This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Broadband - Sutton - Bignor - Barlavington - Parish meetings'.

THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON 
 
APPROVED MINUTES OF A MEETING OF  
THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON HELD ON 
WEDNESDAY 25TH  JULY 2007 AT 7.00 PM SUTTON VILLAGE HALL 
 
 
 
ACTION 
 
 
Present: 
 
Cllrs. David Green, Anthea Pratt, Dee Le Bourlier Browne and Gordon Owen. 
 
In Attendance:- 
 
C.Cllr  Tex  Pemberton,  D.Cllr  Susan  Weeks  and  Louise  Collis  (Clerk  to  the  Common   
Parish Council of Sutton & Barlavington). 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington Meeting commenced at 7.10pm. 
 
 
 
Agenda item No.1 -  APOLOGIES AND REASON FOR ABSENCE 
 
Cllr Sebastian Anstruther and Joy Mayes 
 
 
 
Agenda item No.2 -  CODE OF CONDUCT - DECLARATION OF INTEREST by 
 
Councillors on any of the agenda items 
 
 
 
The Clerk reminded Councillors of their duty to declare personal and prejudicial interests.     
 
 
No new or altered Declarations were made. 
 
 
 
Agenda item No.3 MINUTES OF THE MEETING HELD ON  09th MAY 2007 
 
The Minutes of the meeting held on 09th May 2007 were declared correct and accepted as a   
true record, and Council AGREED that they should be signed following completion of the   
meeting. Cllr. A. Pratt PROPOSED and Cllr. D. Green SECONDED the motion. 
 
 
 
Agenda item No. 4 -   MATTERS ARISING 
 
 
 
a.  Broadband 
 
BT Broadband is due in Sutton in the third quarter of 2008.  D.Cllr Weeks informed the   
meeting that a grant had been obtained from the Economic Development Committee at 
 
CDC to erect a mast at Burton Mill Farm. Broadband is now available to everyone in 
 
the immediate area. Bill Lewis of Kijoma is now offering his service for £13.99 a 
 
month, instead of £27.99 per month, with an installation cost of £200. 
 
 
 
b.  First Aid in Sutton & Barlavington 
 
Following the talk given by Dr John Collis on CPR at the Annual Parish Meeting 
 
parishioners voiced the idea of buying a defibrillator for use in the Parish. However 
 
after careful consideration it was felt that the equipment cost too much and would not 
 
be effective. John Collis has recommended the British Red Cross Standard First Aid 
 
Course for parishioners interested in improving their first aid skills. The course is 28 
 
hours. There is a limit of 10 people per group and costs £80 per person. The Parish 
 
Council would receive a 20% discount.  
 
 
 
C.Cllr Pemberton suggested checking with SALC for possible funding and also 
Clerk 
recommended contacting Robin Davidson about applying for funds from the County 
 
Local Committee. The next meeting is 10 September 2007. 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  25th July  2007minutes 
page 1 of 6 

c.  Meeting with Nick Herbert 
 
Gordon Owen has sent an email to Nick Herbert but has not yet received a response. 
 
 
 
d.  Bignor Vineyard 
 
The Fence has now been repositioned away from the road and it has also been lowered. 
 
The Enforcement Officer is now satisfied and the issue is now closed. 
 
 
 
 
 
Agenda item No. 5 -   DISTRICT COUNCILLOR’S REPORT  
 
 
 
D.Cllr Weeks reported the following:- 
 
 
 
a.  Broadband – reported earlier (see Agenda item 4a above) 
 
b.  Bignor Vineyard and John Marsland As reported above the Enforcement Officer is 
 
satisfied with the new position of the fence. In June D.Cllr Weeks took John Marsland, 
 
Chief Executive of Chichester District Council, on a tour of Bury Ward and highlighted   
some of the ongoing issues including shops, post offices and broadband. 
 
c.  Core Structure Plan – This has been refused by the inspector. D.Cllr Weeks was 
 
asked to explain which document currently determines if a house can or cannot be built 
 
in Sutton. At the moment the County Structure plan is used. The County Plan protects 
 
AONB. If fewer than 25 houses are being built then the District Council makes the 
 
planning decision using the County Structure plan. If more than 25 houses are being 
 
built then the District Council still decides but refers to the County Council – again 
 
using the County Struture Plan. In the future the District Council hope to use the Local 
C.Cllr 
Development Plan (LDF) as a planning reference document. The Countryside and 
Pemberton 
Rights of Way Act 2000 also helps to regulate AONB’s. 
 
