This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Discussions on redactions in collecting society consultation'.

From: Hamza Elahi 
Sent: 30 May 2012 17:09 
To: Steve Rowan; Hargreaves_Team; Edmund Quilty; Andrew J. Smith; 
Laurence Pawley; Nadia Vally; Nicholas Munn 
Subject: FW: Publication of consultation responses - legal issues 
To see below - advice from Charles on how to handle submissions which 
might have legal issues. Having invited comments on collecting 
societies, it seems we will not be able to publish a lot of them. Many 
of the specific comments on collecting societies I had identified, but 
the ones on collecting societies as a group I had not.  
Charles suggestion on contacting senders seems the best one: if 
comments on specific submissions are redacted, there is FOI to think 
about. If whole submissions are removed, there is potential for loss of 
lots of evidence (not least if that evidence has been used in IAs - 
although this danger might also exist for some redactions).   
Grateful for any views. 
Thanks 
 
Hamza  
 
[Attached advice withheld under s.42.] 
 
From: Edmund Quilty 
Sent: 30 May 2012 17:22 
To:  Hamza Elahi 
Cc:  Steve Rowan; Hargreaves_Team; Andrew J. Smith; Laurence Pawley; 
Nadia Vally; Nicholas Munn; Charles Norris 
Subject: 
RE: Publication of consultation responses - legal issues 
Hamza 
It might be (moderately) amusing to have whole swathes of responses 
blacked out on the basis that they were defamatory.  Incidentally, what 
happens to the suggestion from the photographer that I should be put in 
the stocks in Newport Town Square (not a postal address I recognise, 
incidentally) and pelted with tomatoes.  Does that get published I 
wonder? 

On a more humdrum point, do we have to write to consultees, then that 
doesn't introduce whole new reams of complexity into the exercise? 
Ed 
 
 
From: Hamza Elahi 
Sent: 29 June 2012 08:58 
To:  Edmund Quilty; Antoinette Graves; Ben Hawes; Daphne Hyman; 
Jennifer Jones; Matthew Cope; Nadia Vally; Robin Stout; Steve Rowan; 
Laurence Pawley; Andrew J. Smith; Sarah Hughes; Katherine Evans; 
Oneydes Staggemeier 
Cc:  Nicholas Munn; Taffy Yiu; Kellie Hurst; Antonio De Gregorio; 
Christos Tsikolis; Gillian Langman; 'Norris Charles (LEGAL B)' 
Subject: 
Defamatory comments: the larger stakeholders 
Attachments: 
Submissions we don’t need to re-read.xlsx 
All 
Further to my email last week, PSA a list of those submissions (marked 
with an "n") Nick and I think won't need reading for defamatory 
comments or third party material, because the stakeholder making the 
submission will very likely have employed legal resource/is legal 
resource/is a larger organisation/is an experienced enough public 
operator, for the submission to very likely not contain defamatory 
comments or third party material.  
In marking up these submissions we've erred on the side of caution.  
If you've any additions or deletions please let me know by close 
Monday. Many thanks   
Hamza Elahi 
 
[Attached list withheld under ss.42 & 40.] 
 
 
 
 
 
 

From: Hamza Elahi 
Sent: 09 July 2012 14:52 
To:  'Norris Charles (LEGAL B)' 
Cc:  Christos Tsikolis; Antonio De Gregorio; Gillian Langman; Taffy 
Yiu 
Subject: 
Problem consultation responses 
Charles 
We've made some good progress in the re-reading of responses for 
defamatory and third party material. Ed would like us to publish all 
responses - or as many responses as possible - by Tuesday 17 July. Can 
we, preferably tomorrow, go through with you all those responses we've 
re-read so far that we think might have a problem? 
In the course of this week we're going to step up the re-reading, and 
by Thursday or Friday will have a further batch of responses which we'd 
like your definitive legal advice on. After tomorrow's meeting can we 
have a further meeting, say Friday morning, to go through problem 
responses accumulated during Tuesday-Thursday? 
I copy in others who've been reading responses, so that they can join 
us at those meetings. Could you all me to arrange? We'll be able to 
accommodate almost any time you choose.  
Many thanks 
Hamza Elahi 
 
 
From: Christos Tsikolis  
Sent: 13 July 2012 16:39 
To: Taffy Yiu; Hamza Elahi 
Cc: Antonio De Gregorio; Charlotte Heyes; Kellie Hurst; Gillian Langman 
Subject: Legal Issues List 
 
Taffy n' Hamza, 
 
Please find attached the Legal Issues List.  
 
We have been through all the submissions (apart from the ones 
internally agreed not to be reviewed again) identifying possible 
defamatory comments, allegations or explicit language. 
 
We have reviewed the potentially suspicious submissions with Charles 
and we have finalised the list.  
 
The webpage is about 90% ready. The only thing we have to communicate 
to the webmaster's team is which submissions need to go down or which  
comments/paragraphs need to be redacted.  
 

The grey-ish entries at the bottom are the late submissions. 
 
Please provide any feedback so that I can forward the list and comments 
to Ed. 
 
Thank you. 
 
Chris... 
 
 
[Attached list withheld under ss.42 & 40.] 
 
 
 
From: Taffy Yiu 
Sent: 13 July 2012 17:46 
To:  Edmund Quilty 
Cc:  Charlotte Heyes; Hamza Elahi; Christos Tsikolis; Antonio De 
Gregorio; Gillian  
Langman; Kellie Hurst 
Subject: 
Consultation responses - defamatory material 
Attachments: 
Legal Issues List.xls 
 
Ed, 
 
I thought I would forward you a note from Christos who has been working 
to on publishing the submissions by recess.   
 
He, along with Hamza, Antonio and Gillian have done a sterling job.  
You can see from the list attached that they've now gone through all 
the submissions, and are in the process of considering some problem 
submissions which are borderline (of which there are around 12). Some 
of the next steps including checking the submissions for accuracy of 
statements made.  
 
There is an issue where Charles has recommended that we turn off the 
web links in each submission (so that we aren't providing a way that 
allows direct access to a 3rd party website from the IPO website). This 
is supposedly going to be a big IT job, which may not be ready in time 
for Tuesday. However, the alternative is to have a disclaimer on the 
top of the webpage which has a form of words about links to 3rd party 
websites. Charles has advised that this may not be a risk-free solution 
to this issue. However, in the absence of time, we will put up the 
disclaimer and then work towards the IT solution.  
 
The bottom line is we can publish the majority of submissions on 
Tuesday (around 450), with the remaining to go up as soon as the issues 
are resolved (hopefully by Tuesday). 
 
Grateful for any comments.  
 
T...... 
 
 
[Last sentence of second paragraph and whole of third paragraph 
redacted to remove information exempt under s.42.  The list referred to 
as an attachment is withheld under ss.42 & 40.]