for the second phase of decants.  
  Second decant phase, expected to complete by c 2018/19, or sooner if possible: this 
includes the remaining homes in the East Block (Nos 105-214) Robin Hood Gardens 
and Nos 1-11 Mackrow Walk. The completion date for the second decant phase 
depends on the completion of the first new homes in Phase 2 of the new 
development – the development phasing is shown on page 6. 
 PURCHASE OPTIONS FOR RESIDENT HOME OWNERS 
Some resident homeowners may want to make their own arrangements once a valuation of 
their property has been agreed with the Council and the sale is completed.  Many have sold 
their homes already on this basis 
Alternatively, all existing resident homeowners have an option to buy and move 
permanently to a new property in the first phase of Swan’s new homes (Phase 1A), which 
we expect to be available by summer 2015.  
Resident owners in the second decant phase retain an option to move to a new home in 
Phase 2 of the redevelopment if they do not wish to take up Swan’s offer of a new home in 
Phase 1A. However please see the paragraph below. 
It is hoped that resident home owners taking up the option to remain will be offered a single 
direct move to their permanent new home.  However as a last resort, the council cannot rule 
out temporary decant for resident owners in the second decant phase if, for example, the 
rest of the tenants and other residents in their block were successfully decanted sooner than 
2018/19.  We have stated throughout the process that the council will try to minimise the use 
of temporary decant for resident owners taking up the option to remain, but, should this 
become necessary, the council and Swan would work closely with the affected owners to 
relocate them temporarily whilst their new permanent replacement home is built. 
 
Housing options for resident homeowners living on Blackwall Reach include: 
 
a)  Buy Out 
 
b)  Homeswap 
 
c)  Shared Equity  
 
d)  Shared Ownership 
 
 
 
 
10 
 

 
a) 
Buy Out 
  The Council will buy-back the leasehold or freehold property for an agreed 
market value,  
  A statutory home loss payment – for resident home-owners. This is payable 
at 10% of the final purchase price up to a maximum of £47,000 home loss 
payment.  
  Reimbursement for reasonable valuation, legal and relocation costs, as set 
out in section 6. 
The resident homeowner may then make their own arrangements to find another property, 
or will have opted for one of the options being offered by Swan as set out below. 
b) 
Homeswap 
  Homeswap is a special arrangement to help resident home-owners to 
purchase a new property from Swan in the new development on Blackwall 
Reach. Swan’s offer is replacement of homes with the same number of 
bedrooms.  
  The resident home-owner will sell their property back to the Council at an 
agreed market value, plus the home loss payment and other agreed 
reimbursements for legal costs etc. However, a similar property on the new 
development is likely to be of a higher value than the existing.   
  Under Home-swap, homeowners will pay the price they receive for their 
property, plus their home loss payment to purchase a new property on the 
development. 
  The homeowner will not have to find additional money to meet the 
difference in value between their existing property and the new property.  
  Instead this will be met by Swan in the form of a legal clause known as 
‘clawback’.  
The ‘clawback’ refers to the difference between the amount of money paid by 
the home-owner for their new home and its higher market value.  

No further money is required to be paid by the home owner, but if they sell 
the property within 7 years some of that difference in value will be ‘clawed 
back’ by Swan.  

The legal clause only exists for 7 years duration of the agreed period and after 
that time the homeowner will receive the full benefit of the difference in value 
at no extra cost beyond their original investment.  

In effect Swan gifts them the difference in value between their existing home 
and their new home. The ‘clawback’ will be registered as a legal “charge”,  
11 
 

 
this first charge on the property or second charge where there is a mortgage.  
If the new property is sold before the end of seven years, a sliding scale for 
the repayment of the legal charge will apply (the ‘charge amount’). 
 
