This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Commercial reuse of images'.


 
 
 
About the Visit Wales Image Centre 

 
 
Contact details 

 
 
Current Assets 

 
 
 
VWIC Image Distribution Policy 

 
  Definitions of requests that qualify for free-usage licensed imagery 
 
  Definitions of requests that qualify for fee-based / commercially licensed 
imagery 
 
 
 
Commercial Charge Matrices for Still Imagery

 
Discount structure 
 
  Charges for Newspaper Reproduction 
  Charges for Magazine Reproduction 
  Charges for Book Reproduction 
  Charges for Brochure Reproduction 
  Charges for Internet Usage 
  Charges for Television Broadcast 
  Charges for Digital Presentations 
  Graphic conceptual work and ‘pitch’ imagery 
  Charges for Use on Merchandising / Product Packaging 
  Charges for marketing and adverts – annual licensing 
  Exhibition and Display Usage 
 
 
Commercial Charge Matrix for Video Imagery 
 
One-off digital photographic prints from stock imagery  
 
 
 
 
 
 
 
 
VWIC Rev L June 2012 

 
 


 
 
About the Visit Wales Image Centre 
 
The Visit Wales Image Centre (VWIC) is the central photographic commissioning, 
cataloguing & distribution unit of VisitWales. VisitWales is the brand name for the 
tourism promotion and marketing unit of the Business, Enterprise, Technology & 
Science Division (BETS) of Welsh Government (WG). 
 
Following the merger of the previous Wales Tourist Board (WTB) into WG on 1st April 
2006, the previously existing Wales Tourist Board Image Centre became the current 
Visit Wales Image Centre. 
 
With the completion of the merger on the above date, all previously existing 
photographic image assets became Crown Copyright. This transfer was 
straightforward as all of the existing assets had been commissioned and procured 
under the terms of both copyright and authorship assignment of all completed work 
to WTB. 
 
Since 1st April 2006, all new photography procured by VWIC has been Crown 
Copyright following similar term and conditions of copyright and authorship 
assignment. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

VWIC Rev L June 2012 

 
 


 
 
 
Contact Details 
 
E-mail:
 xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx 
Website: http://www.walesonview.com/ 
Tel: 0300 061 6103 or 0300 061 6107 
Fax: 01443 845 586 
 
Postal Address
 
Creative Services Dept 
Welsh Government 
QED Centre, Main Avenue,   Treforest   Industrial   Estate   
Rhondda   Cynon   Taf   
CF37   5YR 
 
 
 
Current Assets 
 
At the time of writing the main asset stocks consist of approximately of over 30,000+ 
high-resolution digital photographic images. VWIC also maintains a stock of over 
1000 High Definition, broadcast-ready video clips of Wales. 
 
The number of new assets is increasing by approx 5,000 new images per year. As all 
new photography is digital in origin, this is figure is slowly increasing year-on-year. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

VWIC Rev L June 2012 

 
 


 
 
VWIC Image Distribution Policy 
 
As a result of the Merger into WG, it was decided that a new and clarified distribution 
remit should be established for VWIC image assets. 
 
To that end, the following definitions of end-user groups were agreed: 
 
Definitions of requests that qualify for free-usage licensed imagery 
 
The Tourism Industry: i.e.: Visit Wales staff and projects; tour operators; tourism 
media featuring holidays (i.e.: newspapers, magazines & ‘new’/online media); hotel 
and accommodation operators. Exclusions to this area are commercially published 
books, guidebooks & other long-form publications. 
 
BETS/WG ‘inward investment to Wales’ projects: ‘outward facing’ WG projects. 
We supply only to internal WG staff. Any requests that come from outside would be 
treated as commercial image requests. 
 
Other WG requests: WG departments receive free access to VWIC imagery for 
websites and official documentation & communiqués produced by them. However, 
they would not be eligible to request imagery for transmission or distribution to 
external organisations and companies, unless in direct support of those core 
functions. 
 
