This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Telephone and " in person" advice relating to the pre planning cost and risk sharing agreement with Sovereign Housing'.

From: Tandra Forster 
To: June Graves 
Subject: Priory Report 
Sent 1 April 2010 15:12 
 
Tandra Forster 
Contracts & Commissioning Manager 
(Supporting People/Adult Social Care) 
Project Manager Supported Living Development Programme 
West Berkshire Council 
Tel: 01635 519248 
Mob: 07786 277451 
  
  
We have moved to a new address wef 1st December 2009: 
  
West Berkshire Council 
West Street House 
West Street 
Newbury 
RG14 1BD 
  
Telephone number and exts will remain the same 
  
 

[Introduction]  

[The requirement for the development of extra care housing, to offer 
more appropriate care options for older people, has been identified in 
both the Council’s Older Peoples Commissioning Strategy and the 
Putting People First Strategy for Adult Social Care. ]  

[The Priory Court project, a 46 unit extra care housing development for 
people aged 55+, forms part of a range of projects within the 
Supported Living Development Programme, the aim of which is to 
promote choice and independence for vulnerable people in West 
Berkshire. This project is to be delivered by Sovereign South & West 
(SS&W), on previously developed land within their ownership, in 
Hungerford. ]  

[As part of the negotiation to bring this project forward SS&W have 
indicated that their Board have concerns that achievement of planning 
consent could lead to costs in excess of £500k. ]  

[Given the levels of investment, and recent experience of failed 
planning applications, SHA’s Board are concerned that they will be 
financially disadvantaged if they fail to achieve planning consent for a 
Project that has been developed in response to Council priorities. ]  

[For the Council the development of the Priory project is a key part of 
expanding the provision of extra care housing in the district which is 
essential if it is to be considered a viable option for older people with 
care and support needs. There is currently only one purpose built 
service offering 36 units.]  
•  [Proposals]  

[Given the level of importance of this development it is proposed that 
we jointly develop a Risk Sharing Agreement to enable the project to 
proceed.]  

[The agreement would formalise the roles and responsibilities of each 
party and enable the Council to have a greater say in how the 
development is planned. To minimise the risk to the Council any 
agreement would specify precisely what the costs, conditions and the 
governance would have to be for it to be enacted. ]  

[It is recognised that this is new ground for the Council however it 
does reflect pressures created by the current economic climate and 
anxiety expressed by a number of RSLs about bringing forward new 
projects. It also raises a broader issue in respect of capital building 
projects and how the Council manages risk despite being a small cash 
strapped authority.]  

[The governance for this would be held by the Supported Living 
Development Programme Board, the membership of which includes 
the Portfolio Member for Adult Social Care and the Head of Housing 
& Performance. This group reports into the Putting People First 
Programme Board which is chaired by the Director Adult Social Care 
and includes Councillors as part of the membership. ]  
•  [Conclusion]  

[Development of extra care housing is a clear Council priority as set 
out in the Older Peoples Commissioning Strategy and the Putting 
People First Strategy. The Priory project will offer more choice and 

control in the way older people receive care, creating better outcomes 
and improved well-being.]  

[It is recommended therefore that Members agree the principle of 
developing a risk sharing agreement that will enable the Council to 
bring forward this extra care housing development in partnership with 
SS&W.]  
•  [Introduction]  

[The requirement for the development of extra care housing, to offer 
more appropriate care options for older people, has been identified in 
both the Council’s Older Peoples Commissioning Strategy and the 
Putting People First Strategy for Adult Social Care.]  

[The Priory Court project, an extra care housing scheme which is being 
developed in partnership with Sovereign South & West, forms part of a 
range of projects within the Supported Living Development 
Programme (SLDP), the aim of which is to promote choice and 
independence for vulnerable people in West Berkshire. ]  

[The SLDP is a key part of Putting People First which is the Council’s 
overarching strategy for transforming adult social care in West 
Berkshire. The Priory project involves the development of extra care 
housing for people aged 55+ to offer an appropriate alternative to more 
traditional residential services.]  