 
Year 1   
100% 
 
 
Year 2   
90% 
 
 
Year 3   
75% 
 
 
Year 4   
50% 
 
 
Year 5   
30% 
 
 
Year 6   
20% 
 
 
Year 7   
10% 
 
  Home swap is restricted to the new homes on Blackwall Reach although some 
units were made available and taken up at Swan’s Streamlight development.  
  It requires a minimum share of 25% of the equity value of the property, and it 
is available to all resident homeowners who meet the qualifying criteria. 
  Homeowners will be required to invest the full purchase value they receive 
for the property plus the home loss payment received.   
  This will include any amount they have outstanding on an existing mortgage. 
The homeowner will be expected to take out a new mortgage for the amount 
settled on their old property to purchase the new property.  
  Home swap example; 
  Please note these figures do not reflect actual valuations 
 
  Mr A is the resident homeowner of a 1 bed flat in Blackwall Reach and he has 
£10,000 outstanding on his current mortgage.  
 
  He sells the flat to the Council for an agreed amount for £100,000 and receives a 
 
Home Loss Payment of £10,000.  He pays off (‘redeems’) his current mortgage of 
 
£10,000. 
 
  He then agrees to buy a new flat on the Blackwall Reach redevelopment which has 
 
a market value of £220,000.   
 
  The money he has after the sale of his original property is £90,000 (£100,000 minus 
the £10,000 for the redemption of the mortgage).  He adds the Home Loss 
 
Payment of £10,000 and takes out a new £10,000 mortgage, which gives him total 
 
available funds of £110,000.  
 
  If Mr A sells the property within that seven year period he will have to pay back a 
proportion in the difference in value. If he does not move for 7 years he receives 
 
the additional value (£110,000 automatically) the clawback is removed. For each 
 
year of occupation he is gifted part of the additional value by Swan. 
12 
 

 
c) 
Shared Equity 
Swan’s shared equity option is also available to help resident homeowners who would 
otherwise be unable to purchase a new home from Swan in the new development on 
Blackwall Reach.  
For example if the home-owner cannot for any reason replace their existing mortgage.  
  The equity in the existing property plus any home loss payment, will be used 
to purchase a new flat or maisonette.   
  The new property will be bought at market value on a shared equity basis.   
  Swan will own the remainder of the equity based upon the percentage of the 
property value that the home-owner is unable to fund.  No rent will be paid 
on Swan’s share. 
  Purchasers will be able to buy additional equity over time in 10% tranches up 
to 100%. 
The Shared Equity option is restricted to the new homes on Blackwall Reach, it will 
require a minimum share of 25% of the equity value of the property, and is available 
to all resident homeowners who meet the qualifying criteria as explained above. 
d) 
Shared ownership 
Shared ownership is a part-buy and part-rent scheme.  It helps resident home-owners 
who would otherwise be unable to purchase a new property in the new development 
on Blackwall Reach or in Swan’s other new developments in London and Essex.  
The money from the sale of the homeowner’s existing property to the Council, the 
home loss payment and any new mortgage finance will be used to purchase a share in 
a new property.   
Swan will grant a shared ownership lease on part of the new property, which the 
purchaser can afford to buy with rent being paid on the remaining proportion of the 
property.  
The minimum share is 25% of the value of the property and the maximum initial share 
is 75%.  Additional shares in the property can be purchased over time right up to full 
ownership. 
 
 
 
 
13 
 

 
 
 
Shared Ownership example 

 
 
Mr A, Existing Home Owner sells his 2 bedroom flat to the Council for 
£200,000 and receives a Home Loss Payment of £20,000.  
 
 
Mr A repays his mortgage of £150,000. 
 
 Mr A then agrees to buy a new two bedroom flat from Swan which has a 
 
market value of £280,000.  
 
 
Mr A is not able to take out a new mortgage and so uses the remaining 
£70,000 he received (after repaying his mortgage) to buy a 25% equity stake 
 
in the new property.  
 
