This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Telephone and " in person" advice relating to the pre planning cost and risk sharing agreement with Sovereign Housing'.





26 October 2012 
Mrs Giggins 
Policy and Communication 
By email 
Council Offices 
Market Street  Newbury 
Berkshire  RG14 5LD 
Our Ref:  FoI/2012/IR/12 
Your Ref:   
Please ask for:  David Lowe 
Direct Line:  01635 519817 
Fax:  01635 518317 
e-mail:  xxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Mrs Giggins, 
 
Request for a Review:   telephone and ‘in person’ advice relating to the pre-
planning cost and risk sharing agreement with Sovereign 
Housing 

 
On 1 August 2012 you wrote to the Council with the following request: 
 
1 Notes/ details of all phone calls and in person meetings with 
KPMG and any other external advisors relating to the pre planning 
cost and risk sharing agreement with Sovereign Housing formally 
approved by the Executive on 22nd July 2010. 
 
2 Copies of any internal correspondence/meeting notes/ notes of 
advice given over the phone relating to this agreement, both before 
and after it's approval. 
 
3 A copy of the formally signed agreement. 
 
4 Correspondence with Sovereign Housing regarding the agreement - 
"correspondence" to include letters, emails, notes of telephone 
conversations, meeting minutes/notes etc. 
 
On being advised by Sue Broughton on 22 August that the Council would be extending 
the time it required to handle your request (due to the requirement to access information 
held in archive), you requested a review of why an extension was required. In your e-mail 
exchanges with Ms Broughton of 23 August you advised: 
 
I don't think the request is particularly complex, nor am I 
expecting a voluminous amount of information, and whilst I 
appreciate that it is now some two years since I first voiced my 
Switchboard: (01635) 42400 
Document Exchange: DX 30825 Newbury 
Minicom: (01635) 519001 
Website: www.westberks.gov.uk 

concerns to the Council about this agreement which was made behind 
closed doors and seemed to me to compromise the planning process, I 
am surprised both that you consider the matter "closed" and that 
the majority of the  information requested has not been scanned and 
filed electronically which would enable it to be retrieved within 
the prescribed timescales.  
I am satisfied that the authority correctly advised you that there could be a legitimate 
delay in the provision of your information and also that an adequate explanation was 
given at the time. Your e-mail however went on: 
Once again I will be referring the matter to the Information 
Commissioner to consider under s77 of the FOI Act, but in 
the meantime I would be grateful if you would release the 
information you have been able to locate within the 20 day period, 
and the remainder as soon as possible thereafter with a more 
detailed explanation as to the complexities ( rather than 
practicalities) of obtaining it within the normal timeframe. 
 
I have also considered this aspect of the handling of your request and it seems to me 
that you appear to be confusing the Council’s legitimate action to consider whether the 
information you have requested could be released, as allowed for under Part II of the 
Freedom of Information Act 2000 and Part 3 of the Environmental Information 
Regulations 2004, with deliberate and illegal action to block or delay release. I can see 
no evidence for why you might have this erroneous notion. 
 
On 1 October, Ms Broughton provided to you 35 pdf documents that she believed, when 
viewed alongside the 39 documents you were provided between 10 and 27 September, 
covered the entirety of your request. I note that she also advised that some information 
had been withheld, as allowed for under Regulation 12 and 13 of the Environmental 
Information Regulations 2004. In response, on the same day you informed the Council 
that you believed there was likely to be more material that should be released to you, 
specifically 
 
Whilst the further emails you have provided give further 
information with regard to the drafting and progress of the 
agreement up to its agreement by the Executive Board, there are, as 
you say, a considerable amount of duplicated emails and they are 
not presented in any particular order. They also seem primarily to 
concentrate on matters prior to presentation of the report to the 
Executive Committee, with no real explanation as to why the 
Executive's resolution was not enacted. On the balance of 
probabilities it is my belief that there is further information 
within the scope of this request that the Council has decided not 
to seek out or disclose.. 
 

 
Being cognisant of the scope of your request, the context of the previous requests in 
which it has been made, the searches conducted for the information held by the 
authority, the information provided and the requirements of the Environmental 
Information Regulations 2004, it is my opinion that the request you made has been 
satisfied. There are however a number of points arising from your statement above that 
are worthy of comment and may provide clarification. 
 
As you did not at the outset ask the question, I cannot see that the authority has hitherto 
been remiss in not explaining why the Agreement was not signed, although I must now 
agree that it is not clear from the information provided to you why this was (or was not) 
so. However as I am sure that you will no doubt be aware by now, recorded information 
does not always provide the full picture. 
 
In explanation, despite the Executive resolution of 22 July 2010 that the Council should 
enter into the Agreement, the Council and Sovereign South and West could not in fact 
agree its terms. The work in support of it was therefore discontinued and approval was 
consequently not sought from the Executive for the Agreement itself. The key to 
understanding this is within the documents RSA emails 3 and RSA emails 6, provided to 
you on 27 September 2012. I am satisfied that the exception applied by the Council is 
appropriate (notwithstanding that you have not questioned its application) and, as you 
have seen from the information provided, the decision not to proceed was taken by 
individuals with appropriate delegated authority. 
 
You are quite correct to state that the information provided is concentrated on matters 
prior to the presentation of the report (the Agreement) of the Executive. I would observe 
that this would be entirely consistent with the conclusion reached in November 2010, that 
the Council and Sovereign Housing could not agree on final terms for such an 
Agreement, as explained above. Rhetorically, once a decision had been made not to 
pursue the matter, why would further work take place and further information be created? 
 
I now believe that I have reviewed the handling of your complaint however if you are not 
content you have the right to apply directly to the Information Commissioner for a 
decision. The Information Commissioner can be contacted at: 
 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire  
SK9 5AF  
 
www.ico.gov.uk  
  


Yours sincerely 
  
 
 
David Lowe 
Scrutiny & Partnership Manager