Definitions of requests that qualify for fee-based / commercially licensed 
imagery 
 
Non-WG requests: 
(i.e.: external) projects that do not fall into any of the three ‘free-
usage’ Image Licence categories. 
There are three tiers to pricing on commercial y licensed requests: 
Al  commercial requests are charged at the rates stated in the attached pricing 
matrices, with the following exceptions: 
 
Education: receive 25% discount 
Registered Charities: receive 50% discount 
VWIC Rev L June 2012 

 
 


 
 
 
How requests for Images are processed 
 
Al  image requests, be they internal to the organization or external are treated and 
processed using the same procedure: 
 
1.  The request has to be made, in writing, by email to the 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx mailbox. 
2.  A valid request must state the following: 
  The person company making the request 
  The ‘wish-list’ of images / subject matter they are interested in 
  The intended end purpose for which the images would be used. 
3.  Upon receipt, a valid request receives a default email reply giving the user a 
Unique Reference Number (URN). 
4.  The request is then graded (i.e.: categorized) as either qualifying for free-
usage or commercial usage licensed imagery. 
5.  In either case, if we have suitable imagery available, a PDF of low-resolution 
images is mailed back to the user. Depending on the grading of the request, 
the PDF wil  be accompanied by a default email attachment indicating the 
grading and stating that imagery may be supplied either free-of-charge or 
commercially. 
6.  High-resolution image files are eventually dispatched by various electronic 
methods (email, FTP, CD or DVD, etc), with commercial usage images only 
being dispatched following payment. 
7.  All images, irrespective of their dispatch method, are always accompanied by 
strict licenses. The licenses define that the images may only be used for the 
purpose for which they were originally requested, that might not be re-used or 
re-distributed to third parties, and that use of images indicates acceptance of 
our terms & conditions. 
8.  Upon completion, all requests are archived electronically under the URN that 
was issued at the start of the request process. 
 
 
 
 
 
 
 
VWIC Rev L June 2012 

 
 


 
 
 
 
Commercial Charge Matrices 
 
 
Discounting Structure 
 
Multiple Image Discounts 
 
1-5 
0% 
76-100 
25% 
6-10 
5% 
101-150 
35% 
11-25 
10% 
151-200 
45% 
26-50 
15% 
200+ 
50% 
51-75 
20% 
 
 
 
User-type discounts 
 
Education requests 
25% 
Charity 
50% 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
VWIC Rev L June 2012 

 
 


 
 
 
 
Charges for Newspaper Reproduction 

 
 
National Newspapers 
 
Size 
B&W 
Colour 
Colour Front 
Cover 
1/8 Page / A7 
£30 
£40 
£80 
1/4 page / A6 
£42 
£60 
£120 
1/2 page / A5 
£55 
£80 
£160 
3/4 page 
£75 
£100 
£200 
Full page / A4 
£110 
£145 
£250 
Dbl page / A3 
£200 
£250 
£450 
 
 
 
 
 
Regional & Local Newspapers 
 
Size 
B&W 
Colour 
Colour Front 
Cover 
1/8 Page / A7 
£15 
£20 
£40 
1/4 page / A6 
£20 
£30 
£60 
1/2 page / A5 
£27 
£35 
£70 
3/4 page 
£37 
£48 
£90 
Full page / A4 
£50 
£65 
£130 
Dbl page / A3 
£75 
£100 
£200 
 
 
 
 
 
 
 
VWIC Rev L June 2012 

 
 


 
 
 
 
Charges for Magazine Reproduction 

 
 
Non-Commercial (free or trade / in house magazine) 
 
Size 
Internal 
Front Cover 
1/8 Page / A7 
£20 
£40 
1/4 page / A6 
£25 
£50 
1/2 page / A5 
£32 
£65 
3/4 page 
£42 
£85 
Full page / A4 
£55 
£110 
Dbl page / A3 
£85 
£120 
 
 
 
Commercial Magazines 
 
Size / Run 
100k 
250k 
500k 
1m 
1/8 Page / A7 
£20 
£30 
£35 
£50 
1/4 page / A6 
£32 
£38 
£47 
£62 
1/2 page / A5 
£40 
£45 
£55 
£70 
3/4 page 
£50 
£60 
£65 
£87 
Full page / A4 
£65 
£75 
£90 
£110 
Dbl page / A3 
£100 
£125 
£150 
£175 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
VWIC Rev L June 2012 

