This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Cambridgeshire Local Criminal Justice Board - Meetings, Papers and Contact Details'.


 
 
 
Terms of Reference 
Protocol for the Cambridgeshire Criminal Justice Board (CCJB) 
 
CCJB Vision 
‘Making justice work through partnership’ - CCJB has a vision of partnerships delivering 
an effective Criminal Justice System for Cambridgeshire, focusing on the service 
given to Victims and witnesses of crime. Prevention and rehabilitation of offenders 
will reduce crime by reducing re-offending. The CCJB will work to engage with the 
public of Cambridgeshire ensuring confidence in the local criminal justice system. 
Reviewed December 2012 
 
The Priorities of the CCJB:- 
 
The  five  priorities  set  out  below  have  been  agreed  provisionally  at  the  CCJB  meeting  in 
October  2012,  however  taking  into  account  the  spirit  of  the  Section  10  of  the  Police  and 
Social Responsibility Act, the Board wishes to take into account the priorities of the Police 
and  Crime  Commissioner’s  –  Police  and  Crime  Plan  2013/14  when  published,  in  order  to 
ensure, so far as is possible, a consistent and harmonious approach to delivery. 
 
Efficient and Effective Justice System:- 
We will work together to improve the effectiveness and efficiency of our processes within 
the CJS locally, draw specific focus to the most serious offences, and enforce all orders of 
the courts. We will work together through modernisation and co-ordination of IT systems, 
and  streamlined  processes  to  improve  the  workflow  efficiency  and  timeliness  of  the  local 
CJS. 
 
Reduce Re-offending / Reduce Crime;- 
The  Cambridgeshire  Reducing  Reoffending  Strategy  outlines  a  high  level  commitment  to 
support  and  develop  the  pathways  that  contribute  to  reducing  reoffending  to  support  the 
rehabilitation of offenders in Cambridgeshire. The Integrated Offender Management (IOM) is 
one  key  approach  to  achieve  these  aims  in  Cambridgeshire,  which  gives  priority  to  those 
who  commit  the  highest  volumes  of  crime  in  the  county.  It  includes  a  wide  portfolio  of 
interventions  provided  by the Police, Probation Service and Youth Offending Teams which 
seek  to  prevent  or  reduce  re-offending.  In  addition  CCJB  supports  and  encourages  the 
counties  Councils  and  all  voluntary  organisations  to  provide  offender  accommodation  and 
employment opportunities throughout the whole county. The CCJB will work cooperatively 
with  the  Health  Service  to  provide  improved  early  screening  of  offenders,  demonstrating 
mental health issues referring them into other interventions or appropriate diversions from 
custody.  
 
Victims and Witness - Service Delivery:- 
We will improve victim satisfaction with the service provided by the all the criminal justice 
agencies, and we will also improve the experience of all victims and witnesses supporting 

CCJB Terms of Reference 2012 v1 
 
the  criminal  justice  system  in  Cambridgeshire  with  particular  focus  given  to  protecting 
vulnerable or intimidated individuals, by early identification and offering special measures. 
 
Engage Stakeholders / Community Confidence:- 
The  CCJB  will  engage  all  wider  stakeholders  and  partners  in  the  local  landscape  of 
Cambridgeshire who also work to reduce crime, support victims and rehabilitate offenders. 
We will improve the public’s confidence in the local CJS by sharing the key messages about 
fairness and effectiveness through all available media.  
 
Make best use of Resources / Value for Money 
To  ensure  the  delivery  and  support  for  the  front  line  resources  of  the  collective  Criminal 
Justice  agencies  to  service  and  administer  justice  in  Cambridgeshire,  whilst  reviewing 
expenditure to ensure value for money is achieved. 
 
 
Governance:- 
 
CCJB Role:- 
 
The role of the Cambridgeshire Criminal Justice Board is to bring together the key partners 
and  senior  representatives  of  each  of  the  CJ  agencies  in  the  county  collaboratively  to 
provide the best possible service to the public of Cambridgeshire at delivering justice. The 
CCJB is tasked with the delivery of the aims laid out in the latest Government white paper – 
Swift and Sure Justice.   
 
 
Governance of Local Initiatives:- 
 
Over  the  last  five  years  the  CCJB  has  agreed  to  take  on  the  responsibility  of  being  the 
highest  level  of  governance  for  a  number  of  strategic  or  risk  management  schemes  in 
Cambridgeshire.   
 
Multi Agency Public Protection Arrangements (MAPPA):- 
The Police, Probation and Prison Services form the Strategic Management Board for ensuring 
robust arrangements are in place to manage sexual and violent offenders who may present a 
high risk of serious harm. The MAPPA SMB reports its business plan and Annual Report to the 
CCJB.  The  CCJB  will  work  collaboratively  to  ensure  the  joint  agency  risk  management 
processes of the MAPPA Responsible Authority are delivered in the county effectively. 
 
