This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Broadband - Sutton - Bignor - Barlavington - Parish meetings'.

THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON 
 
APPROVED MINUTES OF A MEETING OF  
THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON HELD ON 
WEDNESDAY 21st MAY 2008 AT 7.30 PM SUTTON VILLAGE HALL 
 
 
 
ACTION 
Present: 
 
Cllrs. David Green, Gordon Owen, Anthea Pratt, Dee Le Bourlier, Sebastian Anstruther, and   
Joy Mayes. 
 
 

 
 
In Attendance:- 
 
Louise Collis (Clerk to the Common Parish Council of Sutton & Barlavington). 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington Meeting commenced at 7.35pm. 
 
 

 
 
Agenda item No. 1 -  ELECTION OF CHAIRMAN 
 
The  Clerk  initially  took  the  chair.  Cllr.  David  Green  was  re-elected  as  Chairman  for  the   
Common Parish Council of Sutton & Barlavington.  
 
 
 
 

Cllr. Gordon Owen PROPOSED and  
 
Cllr. Sebastian Anstruther SECONDED the motion.  
 
 
 
Following the re-election of the Chairman, Cllr D Green took the chair. 
 
 
 
 

Agenda item No.2 -  TO RECEIVE THE CHAIRMAN’S DECLARATION OF 
 
ACCEPTANCE OF OFFICE 
 
 
 
Cllr. D Green then signed the Declaration of Acceptance of Office Book in the presence of 
 
the Clerk. 
 
 

 
 
Agenda item No.3 -  ELECTION OF VICE-CHAIRMAN 
 
Cllr G Owen was asked  if he would be prepared to stand as Vice-chairman of the Common 
 
Parish Council of Sutton & Barlavington. He agreed. 
 
 
 
 

Cllr David Green PROPOSED Cllr G Owen as Vice-Chairman and  
 
Cllr Anthea Pratt SECONDED the motion.  
 
 
 
Cllr. G Owen then signed the Declaration of Acceptance of Office Book in the presence of 
 
the Clerk. 
 
 

 
 
Agenda item No.4 -  APPOINTMENT OF REPRESENTATIVES ON THE 
 
FOLLOWING BODIES 
 
a.  North East Community Forum & Petworth Sub District  
 
 
 
 

Cllr Joy Mayes  PROPOSED the motion that Cllr S. Anstruther should be duly elected as 
 
the representative for the Common Parish Council of Sutton and Barlavington on the North 
 
East Community Forum & Petworth Sub District.  
 
Cllr Anthea Pratt SECONDED the motion 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  21st May 2008 
page 1 of 7 

Agenda item No.5 -  ELECTION OF MEMBERS TO SERVE ON THE FOLLOWING   
COMMITTEES 

 
 

a.     Planning Committee 
 
 
 
It was AGREED that following on from this year all the councillors will become members 
 
of the planning committee. 
 
  
 
 

Cllr David Green PROPOSED and  
 
Cllr Sebastian Anstruther SECONDED the motion 
 
 
 
b.  Roads and Ditches Committee 
 
 
 
 

Cllr Gordon Owen PROPOSED the motion that Cllrs D Green and J.Mayes should be duly   
elected as members of the Roads and Ditches committee.  
 
Cllr Anthea Pratt SECONDED the motion. 
 
 
 
Agenda item No.6 -  TO CONSIDER THE PAYMENT OF ANY SUBSCRIPTIONS 
 
 

FALLING TO BE PAID ANNUALLY 
 
 
 
SALC 
£84.60 
 
SLCC 
£70.00 
 
 
 
 

Cllr  Joy Mayes PROPOSED and  
 
Cllr. Sebastian Anstruther SECONDED the motion 
 
 
 
Agenda item No.7 -  APOLOGIES AND REASON FOR ABSENCE 
 
Cllr Paul Nicholls and C.Cllr Tex Pemberton 
 
 


 
 
 
Agenda item No.8 -  CODE OF CONDUCT - DECLARATION OF INTEREST by 
 
Councillors on any of the agenda items 
 
 
 
 

The Clerk reminded Councillors of their duty to declare personal and prejudicial interests.   
 