 
 
C.Cllr Pemberton agreed to send links of the relevant sections of the Country Structure 
 
Plan to the Clerk. 
 
 
 
d.  National Park – On 24th July 2007 CDC agreed a new position to take in respect of the   
Proposed National Park. In the past CDC has been against the National Park. Now 
 
CDC will support a National Park where the Park is as close as possible to the chalk 
 
escarpment. 
 
e.   Planning – The issue over the Piggeries planning application which was recently 
 
approved was raised. D.Cllr Weeks explained that it is the duty of a D.Cllr to provide 
 
all the opinions to the planning committee and not to give a recommendation. The 
 
following may happen 
 
(i) 
the planning officers, who have looked at the case in great detail, 
 
recommend the planning committee to approve an application  
 
(ii) 
the planning committee still decided to refuse the planning application 
 
(iii) 
the application goes to appeal and it is shown that there were no grounds   
to refuse the application 
 
(iv) 
District Council could be liable to a fine of £100,000. 
 
  
 
The Chairman expressed his disappointment with the events over this application. The 
 
Parish Council objected to the application, the Parish Council was not consulted over 
 
the alterations made by the applicant and the opinion of the parish council was not 
 
conveyed at the planning committee meeting. The Parish Council wanted it noted that it   
felt let down by their District Councillor. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  25th July  2007minutes 
page 2 of 6 

Agenda item No. 6 -   COUNTY COUNCILLOR’S REPORT 
 
C.Cllr Pemberton reported the following:- 
 
 

1.  Dissemination  of  Information.    I  continue  to  forward  emails  to  the  Parish  Clerk   
providing information on issues that I judge will be of interest.  In recent weeks these   
have covered: articles on the Fit for the Future debate; Police Commanders update on   
crime  statistics  in  the  Chichester  police  District;  Free  fire  safety  checks;  and  the   
periodic electronic newsletter from County Hall.   Please use this information as  you   
wish,  it  is  all  in  the  public  domain  and  will  be  of  varying  interest  to  residents  in  the   
Parish. 
 
 

2.  County Local Committee.  The next meeting of the Chichester (North) County Local   
Committee  will  be  held  at  1900  on  Tuesday  10th  September  2007  at  Midhurst   
Grammar School.    
 
 

3.  Restricted Byway 952.  (You may be consulted about the proposal to make a further   
TRO  that  will  have  the  effect  of  enabling  better  ‘furniture’  to  restrict  motorised   
vehicles but will give key access to carriage drivers.  Your views will be welcomed by   
the next CLC meeting. 
 
 

4.  The  Waste  Electrical  and  Electronic  Equipment  Directives  2002/96/EC  and   
2003/108/EC.  Just a reminder that these Directives by the European Parliament came   
into  being  on  1st  January  2007.   Producers  of  electrical  products  are  now  required  to   
finance  the  collection,  treatment,  recovery,  recycling  and  environmentally  sound   
disposal  of  these  products  from  1st  July  2007.    This  should  reduce  considerably  the   
present level of fly tipping of these products. 
 
5.  No Smoking.  There are, as expected, a number of anomalies and questions about the   
new 
legislation. 
 
Most 
of 
them 
can 
be 
found 
and 
answered 
on   
<Smokefreeengland.co.uk>  
 
 

6.  Schools  Concessionary  Travel.    You  are  probably  aware  that  from  the  start  of  the   
winter term we will introduce a 3 in 1 scheme that will give schoolchildren up to 16   
quarter  fare  travel  and  those  from  16  to  19,  in  full  time  education,  half  fare  travel.    
This will apply also at evenings and weekends.  Please spread the word and ensure that   
application forms are collected from schools and returned with all haste.  The card will   
be a travel card for this cheaper travel; a proof of identity; and enable discounts to be   
had from a growing list of traders.  The card is free. 
 