Integrated Offender Management (IOM):- 
The  CCJB  will  continue  to  be  the  shared  governance  for  the  sustainability  of  IOM  for 
Cambridgeshire. It will receive regular update reports on progress of activity and delivery of 
impact  on  the  reduction  of  re-offending  rates  of  the  cohort  of  offenders  involved  on  the 
Scheme.  
 
Specialist Domestic Violence Courts (SDVC):- 
The  CCJB  will  continue  to  monitor  the  local  Domestic  Violence  caseload  for  performance 
against the outcomes for prosecutions, learn lessons from lost cases and ensure the victim 
supportive  services  continue  to  exist,  including  Independent  Domestic  Violence  Advisors 
(IDVAs) and Multi Agency Risk Assessment Conferences (MARACs). 
 
2 of 6 

CCJB Terms of Reference 2012 v1 
 
Principles of Good Governance:- 
 
Cambridgeshire Criminal Justice Board is determined to implement the six core principles of 
good governance structures, these being:- 
 
1. 
Developing the capacity and capability of the Board to be effective. 
2. 
Engaging with stakeholders and making accountability real. 
3. 
Performing effectively in clearly defined functions and roles. 
4. 
Taking informed, transparent decisions and managing risk. 
5. 
Focusing on the Board’s purpose and on outcomes for the public and service users. 
6. 
Promoting positive values for the whole CJS and demonstrating good governance by 
behaviour. 
 
The  governance  structure  of  each  CCJB  sub-group  having  a  senior  representative  leading, 
ensures  full  accountability  for  delivery  and  robust  management.  The  multi-agency  groups 
work  on  the  action  plans  they  have  developed  to  achieve  the  objective  for  their  subject. 
The  group  then  reports  via  the  senior  representative  to  the  main  CCJB  for  escalation  of 
issues or expenditure requests to support delivery. 
 
 
Terms of Reference  
 
  The  Chair  of  the  CCJB  shall  serve  3-year  tenure,  with  the  opportunity  to  change 
should the need arise due to subsequent change of members. 
  CCJB members can request a change of Chair, with a majority vote to elect a new 
Chair. 
  The  CCJB  shall  meet  on  a  bi-monthly  basis,  scheduled  and  booked  in  advance  with 
all members. 
  If a member is not able to attend, a deputy should be appointed where possible to 
support the productivity of the forum. 
  The CCJB members will appoint an  appropriate senior representative to attend the 
CCJB sub-groups to ensure partnership delivery and activity can be made to progress 
on CCJB priorities or project implementation. 
  The CCJB shall, if possible, consult with the Community and  wider stakeholders on 
major  new  initiatives  in  advance  of  their  implementation.  It  is  accepted  that 
frequently  the  timeframe  will  not  allow  for  comprehensive  consultation;  in  these 
cases  the  CCJB  support  team  will  ensure  that  all  relevant  parties  will  have  the 
opportunity to comment at a later date. 
  The CCJB should give consideration to all its sub-group memberships’ opinions at the 
earliest possible opportunity and respond either through the Chair, SRO or Chairman 
of the sub group relevant. 
  The  CCJB  support  team  will  carry  out  structured  assistance  to  the  delivery  and 
smooth running of the CCJB and its sub-groups. 
  The CCJB Development Manager role will give assistance to the project management 
and delivery of the on-going programme of work to support the CCJB priorities when 
appropriate. 
  The  CCJB  support  team  will  provide  CCJB  and  its  subgroups  with  relevant  papers 
prior to the meetings and record formal minutes for sharing following the meeting.  
 
 

3 of 6 

CCJB Terms of Reference 2012 v1 
 
Rules of Engagement:- 
 
Partnership Working – Professional Courtesy:- 
 
To  ensure  the  CCJB  partnership  will  pay  attention  to  its  priority  to  improve  the  public’s 
confidence  in  the  local  CJS  and  operates  with  appropriate  professional  courtesy. 
Consideration will be afforded at all times to the content of any media information, which 
could show a partner organisation in a negative  light. The detail of the release should be 
checked  with  the  partner  agency  to  afford  them  the  opportunity  to  confirm  accuracy,  or 
respond accordingly. If a CCJB member considers that it is necessary to be publically critical 
of another member or their agency (which could cause reputational damage), this approach 
ensures that accuracy and professional courtesy is observed. 
 
The CCJB will operate in an environment of supportive partnership, whilst recognising that 
the  performance  and  activity  of  each  agency  needs  to  be  open  and  accountable  to  one 
another,  also  wider  internal  inspection  regimes  and  external  public  interest,  such  as 
Freedom Of Information (FOI) requests. 
 