 
Swan will then also charge him rent of £5,250 p.a. based on 2.5% of £210,000.  
(Developer’s Retained Equity) 
 
 
 
After 5 years, Mr A sells his flat for £400,000.  He would then pay Swan 75% (being 
Swan’s Retained Equity Stake) of the value of the flat at the date of sale ie £300,000. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
14 
 

 
 
 
6 HOME LOSS AND REIMBURSEMENTS 
 
 
The Council is committed to the principle that no homeowner should be financially 
disadvantaged. In instances where we have to buy back a property because of Blackwall 
Reach Regeneration.   
There is compensation available including a 10% statutory home loss payment for resident 
home owners, plus reasonable compensation on completion of sale, for independent 
valuation, legal and disturbance costs.  These are explained below. 
STATUTORY HOME LOSS PAYMENT 
Home Loss payment is the statutory compensation for the inconvenience caused when 
people have to sell their property because of a regeneration scheme like Blackwall Reach. 
The level of compensation is different for resident and non-resident homeowners.  A higher 
level of compensation is paid to resident homeowners in recognition that they are losing 
their home and not an investment property.  
Resident homeowners 
Resident home-owners are entitled to receive up to 10% of the agreed purchase price of 
their property up to a maximum of £47,000 as a “home loss” payment. 
 The statutory Home Loss Payment is subject to the resident having occupied the property 
as their only or principal home during the 12 months prior to sale.  
This is specified in the Land Compensation Act. This statutory right is different from the 
Council's criteria for entitlement to the option to remain which as explained is a 
requirement that the home owner must have been “resident” since 9th February 2010 
VALUATION AND LEGAL ADVICE  
Independent Valuation and reimbursement of fees 
On the understanding that you are willing to engage in negotiations for purchase of your 
property by agreement, the Council will pay the cost up to maximum of £650 + VAT of 
you seeking independent valuation advice in respect of its market value.  Payment will only 
be made, however, upon receipt by the Council of a copy of a valuation report prepared by 
a Chartered Surveyor, i.e. a member of the Royal Institution of Chartered Surveyors with 
the designation MRICS or FRICS, who has experience of working on this type of case and 
possesses the requisite local knowledge.   
15 
 

 
In general, surveyors based in Central London or outside the local area may not know the 
local housing market or have the relevant local market experience and therefore it is 
advisable to appoint a locally based surveyor.   
The Council is unable to recommend any particular firm, but a schedule of local 
professionally qualified surveyors is attached for your assistance.  You may also find a local 
valuer at www.rics.org 
The Council will normally expect valuation reports to meet the current RICS Valuation 
Standards but as a minimum must include the following content: 
1. 
Background, basis of instruction and valuation basis 
2. 
Description/location of property 
3. 
Accommodation, including measurements 
4. 
Construction/condition 
5. 
Services 
6. 
Charges/taxes 
7. 
Planning/use 
8. 
Details of comparable evidence 
9. 
Opinion of property value. 
 
The council recommends you appoint an independent surveyor to provide valuation advice 
to assist you in negotiations on price. The following table includes some local companies. 
Please be aware that the council is not able to recommend a specific company and you are 
advised to make your own enquiries to appoint a suitable surveyor. 
 
Strettons, 
Prevost, 
W.J.Meade, 
41 Artillery Lane, 
33 Mile End Road, 
490 – 492 Bethnal Green 
London E1 7LD. 
London E1. 
Rd, 
London E2 OEA. 
Heritage & Plummer, 
McBryer Beg, 
Jonathan Webb & Co, 
Bow House, 
28 New Road, 
196 The Grove, 
153 – 159 Bow Road, 
London E1 2AX. 
Stratford, 
London E3 2SE. 
London E15 1NS. 
 
Legal Fees 
The council will reimburse your reasonable legal conveyancing costs up to a maximum of 
£750 plus VAT, in respect of the sale of your property to the council. If you wish to re-invest 
the proceeds of your sale into another property the Council will also reimburse your 
reasonable conveyancing costs for the property you wish to buy, up to a maximum of £750 
plus VAT, within 12 months of the sale of your property back to the Council. 
 