[Sovereign are already working in partnership with the Council to 
deliver extra care housing by creating capacity within their existing 
stock. The Virtual Extra Care Project (VECH) was developed to meet 
the £350k MTFS requirement that would have otherwise have been 
met had Waring Court been completed by December 2010. ]  

[This project is a really good example of effective partnership working. 
Sovereign have been fully engaged in the initial scoping of the project, 
agreeing suitable sites, leading on tenant consultation about the coming 
changes and working with us to develop processes that enable 
vulnerable people to access the service with ease. ]  

[The Priory project will create much needed capacity in extra care and 
make a significant contribution to the delivery of savings that have 
been set out in the Medium Term Financial Strategy. ]  

[This project is to be delivered by Sovereign, on previously developed 
land within their ownership, in Hungerford. The development, subject 
to planning consent, aims to deliver 46 units of extra care housing for 
people aged 55+. The project will also include the development of a 29 
unit sheltered scheme for older people with support needs.]  

[Sovereign has estimated that the site will cost £8.9m to develop of 
which they will contribute £6.6m. It is estimated that the Homes and 
Communities Agency (HCA) will make a grant allocation of £1.3m 
and it is proposed that the Council contributes around £1 m S106 
funding.]  

[The project plan developed by SHA estimates that the development 
would take at least 27 months from agreeing designs in May 2010, to 
practical completion. This would mean that the build could be 
completed by summer 2012, subject to achieving planning permission 
in August 2010 and no other delays.]  


[As part of the negotiation to bring this project forward Sovereign have 
indicated that their Board have concerns that achievement of planning 
consent could lead to costs in excess of £500k. ]  

[These costs reflect both the nature of the development, site 
topography and build constraints created by the need to prevent 
damage to a large number of trees. ]  

[Given the levels of investment, and recent experience of failed 
planning applications, SS&Ws Board are concerned that they will be 
financially disadvantaged if they fail to achieve planning consent for a 
Project that has been developed in response to Council priorities. ]  

[For the Council, in addition to the contribution to the savings target 
identified in the MTFS, the development of the Priory project is a key 
part of expanding the provision of extra care housing in the district. 
This is essential if it is to be considered a viable option for older people 
with care and support needs. There is currently only one purpose built 
service offering 36 units.]  
•  [Proposal]  

[Given the level of importance of this development it has been 
suggested that we and Sovereign jointly develop a Risk Sharing 
Agreement to enable the project to proceed.]  

[The agreement would formalise the roles and responsibilities of each 
party and enable the Council to have a greater say in how the 
development is planned and delivered from the start. This would 
include design, planning approach, development of any local resources 
as part of the process, consultation and so on.]  

[The governance for this would be held by the Supported Living 
Development Programme Board, the membership of which includes 
the Portfolio Member for Adult Social Care and the Head of Housing 
& Performance. This group reports into the Putting People First 
Programme Board which is chaired by the Director Adult Social Care 
and includes Councillors as part of the membership. ]  

[To minimise the risk to the Council any agreement would specify 
precisely what the costs, conditions and the governance would have to 
be for it to be enacted. The negotiation would be dealt with through 
Legal Services in consultation with Housing and Planning, to ensure 
compliance with Council policies. Funding to cover cost of enactment 
would have to be taken from Council reserves.]  

[It is recognised that this is new ground for the Council however it 
does reflect pressures created by the current economic climate and 
anxiety expressed by a number of RSLs about bringing forward new 
projects. It also raises a broader issue in respect of capital building 
projects and how the Council manages risk despite being a small cash 
strapped authority]  

[The establishment of this principle also fits with the expectation the 
HCA set out in the ‘Single Conversation’, a new framework introduced 
in June 2009 to secure the delivery of a full range of housing, 
infrastructure and community activities.]  

[The purpose of this framework is to create greater transparency in 
HCA dealings with Local Authorities as a way of ensuring that grant 
funding follows local priorities such as the Priory Project.]  


[The Single Conversation challenges all Local Authorities to have 
more effective engagement as lead commissioners for projects that 
fulfil their strategic priorities. This deeper involvement exposes them 
to the pressures that normally sit solely with developers. It requires 
local authorities to have wider knowledge of business practices 
associated with large-scale capital projects.]  

