This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Broadband - Sutton - Bignor - Barlavington - Parish meetings'.

 
THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON 
 
APPROVED MINUTES OF A MEETING OF  
THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON HELD ON 
TUESDAY 9th NOVEMBER 2010 AT 7.00 PM SUTTON VILLAGE HALL 
Present: 
ACTION 
Cllrs. Gordon Owen, Anthea Pratt, Jeremy Pontin, Anna Gillam and Joy Mayes. 
 
 
 
In Attendance:- 
 
 
Louise Collis (Clerk to the Common Parish Council of Sutton & Barlavington). 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington Meeting commenced at 7.00pm. 
 
 
 
84.10 Agenda item No. 1 -  APOLOGIES FOR ABSENCE 
 
 
 
 
Norman Young and Terry Johnson 
 
 
 
85.10 Agenda item No.2 -  CODE OF CONDUCT - DECLARATION OF INTEREST 
 
by Councillors on any of the agenda items 
 
 
 
 
The Clerk reminded Councillors of their duty to declare personal and prejudicial interests.   
 
 
 
No new or altered Declarations were made. 
 
 
 
 
86.10 Agenda item No.3 MINUTES OF THE MEETING HELD ON  17th 
 
SEPTEMBER 2010 
 
The Minutes of the meeting held on 17th September 2010 were declared correct and accepted   
as a true record, and Council AGREED that they should be signed following completion of   
the meeting. Cllr. G.Owen PROPOSED and Cllr. Gillam SECONDED the motion. 
 
 
 
 
87.10 Agenda item No.5 MATTERS ARISING 
 
a.  Broadband update / Grant applications – Mick Hicks is optimistic that WSCC will 
 
get the funding in order to enable the Sutton exchange and hope to install within 3-6 
 
months. 
 
 
b.  BT Kiosk competition – The Parish Council is still awaiting the £100 awarded by BT 
J.Pontin 
towards the project. Cllr Pontin to send all the relevant documentation to the clerk. 
 
c.  Grit Box – The two green grit boxes have been delivered and are in place. WSCC have 
 
been informed and the boxes should be filled in the near future. 
 
d.  Barlavington Fingerpost – The clerk has been notified that the Parish Council has 
 
 
been successful in the grant application to CDC for 50% of the cost of the fingerpost 
 
estimate. The clerk has therefore instructed JK Engineering to proceed with the 
 
restoration work. To date the post has not been collected. 
 
 
 
e.  Website – Outstanding 
 
 
 
 
f.  Petition – Change of name of Parish Council  - Following the last Parish council 
 
meeting the clerk liaised with CDC in order to prepare the petition to change the name 
 
from The Common Parish Council of Sutton & Barlavington to The Parish council of 
 
Sutton & Barlavington.  This was completed and Cllr Owen organised for the petition to    
be circulated around the parish of Sutton and the parish of Barlavington.  
 
 
 
It has been made clear by parishioners of Barlavington Parish that they do not want to 
 
loose their identity . By changing the Parish Council name from The Common Parish 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 9th November 2010 
page 1 of 4 

Council of Sutton & Barlavington to Sutton & Barlavington Parish Council  
 
Barlavington Parish would no longer exist. The merging of the two parishes would 
 
 
result in one parish - . Sutton & Barlavington Parish. 
 
 
 
The Parish Council therefore voted unanimously to end this project and keep the name 
 
as it is. 
 
 
 
 
 
 
g.  To discuss any matters arising not dealt with elsewhere on the Agenda- None 
 
 
 
 
 
88.10 Agenda item No. 6-   COUNTY COUNCILLOR’S REPORT  
 
 
i) Horncroft – The planning application is not on the Planning Committee Agenda for the 30   
November meeting. C.Cllr Brown will keep the Parish council informed. 
 
ii) Fingerposts – there is still funding available for fingerpost restoration 
 
iii) National census – This will take place on 27 March 2011. This will be the last one ever.   
It is important that as many residents of West Sussex are registered in order to complete the    
census. The elderly tend not to complete a census return. Therefore people are encouraged to   
assist  the  elderly  in  completing  the  return.  Each  census  return  is  worth  £200  per  head  per   
year to WSCC.  
 
iv) Finance – Cost cutting review is still underway. £76m cost cutting measures will affect   
all people, young people, elderly, education, highways, etc. 30% cuts in staffing has begun    
with  an estimated loss of between  1200-1500 staff. WSCC are also  looking at  maximising   
income.  The  Proposed  cost  cutting  measures  will  be  presented  to  the  County  Council   
meeting on 17 December. 
 
 
 
89.10 Agenda item No. 7 -   DISTRICT COUNCILLOR’S REPORT 
 
 
i) Register interest in Grants – Although no funds are currently available CDC are asking 
 
interested parties to register their projects of funding by mid November. 
 
ii) Planning for South Downs National Park Authority – CDC planning department have 
 
been appointed to continue with processing planning applications in the CDC area once the 
 
South Downs National Park comes into force in April 2011. 
 
 
iii) Social services – CDC and WSCC are to work together in order to reduce costs 
 
associated in the social network. Teams will be set up. 
 