Please note that under a CPO process the value of your property may be determined by a 
Tribunal and you are entitled to have professional representation, the reasonable costs of 
which would form part of a final compensation agreement. In this situation, the 
professional fees will be paid upon legal completion of the purchase of your property. 
 
16 
 

 
If you require any further information or guidance please contact Russell Shaw on 0207 364 
4276. 
 
 
DISTURBANCE ALLOWANCE 
The Council will also pay a disturbance allowance to resident homeowners.   
This disturbance allowance covers: 
  reasonable expenses for such things as the cost of: 
o  Hiring a removals van or company 
o  Disconnection and reconnection of services such as gas, electricity, telephone 
o  Hiring a plumber to connect your washing machine and an electrician or 
engineer to move your cooker.  Properly qualified people should always be 
used and a registered gas fitter must be used to carry out any works to the 
gas supply. 
Receipts will be required as evidence of any payments. 
17 
 

 
7 CURRENT HOUSING MANAGEMENT     
 
ARRANGEMENTS 
 
 
The regeneration of Blackwall Reach will take a number of years and is due for completion 
between 2022 and 2024. 
 
By the end of 2018/19 all existing Council tenants should have moved out of their current 
homes and all homeowner properties acquired by the Council.  
 
Until then, the properties on the Robin Hood Gardens will continue to be managed by 
Tower Hamlets Homes on behalf of the Council.  
 
TOWER HAMLETS HOMES 

Tower Hamlets Homes is an Arms Length Management Organisation (ALMO) run by a Board 
of 10 unpaid members. It was set up to deliver high quality housing services for residents 
living in 22,000 Tower Hamlets Council homes.   
 
Tower Hamlets Homes provides a range of services including: 
  Collecting rent and service charges 
  Keeping properties in a good state of repair 
  Keeping  clean  and  well  maintained  shared  door  entry  systems,  lifts,  stairs  and 
hallways in blocks of flats  
  Letting  garages,  car  spaces  and  storage  spaces  and  issuing  estate  parking  permits 
Helping tackle crime and anti-social behaviour 
  Helping  vulnerable  residents  live  independently  and  to  manage  their  tenancy  or 
lease. 
 
Neighbourhood Housing Teams provide a local, highly visible and flexible service. Each team 
consists of around six housing staff, headed by a Neighbourhood Housing Officer.   
 
SERVICE STANDARDS 
Tower Hamlets Homes service standards set out what they do so you know what to expect. 
Developed  with  residents,  the  standards  are  available  on  their  website  and  in  their  local 
housing offices.  
Tower Hamlets Homes works closely with Swan Housing Association. Despite the challenges 
of  the  regeneration  programme,  Tower  Hamlets  Homes  is  committed  to  maintaining  and 
improving  the  local  housing  services  for  residents  of  Blackwall  Reach  for  as  long  as  the 
properties remain within Council ownership. 
18 
 

 
SERVICE CHARGES 
While the regeneration scheme is under way, you must keep your service charge account up 
to date and arrange to pay service charges, building insurance and ground rent every year. 
You will need to have a clear service charge account when the Council buys back your home. 
 
The Leaseholders’ Handbook (see Information for Leaseholders) contains more information 
on how to pay your service charge, and what to do if you have a query or disagree with your 
service charge. 
 
REPAIRS  
  Freeholders are responsible for repairing and maintaining the whole of their home  
  Leaseholders are responsible for repairing and maintaining parts of their home.  
  The Council  (your  landlord) is  responsible  for  the  structure  and  common  parts  of 
your block and estate.  
You  can  report  repairs  to  Tower  Hamlets  Homes  on  020  7364  5015.    Mears  Ltd  is  Tower 
Hamlets Homes repair contractor.   
 
