This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Broadband - Sutton - Bignor - Barlavington - Parish meetings'.

 
THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON 
 
APPROVED MINUTES OF A MEETING OF  
THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON HELD ON 
WEDNESDAY 18th MAY 2011 AT 7.30PM SUTTON VILLAGE HALL 
Present: 
ACTION 
Cllrs. Martin shepherd, John Cross, Norman Young, Joy Mayes, Doug Rogers. 
 
 
 
In Attendance:- 
 
 

Yvette  Parkes,  John  Elliott  and  Louise  Collis  (Clerk  to  the  Common  Parish  Council  of   
Sutton & Barlavington). 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington  Meeting commenced at  7.30pm.At   
the start of the meeting the Clerk initially took the chair. 
 
 

 
 
16.11 Agenda item No. 1 –APOLOGIES FOR ABSENCE 
 
Terry Johnson (Prior to the meeting Terry Johnson had completed the Declaration of 
 
Acceptance of Office) 
 
 
 
 

17.11  AGENDA  ITEM  2  -  SIGNING  OF  DECLARATION  OF  ACCEPTANCE  OF   
OFFICE BY ALL COUNCILLORS 
 
The  following  parishioners  were  elected  to  the  Parish  Council  at  the  election  which  took   
place on 5th May 2011 – Terry Johnson, Martin shepherd, John Cross, Norman Young, Joy   
Mayes,  Doug  Rogers.  All  the  Parish  councillors  present  duly  signed  the  Declaration  of    
Acceptance of Office. 
 
 
 
18.11 AGENDA ITEM 3 -ELECTION OF CHAIRMAN AND SIGNING OF 
 
DECLARATION OF OFFICE 
 
In his absence, Cllr. Terry Johnson was elected as Chairman for the Common Parish Council    
of Sutton & Barlavington.  
 
 
 
Cllr. Martin Shepherd PROPOSED and  
 
Cllr. Joy Mayes SECONDED the motion.  
 
 
 
 

19.11 Agenda item No.4 -  ELECTION OF VICE-CHAIRMAN AND SIGNING OF 
 
DECLARATION OF OFFICE 
 
 
 
Cllr.  Martin  Shepherd  was  elected  as  Vice-Chairman  for  the  Common  Parish  Council  of   
Sutton & Barlavington.  
 
 

 
 
Cllr. John Cross PROPOSED and  
 
Cllr. Joy Mayes SECONDED the motion.  
 
Cllr.  Shepherd  then  signed  the  Declaration  of  Acceptance  of  Office  in  the  presence  of  the   
Clerk. 
 
 

 
 
In the absence of the Chairman, Following the election of the Vice-Chairman, Cllr Shepherd   
took the chair. 
 
 
 
20.11 Agenda item No.5 -  CO-OPTING A PARISH COUNCILLOR 
 
 

The Clerk has received confirmation from CDC that the Parish council can co-opt a person   
to fill the vacancy on the Parish council on or after 13 May 2011.  
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 18th May 2011 
page 1 of 8 

Yvette Parkes, from Barlavington,  was  the only  person, to  date, to  put  themselves forward   
for the vacancy.  Mrs Parkes  was  invited to  the meeting and the Parish Council where she    
put forward her reasons for applying for a position on the Parish council.  
 
 
 
Mrs Parkes was co-opted onto the Parish council of The Common Parish Council of Sutton   
& Barlavington.  
 
 
 
 

Cllr. Joy Mayes PROPOSED and  
 
Cllr. John Cross SECONDED the motion.  
 
 
 
Cllr. Parkes then signed the Members Code of Conduct Form of Undertaking by a co-opted   
member in the presence of the Clerk. 
 
 

 
 
21.11  AGENDA ITEM 6 - CODE OF CONDUCT 
 
The  Clerk  emailed  all  the  Parish  Councillors  the  latest  edition  of  the  Good  Councillors   
Guide. The clerk advised all the councillors that this should be read prior to the meeting to   
understand the rules and guidelines for Parish Councillors. 
 
 

 
 
a)  Declaration of Members’ Personal Interests on items included on the Agenda. 
 
None received  
 
b)  To receive completed Register of Interest Forms from all Councillors 
 
The clerk emailed the Register of Interest Forms together with the guidance notes prior to    
the  meeting.  The  received  completed  forms  from  Norman  Young,  Terry  Johnson,  Martin   
Shepherd, John Cross and Doug Rogers. 
 