 

7.  Works  Feedback  Card.    I  have  introduced  a  feedback  card  that  will  be  handed  to   
members of the public living adjacent to road works so that they can tell us the impact.    
I have attached a copy for your information 
 
 
 
8.  South Downs national Park.  You will know that the Inspector has recommended that 
 
there should be a SDNP but that it should be confined to the chalk escarpment.  
 
DEFRA are inviting comment by 13th August to inform a decision as to whether or not 
 
to reopen the inquiry. 
 
 
 
Agenda item No. 7 -   FOOTPATHES  
 
Cllr Mayes has identified a footpath that requires a handrail over a stream. D.Cllr Weeks 
 
will provide Cllr Green with the County Council telephone number so that the problem can  D.Cllr 
be rectified. 
Weeks/ 
 
D.Green 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  25th July  2007minutes 
page 3 of 6 

Agenda item No. 8 -  COOPTING A NEW PARISH COUNCILLOR FOR SUTTON 
 
COOPTING A NEW PARISH COUNCILLOR FOR SUTTON 
 
A  letter has been received from CDC confirming that no request for an election to be held 
 
has been received and the Parish Council should now co-opt a person to fill the vacancy as 
 
soon as practicable. Parishioner Paul Nichols of Sutton has voiced his interest in becoming 
D.Green 
a Councillor. Cllr Green will discuss it further with him. 
 
  
 
 
 
Agenda item No.9 NEW PLANNING APPLICATIONS AND NOTIFICATION OF 
 
RECENT DECISIONS 
 
 
 
See list circulated 
 
 
 
Agenda item No. 10 -   REPORTS FROM REPRESENTATIVES ON OUTSIDE 
 
BODIES 
 
 
 
NONE 
 
 
 
Agenda item No. 11 -   NEW CORRESPONDENCE 
 
 
 
a.  Email from Parish Councillor Sebastian Anstruther – Cllr Anstruther has suggested   
that the election reserve should be put on a long term notice deposit account until the 
 
next election. The Clerk will look into suitable deposit accounts within NatWest. 
Clerk 
 
 
b.  WSCC – West Sussex Rural Strategy Consultation – comments by 5th September – 
G.Owen 
Cllr Owen agreed to review and submit comments if required. 
 
 
 
c.  CDC – Review of Polling Districts, Polling Places and Polling Stations – It was 
 
agreed that the document would not be reviewed. 
 
 
 
d.  SALC – Planning White Paper – Planning for a sustainable Future – consultation 
G.Owen 
period ends 17th August – Cllr Owen agreed to review and submit comments if 
required. 
 
Agenda item No. 12 -   CIRCULATION FILE – NO.10 
Index in order of receipt 
DATE 
INFORMATION 
TITLE 
RECEIVED 
SOURCE 
12/05/07 
West Sussex Public 
Partnership News April 2007 
Partnership Forum 
14/05/07 
Sussex Police 
Email re Mobile Police Station 
15/05/07 
WSCC 
Adoption of the Sussex High Quality 
Waste Facilities Supplementary 
Planning Documentation 
20/05/07 
ICIS 
News – Issue No 42 Summer 2007 
21/05/07 
WSCC 
Email re Rural Post Office Concerns 
follow Government announcement 
22/05/07 
WSCC 
Email re Government Planning Laws 
will “bulldoze democracy” says County 
Council 
23/05/07 
Lodge Hill 
Newsletter – May 07 
24/05/07 
SALC 
Spring Bulletin 
01/06/07 
NALC 
LCR Volume 59 May 2007 
05/06/07 
CDC 
CDC Local Biodiversity Action Plan 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  25th July  2007minutes 
page 4 of 6 