INFORMATION FOR LEASEHOLDERS 
Tower Hamlets Homes publish a range of leaflets that together form the ‘Leaseholders’ 
Handbook’. Some leaflets are aimed specifically at leaseholders while others are for all 
residents. The leaflets give advice on living in your home and neighbourhood as well as 
information about your rights and responsibilities. The Handbook is available on their 
website. 
For more information contact Tower Hamlets Homes Leasehold Services team on 020 7364 
5015 or email xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Information  is  also  available  in  large  print,  as  an  audio  file,  in  Braille,  or  in  community 
languages.  To arrange for a leaflet in one of these formats, please contact THH on 020 7364 
5015 or email xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
NEWSLETTERS 
For all Council residents 
‘Open  Door’:  a  regular  round  up  of  news  and  information about  your  housing  service 
and how we're improving your homes and neighbourhoods.   
‘Poplar High Street Neighbourhood newsletter’:  features local housing news and events in 
and around your area.  
19 
 

 
‘In Touch’: The Blackwall Reach scheme has its own newsletter, which is jointly produced by 
Swan with the Council and the GLA. Collectively they are the partners on the scheme. If you 
do not receive this newsletter regularly, please contact Sabaj Uddin tel: 0207 364 2534. 
For all Council leaseholders 
‘Leasehold  Focus’:  a  regular  newsletter for  Council  leaseholders  delivered  with  your 
estimated and actual service charge bills. 
 
20 
 

 
 
8 FUTURE HOUSING MANAGEMENT     
 
PROPOSALS 
 
The new homes on Blackwall Reach will be owned and managed by Swan Housing 
Association.  
The future new homes will comprise a mix of tenure types: 
  Sale at full market value; 
  Affordable home ownership (including replacement homes for existing residents 
owners); 
  Social rented. 
The freehold of the land and buildings will be owned by Swan HA. The for-sale units will be 
leaseholds1, and a mix of leaseholders and social tenants will live in the new properties.  
Both leaseholders and social tenants are entitled to receive various housing management 
services. 
Swan HA will be responsible for 
  the main structure of the buildings 
  common parts (entrances, lobbies, lifts, etc.) 
  door entry systems 
  communal heating and hot-water systems 
  grounds maintenance 
  renting car parking spaces  
  estate lighting 
There are some additional services that are for social tenants only, such as repairs to the 
inside of a property, letting properties, looking after empty properties and collecting rents. 
 
 
 
                                                           
1A leasehold is a type of tenancy which lasts for a set period, usually 125 years (the 
lease term) – and leaseholders pay a ground rent and charges for various housing 
management services. 
21 
 

 
 
NEIGHBOURHOOD MANAGEMENT 
Swan HA has considerable experience of managing mixed tenure housing schemes.  Strong 
and responsive neighbourhood management, working closely with local residents, is 
essential to achieve a successful and sustainable community. 
Swan will operate a consistent housing and estate management service across the area and 
housing tenures.  The core services are set out in Swan’s service standard leaflets.  In 
addition, it is possible for Swan to provide an enhanced service, tailored to meet the specific 
needs and preferences of the residents of Blackwall Reach through consultation.  This is 
called the ‘Local Offer’ and it covers those services that attract a service charge – e.g. 
concierge and estate cleaning. 
The new homes will be managed by dedicated staff as part of the existing housing 
management structure Swan already has in place within the borough. This will include a 
Neighbourhood Manager, dedicated housing officers and an estate caretaking team. 
SERVICE STANDARDS 
Swan will work with the community to develop a set of standards and promises so that they 
know what they can expect from Swan and to agree any areas of service 
improvement/enhancement.   This will be  developed in the form of an action plan, which 
will accompany the community and housing management strategy,  monitored by the 
community through a local decision making group such as the Estate Regeneration 
Board/Tenants and Residents Association, as mentioned above.  
In addition Swan will: 
  Monitor and report on our performance against local standards and our Local Offer. 
  Obtain feedback from residents at events. 
  Obtain feedback through resident representatives. 
  Develop an effective complaints system. 
LOCAL HOUSING OFFICE  
Swan will build a new housing office within Phase 1a of the development.  This will be 
staffed with full and part-time Swan staff including caretakers, housing officers, rent 
officers, Estate Services Manager and Regional Housing Director. 
 