 
 
Cllr Parkes was given a copy of the form to complete. 
Y Parkes 
 
 
 
22.11 Agenda item No.7 -  APPOINTMENT OF REPRESENTATIVES ON THE 
 
FOLLOWING BODIES 
 
a.  Village Hall Management Committee – It was AGREED that Terry Johnson will be 
 
the Parish Council representative. 
 
b.  North East Parishes Forum and County Local Communities (CLC)    - It was 
 
 
AGREED that Terry Johnson and Doug Rogers will be the Parish Council 
 
representatives. 
 
 
 
23.11 Agenda item No.8 -  ELECTION OF MEMBERS TO SERVE ON THE 
 
FOLLOWING COMMITTEES 
 
 
a.     Planning Committee 
 
It was AGREED that following on from this year all the councillors will become members 
 
of the planning committee. 
 
 
 
It was also AGREED that Cllr Norman Young would be Chairman of the Planning 
 
 
committee. 
 
 
 
Cllr John Cross PROPOSED and  
 
Cllr Joy Mayes  SECONDED the motion 
 
 
 
 
c.  Roads and Ditches Committee 
 
 
 
Cllr  Norman Young  PROPOSED the motion  that  Cllrs Joy Mayes and  John Cross should   
be duly elected as members of the Roads and Ditches committee. Cllr Parkes SECONDED   
the motion. 
 
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 18th May 2011 
page 2 of 8 

24.11 Agenda item No.9 -  TO CONSIDER THE PAYMENT OF ANY 
 
SUBSCRIPTIONS FALLING TO BE PAID ANNUALLY 
 
 
 
 
SALC 
£93.35 
 
SLCC 
£82.00 
 
 
 
The Payments were AGREED in principle. 
 
 

 
 
Cllr  Norman young PROPOSED and  
 
Cllr. Yvette Parkes SECONDED the motion 
 
 
 
25.11 Agenda item No.10 MINUTES OF THE MEETING HELD ON  9th MARCH 
 
 

2011 
 
The Minutes of the meeting held on 9th March 2011 were declared correct and accepted as a   
true record, and Council AGREED that they should be signed following completion of the   
meeting. Cllr Norman Young PROPOSED and Cllr. Joy Mayes SECONDED the motion. 
 
 
 
 

As  Gordon  Owen  (previous  chairman)  is  no  longer  a  parish  councillor  and  Cllr  Johnson   
(current  chairman)  was  not  present  at  the  meeting  it  was  agreed  that  Cllr  Norman  Young   
would sign the minutes of the meeting held on 9th march 2011. 
 
 
 
26.11 Agenda item No.11 MATTERS ARISING 
 
 

a.  Broadband update – Later in May 2011, Nick Herbert has arranged a Broadband 
 
Summit to take place at WSCC offices to discuss the local issues and the best way 
T.Johnson 
forward. Gordon Owen will b speaking and Cllr Johnson will be attending. 
 
b.  Barlavington Fingerpost –JK Engineering have replaced the main post but not the 
 
fingers. The clerk has left a message requesting a status update. The parish council have 
 
 

3 signs covered by the insurance: Sutton Cross roads, Barlavington 1, Folly Lane. 
 
c.  Website – Outstanding 
 
d.  BT Kiosk – the Funds have now been received by BT.  The parish council will now 
N.Young 
take steps to make the BT Kiosk an information point for walkers. Cllr Young will 
 
speak to Mr Owen about obtaining a copy of the Parish map. 
 
 

 
 
27.11 Agenda item No. 12 -   COUNTY COUNCILLOR’S REPORT  
 
No report submitted 
 
 
 
28.11 Agenda item No. 13 -   DISTRICT COUNCILLOR’S REPORT 
 
 

i) CDC have agreed that the Council tax will be frozen in 2011/12. £113,000 was taken from   
reserves to balance the books. 
 
ii) Affordable housing continues to be successful in the district, with an average of 150 
 
houses built per annum. 
 
iii) Grants are available for many projects including village hall refits. The closing date for 
 
 

applications is Friday 20th May for the current round of grant applications 
 
 
 
29.11 AGENDA ITEM No. 14 DECENTRALISATION AND LOCALISM BILL 2010  
 
The West Sussex Rural Forum took place at Henfield Village Hall on 19th April 2011 under 
 
the auspices of the West Sussex Rural Partnership was jointly organised by  Action in Rural 
 
 

Sussex (AirS) and Sussex Association of Local Councils (SALC) under the title 
 
“Decentralisation and Localisation Bill”. 
 