 
 


 
 
 
 
 
Charges for Book Reproduction 
 
 
Books (publishing rights non-exclusive) 
 
Size / 
UK + 1 exc  UK & USA 
World 
World 
World all 
Distribution 
USA 
only 
English 
exc USA 
English 
languages 
Min size 
10 
13 
15 
20 
25 
1/8 Page / A7 
£20 
£25 
£28 
£35 
£45 
1/4 page / A6 
£27 
£35 
£38 
£55 
£63 
1/2 page / A5 
£35 
£47 
£50 
£70 
£80 
3/4 page 
£45 
£60 
£67 
£85 
£97 
Full page / 
A4 
£60 
£30 
£77 
£100 
£110 
Dbl page / 
A3 
£100 
£120 
£135 
£150 
£165 
 
 
  The previous figures are for print runs up to 50k. 
  Where runs exceed 50k, add 10% for each additional 10k 
  Front cover usage: add 100% 
 
 
 
 
E-Book & Electronic Usage 
 
E-Book / Electronic Only  = 75% of book price. 
 
Print & E-Book / Electronic  =  +30% on book price. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
VWIC Rev L June 2012 

 
 


 
 
 
 
Charges for Brochure Reproduction 
 
Brochures (also: leaflets, mail outs, fliers and catalogues) 
  Size / 
Run 
1k 
5k 
10k 
100k 
500k 
1m 
1/8 Page 
/ A7 
£25 
£35 
£45 
£60 
£68 
£100 
1/4 page 
/ A6 
£30 
£42 
£55 
£70 
£85 
£112 
1/3 page 
£35 
£48 
£63 
£75 
£88 
£124 
1/2 page 
/ A5 
£40 
£50 
£67 
£85 
£100 
£132 
3/4 page 
£50 
£63 
£80 
£100 
£118 
£150 
Full page 
/ A4 
£65 
£75 
£110 
£125 
£150 
£200 
Dbl page 
/ A3 
£100 
£125 
£150 
£165 
£185 
£225 
 
 
Notes: 
  Back cover images add 70% 
  Front cover images add 100% 
  Images bleeding to both back and front covers add 150% 
  Postcards charged at full page / A4 rate 
  Education and charity projects at 25% discount 
 
 
 
Charges for Internet Usage 

 
  

Term / Placement 
1 usage within site 
Multiple uses within site 
3 month license 
£25 
£45 
6 month license 
£40 
£70 
1 year license 
£60 
£100 
2 year license 
£100 
£150 
 
Above prices are for uses within a site only. Any external email usage charged at £50 
per mailing 
VWIC Rev L June 2012 
10 
 
 


 
 
 
 
Charges for Television Broadcast 

 
 
News and editorial broadcasts 
 
Territory / Usages 
1st usage 
Subsequent usages 
Regional 
£27 
£12 
UK 
£38 
£17 
USA 
£60 
£24 
World 
£110 
£50 
 
Notes: 
  For feature, documentary or promotional use add 50% 
 
 
Charges for Digital Presentations (MS PowerPoint, Apple Keynote etc) 
 
No. Of images  / usage 
@ 1 usage 
@ 2 or more uses 

£15 
£23 
2-5 
£10 
£16 
6-10 
£5 
£8 
20+ 
£3 
£6 
 
Notes: 
  Educational or charity usage less 25% discount 
 
 
Graphic conceptual work & ‘pitch’ imagery 

 
£18 per image 
 
Imagery will be provided in ful  resolution, but under specific instruction that preclude 
any further use. Should imagery be used in a finished product, the balance of the 
difference between the ‘pitch’ cost and final product cost wil  be charged. 
 