 
 
22 
 

 
 
CLEANING AND CARETAKING 
Swan’s Estate Services Team provides a cost effective and professional approach to a 
cleaning and caretaking service. It takes into account resident’s needs and also works closely 
with Swan’s development team, so that a clean environment is created which will be 
maintained throughout the coming years. 
A dedicated team will clean and tidy all areas of the Blackwall Reach area. The team will 
work under the supervision of fully trained and experienced staff to deliver a programme 
determined by the Head of Estate Services, in conjunction with residents. 
Residents will be involved in setting all cleaning schedules and will decide the amount of 
caretaking / cleaning that is required and will ensure that value for money is obtained.  All 
schedules will be reviewed regularly and will change when it is felt there is a need to do so. 
As far as possible this team will not change and all services provided, whilst meeting Swan’s 
a corporate standards, will be tailored to the needs and expectations of the residents. 
REPAIRS 
Swan operates a responsive repairs service.  Any new repairs will be responded to within 
the following timescales: 
  Immediate 
4 hours 
  Emergency 
24 hours 
  Urgent  
5 days 
  Routine 
20 days. 
Repair charges for leaseholders are made in accordance with the lease.  Currently, the 
Tower Hamlets Right to Buy lease allows for communal repairs to be apportioned to 
leaseholders based on the Gross Rateable Value or where this is not available by floor area. 
The new leases on Blackwall Reach will remain substantially the same. As required by the 
Landlord and Tenant Act 1985 leaseholders can request and view all documents that go to 
make up the charge. 
PETS 
Swan allow caged pets to be kept in all properties, and by written permission pets such as 
dogs and cats will be permitted, so long as they do not cause, or are a cause for anti-social 
behaviour. 
Swan will allow all existing residents with pets to keep them when they move to their new 
home, though this will be reviewed should the pet become, or cause a nuisance to 
neighbours or other residents. 
 
 
23 
 

 
 
 
  Swan’s approach to effective neighbourhood management 
 
  Single local management contact for all residents to provide a comprehensive and 
co-ordinated service 
 
  Locally based multi-tenure management 
 
  Strong tenancy service and rent recovery 
 
  Robust repairs and maintenance service 
 
  Provision of excellent estate services and work to the public realm 
 
  Effective management of anti-social behaviour 
 
  Strong commitment to resident involvement, community capacity building, and 
 
community initiatives to tackle social and economic exclusion. 
INTERIM ARRANGEMENTS 
Swan has strong links with Tower Hamlets Homes which will ensure close cooperation with 
the existing housing provider. In addition Swan are key members of the Common Housing 
Register Forum who will oversee the decant process. 
The project shop will provide an on-site facility for key Blackwall Reach staff until the new 
office is built. 
SERVICES AND UTILITY CHARGES 
SERVICE CHARGES 
Residents can only be recharged for services from which they benefit and the law says that 
only the actual costs can be passed on by the landlord. Swan provides services  in a number 
of ways, either directly or through competitive tendering or partnering. Although basic 
services, such as cleaning and maintenance, must be delivered to a high standard, the costs 
for these services are regularly reviewed and bench‐marked, to ensure value for money. 
Swan’s policies have a clear commitment to affordability around service charges. In addition 
Swan has committed to achieving affordability through its design criteria, its “Affordable 
Warmth Strategy” for existing residents and appropriate procurement of communal 
services, to ensure best value for money for residents.  
All proposals for service charges will be discussed through the resident engagement 
framework, to ensure that final service charge levels. . Residents currently pay  utility bills 
through their service charges and once the final strategy has been agreed, Swan will discuss 
and agree with residents the way in which these will be collected. 
 
