This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Cambridgeshire Local Criminal Justice Board - Meetings, Papers and Contact Details'.


 
 
 
 

CAMBRIDGESHIREi       CJS Efficiency Programme Adoption Level Matrix 2012-13 
 
 
 


4                   

2                 

Agencies 
Component 
None/ 
Full digital 
Tentative 
Partial 
Substantial 
involved 
Marginal 
working 
Police and CPS transfer digital prosecution file (DPF) 
electronically between one another 
Substantial 
Electronic 
Significant volume, 
 
25% of all case files 
volume, 75% of 
receipt of over 

50% of all case files, 
Preferred method is structured data across exchange link but, 
being transferred 
all case files 
90% of all case 
Police, CPS 
 
being transferred 
in agreement with Police, via SeM and in all cases with 
electronically.  
being transferred 
files. Paper by 
electronically.  
CCTV/audio evidence in appropriate electronic format for use 
electronically. 
exception. 
in court 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Version 3.1 
 
xxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
 
 
 
Page 1 of 7                                                                                                                                                              
 
 
 
 
 
 
 
 
 





 
 
4                   


2                 

Component 
Full digital 
 
None/ Marginal 
Tentative 
Partial 
Substantial 
working 
Only 25-49% of file 
Only 50-74% of 
Only 75-90% of 
builds in 
file builds in 
file builds in 
accordance with 
accordance with 
accordance with 
 Charging, 
SP/NFS and the 
SP/NFS but 
SP/NFS but 
Production of a 
 
shortcomings are 
shortcomings are 
shortcomings 
Quality File - 
 
File build not compliant with SP/NFS: 
such they 
relatively minor 
are minor and 
Compliance 
 
 
undermine the value 
and do not 
strength of case 
with  National 
 
1.  Anticipation of plea is incorrect in 
of the work and/or 
undermine the 
is not 
File Standard 
 Over 90% of 
 
all cases, and/or 
the strength of case. 
files nor strength 
undermined. 
(NFS) and 
file builds are 
 
2.  No evidence of any police 
 
of the case 
 
Modernising 
in 
 
supervision in all cases, and/or 
  Improvement of 
entirely. 
  Improvement 
Charging joint 
accordance 
 
3.  Poor and inaccurate MG5 case 
failure criteria as 
 
of failure 
delivery 
with SP/NFS. 
 
summaries, and/or 
set out in 
  Improvement 
criteria as 
measures 
 
 
4.  Poor and inaccurate interview 
numbers 1-7 so 
of failure 
set out in 
P
being met 
Modernising 
 
summaries, and/or 
that 25-49% of 
criteria as set 
numbers 1-7 
O
 
charging joint 
 
5.  Incorrect identification of key and 
cases now meet 
out in numbers 
so that 75-

Annex A SP 
delivery 
Police and CPS 
non-key evidence in all cases, 
compliance 
1-7 so that 50-
90% of 

Guidance and 
measures 
work together 
and/or 
standards 
74% of cases 
cases now 

standards 

Annex C July 11 
digitally to prepare 
    All key and non-key statements      
 
now meet 
meet 

Manual of 
fully met
the case. 
        included, and/or 
Modernising charging 
compliance 
compliance 

Guidance 
 
((TOR for 
7.  ROTIs provided in all cases, and/or 
joint delivery 
standards 
standards 

contain full 
Over 90% of 
achievement 
8.  MG6c/unused material schedules 
measures standards 
 
 

compliance 
files reviewed 
assessments by 
included in all cases in advance of 
not being fully met. 
Modernising 
Modernising 

details 
at most once 
National 
first hearing and NGP being 
 
charging joint 
charging joint 
 
by CPS and 
Prosecution Team 
entered 
Not all files reviewed 
delivery measures 
delivery 
no 
Attached below) 
 
by CPS in advance of 
standards fully met. 
measures 
unnecessary 
 
H:\CMS Documents\Modernising charging joint delivery 
first hearing.  
 
standards fully 
additional 
annex A - SP file comp
mlia
e n
a c
s e
u  - 
refi
sna
 s lt.d
a oc
ndards not being met. 
 
Files reviewed at 
met
reviews 
 
most once by CPS 
 
before trial. 
H:\CMS Documents\
No file review by CPS in advance of first 
in advance of first 
Over 90% of 
Terms of Reference Component 2.doc
hearing. 
hearing.  
files reviewed at 
H:\CMS Documents\ 
 
most once by 
 
NFS summary -Annex C Jul 11 MoG.doc
CPS and no 
 
unnecessary 
additional 
reviews before 
trial.
 
Version 3.1 
 
xxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
 
 
 
Page 2 of 7                                                                                                                                                              
 
 
 
 
 
 
 
 
 



 
 
 
 

4                   

2                 

Agencies 
Component 
None/ 
Full digital 
Tentative 
Partial 
Substantial 
involved 
Marginal 
working 
Substantial 
Little or no 
Significant number, of 
number of cases 
Electronic receipt 
 
Limited number of 
electronic transfer. 
cases transferred 
transferred 
of over 90% of all 
Police transfer of traffic case information 
cases transferred 
Poor data quality 
electronically (50%), 
electronically 
information that 

to the courts electronically via for example 
electronically (25%) 
Police, Courts 
being transferred 
e.g. anticipated GP 
(75%),  e.g. most 
can be digitised. 
Secure eMail.  
e.g. anticipated GP 
across. Reliance 
cases only and some 
files, anticipated 
Paper by 
 
cases only 
on paper 
NGP cases 
GP and NGP 
exception 
cases 
 
 
 
 
 
 
 
65% of case files 
All case files 
All case files 
Either majority of 
25% of case files 
meet quality 
meet quality 
meet quality 
 
case files are 
meet quality 
standards, are served 
standards, are 
standards , are 
 
served  by paper 
standards, are 
using electronic 
transferred   
transferred   
 
with minimal or 
served using 
means and received 
using electronic 
using electronic 
 
none digitally or 
electronic means 
prior to hea 
means and 
means and 
CPS transfer 
majority fail to meet 
and received prior 
ring in accordance 
received prior to 
received prior to 
4a  
cases digitally to 
minimum standards 
to hearing in 
with local SLAs. 
hearing in 
hearing in 
Service of digital 
for quality and 
accordance with 
 
accordance with 
accordance with 
CPS, Courts, 

Courts and 
prosecution file  
NOMS  
timeliness of 
local SLAs. 
Some  material  still 
local SLAs. 
local SLAs. 
NOMS 
 
transfer as set out 
Some material still 
needs  to  be  viewed 
Some material 
 
 Magistrates Court  
in attached paper  
needs to be viewed 
on, separate, physical 
still needs to be 
All evidential 
viewed on, 
H:\CMS Documents\
on, separate, 
media 
e.g. 
CDs, 
material such as 
COMPONENT 4 - OCT 12.doc
physical media e.g. 
video tapes etc 
separate, 
CCTV, photos 
CDs, video tapes 
 
physical media 
and audio also 
 
etc 
 
e.g. CDs, video 
served using 
tapes etc 
electronic means 
HMCTS 
NOMS 

Version 3.1 
 
xxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
 
 
 
Page 3 of 7                                                                                                                                                              
 
 
 
 
 
 
 
 
 



 
 

4                   

2                 

Agencies 
Component 
None/ 
Full digital 
Tentative 
Partial 
Substantial 
involved 
Marginal 
working 
75% of case files, 
Over 90% of 
Either majority of 
25% of case files, 
served 
case files served 
case files are 
served 
50% of case files, 
electronically and 
electronically and 
served  by paper 
electronically, meet 
served electronically 
meet minimum 
meet minimum 
4b 
with minimal or 
minimum standards 
and meet minimum 
standards for 
standards for 
Service of digital 
none digitally or 
for quality and 
standards for quality 
quality and 
quality and 
CPS, Courts, 
prosecution file  
majority fail to meet 
timeliness of 
and timeliness of 
timeliness of 
timeliness of 
NOMS 
 
minimum standards 
transfer as attached 
transfer as attached 
transfer as 
transfer as 
Crown Court 
for quality and 
(Separate media 
(Separate media just 
attached . 
attached 
timeliness of 
just for complex 
for complex cases). 
(Separate media 
(Separate media 
transfer as set out 
cases). 
just for complex 
just for complex 
in attached paper 
cases). 
cases). 
None or limited 
working 
 Substantial 
Over 90% of 
Digital file as the 
electronically with 
25% of cases 
 50% of cases 
number of cases, 
case 
All preparation, case 
only file in the 
majority of case 
prepared, managed 
prepared, managed 
75%, prepared, 
preparation, 
management, case 
office for CPS, 
preparation, 
and reviewed, on a 
and reviewed, on a 
managed and 
reviews and 
progression and 
CPS, Police, 
Police, Courts 
progression and 
digital prosecution 
digital prosecution file 
reviewed, on a 
case 

review of case 
Courts, 
and NOMS 
review (reading of 
file with reducing 
with reducing paper 
digital 
management, 
evidence is carried 
NOMS 
 
evidence, court 
paper usage  
usage 
prosecution file, 
completed on 
out on a digital 
Target set for 
papers and 
 
 
with limited paper 
an electronic 
prosecution file. 
CPS only 
applications) on 
CPS , HMCTS 
 
usage 
case file. Paper 
paper 
POLICE 
by exception. 
NOMS 
Digital working in 
the court 
environment by 
No use (or very 
all 
All agencies working 
limited use) of 
 25% of cases 
All cases worked 
50% of cases worked 
75% of cases 
agencies/parties 
electronically in the 
laptop/tablet or 
worked as per 
as per attached 
CPS, 
as per attached 
worked as per 

courtroom as per the 
similar device. 
attached standards 
standards. 
HMCTS, 
standards 
attached 
attached standards.  
 
 
Paper by 
NOMS 
CPS 
standards 
H:\CMS Documents\ Paper by exception  
NOMS 
 
exception 
COMPONENT 6 STANDARDS.doc
HMCTS 
 
Version 3.1 
 
xxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
 
 
 
Page 4 of 7                                                                                                                                                              
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 

4                   

2                 

Agencies 
Component 
None/ 
Full digital 
Tentative 
Partial 
Substantial 
involved 
Marginal 
working 
Equipment installed 
Little use of 
at all courts. Less 
25%-60% of eligible 
Routine use for 
existing equipment 
than 25% of eligible 
matters heard via link. 
eligible hearings, 
or no equipment 
matters heard via 
Equipment available 
Equipment 
more equipment 
7a   
installed in Courts, 
link. Equipment 
in some prisons and 
routinely used 
installed if 
Prison to court video 
prisons (Adults) or 
available in prisons 
Courts, 
used routinely 
for 60%-85% of 
necessary and 
links (PCVL)  
secure 
but limited use  
NOMS 
(Adults) and secure 
eligible 
plans drawn up 
 
establishments 
(Adults), and 
establishments 
hearings.  
for increased 
(Youths). 
secure 
(Youths) and used 
utilisation 
 None or low 
establishments, 
routinely 
 
utilisation.  
with limited use 
(Youths) 
Equipment 
Increasing the 
available for 

use of Video 
use by all 
Technology 
offender 
 Equipment 
Little use of 
managers and 
Routinely used 
available in some 
Equipment available 
7b 
existing equipment 
used for all 
for suitable 
probation offices 
in some probation 
NOMS and YOT 
or no equipment 
suitable 
offender 
but limited use  
offices and used 
Offender 
installed in 
offender 
management 
(Adults), or in YOT 
routinely (Adults) – 
NOMS, YOTS 
Management Video 
probation offices or 
management 
interviews, 
offices or secure 
also in YOT offices 
conferencing (Adult 
in YOT offices. 
interviews up to 
having installed 
establishments, 
and used routinely 
and Youth) 
None or low 
existing 
more equipment 
with limited use 
(Youths) 
utilisation. 
capacity 
if necessary 
(Youths) 
(Adults) – the 
same for YOT 
officers for 
Youths  

Version 3.1 
 
xxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
 
 
 
Page 5 of 7                                                                                                                                                              
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 

4                   

2                 

Agencies 
Component 
None/ 
Full digital 
Tentative 
Partial 
Substantial 
involved 
Marginal 
working 
7c 
Equipment 
Live links 
installed in more 
Equipment 
Equipment installed in 
Routine use for 
An aspirational 
than one police 
No equipment 
installed in at 
more than one police 
eligible hearings, 
level  (not a target) 
station with 
installed or little 
least one police 
station  or additional 
applications for 
for 1 April 2013 has 
equipment or 
use of existing 
station linked to 
equipment 
live links for all 
been set to achieve 
additional 
equipment. 
one court. to 
installations to 
eligible cases  
Police, Courts 
progress against 
equipment 
 
support 25% of 
support 50% of 
more equipment 
the above new 
installations to 
Project started 
applications for 
applications for live 
installed if 
initiative. This will 
support 75% of 
POLICE 
live links for all 
links for all eligible 
necessary 
be tracked through 
applications for 
eligible cases.  
cases 
(100%) 
the monthly reports  
live links for all 
 
eligible cases 
7d 
Virtual Courts (where 
applicable i.e. where 
primary legislation 
Equipment 
Equipment installed 
applied for and 
Equipment installed 
installed in at 
No equipment 
in at least one 
granted) 
in at least one 
least one police 
installed or little 
police station linked 
Over 90% of 
An aspirational 
police station linked 
station linked to 
use of existing 
to one courtroom. 
Video in place 
level  (not a target) 
to one or more 
one or more 
Courts, 
equipment. 
Limited or 
and used in over 
for 1 April 2013 has 
courtrooms. 
courtrooms. 
Police, NOMS 
 
moderate use of 
90% of eligible 
been set to achieve 
Moderate use of 
Substantial use 
Project started 
equipment. Less 
cases.  
progress against 
equipment. 50%% of 
of equipment. 
POLICE 
than 25% of eligible 
the above new 
eligible cases. 
75% of eligible 
cases. 
initiative. This will 
cases. 
be tracked through 
the monthly reports  
 
25% of total of 
50% of total of 
75% of total of 
Over 90% of total 
No or minimal 
defence 
defence 
defence 
of defence 
General correspondence and service of 
usage of Secure    
representatives in 
representatives in 
representatives 
representatives 
Police, CPS, 

case papers with Defence 
eMail with Defence 
area engaging 
area engaging 
in area engaging 
in area engaging 
NOMs 
representatives all via SeM. 
representatives 
digitally via Secure 
digitally via Secure 
digitally via 
digitally via 
eMail   
eMail   
Secure eMail   
Secure eMail   
Version 3.1 
 
xxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
 
 
 
Page 6 of 7                                                                                                                                                              
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 

4                   

2                 

Agencies 
Component 
None/ 
Full digital 
Tentative 
Partial 
Substantial 
involved 
Marginal 
working 
Archiving and storage 
of basic first hearing 
case file completed 
electronically. 
 
Electronic archiving 
 
All archiving and 
 
 
and storage for 50% 
For the Police an 
storage of basic 
Electronic archiving 
Electronic 
Over 90% of all 
Digital 
of all first hearing 
aspirational level  
first hearing cases 
and storage for 
archiving and 
first hearing 
9  
Archiving and 
case files 
All agencies 
(not a target) for 1 
is in paper form. 
25% of all first 
storage for 75% 
case files 
Storage 
 
April 2013 has been 
 
hearing case files  
of all first hearing 
archived and 
POLICE< CPS< 
set to achieve 
NOMS 
case files 
stored 
HMCTS 
progress against the 
electronically 
above new initiative.  
 
 
 
                                            

Version 3.1 
 
xxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
 
 
 
Page 7 of 7