 
 
Terry Johnson and Norman Young attended on behalf of the Parish Council. 
 
 
 
 

During the forum there were three presentations respectively on: 
 
(A) 
Decentralisation and Localisation Bill – key proposals and challenges; 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 18th May 2011 
page 3 of 8 

(B) 
Planning-housing in the context of localism; and 
 
(C) 
Community 21 – a tool of the Big Society. 
 
 

 
 
Below is a summary of the main points of the forum.  
 
 
 
(A) 
Decentralisation and Localisation Bill – key proposals and challenges; 
 
(i) 
The Bill was published in December 2010 and is now going through Parliament with 
 
 

an expectation that it will be approved towards the end of the year (it is presently 
 
going through its third reading so the draft could change); 
 
(ii)  Key aims are that of empowering local communities, including Parishes like ours to 
 
take action and assume responsibility for their area, diversifying the supply of local 
 
services, strengthening accountability to local people for service delivery, and 
 
 

opening up government to public scrutiny (ie increase transparency). 
 
(iii)  To implement the above local communities will be required to draw up a 
 
Neighbourhood Plan , which will relate to planning, land and its use, and A 
 
Community Led Plan which will cover other issues such as amenities and the way of 
 
life of the community is to be enhanced; 
 
 

(iv)  CDC must provide support and advice to local communities;  
 
(v) 
There will be a New Homes Bonus to encourage building of affordable housing, the 
 
NHB being split 80% to CDC and 20% to local communities; 
 
(vi)  Local authorities must have more control and say over shaping their local area. There 
 
is to be a  Power of General Competence to enable authorities, including town and 
 
 

parish councils to achieve this.  In effect, this means a local authority can do 
 
anything provided it is within the law, thereby turning the legal dictum of “ultra 
 
vires” on its head.  
 
(vii)  CDC must keep a list of assets nominated by a community as one of value to that 
 
community, eg a village pub, shop or the like.  This applies even if the asset is 
 
 

privately owned. If an owner of such an asset wishes to sell it a community interest 
 
group, (a Parish) will have an as yet unspecified amount of time, but probably 6 
 
months, within which to put in a request as a potential bidder. No sale will be 
 
possible until the specified time has passed. The aim is to keep an asset within a 
 
community if possible. 
 
 

(B) Planning-housing in the context of localism; 
 
(i) 
The meeting was told that 80% of the south-east is classified as rural, about 2.5 
 
 

million people live in the rural south-east, and that pensioners make up 29% of that 
 
population.  
 
(ii) 
Government wants to provide affordable homes in every community via a yet to be 
 
published National Planning Policy framework. It is expected that this will include a 
 
community right to build – it seems that developers will be able to build without a 
 
 

planning application providing there is a simple majority on a vote in a local area.  
 
(iii) 
Conversion of commercial property to residential property status will be simplified;  
 
(iv) 
Is proposed that there will be more control of building at the community level; and 
 
(v) 
The delivery of new homes to local people in each community at affordable rents.  
 
 

(C) Community 21 – a tool of the Big Society 
 
 

(i) 
Community 21 is basically a plan for local councils to engage their communities via 
 
a dedicated local website, social networking (eg Facebook) , email and other means; 
 
 

(ii) 
This plan is to encourage local involvement, particularly to get as many views as 
 
possible on local issues via a (Village) Action Plan with a view to providing 
 
empowerment of the local community, eg by providing opportunities for 
 
volunteering for local projects such as a community shop, the general aim being to 
 
seek to provide a sustainable community, harnessing what is perceived to be 
 
 

resilience of local communities. 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 18th May 2011 
page 4 of 8 

(iii) 
Community 21 is at present a Pilot Project of AirS in conjunction with Brighton 
 
University.  The pilot is being conducted based on the village of Barkham.  
 
 

 
 
CONCLUSION: The Bill clearly envisages far-reaching changes in the way local 
 
communities are run, and the details need to be looked at very carefully by the Parish when 
 
the Bill finally becomes law. There will undoubtedly be further briefing meetings which 
 
someone from the Council should try to attend. 
 