[For West Berkshire the ability to influence these types of 
developments relies heavily on strong partnership working to give 
developers confidence to bring projects forward. This is made more 
difficult as we hold few land assets that can be used to attract partners 
and give us greater control over the development, therefore we have to 
look at other methods. ]  

[Although the development of this type of agreement is new to this 
Council, there is precedent with similar agreements in place with other 
local authority areas this includes Torbay and Bristol Councils]  
•  [Risks and benefits]  

[Advice has been sought from both legal and finance to see whether 
the Local Authority can enter into an agreement. Following 
consultation with our external auditors they have identified the 
following risks:]  

[The table below shows the risks identified and the controls that will be 
put in place to mitigate them:]  

[]  

[Set alongside consideration of risk Members must take into account in 
their decision the benefits that this development project will bring, the 
role it will play in the modernisation of adult social care and the impact 
that failure to deliver the service will have on the Council’s ability to 
achieve its MTFS.]  

[Benefits that have been identified as part of the SLDP programme 
governance structure are set out in the table below:]  

[]  
•  [Conclusion]  

[The requirement for the development of extra care housing, to offer 
more appropriate care options for older people has been identified in 
both the Council's Older Peoples Commissioning Strategy and the 
Putting People First Strategy for Adult Social Care.]  

[The Priory Court project, an extra care housing development, forms 
part of a range of projects within the Supported Living Development 
Programme, the aim of which is to promote choice and independence 
for vulnerable people in West Berkshire. It will be the second extra 
care housing project developed in partnership with SS&W.]  

[The project aims to deliver 46 units, a mix of 1 & 2 beds, for people 
with care needs aged 55+. ]  

[The initiation of these developments requires considerable up-front 
investment and commitment from our partners; achieving planning 
consent can result in costs in excess of £500k. Whilst the Council is 
committed to support these developments planning constraints mean 
that there is increased risk of a protracted process, that it will require 
additional investment to ensure plans are acceptable and even then 
there is the real possibility that consent will not be achieved. The 

current economic climate means that concerns around these risks have 
heightened and RSLs require stronger assurances.]  

[At a national level the initiation of the 'Single Conversation' by the 
Homes and Communities Agency means that now, more than ever, 
Local Authorities are expected to provide leadership in negotiations to 
ensure the delivery of a full range of housing to ensure better outcomes 
for local people. The development of this type of agreement would 
give confidence to both the RSL and the HCA about the importance of 
this project.]  

[It is recommended, therefore, that consent is given to establishing the 
principle of a risk sharing agreement. This to be negotiated to minimise 
the risk of its having to be enacted. ]  
PART II 
The report on the following item is not for publication by virtue of exempt 
information of the description contained in Paragraph * of Part 1 of Schedule 
12A of the Local Government Act 1972, as amended by the Local 
Government (Access to Information)(Variation) Order 2006. Rule 9.10.4 of the 
Constitution also refers. 
Title of 
Extra Care Housing Development, 
Item 
Report: 
Hungerford  
* 
(Paragraph 6 – information relating to proposed action to be taken by 
the Local Authority)
 
Report to be considered by: 
Corporate Board 
Date of Meeting: 
06 April 2010 
Forward Plan Ref: 
  
Purpose of 
To seek agreement to the principle of a risk sharing agreement, 
Report: 
in the context of partnership working to deliver a key Supported 
Living Development project, as part of the Putting People First 
Programme of work. 
 
Recommended 
Members to agree the principle of developing a risk sharing 
Action: 
agreement that will enable the Council to bring forward an extra 
care housing development in partnership with Sovereign South 
& West. 
 
Reason for 
The requirement for the development of extra care housing, to offer 
decision to be 
more appropriate care options for older people has been identified in 
taken: 
both the Council's Older Peoples Commissioning Strategy and the 
Putting People First Strategy for Adult Social Care. At a national level 
the initiation of the 'Single Conversation' by the Homes and 
Communities Agency means that now, more than ever, Local 
Authorities are expected to provide leadership in negotiations to 
ensure the delivery of a full range of housing to ensure better 
outcomes for local people.The initiation of these developments 
requires considerable upfront investment and commitment from our 

partners; achieving planning consent can result in costs in excess of 
£500k. Whilst the Council is committed to support these 
developments planning constraints mean that there is increased risk 
of a protracted process, that it will require additional investment to 
ensure plans are acceptable and even then there is the real possibility 
that consent will not be achieved. The current economic climate 
means that concerns around these risks have heightened and RSLs 
require stronger assurances. It is proposed therefore that consent is 
given to the principle of a risk sharing agreement, which would be 
negotiated to minimise the risk of its being enacted. 
  