 
 
No new or altered Declarations were made. 
 
 
 
Agenda item No.9 -  ANNUAL UPDATE OF COUNCILLORS REGISTER OF 
 
 

MEMBERS INTERESTS 
 
 
 
Under code of Conduct guidelines it is necessary for Parish Councillors to review their 
 
entries in the Register of Members Interests. The clerk prepared an Annual Update form for 
 
the councillors to complete. If there have been any changes the clerk will forward the 
 
 

amendments to Mike Kelley, CDC Solicitor. 
 
 
 
Completed forms were received from Cllrs D. Green, G.Owen, S. Anstruther, J.Mayes, and 
 
D. Le Bourlier. The clerk is waiting a completed form from Cllr P.Nicholls. 
P.Nicholls 
 
 
 

Agenda item No.10 MINUTES OF THE MEETING HELD ON  10th MARCH 2008 
 
The Minutes of the meeting held on 10th March 2008 were declared correct and accepted as   
a true record, and Council AGREED that they should be signed following completion of the   
meeting. Cllr. D. LE Bourlier PROPOSED and Cllr. A.Pratt SECONDED the motion. 
 
 
 
 

 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  21st May 2008 
page 2 of 7 

 
 
Agenda item No.11 -   MATTERS ARISING 
 
 

 
 
a.  First Aid in Sutton & Barlavington 
 
At the APM it was decided that Dr Collis would provide a basic first aid course. The course 
Next Meeting 
will be arranged at a later date. 
 
 
 
 

 
 
b.  Broadband Update – Cllr G. Owen has emailed his contact at BT but to date has not 
 
had a response. G. Owen and S. Anstruther are to approach the Regional Development 
 
Assembly to see if funds are available to enable exchange. S. Anstruther has explored 
 
the possibility of a BT broadband line being leased from BT in order to enable the 
 
 

exchange. This has been done in Plaistow. The leased line is located in the central point 
 
in the village and then satellite and wireless connections are used to link participating 
 
households. Over a 5 year rental agreement it costs £730 per month (incl VAT) split 
 
between users. This would be a total cost of Approx £44,000 over 5 years split between 
 
115 houses if everyone takes it up. 
 
 

 
 
c.  Footpaths  
 
All outstanding issues have now been resolved. 
 
 
 
d. WSCC – Planning Rother Valley Schools for the future – Cllr P Nicholls was not 
 
 

present to give an update. 
 
 
 
Agenda item No. 12 -   DISTRICT COUNCILLOR’S REPORT  
 
 
 
Currently the Parish does not have a District Councillor.  
 
 

 
 
Agenda item No. 13 -   COUNTY COUNCILLOR’S REPORT 
 
No report submitted. 
 
 

 
 
Agenda item No. 14 -   THE STANDARDS BOARD FOR ENGLAND– COMPLAINTS   
PROCEDURES 

 
Following the APM the clerk spoke to CDC anonymously about the reaction of the Parish to   
the report submitted to the APM meeting by the District Councillor. The complaints 
 
 

procedure changed with effect from 8th May 2008. Complaints no longer go direct to the 
 
Standards Board for England, instead complaints relating to District Councillors are made 
 
direct to Michael Kelley at CDC. The Council does not want to take the matter  any further 
 
however the Council asked the clerk to check with SALC to make sure that there is not a 
Clerk 
statutory duty to make a formal complaint. 
 
 

 
 
Agenda item No. 15 -   ROADS  
 
Cllr D Green has been asked about the trimming of the verges. The verges are meant to be 
 
trimmed back by 1 metre however due to the wildflowers in the area there is a restriction. 
 
Cllr S Anstruther is to put a piece in the Parish News to explain to the parish about the 
 
 

wildflowers. 
 
