This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Serious Event Reporting'.


 
 
 
2nd Floor, Parkway 5, 
Parkway Business Centre 
Princess Road 
Manchester 
M14 7LU 
 
Tel: 0161 765 4178 
 
29th August 2012 
 
 
Dear Miss Jackson 
 
Freedom of Information Request Reference M217-12 
 
Thank you for your request of the 27th July 2012. Please find to follow the response 
to your enquiry. 
 
For clarification you asked the following questions: 
 
I understand the Department of Health require these events to be reported 
through a system called Strategic Executive Information System (STEIS) 
 
Please confirm whether you use this or another electronic system(s) to record 
SUI's? Please name this system(s) if not STEIS. 
 
The system we use is StEIS     
 
 
Please confirm whether you record on your system(s) incidents occurring 
within contracted services, commissioned services (including hospital, GP, 
dentist, pharmacist, private etc) and whether you require SUI's to be reported 
to you? 
 
SUI’s are automatically received by (reported to) us for all the provider services 
which we commission. We also duly update/record information in response to them 
as needed.  
 
We also record /log other incidents accordingly as appropriate -  be these from within 
contracted, commissioned or affiliated services.  
 
 
If you do require contracted / commissioned service SUI's to be reported to 
you, please clarify and define the SUI's you require to be informed of. 
 
These are as defined in the NHS Northwest SUI Reporting Protocol, please see 
attached document. 
 
 

Please provide, in as much detail as you are able (indicating when information 
has been withheld), all the information you hold on your named electronic SUI 
system(s) relating to all incidents reported by or to you within the years 2010, 
2011 and 2012 to date. 
 
Regrettably, in this instance, I am unable to provide the information you have 
requested in this question on the basis that I estimate that to find, collate and provide 
all of the information you have requested would exceed the appropriate limit set out 
in the Freedom of Information and Data Protection (Appropriate Limit and Fees) 
Regulations 2004. The Regulations state that for any FOI request, the appropriate 
cost limit is £450, calculated at a rate of £25 an hour to find, extract, collate and 
provide information that has been requested. This equates to a maximum of 18 hours 
work.  
 
In order to locate all the information you have requested it would be necessary to 
have individual sight of each reported incident logged into the StEIS database, many 
of which are now in the archive system.  This means that they would have to be 
retrieved and individually looked at to ensure that any identifying personal details of 
each incident be blanked out in order to comply with Data Protection legislation.  
Over the period of time specified we have dealt with, in the region of, approximately 
700 or more incidents.  To locate, scrutinise, blank out identifying details, and collate 
the information required in relation to each and every one of these would take an 
inordinate amount of time, well exceeding the 18 hour statutory limit. 
 
I trust that our inability to provide an answer to your final question will not cause you 
much inconvenience. 
 
If you are dissatisfied with the handling of your request, you have the right to ask for 
an internal review. Internal review requests should be submitted within two months 
and should be addressed to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx .  
 
If you are unhappy with the outcome of an internal review you have the right to ask 
the Information Commissioner to consider the handling of your request. They can be 
contacted through the following hyperlink https://www.ico.gov.uk/Global/contact_us.aspx    
 
We are keen to improve our performance wherever possible so if you could complete 
and return the attached Satisfaction Survey we would be very grateful. 
 
Yours sincerely 
 
Cathy Wilson 
Information Governance Support 
 
Att.