Statutory: ☐ Non-Statutory: ☐  
Other:  
Other options 
  
considered: 
Key background 
Older Peoples Commissioning Strategy  
documentation: 
Putting People First - Adult Social Care Strategy 
'Single Conversation' - Homes and Communities Agency 
  
The proposals contained in this report will help to achieve the following Council Plan 
Priority(ies):  
 CPP1 – Support our communities through the economic recession – to alleviate the 
impact on different communities and individuals who find themselves out of work and/or 
disadvantaged 
 CPP2 – Raise levels of educational achievement – improving school performance 
levels 
 CPP3 – Reduce West Berkshire’s carbon footprint – to reduce CO2 emissions in West 
Berkshire and contribute to waste management, green travel, transportation and energy 
efficiency 
The proposals will also help achieve the following Council Plan Theme(s): 
 CPT1 - Better Roads and Transport 
 CPT2 - Thriving Town Centres 

 CPT3 - Affordable Housing 
 CPT4 - High Quality Planning 
 CPT5 - Cleaner and Greener 
 CPT6 - Vibrant Villages 
 CPT7 - Safer and Stronger Communities 
 CPT8 - A Healthier Life 
 CPT9 - Successful Schools and Learning 
 CPT10 - Promoting Independence 
 CPT11 - Protecting Vulnerable People 
 CPT12 - Including Everyone 
 CPT13 - Value for Money 
 CPT14 - Effective People 
 CPT15 - Putting Customers First 
 CPT16 - Excellent Performance Management 
The proposals contained in this report will help to achieve the above Council Plan Priorities 
and Themes by:  
Delivery of 46 units of affordable housing, creating more appropriate support and care 
opportunities for older people to enable them to remain living independently in the 
community in a secure and safe environment. Enable the Council to commission care 
services that offer greater value for money than alternative residential care services. 
Portfolio Member Details 
Name & Telephone No.: 
Councillor Joe Mooney - Tel (0118) 9412649 
E-mail Address: 
xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
Date Portfolio Member agreed report: 
15 March 2010 
Contact Officer Details 
Name: 
Tandra Forster 

Job Title: 
Contracts & Commissioning Manager 
Tel. No.: 
01635 519248 
E-mail Address: 
xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
  
Implications 
Policy: 
  
Financial: 
  
If there are any financial implications contained within this report this section 
must be signed off by a West Berkshire Group Accountant. Please note that the 
report cannot be accepted by Policy and Communication unless this action has 
been undertaken. 
Personnel: 
  
Legal/Procurement: 
1. It is recommended that an external Auditor advice is sought  
before entering into this agreement.  
2. Subject to 1, any contribution paid by the Council should be on 
an equal share basis. The draft agreement would need 
amendments to reflect an acceptabe level of risk and a maximum 
limit for each head of expenditure needs to be defined. The 
negotiated final agreement will require approval by the 
Management Board and the Executive 
Property: 
  
Risk Management: 
See section 3 
Equalities Impact 
This project supports age equality and non-agreement could 
Assessment: 
jeopardise this if it is not able to go ahead.`  
For advice please contact Principal Policy Officer (Equalities) on Ext. 2441. 
Corporate Board’s 
`  
View: 
to be completed after Corporate Board meeting 
NOTE: This section does not need to be completed if your report will not 
progress beyond Corporate or Management Board.
 