 
 
Agenda item No.16 NEW PLANNING APPLICATIONS AND NOTIFICATION OF 
 
RECENT DECISIONS 
 
a)  CDC planning officers – Powers of entry  
 
 

    Following the APM the clerk spoke to David Few, CDC Planning, about planning officers   
power of Entry. He informed the clerk that under Town & Planning Act, planning officers   
are allowed access to an applicant’s property. If the applicant refuses the Planning Officer   
can issue a penalty and ultimately the applicant could be prosecuted. Out of courtesy the 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  21st May 2008 
page 3 of 7 

planning officers generally knock on the applicant’s door. 
 
 
 
 

b) 
Planning appendix 
 
   See list circulated 
 
 
 
Agenda item No. 17 -   REPORTS FROM REPRESENTATIVES ON OUTSIDE 
 
BODIES 
 
 

None 
 
 
 
Agenda item No. 18 -   NEW CORRESPONDENCE 
 
a)  CDC email and D.Cllr- email to BT about the  proposed closure of the red telephone 
 
box in Sutton – The clerk is to send a letter objecting to the removal of the telephone 
 
Clerk 

box. It is a King George telephone box and is located in a Conservation area. It is 
 
part of the streetscape.  
 
b)  WSCC – Statement of Partnership with Local Councils – WSCC & SALC want 
 
refresh the Statement with Local Councils after 25years. Tues 3/6/08 6.30pm 
 
Fernhurst Village Hall  - meeting to discuss Statement and a presentation from 
G.Owen 
 

SALC – Cllr G Owen to attend 
 
c)  CDC- New Rural Enabling Officer – Her job is to help Parishes assess their need for 
 
extra homes and help facilitate small rural developments that fit in in villages that 
 
may be lacking from a lack of affordable housing – Cllr G.Owen to complete 
G.Owen 
questionnaire. 
 
 

d)  Southern Water – Draft Water Resources Management Plan & Questionnaire – 
D.Green/ S. 
deadline 25/7/08 – Cllrs D Green & S.Anstruther to complete 
Anstuther 
 
 
Agenda item No. 19-   CIRCULATION FILE – NO.15 
 
 
 
 

Index in order of receipt 
 
DATE 
INFORMATION 
TITLE 
 
RECEIVED 
SOURCE 
 
 
 
 
 
03/08 
The Standards Board 
Town & Parish Standard March 08 
 
 

for England 
 
03/08 
Action in Rural 
Newsletter March 08 
 
Sussex 
 
04/08 
West Sussex Public 
Newsletter April 08 
 
 

Partnership Forum 
 
04/08 
West Sussex Primary 
Executive Summary – Annual Public Health 
 
Care Trust 
Report 
 
04/08 
South East England 
South East England Regional Housing Strategy 
 
Regional Assembly 
2008-11 
 
 

05/08 
WSCC 
Life n West Sussex – Quality of Life indicatiors 
 
Report 2008 
 
05/08 
NALC 
LCR – volume 60 – May 2008 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  21st May 2008 
page 4 of 7 

Agenda item No. 20 -  FINANCE 
 
a. Review of Insurance 
 
 

 
 
 
Allianz – current 
Allianz – revised 
Norwich Union 
 
Premium 
£462.30 
£392.95 
£392.96 (reduced by 
 
5% to £373.31 if 
 
enter 3 year binding 
 
 

agreement 
 
Excess 
£125 
£250 
£250 
 
Public Liability 
£5m 
£10m 
£10m 
 
Fidelity guarantee 
£5000 
£5,000 
£100,000 
 
 

Admin fee for any 
None 
None 
£40 per alteration 
 
changes 
 
No claims discount 
None 
Yes 
Yes 
 
 
 
Following  the  receipt  of  the  high  renewal  premium  from  Allianz,  the  clerk  obtained  a    
revised quote from Allianz where the excess was raised to £250 and a quote from Norwich   
union. 
 
 
 
The clerk spoke to SALC and who recommend that public liability should be at £10m.  
 