 
 
90.10 Agenda item No.7 – Highways and Footpaths  
 
FOOTPATHS – 
 
 
i)  The Croft – Cllr Owen met the owners of The Croft requesting them to trim back the 
 
hedge on the corner opposite the letterbox.  This has now been done.. 
 
ii)  The road going down to Sutton Hollow is very uneven and requires attention. 
 
Although the potholes are not reportable at present the pothole issue will be 
 
extensive by the end of the winter. The clerk will report the issue to WSCC 
 
 
Highways re the stretch of road from the top of the hill to the bottom at Bakers 
Clerk 
Cottage. A gully is required to prevent the water from the spring running over the 
 
road and then during the cold weather the water on the road freezes, damaging the 
 
road. The clerk will write to Steve Johnson. 
 
 
 
 
91.10  Agenda item No.8 – Horncroft 
 
There have been no new developments  since the  last Parish council meeting.  It  is  unlikely   
that the application will be heard by WSCC until at least January 2011. 
 
 
 
92.10 Agenda item No.9 – REVIEW OF STANDING ORDERS – To be postponed until    
the January 2011 meeting 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 9th November 2010 
page 2 of 4 

93.10 Agenda item No.10- NEW PLANNING APPLICATIONS AND NOTIFICATION   
OF RECENT DECISIONS 
 
 
a)  Planning appendix  
 
 
 
94.10 Agenda item 11-   NEW CORRESPONDENCE 
 
a)  Barlavington Estate – Folly Lane overgrown vegetation – The Parish council was 
 
informed by Sebastian Anstruther that the Barlavington Estate had been asked by 
 
A.Gillam 
WSCC Highways to cut back the tall and high vegetation along Folly Lane so the 
 
Route 99 bus can get through. This resulted in numerous emails being circulated 
 
culminating in Cllr Gillam attending a site visit with a representative from The 
 
Barlavington Estate. Cllr Gillam is to meet the Agent and WSCC Highways on 
A.Gillam 
10/11/10. 
 
b)  Defra Consultation –Cllr Gillam to submit a response 
 
 
95.10 Agenda item No. 12 -  FINANCE 

 
a) To approve accounts for payment:- 
Hall Hire - Planning Commitee meeting - 
Sutton Village Hall
20/9/10
£8.50
Hall Hire - Planning Commitee meeting - 
Sutton Village Hall
27/9/10
£8.50
Hall Hire - Planning Commitee meeting - 
Sutton Village Hall
13/10/10
£9.50
Hall Hire - Planning Committee & Parish 
Sutton Village Hall
council meeting -9/11/10
£23.75
£50.25
Glasdon Manufacturing 
Limited
2 Grit boxes
£392.92
Mazars
External Audit Year ended 31/3/10
£58.75  
b)  To approve the Clerk’s salary, and expenses 
Salary for November 2010 
LCP Scale 20 (per SALC payment Schedule)
£10.498 per Hour
Number of weeks in month (4 weeks & 2 days)
4.29
Total number of hours contracted to work in November
17.14
Salary for November 2010
£179.97  
 
Salary for December 2010 
LCP Scale 20 (per SALC payment Schedule)
£10.498 per Hour
Number of weeks in month (4 weeks & 3 days)
4.43
Total number of hours contracted to work in December
17.71
Salary for December 2010
£185.96  
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 9th November 2010 
page 3 of 4 

 
Expenses for November 2010 
 
Date
Details
Reason
Cost ex 
VAT (£) Cost Inc 
VAT (£)
VAT (£)
7/9/10 Baby sitting
Parish Council 
22.00
meeting 7/9/10
22.00
 
 
Agenda Items 12a) and b) proposed by Cllr Owen and Seconded by Cllr Mayes. 
 
c.  To  approve  Income  &  Expenditure  Reports,  bank  reconciliation  and  the 
Actual v Budget overview for the period ended 31 October 2010 
d.  Precept 2011/12 –  Initial discussions – A meeting will be held in December 
to discuss the precept.. 
e.  Other  –  The  Accounts  for  the  Year  ended  31  2010  have  been  signed  off  by 
the external auditor. In accordance with the terms set by the external auditor 
the  final  accounts  have  been  made  available  to  the  public  for  the  statutory 
period and notices placed on the notice boards. 
 
96.10 Agenda item No. 13 -  DATE AND TIME OF NEXT PARISH COUNCIL 
MEETING 
 
The  next  Parish  Council  Meeting  will  be  TUESDAY  9th  December  2010  at  7.00  pm,  in 
Sutton Village Hall.  
 
CLOSURE OF MEETING 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington meeting closed at 8.30pm. 
 Signed: 
APPROVED AT MEETING ON 12/01/11 & SIGNED BY  THE CHAIRMAN                                                                      
 
 
Cllr G.Owen                                                                                                     Date:12/01/11 
Chairman of  The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
29th December  2010, Louise Collis, Clerk to The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington – 9th November 2010 
page 4 of 4