Is this item subject to call-in? 
Yes: ☐ 
No: ☒ 
If not subject to call-in please put a cross in the appropriate box: 
The item is due to be referred to Council for final approval 
☒ 
Delays in implementation could have serious financial implications for the Council  ☒ 
Delays in implementation could compromise the Council’s position  
☐ 
Considered or reviewed by Overview & Scrutiny Commission or associated Task  ☐ 
Groups within preceding six months 

Item is Urgent Key Decision 
☐ 
  
Executive Summary 
1.  Introduction 
1.  The requirement for the development of extra care housing, to 
offer more appropriate care options for older people, has been 
identified in both the Council’s Older Peoples Commissioning 
Strategy and the Putting People First Strategy for Adult Social 
Care.  
2.  The Priory Court project, a 46 unit extra care housing 
development for people aged 55+, forms part of a range of 
projects within the Supported Living Development Programme, 
the aim of which is to promote choice and independence for 
vulnerable people in West Berkshire. This project is to be 
delivered by Sovereign South & West (SS&W), on previously 
developed land within their ownership, in Hungerford.  
3.  As part of the negotiation to bring this project forward SS&W 
have indicated that their Board have concerns that achievement 
of planning consent could lead to costs in excess of £500k.  
4.  Given the levels of investment, and recent experience of failed 
planning applications, SHA’s Board are concerned that they will 
be financially disadvantaged if they fail to achieve planning 
consent for a Project that has been developed in response to 
Council priorities.  
5.  For the Council the development of the Priory project is a key 
part of expanding the provision of extra care housing in the 
district which is essential if it is to be considered a viable option 
for older people with care and support needs. There is currently 
only one purpose built service offering 36 units. 
2.  Proposals 
1.  Given the level of importance of this development it is proposed 
that we jointly develop a Risk Sharing Agreement to enable the 
project to proceed. 
2.  The agreement would formalise the roles and responsibilities of 
each party and enable the Council to have a greater say in how 
the development is planned. To minimise the risk to the Council 
any agreement would specify precisely what the costs, 

conditions and the governance would have to be for it to be 
enacted.  
3.  It is recognised that this is new ground for the Council however it 
does reflect pressures created by the current economic climate 
and anxiety expressed by a number of RSLs about bringing 
forward new projects. It also raises a broader issue in respect of 
capital building projects and how the Council manages risk 
despite being a small cash strapped authority. 
4.  The governance for this would be held by the Supported Living 
Development Programme Board, the membership of which 
includes the Portfolio Member for Adult Social Care and the 
Head of Housing & Performance. This group reports into the 
Putting People First Programme Board which is chaired by the 
Director Adult Social Care and includes Councillors as part of 
the membership.  
3.  Conclusion 
1.  Development of extra care housing is a clear Council priority as 
set out in the Older Peoples Commissioning Strategy and the 
Putting People First Strategy. The Priory project will offer more 
choice and control in the way older people receive care, creating 
better outcomes and improved well-being. 
2.  It is recommended therefore that Members agree the principle of 
developing a risk sharing agreement that will enable the Council 
to bring forward this extra care housing development in 
partnership with SS&W. 
  
Executive Report 
1.  Introduction 
1.  The requirement for the development of extra care housing, to 
offer more appropriate care options for older people, has been 
identified in both the Council’s Older Peoples Commissioning 
Strategy and the Putting People First Strategy for Adult Social 
Care. 
2.  The Priory Court project, an extra care housing scheme which is 
being developed in partnership with Sovereign South & West, 
forms part of a range of projects within the Supported Living 
Development Programme (SLDP), the aim of which is to 
promote choice and independence for vulnerable people in West 
Berkshire.  

3.  The SLDP is a key part of Putting People First which is the 
Council’s overarching strategy for transforming adult social care 
in West Berkshire. The Priory project involves the development 
of extra care housing for people aged 55+ to offer an 
appropriate alternative to more traditional residential services. 
4.  Sovereign are already working in partnership with the Council to 
deliver extra care housing by creating capacity within their 
existing stock. The Virtual Extra Care Project (VECH) was 
developed to meet the £350k MTFS requirement that would 
have otherwise have been met had Waring Court been 
completed by December 2010.  
5.  This project is a really good example of effective partnership 
working. Sovereign have been fully engaged in the initial 
scoping of the project, agreeing suitable sites, leading on tenant 
consultation about the coming changes and working with us to 
develop processes that enable vulnerable people to access the 
service with ease.  
6.  The Priory project will create much needed capacity in extra 
care and make a significant contribution to the delivery of 
savings that have been set out in the Medium Term Financial 
Strategy.  
7.  This project is to be delivered by Sovereign, on previously 
developed land within their ownership, in Hungerford. The 
development, subject to planning consent, aims to deliver 46 
units of extra care housing for people aged 55+. The project will 
also include the development of a 29 unit sheltered scheme for 
older people with support needs. 
8.  Sovereign has estimated that the site will cost £8.9m to develop 
of which they will contribute £6.6m. It is estimated that the 
Homes and Communities Agency (HCA) will make a grant 
allocation of £1.3m and it is proposed that the Council 
contributes around £1 m S106 funding. 
9.  The project plan developed by SHA estimates that the 
development would take at least 27 months from agreeing 
designs in May 2010, to practical completion. This would mean 
that the build could be completed by summer 2012, subject to 
achieving planning permission in August 2010 and no other 
delays. 
10. As part of the negotiation to bring this project forward Sovereign 
have indicated that their Board have concerns that achievement 
of planning consent could lead to costs in excess of £500k.  