 
 
 

The  Council  asked  the  clerk  to  obtain  quotes  from  Allianz  with  the  excess  at  £500  and   
£1000. Once the new quotes are received the Council agreed that the chairman would make  Clerk/ D.Green 
the final decision on which insurance premium to go for. 
 
B.  To approve accounts for payment 
i)
Sutton Village Hall
Hall Hire - Planning meeting - 27/2/08
£7.50
ii)
Sutton Village Hall
Hall Hire - Planning meeting - 10/3/08
£7.50
Hall Hire - Parish Council meeting - 
iii)
Sutton Village Hall
19/3/08
£15.00
iv)
Sutton Village Hall
Hall Hire - Planning meeting - 9/4/08
£7.50
Hall Hire - Parish Council meeting 
v)
Sutton Village Hall
(APM)- 25/4/08
£15.00
vi)
Sutton Village Hall
Hall Hire - Planning meeting - 28/4/08
£7.50
Hall Hire - Parish Council meeting - 
vii)
Sutton Village Hall
12/5/08
£15.00
£75.00
iv)
Sussex Air Ambulance
S.137 payment agreed in March 2008
£150.00
Luci Wentworth
£23.11
SLCC
Annual membership 
£59.00
 
C.  To approve the Clerk’s salary and expenses 
Salary for May 2008 
LCP Scale 20 (per SALC payment Schedule)
£9.242 per Hour
Number of weeks in month (4 weeks and 3 days)
4.43
Total number of hours worked in May
17.71
Total Salary for May 2008
£163.72
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  21st May 2008 
page 5 of 7 

Salary for June 2008 
 
LCP Scale 20 (per SALC payment Schedule)
£9.242 per Hour
Number of weeks in month (4 weeks and 1 day)
4.14
Total number of hours worked in June
16.56
Total Salary for June 2008
£153.05
 
 
Expenses for May 2008 
 
Date
Details
Reason
Cost ex 
VAT (£) Cost Inc 
VAT (£)
VAT (£)
11/3/08 BT 
broadband and line 
42.18
rental (1 Mar-31 May) 
and calls (to 10 
March)
42.18
 
 
Cllr. A.Pratt  PROPOSED and  
Cllr. J.Mayes SECONDED the motion (20 B&C) 
 
 
D.  To approve Final Accounts for the year ended 31 March 2008 including:- 
i.  Final Accounts and the payments and receipts schedules 
ii.  Bank reconciliation for the year ended 31 March 2008 
iii.  Supporting Schedule for the year ended 31 March 2008 
iv.  Budget v Actual Review for the year ended 31 March 2008 
 
Cllr. G.Owen  PROPOSED and  
Cllr. D Le Bourlier SECONDED motions (20 Di) – iv)) 
 
E.  Approval of the terms of reference and Audit Plan for the Year ended 31 March 2008 
 
Cllr. D.Green  PROPOSED and  
Cllr. S.Anstruther SECONDED the motion 
 
 
F.  Approval of the Annual Return for the year ended 31 March 2008 and the schedule 
“Explanation of Variances” 
 
Cllr. G.Owen  PROPOSED and  
Cllr. S.Anstruther SECONDED the motion 
 
G.  Annual review of the effectiveness of its system of internal control 
 
Cllr. S.Anstruther  PROPOSED and  
Cllr. G Owen SECONDED the motion 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  21st May 2008 
page 6 of 7 

Agenda item No. 13 -  DATE AND TIME OF NEXT PARISH COUNCIL MEETING 
 
The  next  Parish  Council  Meeting  will  be  MONDAY  21st  July  2008  at  7.00  pm,  in  Sutton 
Village Hall. 
 
 
CLOSURE OF MEETING 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington meeting closed at 9.15pm. 
 Signed: 
 
 
APPROVED AT MEETING ON 21/07/08 & SIGNED BY  THE CHAIRMAN                                                                      
 
 
 
Cllr. D.Green                                                                            Date: 21/7/08 
Chairman of  The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
 
 
 
19th  June 2008 
Louise Collis, Clerk to The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  21st May 2008 
page 7 of 7