 

 
 
30.11 Agenda item No. 15 -   LOCAL DEVELOPMENT FRAMEWORK (“LDF”) 
 
In 2005 CDC summarised the CDC LDF The Core Strategy  as a tool to provide a “vision” 
 
for CDC, develop “spatial” policies and identify the broad locations and scale of 
 
development. The content of the Core Strategy will be influenced by: 
 
• Feedback from the Issues & Option
 
s Workshops and Questionnaires 
 
• “Technical” studies that are carried out [for example, looking at the supply of 
 
brownfield sites] 
 
• Government Planning Guidance 
 
• The emerging plan for the region: the South East Plan 
 
 

 
 
The original LDF was rejected and CDC is currently preparing a revised LDF Core 
 
Strategy. Until this is adopted the "saved" policies of the District Local Plan First Review 
 
(adopted April 1999) forms the Development Plan for CDC.  
 
 
 
 

It was AGREED that the issue will continue to be included on the agenda under planning. 
 
 
 
31.11 Agenda item No. 16 -   HORNCROFT 
 
Earlier in the day the clerk received confirmation from WSCC County Development that the 
 
applicant, the Barlavington Estate, have withdrawn the application. 
 
 

 
 
32.11 Agenda item No.17 – HIGHWAYS AND FOOTPATHS 
 
 
 
a.  Roads & Ditches Committee 
 
 
 
 

i)  Pot holes   
 
A pothole has been reported to Cllr Mayes near Sutton Cross Roads. Going forward Cllr 
 
Cross will inform WSCC Highways when a pothole is reported. 
 
ii) WSCC Highways Annual review of the state of the roads – This usually happens 
 
once a year.  
 
 

 
 
b.  To discuss any other matters relating to Highways and Footpaths 
 
 
 
i)  Unsafe tree Farrs Cottage– At the January Parish Council meeting Jeremy Pontin 
 
highlighted the unsafe tree located on the bank "below" Farrs Cottage between their 
 
 

front pedestrian gate and the Pub. The Cottage is currently let to a family from London 
 
(Part time residents).  
 
ii) Beckhall unsafe tree Cllr Young is very concerned with the state of the large tree near 
 
the entrance to Beckhall which lost a branch during the winter. It has a Tree 
 
Preservation order on it but needs to be made safe. 
 
 

iii) Unsafe tree on bank opposite the pub leaning on the electrics  
 
 
 
Cllr Cross agreed to contact Cllr John Elliott to discuss best way forward for these trees and 
John Cross/  
it was AGREED that a review of the trees in the two parishes will be undertaken to establish  All Parish 
which trees are unsafe and need attention either by WSCC Highways, CDC, the Parish 
Councillors 
 

council or land owners
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 18th May 2011 
page 5 of 8 

iv) Burton Pond Progress  
 
WSCC are continuing with the extensive work at Burton Pond and anticipate the work will 
 
 

be completed in September 2011. 
 
 
 
33.11 Agenda item No.18 - NEW PLANNING APPLICATIONS AND 
 
NOTIFICATION OF RECENT DECISIONS 
 
a)  Planning appendix 
 
 

b)  Other planning issues – Following the CDC Planning Committee meeting on 20 
 
April 2011 where the planning application of the Old School House was heard, the 
 
Parish council sent a CDC with a formal complaint. The clerk has now received a 
 
letter from CDC confirming that the CDC Chief Executive is conducting a stage 2 
 
investigation and will contact the Parish Council within 10 working days from 11 
 
 

May 2011. 
 
 
 
 
 
34.11 AGENDA ITEM 19 – NORTH EAST PARISHES FORUM & CLC 
 
No  meetings since the last Parish Council meeting. 
 
 

 
 
35.11 Agenda item No. 20-   CONSULTATIONS 
 
None 
 
 
 
36.11 Agenda item 21-   NEW CORRESPONDENCE 
 
 

No correspondence in additional to the correspondence referred to elsewhere in the meeting. 
 
 
 
37.11 AGENDA ITEM 22 – REVIEW OF STANDING ORDERS 
 
A new set of Standing orders and financial regulations have been issued by NALC. Due to  JULY 2011 
the number of items on the agenda this agenda item will be deferred until July 2011. 
 