 
 

VWIC Rev L June 2012 
11 
 
 


 
 
 
 
Charges for Use on Merchandising / Product Packaging 
 
 
Usage / Term 
3 yrs non-exclusive 
3 yrs non-exclusive 
UK or 1 country 
World rights 
Postcards 
£87 
£112 
Greetings Cards 
£98 
£150 
Calendars 
£75 
£115 
Posters 
£150 
£250 
T Shirts / Clothing 
£125 
£175 
Diary 
£50 
£85 
Record & CD Covers 
£125 
£175 
CD booklets 1/4 page 
£23 
£40 
CD booklets 1/2 page 
£27 
£50 
CD booklets 3/4 page 
£32 
£60 
CD booklets full page 
£45 
£90 
Credit / phone cards 
£87 
£125 
Playing cards 
£87 
£125 
Food Packaging 
£150 
£250 
1 Off Garment 
£35 
£70 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

VWIC Rev L June 2012 
12 
 
 


 
 
 
Exhibition & Display Usage 

 
Commercial exhibitions 
 
 

Size of 
reproduction / 
1 week 1 venue 
1 week 2 venues 
1 year multiple 
Length of use 
events 
A3 (297x420mm) 
£25 
£35 
£80 
A2 (420x594mm) 
£40 
£60 
£125 
A1 (594x841mm) 
£65 
£100 
£200 
A0 (841x1189mm) 
£87 
£150 
£320 
Banner stand 
(800x2500mm 
£112 
£200 
£375 
approx) 
4 drop exhibition 
(2500x3500 
£200 
£300 
£500 
approx) 
 
 
 
Non Commercial Exhibitions (non-fee paying, ltd audience, office display etc). 
 
Size of reproduction / 
Length of use 
1 week only 
1 year 
A3 (297x420mm) 
£15 
£35 
A2 (420x594mm) 
£30 
£75 
A1 (594x841mm) 
£45 
£100 
A0 (841x1189mm) 
£50 
£125 
Banner stand 
(800x2500mm approx) 
£60 
£120 
4 drop exhibition 
(2500x3500 approx) 
£200 
£300 
 
 
 
VWIC Rev L June 2012 
13 
 
 


 
 
 
Commercial Charge Matrices for Video Imagery
 
Al  video imagery is charged at a usage base rate of £8 (+VAT) per second. 
 
The following discount structure applies for large-scale use: 
 
 
Linear time (per sec) / 
Length of use 
1 broadcast 
Multiple broadcasts 
1 – 10 secs (base) 
£8 
£14 
11 - 20 secs 
£7 
£13 
20 – 60 secs 
£6 
£11 
1 min – 2 mins 
£5 
£9 
2 mins + 
£4 
£7 
5 mins + 
£3 
£5 
10 mins + 
£2 
£4 
15 mins + 
£1 
£2 
30 mins + 
£0.50 
£1 
 
 
Inclusion in a DVD or video carries an extra flat-rate charge of £65 per run. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
VWIC Rev L June 2012 
14 
 
 


 
 
One-off digital photographic prints from stock imagery: 
 
The following are prices for Visit Wales producing one or limited run photographic 
quality inkjet prints from our stock imagery. 
 
NB: all images are for individual private display use only, and are not to be used - 
and are not licensed - for any other purpose. 
 
 
Print size 
1 off @ 
2 – 5 off @ 
10 x 8 inches (sub-A4) 
250 x 203 mm 
£12.80 
£10.80 
A4 size / 210 x 297mm 
8 x 11 ½ inches 
£13.80 
£11.80 
12 x 10 inches (sub-A3) 
304 x 254 mm 
£20 
£18 
A3 size / 297x 420 mm 
11 ½ x 16 ½ inches 
£26 
£21 
A2 size / 420x594 mm 
£52 
£46 
A1 size / 594x841 mm 
£90 
£82 
A0 size / 1189x841 mm 
£140 
£129 
 
 
Notes: 
o  Al  prints up to and including A3 size: to be run internally on Visit Wales 
Image Centre Epson 4200 Inkjet 
o  Al  prints up to A3 wil  be printed to photo gloss stock 
o  Al  prints up to A3 wil  be run either full-frame (with minimal border) or 
cropped to fit paper. Print options are agreed with client in advance of 
printing. 
o  For larger print runs, an external image printing house or processing lab wil  
be used. 
o  The prices for the above can also be used to supply hi res files to end-users 
to produce their own prints from their own supplier. 
o  VAT is already included in these prices. 
 
VWIC Rev L June 2012 
15