24 
 

 
 
 
HEATING AND HOT WATER 
The current proposal is to have a communal plant that will serve individual properties.  All 
new properties will have individual water meters installed, as required by statutory 
legislation.  The usual practice is to pay for this as a separated listed item with service 
charge and rent. 
ANTI-SOCIAL BEHAVIOUR 
Swan takes a strong approach in its management of anti‐social behaviour (ASB) and has a 
policy and service standard which has been developed with Swan residents. Swan have 
signed up to the Respect Agenda and are committed to provision of a high quality service.  
Swan will also work in partnership with all relevant agencies across the borough to ensure 
that prompt action is taken against the perpetrators of anti‐social behaviour and 
harassment. Anti‐social behaviour will not be tolerated on Swan’s estates and this is 
demonstrated through the actions taken.  Swan is committed to using all the remedies 
available,  including the use of Professional Witnesses, Acceptable Behaviour Contracts, Anti 
-Social Behaviour Orders, Injunctions, Demotions, Suspended Possession Orders, Outright 
Possession Orders and Evictions. 
Swan is committed to  preventing anti‐social behaviour (ASB), irrespective of whether this is 
caused by a tenant, leaseholder or owner occupier. Swan will work closely with other 
landlords and partner agencies to make this happen. 
Swan uses a specialist ASB database. This has proved effective in identifying “hot spot” 
areas of incidences and multiple offenders.  The information is shared at Crime and Disorder 
partnership meetings. This assists in partnership working to tackle ASB and ensure tenancy 
enforcement. Swan actively attends all council ASB subgroup meetings as part of it’s 
commitment to partnership working and addressing anti‐social behaviour in Tower Hamlets. 
 
INTERIM ARRANGEMENTS 

Swan has strong links with Tower Hamlets Homes, which will ensure close co-operation with 
the existing housing provider.  
The project shop will continue to provide an on-site facility for residents to meet staff and 
ask questions until the first scheme phase is completed.  
 
 
 
 
25 
 

 
 
KEY CONTACTS LIST 
 
   
 
FOR ENQUIRIES ABOUT THIS SCHEME AND YOUR OPTIONS AS A RESIDENT HOME OWNER 
 
  Sabaj Uddin (THC Housing Regeneration Team) 
xxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx Tel: 020 7364 2534 
 
  Andrew Western (THC Housing Regeneration Team) 
xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx Tel:020 7364 2536 
 
  Rob Pearce (Swan) xxxxxxx@xxxx.xxx.xx  Tel:0300 303 2500 
 
FOR ENQUIRIES ABOUT THE VALUATION OF YOUR HOME 
 
 
Russell Shaw (Asset Management, (THC) 
xxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx    
Tel:020 7364 4276 
 
LEASEHOLD MANAGEMENT 
 
Housing management and leasehold enquires should be referred to THH on 020 7364 5015 
or email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
NEIGHBOURHOOD HOUSING STAFF 
 
A surgery attended by the Neighbourhood Housing Officer is held in the Project Shop every 
Tuesday.   
 
Residents can visit their local housing office.  For Blackwall Reach this is: Bow/Poplar 
Neighbourhood Office – 542 Roman Rd, London E3 5ES (in Roman Road Market). You can 
contact: 
 
 
Housing Officer is Godfrey McCurdy email:  
xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Repairs inspector - Ossie Smith  email:xxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
ASB Officer - Florence Adeyemi email:xxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Neighbourhood Engagement Officer – Rizia Ali 
email:xxxxx.xxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Neighbourhood Team Leader – Paul Gudge 
email:xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Mears Area Contract Manager – Vernon Corea  
email:xxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
26 
 

 
 
 
INDEPENDENT RESIDENT ADVISOR 
 
Residents can contact their Independent Resident Advisor Solon on Freephone 0800 884 
0800 between 9am to 5pm, Monday to Friday.  Outside these hours there is an answer 
phone.  If you leave your contact details your call will be returned within 24 hours. 
If you are phoning from a mobile you should call 020 7780 2220. 
 

27