38.11 Agenda item No. 23 -  FINANCE 

a.  To approve accounts for payment 
Sutton Village Hall
Hall Hire - March & April 2011
£63.50
SALC
SALC & NALC Annual subscription
£96.36
The Society of Local 
Clerks
Annual subscription
£82.00
Aon Ltd
Additional insurance  premium for grit bins
£5.30
Broker Network Ltd
Annual insurance  premium  (Came & Co)
£404.27
 
Insurance 
AON LTD have provided a renewal premium quote at £505.64. The Clerk  also obtained an 
insurance quote from Came & Co. Came & Co now insure a substantial number of parish 
councils in Sussex and Surrey including Bury. Unlike Aon they specialise in Parish Councils 
and charities.  
The quote from Came & Co, using Aviva insurers, which is a like for like quote, is £425.54. 
Also they offer a 5 % reduction premium of £404.27 if the Parish Council lock itself in for 3 
years. It was AGREED that the Parish Council would accept the Came & Co insurance 
cover and agree to the 3 year agreement. 
b.  To approve the Clerk’s salary, and expenses 
 
Salary for May  2011: total £316.54 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 18th May 2011 
page 6 of 8 

Expenses for May 2011 
Date
Details
Reason
Cost ex 
VAT (£) Cost Inc 
VAT (£)
VAT (£)
12/1/11 Baby sitting
Parish Council 
40.00
meeting 9/3/11, 
20/4/11
23/3/11 BT
Line rental and 
40.90
Broadband to 21 
March 2011
80.90  
 
Cllr. J.Mayes  PROPOSED and  
Cllr. N.young SECONDED the motion (22 a&b) 
 
 
 
 
Clerk Salary review - 
With affect from 1 March 2011Cllr Young proposed to increase the 
clerk’s salary scale from LC1 SCP 23 to LC1 SCP 24. Based on the SALC salary list dated 
September 2009, this would mean an hourly rate change from £10.498 to £10.841. The 
proposal was AGREED by the Parish Council. The Motion was PROPOSED by Cllr 
Young and SECONDED by Cllr Rogers. 
 

c.  TO  APPROVE  ACCOUNTS,  BANK  RECONCILIATION,  INCOME  AND 
EXPENDITURE  REPORTS,  AND  ACTUAL  V  BUDGET  REPORT  AS  AT  30 
APRIL 2011 

The motion to approval the accounts for the period was PROPOSED by Cllr Young and 
SECONDED by Cllr Parkes. 
 
d.  APPROVAL  OF  THE  FINAL  ACCOUNTS  FOR  THE  YEAR  ENDED  31 
MARCH 2011 
i. 
Approval of the terms of reference and the Audit Plan for the year ended 31 March 
2011 

ii. 
Report from the internal auditor for the accounts dated 31 March 2011 
The Internal auditor carried out the audit on 12 May 2011. The internal auditor is happy to 
sign  off  the  Annual  return  once  the  final  accounts  and  annual  return  are  approved  at  this 
meeting. The verbal issue raised was the value of the bus shelter included in the fixed asset 
register. It is currently listed as the insurance value. Normally a bus shelter would be listed 
at cost or a depreciated value. The internal auditor recommends that the asset is assessed as 
it  could  be  viewed  as  a  monument  and  therefore  listed  in  the  fixed  asset  register  at  the 
replacement value. 
 
v)  Approval  of  the  Annual  Return  for  the  year  ended  31  March  2011  including  the 
schedule of “Explanation of variances” 
vi)  Annual Review of the effectiveness of its system of internal control 
 
The motion to approval the Final accounts and all the supporting documents listed i) to iv) 
above was PROPOSED by Cllr Rogers and SECONDED by Cllr Young. 
 

e.  BANK  MANDATE  –  The  current  signatories  are  Cllr  Mayes  and  Cllr  Young.  The 
following names need to be removed:- Gordon Owen, Anna Gillam and Anthea Pratt. 
 
It was AGREED that Cllr Terry Johnson will be added as a Signatory to the NatWest bank 
account. 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 18th May 2011 
page 7 of 8 

 
f.  COMPULSORY INTRODUCTION OF PAYE FOR ALL PARISH COUNCILS – 
The clerk has now registered the Parish Council for PAYE. 
 
g.  OTHER FINANCIAL MATTERS WHICH DO NOT REQUIRE A DECISION 
None 
 
Agenda item No. 23 -  DATE AND TIME OF NEXT PARISH COUNCIL MEETING 
 
The  next  Parish  Council  Meeting  will  be  Wednesday  6th  July  2011  at  7.30  pm,  in  Sutton 
Village Hall.  
 
CLOSURE OF MEETING 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington meeting closed at 9.50pm. 
 Signed: 
APPROVED AT MEETING ON 6/07/11 & SIGNED BY  THE CHAIRMAN                                                                      
 
 
Cllr M.Shepherd                                                                 Date: 6/7/11 
Vice - Chairman of  The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
26th May 2011, Louise Collis, Clerk to The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 18th May 2011 
page 8 of 8