2007-2010 
11/06/07 
WSCC 
Email re We’ll make your home safer 
for free say firefighters 
10/07/07 
CDC 
Standards Committee minutes for 
meeting on 6th July 2007 
 
 
Agenda item No. 13 -  FINANCE 
a. To approve accounts for payment 
i) 
Sutton Village Hall 
Hall Hire – Planning meeting 
£7.50 
meeting 23rd May 2007 
ii) 
Sutton Village Hall 
Hall Hire – Planning meeting 06th 
£0 
June 2007 (Cost £7.50 but paid £15 
for Planning meeting on 11/4/07 £0 
due) 
i) 
Sutton Village Hall 
Hall Hire – Planning meeting 
£7.50 
meeting 20th June 2007 
i) 
Sutton Village Hall 
Hall Hire – Planning meeting 
£7.50 
meeting 04th July 2007 
i) 
Sutton Village Hall 
Hall Hire – Planning meeting 
£7.50 
meeting 24th July 2007 
iii) 
Sutton Village Hall 
Hall Hire – Parish Council Meeting 
£15.00 
25h July 2007 
iv) 
Chichester District 
Sutton Election costs 
£141.00 
Council 
v) 
Chichester District 
Barlavington Election costs 
£126.00 
Council 
 
 
 
 
 
 
b. To approve the Clerk’s salary and expenses 
 
Salary for July 2007 – Due for payment on 25th July 
LCP Scale 20 (per SALC payment Schedule)
£9.019 per Hour
Number of weeks in month (4 weeks and 3 days)
4.43
Total number of hours worked in May
17.71
Total Salary for July 2007
£159.77
 
Salary for August 2007 – Due for payment on 15th August CHEQUE TO BE POST 
DATED  
LCP Scale 20 (per SALC payment Schedule)
£9.019 per Hour
Number of weeks in month (4 weeks and 3 days)
4.43
Total number of hours worked in May
17.71
Total Salary for August 2007
£159.77
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  25th July  2007minutes 
page 5 of 6 

 
Expenses for July  2007 
Date
Details
Reason
Cost ex 
VAT (£) Cost Inc 
VAT (£)
VAT (£)
21/6/07 BT
Line rental for 1 June 
33.38
5.84
39.22
to 31 Aug 07 and 
calls to 14 June 07
23/6/07 MBC Office
Paper
11.98
3.02
15.00
14/6/07 PC World
Printer cartridges
39.13
6.85
45.98
9/5/07 Babysitter
Babysitter for Parish 
16.00
0.00
16.00
Council Meeting 
9/05/07 (2 hours)
116.20  
 
Cllr. D.Green  PROPOSED and  
Cllr. A.Pratt SECONDED the motion (13 a&b) 
 
c. To approve Income & Expenditure Reports for the period ended 29 June 2007 
d. To approve the bank reconciliation for the year ended 29 June 2007 
e. To approve the Actual v Budget overview for the year ended 29 June 2007 
f. Approve new NatWest Bank plc mandate 
As S.Weeks has stepped down as a Parish 
Councillor a new bank mandate is required to be completed for the NatWest Bank account. 
The  Mandate  was  duly  signed  by  all  the  councillors  present  and  clerk.  The  Other 
Councillors will sign the mandate as soon as practicably possible. 
 
 
Cllr. G.Owen  PROPOSED and  
Cllr. A.Pratt SECONDED motions (13 c - f) 
 
Agenda item No. 14 -  DATE AND TIME OF NEXT PARISH COUNCIL MEETING 
 
Wednesday 19th September 2007 at 7.00 pm, in Sutton Village Hall. 
 
CLOSURE OF MEETING 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington meeting closed at 8.55pm. 
 Signed: 
 
 
APPROVED AT MEETING ON 19/9/07 & SIGNED BY  CHAIRMAN                                                                      
 
 
Cllr. D Green                                                                                   Date:19/9/07 
Chairman of  The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
 
 
 
14th August 2007 
Louise Collis, Clerk to The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  25th July  2007minutes 
page 6 of 6