11. These costs reflect both the nature of the development, site 
topography and build constraints created by the need to prevent 
damage to a large number of trees.  
12. Given the levels of investment, and recent experience of failed 
planning applications, SS&Ws Board are concerned that they 
will be financially disadvantaged if they fail to achieve planning 
consent for a Project that has been developed in response to 
Council priorities.  
13. For the Council, in addition to the contribution to the savings 
target identified in the MTFS, the development of the Priory 
project is a key part of expanding the provision of extra care 
housing in the district. This is essential if it is to be considered a 
viable option for older people with care and support needs. 
There is currently only one purpose built service offering 36 
units. 
2.  Proposal 
1.  Given the level of importance of this development it has been 
suggested that we and Sovereign jointly develop a Risk Sharing 
Agreement to enable the project to proceed. 
2.  The agreement would formalise the roles and responsibilities of 
each party and enable the Council to have a greater say in how 
the development is planned and delivered from the start. This 
would include design, planning approach, development of any 
local resources as part of the process, consultation and so on. 
3.  The governance for this would be held by the Supported Living 
Development Programme Board, the membership of which 
includes the Portfolio Member for Adult Social Care and the 
Head of Housing & Performance. This group reports into the 
Putting People First Programme Board which is chaired by the 
Director Adult Social Care and includes Councillors as part of 
the membership.  
4.  To minimise the risk to the Council any agreement would specify 
precisely what the costs, conditions and the governance would 
have to be for it to be enacted. The negotiation would be dealt 
with through Legal Services in consultation with Housing and 
Planning, to ensure compliance with Council policies. Funding to 
cover cost of enactment would have to be taken from Council 
reserves. 
5.  It is recognised that this is new ground for the Council however it 
does reflect pressures created by the current economic climate 
and anxiety expressed by a number of RSLs about bringing 
forward new projects. It also raises a broader issue in respect of 

capital building projects and how the Council manages risk 
despite being a small cash strapped authority 
6.  The establishment of this principle also fits with the expectation 
the HCA set out in the ‘Single Conversation’, a new framework 
introduced in June 2009 to secure the delivery of a full range of 
housing, infrastructure and community activities. 
7.  The purpose of this framework is to create greater transparency 
in HCA dealings with Local Authorities as a way of ensuring that 
grant funding follows local priorities such as the Priory Project. 
8.  The Single Conversation challenges all Local Authorities to have 
more effective engagement as lead commissioners for projects 
that fulfil their strategic priorities. This deeper involvement 
exposes them to the pressures that normally sit solely with 
developers. It requires local authorities to have wider knowledge 
of business practices associated with large-scale capital 
projects. 
9.  For West Berkshire the ability to influence these types of 
developments relies heavily on strong partnership working to 
give developers confidence to bring projects forward. This is 
made more difficult as we hold few land assets that can be used 
to attract partners and give us greater control over the 
development, therefore we have to look at other methods.  
10. Although the development of this type of agreement is new to 
this Council, there is precedent with similar agreements in place 
with other local authority areas this includes Torbay and Bristol 
Councils 
3.  Risks and benefits 
1.  Advice has been sought from both legal and finance to see 
whether the Local Authority can enter into an 
agreement. Following consultation with our external auditors 
they have identified the following risks: 
1.  Potential for the agreement to compromise the 
independence of the planning process 
2.  Financial risk if the agreement has to be enacted, 
specifically the share of the pre-construction costs 
3.  There is a risk that inappropriate triggering events would 
be specified. 
2.  The table below shows the risks identified and the controls that 
will be put in place to mitigate them: 

