This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Broadband - Sutton - Bignor - Barlavington - Parish meetings'.

THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON 
 
A MEETING WILL BE HELD ON 
WEDNESDAY 09th MAY 2012 AT 7.30 PM SUTTON VILLAGE HALL 
 
 

AGENDA AGM 
 
Ten minutes are available for the public to express a view or ask a question on relevant matters 
on the following agenda. The public are welcome to stay to observe the rest of the meeting 
 
1.  APOLOGIES FOR ABSENCE 
2.  SIGNING OF DECLARATION OF ACCEPTANCE OF OFFICE BY ALL COUNCILLORS 
3.  ELECTION OF CHAIRMAN AND SIGNING OF DECLARATION OF OFFICE 
4.  ELECTION OF VICE CHAIRMAN AND SIGNING OF DECLARATION OF OFFICE 
5.  CODE OF CONDUCT 
a)  Declaration of Members’ Personal Interests on items included on the Agenda. 
b)  To receive completed Register of Interest Forms from all Councillors 
 
6.  APPOINTMENT OF REPRESENTATIVES ON THE FOLLOWING BODIES 
a)  Village Hall Management Committee 
b)  North East Parishes Forum and CLC 
 
7.  ELECTION OF MEMBERS TO SERVE ON THE FOLLOWING COMMITTEES 
a.  Planning Committee 
b.  Roads and Ditches Committee 
 
8.  TO CONSIDER THE PAYMENT OF ANY SUBSCRIPTIONS FALLING TO BE PAID 
ANNUALLY 
 
9.  MINUTES OF THE MEETING HELD ON  14th MARCH 2012 
10. MATTERS ARISING FROM PRIOR MEETINGS: 
a.  Broadband update  
b.  Queen’s Diamond Jubilee celebrations 
c.  Bus Shelter roof repair 
d.  To discuss any matters arising not dealt with elsewhere on the Agenda 
 
11. COUNTY COUNCILLOR’S REPORT  (10 minutes) 
12. DISTRICT COUNCILLOR’S REPORT (10 minutes) 
13. LOCALISM ACT 
14. SOUTH DOWNS NATIONAL PARK AUTHORITY 
15. HIGHWAYS AND FOOTPATHS & VILLAGE MAINTENANCE:  
a)  Update on maintenance 
b)  Road signs 
c)  Barlavington Estate tree felling 
d)  Landowner responsibility re Stiles and gates 
 
16. FREEDOM OF INFORMATION DISCLOSURE REQUESTS 
17. NEW PLANNING APPLICATIONS AND NOTIFICATION OF RECENT DECISIONS 
Louise Collis, Clerk to the Common Parish Council of Sutton & Barlavington                                          01798 839078 
8 July 2012
 

a)  Planning appendix 
b)  Local Development Framework 
c)  Neighbourhood Plans 
 
18. NORTH EAST PARISHES FORUM & WSCC CLC MEETING  
19. TURBINES 
20. NOVA FESTIVAL – JULY 2012            
21. VILLAGE ARCHIVE 
22. CONSULTATIONS 
23. CORRESPONDENCE   
24. FINANCE 
a. 
TO APPROVE ACCOUNTS FOR PAYMENT, CLERK’S SALARY, AND EXPENSES  
b. 
TO APPROVE ACCOUNTS, BANK RECONCILIATION, INCOME AND EXPENDITURE 
REPORTS, AND ACTUAL V BUDGET REPORT AS AT 31 MARCH 2012 
c. 
APPROVAL OF THE ACCOUNTS FOR THE YEAR ENDED 31 MARCH 2012 
i. 
Approval of the terms of reference and the Audit Plan for the year ended 31 March 2012 
ii. 
Report from the internal auditor for the accounts dated 31 March 2012 
iii. 
Approval  of  the  Annual  Return  for  the  year  ended  31  March  2012  including  the  schedule  of 
“Explanation of variances” 
iv. 
Annual Review of the effectiveness of its system of internal control 
d. 
BANK MANDATE 
e. 
OTHER FINANCIAL MATTERS WHICH DO NOT REQUIRE A DECISION 
 
25. DATE AND TIME OF NEXT PARISH COUNCIL MEETING 
 
Louise Collis, Clerk to the Common Parish Council of Sutton & Barlavington                                          01798 839078 
8 July 2012