Engaging Stakeholders:- 
 
The  CCJB  will  be  the  principal  forum  for  the  Criminal  Justice  System  partners  to  engage 
with  the  other  relevant  Strategic  bodies  in  Cambridgeshire.  The  PCC1  will  have  a  growing 
and vital role in ensuring that the work of the Community Safety Partnerships (CSPs) is co-
ordinated  and  offers  an  important  potential  bridge  to  other  strategic  groups,  such  as  the 
Health and Wellbeing Board and County wide Community Safety Board. The importance of 
this engagement is recognised, however all members of the CCJB are encouraged to engage 
with  the  broader  partnership  landscape  across  Cambridgeshire,  in  support  of  the  shared 
CCJB priorities. 
 
Observing Independence:- 
 
To  ensure  all  engaged  parties  are  able  to  observe  their  need  for  institutional,  office  or 
individual independence – including but not exclusively the Resident Judge, District Judges, 
Justice  Clerks,  Magistrates,  Crown  Prosecution  Service  (CPS)  colleagues,  Police  and  Crime 
Commissioner  (PCC),  wider  Her  Majesty’s  Courts  and  Tribunal  Service  staff  (HMCTS)  and 
Defence Solicitor practice colleagues – the following should be upheld:- 
 
1)  All  independent  office  holders  attending  the  CCJB  should,  at  all  times,  take  care 
that their conduct, whether private or official, does not undermine their taken oath 
of independence and impartiality. 
2)  Partnership  discussions  may  include  informative  explanation  about  the  sentencing 
and  court  room  processes  to  administer  justice  in  Cambridgeshire;  however  any 
feedback  about  a  sentence  passed  on  an  individual  case  should  be  directed  to  the 
Sentencing Council for consideration. 
3)  The  Head  of  Crime  for  HMCTS,  Chief  Crown  Prosecutor  for  Cambridgeshire  and 
Resident  Judges  of  Cambridge  and  Peterborough  Crown  Courts  will  be  the  liaison 
contact with the Office of the PCC. 
 
                                            
1 Police and Social Responsibility Act, Section 10, subsection 3 
4 of 6 

CCJB Terms of Reference 2012 v1 
 
Reference  –  context  has  been  taken  from  the  Senior  Presiding  Judge,  Lord  Justice 
Goldring’s “Guidance on Working with Police and Crime Commissioners” – November 2012. 
 
Confidentiality:- 
The CCJB meetings are held as Closed Part 2.  
Protecting confidential  information is important and  CCJB members and attendees will be 
present  when  confidential  information  is  disclosed  or  discussed,  or  given  in  written  form. 
This can take the form of offender details or embargoed information which is necessary to 
share or monitor as part of performance management. 
CCJB  members  will  observe  the  rules  of  confidentiality  and  permission  should  be  sought 
from the CCJB members and the ‘owner’ of the confidential information before it is shared 
more widely or publicised.  
 
List  of    Criminal  Justice  Leaders  responsible  for  fulfilling  the  Terms  of  Reference  and 
the delivery of the required activity: 
 

Name 
Organisation (if any) 
Simon Parr 
Chief Constable Police, Chair of the CCJB 
Frank Ferguson 
CPS Deputy Chief Crown Prosecutor 
Joy Coles 
HMCTS Area Director 
John Budd 
Chief Executive, Cambridgeshire Probation Trust 
Tom Jefford 
Cambridge Youth Offending Team 
Roy Stevenson 
Governor HMP Littlehay 
Danyah Aboujieb 
Legal Services Commission 
David Padgett 
Victim Support for Cambridgeshire 
Sian Jones 
Justice Clerk Cambs and Essex 
Sue Lammin 
CSP, Huntingdonshire DC 
Jeanette Powell 
The One Service, Director 
Sir Graham Bright 
Police and Crime Commissioner 
Anthea Dodson 
Cambridgeshire Police Criminal Justice 
Andy Juden 
Governor HMP Whitemoor 
Heather Denny 
Cambridgeshire Criminal Justice Board 
Jim Binyon 
Cambridgeshire Criminal Justice Board 
Marianne Vits 
Cambridgeshire Criminal Justice Board 
 
 
 
 
5 of 6 

CCJB Terms of Reference 2012 v1 
 
Signed on behalf of the CCJB, 
 
 
 
 
 
 
Simon Parr, Chair of the CCJB and Chief Constable. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Document Control: 
Author 

Marianne Vits 
Version 

1.0 
Distribution 

The Board  
Date 

December 2012 
Next due for review 

January 2014 
 
 
 
 
6 of 6