Risk 
Control 
Potential for the 
Ensure that detailed pre-planning application meetings are 
agreement to compromise held and the advice fed into the final application 
the independence of the 
planning process 

Governance arrangements ensure that the joint project 
management does not offer opportunities for compromise  

Financial risk if the 
Ensure there is a cap on the maximum the cost the 
agreement is enacted 
Council are liable for if the agreement has to be 
enacted. Pre-construction costs attached to the project 
have been estimated at £500k, SS&W have already 
invested in bat mitigation activities, planning consultant 
advice and site surveys. For the purposes of this 
agreement costs will be capped at 50%, which equates to 
£250k, and the Council will only be liable for 70% of this, 
£175k. This is in effect 35% of the total pre-construction 
costs. 

There is a risk that 
Legal will lead the negotiation of the agreement, in 
inappropriate triggering 
consultation with Housing and Planning, to ensure that 
events would be 
the triggers agreed are robust. 
specified. 
Effective governance will be put in place to oversee the 
project and ensure all necessary measures are put in 
place to prevent use of the agreement. 

Ensure that the decision to enact the agreement has to be 
done jointly between the Local Authority and Sovereign 
South & West. 

3.  Set alongside consideration of risk Members must take into 
account in their decision the benefits that this development 
project will bring, the role it will play in the modernisation of adult 
social care and the impact that failure to deliver the service will 
have on the Council’s ability to achieve its MTFS. 
4.  Benefits that have been identified as part of the SLDP 
programme governance structure are set out in the table below:  
Financial 
The development of this project will contribute to the delivery of a 
savings target in excess of £300k in the MTFS 2012/13. 

It will offer more choice in the care market and consequently 
increase value for money. 

Affordable 
The development will contribute to the Council’s target for the 
Housing 
delivery of affordable housing 
Choice 
This project will widen the opportunity for people to access extra 
care services, ensuring a balance of provision across the district, 
enabling people to remain living close to their families 


Promote better longer term outcomes for older people as it will 
encourage independence and greater control in line with the 
personalisation 

Vibrant 
The project will encourage close links with local businesses to offer 
Communities 
tenants a wide range of services e.g. hair dressing, small 
convenience store. 

Employment 
Create employment opportunities through the tender of a care 
contract. 

4.  Conclusion 
1.  The requirement for the development of extra care housing, to 
offer more appropriate care options for older people has been 
identified in both the Council's Older Peoples Commissioning 
Strategy and the Putting People First Strategy for Adult Social 
Care. 
2.  The Priory Court project, an extra care housing development, 
forms part of a range of projects within the Supported Living 
Development Programme, the aim of which is to promote choice 
and independence for vulnerable people in West Berkshire. It 
will be the second extra care housing project developed in 
partnership with SS&W. 
3.  The project aims to deliver 46 units, a mix of 1 & 2 beds, for 
people with care needs aged 55+.  
4.  The initiation of these developments requires considerable up-
front investment and commitment from our partners; achieving 
planning consent can result in costs in excess of £500k. Whilst 
the Council is committed to support these developments 
planning constraints mean that there is increased risk of a 
protracted process, that it will require additional investment to 
ensure plans are acceptable and even then there is the real 
possibility that consent will not be achieved. The current 
economic climate means that concerns around these risks have 
heightened and RSLs require stronger assurances. 
5.  At a national level the initiation of the 'Single Conversation' by 
the Homes and Communities Agency means that now, more 
than ever, Local Authorities are expected to provide leadership 
in negotiations to ensure the delivery of a full range of housing 
to ensure better outcomes for local people. The development of 
this type of agreement would give confidence to both the RSL 
and the HCA about the importance of this project. 
6.  It is recommended, therefore, that consent is given to 
establishing the principle of a risk sharing agreement. This to be 
negotiated to minimise the risk of its having to be enacted.  

Appendices 
Appendix A - * 
Appendix B - * 
Consultees 
Local Stakeholders: 

Officers Consulted: 
June Graves  
Mel Brain 
David Holling 
Shiraz Sheikh 
Leigh Hogan 
Andy Walker 

Trade Union: