This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Being the Best Consultation Notes of Public Meetings & Events'.


 
Actions / Decisions 
from 
Emergency Services Liaison Group 
 
 
 
Date: 
Wednesday 15th August 2012 
 
 
Location: 
Conference Room, Leicestershire Fire and Rescue Service Headquarters 
 
 
Attendees:  Shaun O’Donnell 
Head of Community Safety, LFRS 
 
Stuart Brewer 
Civil Contingencies Manager, LFRS 
 
Sanjay Bulsara 
Operational Support, LFRS  
 
Karlie Thompson 
Assistant Director of Operations, EMAS 
 
Garry Mawby 
Emergency Planning, EMAS 
 
Dean Dagley 
Head Of Special Operations, HART Team Manager , EMAS 
 
Mick Jones 
EMAS 
 
Jim Holyoak 
Head of Operations, Leicestershire Police 
 
Steve Potter 
Chief Inspector, Leicestershire Police 
 
 
 
Apologies:  None 
 
 
NOTES FROM 15th August 2011 MEETING 
Agenda 
Action (A) / 
Action/Decision Details 
To be 
Item 
Decision (D) 
Actioned  
No. 
by/Due 
Date  

001/150812 
B676 Saxby Road, Melton Mowbray  
 
Shaun referred to the Ops28 report regarding the issue of 
 
addressing and being provided the incorrect address to 
 
deploy. 
 
Jim Holyoak clarified this incident may involve a rural road 
All 
and the details are given by their operators are all in good 
 
faith. Their mapping systems are currently up to date and 
callers may have provided the incorrect information. All 
 
parties are to ensure that relocation messages are sent. 
 
 
M1 junction 21a-22 north  
 
The Police did not allow the appliance to fend off which is 
Steve 
part of our standard procedure. Steve Potter will take this 
Potter 
issue back to the sergeant and ensures that this problem will 
not continue in the future.  
A1 Southbound carriageway, South Witham  
EMAS crew arrived at this incident with a long board with no 
head restraints or straps. 
EMAS clarified that they do not carry spare headblocks and 
they may have been used at a different incident. 
Headblocks can be improvised without the head straps 
EMAS would like to use the opportunity to deal with issues on 
the day. 
Page 1 of 7  


 
Actions / Decisions 
from 
Emergency Services Liaison Group 
 
NOTES FROM 15th August 2011 MEETING 
 
Agenda 
Action (A) / 
Action/Decision Details 
To be 
Item 
Decision (D) 
Actioned  
No. 
by/Due 
Date  

002/150812 
Positioning of EMAS and response vehicles 
 
Shaun explained to the group that LFRS follows a procedure 
Sanjay 
to leave a gap between the RTC and appliance. There have 
Bulsara 
been a few occasions where EMAS would park in this gap.  
All parties agreed to attend LFRS RTC training. Sanjay Bulsara 
will liaise with Training department and pass details to Karlie 
Thompson.  
The fire crews will be encouraged to help carry equipment 
and to build relationships.  
Update from Sanjay Bulsara 
Sanjay emailed the contacts details given to GM Kirk and 
WM Rob Harrison in the Training Dept. ref Inter Agency 
Training  and they will contact all services when a training 
date is confirmed for the services to familiarise themselves 
with LFRS procedures. 

003/15.08.12  Incident Liaison Officer (ILO) 
 
Information 
LFRS currently have two ILO’s and looking to nominate a 
third. It has been evident that communications have 
improved to ensure that all our resources are in place.  

004/15.08.12  Water Rescue 
 
Jim Holyoak will look into the contingency planning 
All 
regarding incident commander from sergeant to inspector 
 
of how to take primacy. 
 
It was agreed that LFRS will have primacy of the inner cordon 
 
and to have a Terms of reference in place to clarify who has 
 
primacy. 
 
Dean Dagley confirmed the training in Nottingham do apply 
that fire crews takes primacy and lead on incidents.  
 
Shaun will circulate agreement to all parties for feedback to 
 
have them agreed before the next meeting to progress 
Shaun O’ 
before the winter period. 
Donnell 

006/15.08.12  Winter Planning 
 
A Community Safety Event – General meeting is to be held 
 
on 10th September 2012 at Leicester FC from 09:30-13:30 and 
 
14:00-16:00. Meeting will discuss Winter Planning, Lending of 4 
 
wheel drive vehicles (Rangers), Motorists and Resources of 
 
Environment Agency. 
 
A representative will be attending from the Leicestershire 
Police. Shaun will send an LFRS representative to attend this 
Shaun O’ 
meeting. 
Donnell 
Page 2 of 7  


 
Actions / Decisions 
from 
Emergency Services Liaison Group 
 
NOTES FROM 15th August 2011 MEETING 
 
Agenda 
Action (A) / 
Action/Decision Details 
To be 
Item 
Decision (D) 
Actioned  
No. 
by/Due 
Date  

005/15.08.12  Tactical Deployment Points 
 
Karlie Thompson updated that EMAs will be going through 2 
 
major restructures resulting to decreasing the use of some of 
 
their stations. They will be going through a public 
 
consultation from Police and Fire.  
 
 
 
EMAS wanted to know if it would be possible to have TDP at 
 
LFRS stations and to share their facilities which could be  
mutually beneficial to both parties. EMAS is hoping to put in 
 
TDP from December 2012. It was clarified that EMAs requires 
 
only basic accommodations for standby or a base if this is 
 
possible from LFRS stations. 
 
 
 
Shaun will need some further details of requirements in terms 
 
of access to the roads including a list of areas suitable for 
 
TDP’s.  
 
 
 
EMAS is very interested to have a TDP at Melton Station 
 
however due to the current redevelopment work this will not 
be immediately feasible but will have scope to make long 
 
term arrangements.  
 
 
 
Karlie Thompson, Mick Jones, Shaun O’Donnell, Sanjay 
 
Bulsara and Jim Holyoak will meet to discuss the potential of 
Simbie Yau 
shared services and to provide Tactical Deployment Points 
for EMAS. 
Page 3 of 7  


 
Actions / Decisions 
from 
Emergency Services Liaison Group 
 
OUTSTANDING ACTIONS 
 
Action No. 
Action Details 
To be Actioned  
by/ Due Date  
(A) 007/221111 
Shaun O’Donnell requested that EMAS provide a representative 
 
 
for the Control Tactical Group (see (A) 02/121110) Andy Wilde 
Andy Wilde 
agreed to do this. 
 
 
 
 
16.05.12- Group Manager Kay Moughton has set up a regular 
 
meeting with Police Control. It would be nice to have EMAS 
 
control to be involved.  
 
Station Manager Ann Gale will be notified on who will be sitting in 
 
from EMAS. 
 
Karlie will find out if Andy Willde has pursued this. 
 
15.08.12- Karlie will make contact will GM Kay Moughton to have 
 
someone attend from EMAS. Jim Holyoak informed that Jess 
Karlie Thompson 
Cotterall was tasked to put a protocol in place in line with EMAS. 
Karlie Thompson and Jim Holyoak will meet outside this meeting to 
discuss this further.  
Page 4 of 7  


 
Actions / Decisions 
from 
Emergency Services Liaison Group 
 
 
CLOSED ACTIONS 
 
Action No. 
Action Details 
Actioned by / 
Date 
Completed 
001/160512 
Security Plan at Loughborough University 
 
LFRS has been unable to have access to Loughborough University 
 
Security Plans. Passwords are still unknown and we do not know how 
 
to access the site. 
 
Fire Service Appliance access, National response kit; all these details 
 
need to be communicated as specialist security barriers and vehicles 
 
will be blocking access.  
 
Ian will chase this up to ensure this information is available to LFRS 
including access points and Police Security Plan. 
 
15.08.12- LFRS was granted access in the end. Shaun O’Donnell 
 
commented on how well that the Olympic Torch relay was very well 
 
organised and the Police did a good job and showed a great 
Jim Holyoak 
example of interserivce. Jim Holyoak will pass his comments on to the 
ACC. 
002/160512 
Mass Decontamination 
 
Regular Mass Decontamination Training have been running for 18 
 
months and would like to invite EMAS and HART. 
 
Karlie Thompson confirmed that EMAS run their own Mass 
 
Decontamination but agreed that it would be a good opportunity to 
 
work together.  
 
Stuart will send dates and details to Karlie Thompson. 
 
15.08.12- Stuart Brewer will liaise with Dave Watson to provide details 
Stuart Brewer 
of weekly Mass Decontamination Training held at Southern.  
Stuart will circulate those details to Karlie Thompson and Steve Potter 
along with Dave Watson’s contact details in order to book sessions.  
(A)001/221111 
TERMS OF REFERENCE 
 
It was agreed that a short set of TORs for the Group would help clarify 
 
its aim and role. 
 
Stuart Brewer to provide the Group with a draft set of TORs. 
 
Stuart Brewer will be starting a new Terms of Reference draft and 
 
forward to Shaun O’Donnell and Rachel Swann for approval. This will 
 
also be sent to Garry Mawby, EMAS for comment. 
 
16.05.12- A copy of the Terms of Reference will be forwarded to 
All 
Karlie Thompson.  
 
15.08.12- No comments were received. All parties agreed Terms of 
Reference. 
 
Page 5 of 7  


 
Actions / Decisions 
from 
Emergency Services Liaison Group 
 
 
CLOSED ACTIONS 
 
Action No. 
Action Details 
Actioned by / 
Date 
Completed 
 004/250810 
Loss of equipment at RTCs  
Keith Sharpe, 
 
It has been noted that LFRS equipment such as Spine boards and O2 
Garry Mawby & 
 
Cylinders are not being returned after incidents where they are 
Chris Bilby 
 
loaned to EMAS. 
 
 
Keith Sharpe will reiterate to EMAS that they are to leave equipment 
 
at the hospitals. He will also remind them that the LFRS casualty 
 
 
assessments should be attached to the EMAS sheets. 
 
 
Several suggestions were made all with potential difficulties. Garry 
 
 
Mawby, Chris Bilby and Keith Sharpe will liaise to find a suitable 
 
 
solution. 
 
 
Garry Mawby will continue to progress with this matter.  Stuart 
 
Brewer will liaise with Shaun O’Donnell to look for a more proactive 
 
Information 
way to locate and retrieve kit. 
Garry Mawby 
 
Stuart Brewer 
Stuart Brewer will confirm the current position with the LFRS 
Appliance and Equipment Department. 
 
16.05.12- Karlie will raise this issue at EMAS as they also lose their 
equipment at Hospitals. This may be a hospital problem and she will 
contact them to come up with a solution.  
Stuart will liaise with Appliance and Equipment to find out how much 
of our equipment has been recovered.  
15.08.12- Loss of equipment is still continuing and now putting a 
procedure in place to chase up the equipment regularly. Due to the 
scale down of the organisation we do not have the resources to 
collect spine boards on a regular basis and are restricted to remain 
in the county if they are on call. 
Sanjay Bulsara will liaise with Karlie Thompson to coordinate a way to 
ensure equipment is returned. 
Update from Sanjay Bulsara 
Sanjay Bulsara liaised with Stn M Pete Trayner of Appliance & 
Equipment ref the Long (spine)Boards and this matter has been 
dealt with through him and Nick Reynolds from EMAS, also they 
have an agreement in place that if LFRS long board   is missing they 
will get replaced by EMAS. 
 
Page 6 of 7  


 
Actions / Decisions 
from 
Emergency Services Liaison Group 
 
CLOSED ACTIONS 
 
Action No. 
Action Details 
Actioned by / 
Date 
Completed 
 
Stuart Brewer raised a concern regarding current difficulties in 
 
 
obtaining police data which would allow LFRS to meet its 
 
requirements under the recent Cabinet Office Guidance “Keeping 
 
 
the Country Running: Natural Hazards & Infrastructure” 
 
 
 
 
 
Duncan Cullen advised that a request should be put through Darren 
 
 
Burton at the Police and if information was not forthcoming then the 
 
 
matter should be referred back to the Group. 
 
 
 
Stuart Brewer still has some difficulties regarding sites that require 
 
(A)009/221111  Multi Agency Plan as police national guidance forbids the release of 
Stuart Brewer 
this information. Whilst a local work around has been implemented it 
 
is clear that this does not meet the requirements of the Cabinet 
 
Office guidance.  It is possible that this is a national issue; Stuart 
 
Brewer has raised it with the CLG Central Resilience & Emergencies 
 
Division and awaits a response. 
 
 
 
Steve Potter will speak to Sgt Darren Burton regarding the 
information held back on site history. 
Steve Potter 
15.08.12- Stuart Brewer confirmed that nothing can be done locally 
and this issue will be raised at the next CLG board. 
(A) 003/221111 
NATIONAL OPERATION CODEWORDS 
Duncan Cullen 
Shaun O’Donnell asked if the Police could provide Fire Control with 
 
basic details relating to Police National Operation Codewords, 
 
especially in relation to any operation with an Olympic focus. 
 
Duncan Cullen agreed to raise this issue with Rachel Swann. 
 
 
 
Steve Potter will check on the Security Level requirements in order to 
 
receive National Operation Codewords meanings and liaise with 
Steve Potter 
Stuart Brewer. 
16.05.12- A briefing would be ideal to have any sensitive information 
to be passed through to Shaun through the protocols and to make 
sure that the information flow is carried out.  
This item will be opened until tests are carried out.  
15.08.12- Darren Burton/ Operational Plan dealt with National 
Operational codewords issue, this was done prior to the Olympics. 
 
(Note:  Items in Red text = Confidential) 
 
Date of next Emergency Services Liaison Group:  TBC 
 
Dates for 2012 meetings: TBC 
 
 
Page 7 of 7