This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Broadband - Sutton - Bignor - Barlavington - Parish meetings'.

THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON 
 
APPROVED MINUTES OF A MEETING OF  
THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON HELD ON 
WEDNESDAY 09TH  MAY 2007 AT 7.00 PM SUTTON VILLAGE HALL 
 
 
 
ACTION 
 
 
Present: 
 
Cllrs.  David  Green,  Anthea  Pratt,  Dee  Le  Bourlier  Browne,  Sebastian  Anstruther,  Susan   
Weeks, and Joy Mayes. 
 
 
 
In Attendance:- 
 
Louise Collis (Clerk to the Common Parish Council of Sutton & Barlavington). 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington Meeting commenced at 7.00pm. 
 
 
 
Agenda item No. 1 -  ELECTION OF CHAIRMAN 
 
The  Clerk  initially  took  the  chair.  Cllr.  David  Green  was  re-elected  as  Chairman  for  the   
Common Parish Council of Sutton & Barlavington.  
 
Cllr. Sebastian Anstruther PROPOSED and  
 
Cllr. Joy Mayes SECONDED the motion.  
 
 
 
Following the re-election of the Chairman, Cllr D Green took the chair. 
 
 
 
Ten minutes are available for the public to express a view or ask a question on relevant 
 
matters on the following agenda. The public are welcome to stay to observe the rest of the 
 
meeting. 
 
 
 
Agenda item No.2 -  TO RECEIVE THE CHAIRMAN’S DECLARATION OF 
 
ACCEPTANCE OF OFFICE 
 
 
 
Cllr. D Green then signed the Declaration of Acceptance of Office Book in the presence of 
 
the Clerk. 
 
 
 
Agenda item No.3 -  COOPTING A NEW PARISH COUNCILLOR FOR SUTTON 
 
Due to an administration error Susan Weeks’ nomination form as a Parish Councillor was 
 
rejected. The Parish Council still has once vacancy to fill for Sutton. Susan Weeks agreed to   
be Co-opted as a Parish Councillor. 
 
 
 
Cllr David Green PROPOSED and  
 
Cllr Sebastian Anstruther SECONDED the motion 
 
 
 
Mrs Susan Weeks signed the Form of Undertaking by a Co-opted Member and the 
 
Declaration of Acceptance of Office in the presence of the Chairman, and is now formally a 
 
member of the Common Parish Council of Sutton & Barlavington. 
 
 
 
Agenda item No.4 -  TO DECIDE WHEN ANY DECLARATIONS OF 
 
ACCEPTANCE OF OFFICE WHICH HAVE NOT BEEN RECEIVED AS 
 
PROVIDED BY LAW SHALL BE RECEIVED 
 
It was AGREED that any Declarations of Acceptance of Office not received would be 
 
returned to the clerk by 16th May 2007. 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  09th May  2007minutes 
page 1 of 8 

Agenda item No.5 -  ELECTION OF VICE-CHAIRMAN 
 
Prior to the meeting Cllr D Green had asked Cllr G Owen if he would be prepared to stand 
 
as Vice-chairman of the Common Parish Council of Sutton & Barlavington. He agreed. 
 
Therefore, in his absence, the motion was put forward. Cllr.  
 
 
 
Cllr Joy Mayes PROPOSED Cllr G Owen as Vice-Chairman and  
 
Cllr Anthea Pratt SECONDED the motion.  
 
 
 
Cllr. G Owen will sign the Declaration of Acceptance of Office Book in the presence of the 
G Owen 
Chairman. 
 
 
 
Agenda item No.6 -  APPOINTMENT OF REPRESENTATIVES ON THE 
 
FOLLOWING BODIES 
 
a.  North East Community Forum & Petworth Sub District  
 
 
 
Cllr Anthea Pratt  PROPOSED the motion that Cllrs D Green and S. Anstruther should be 
 
duly elected as representatives for the Common Parish Council of Sutton and Barlavington 
 
on the North East Community Forum & Petworth Sub District.  
 
Cllr Susan Weeks SECONDED the motion 
 
 
 
Agenda item No.7 -  ELECTION OF MEMBERS TO SERVE ON THE 
 
FOLLOWING COMMITTEES 
 
a.     Planning Committee 
 
 
 
It was AGREED that unlikely previous years all the councillors will become members of 
 
the planning committee. 
 
  
 
Cllr Susan Weeks PROPOSED and  
 
Cllr Sebastian Anstruther SECONDED the motion 
 
 
 
b.  Roads and Ditches Committee 
 
 
 
Cllr Sebastian Anstruther ROPOSED the motion that Cllrs D Green and A. Pratt should be   
duly elected as members of the Roads and Ditches committee.  
 
Cllr Susan Weeks SECONDED the motion. 
 
 
 
Agenda item No.8 -  TO CONSIDER THE PAYMENT OF ANY SUBSCRIPTIONS 
 
FALLING TO BE PAID ANNUALLY 
 
 
 
SALC 
£84.60 
 
SLCC 
£55.00 
 
 
 
Cllr  David Green PROPOSED and  
 
Cllr. Sebastian Anstruther SECONDED the motion 
 
 
 
Agenda item No.9 -  APOLOGIES AND REASON FOR ABSENCE 
 
Cllr Gordon Owen and C.Cllr Tex Pemberton 
 
 
 
Agenda item No.10 -  CODE OF CONDUCT - DECLARATION OF INTEREST by 
 
Councillors on any of the agenda items 
 
 
 
The Clerk reminded Councillors of their duty to declare personal and prejudicial interests.   
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  09th May  2007minutes 
page 2 of 8 

Cllr Sebastian Anstruther made the following personal but not prejudicial declarations: 
 
1.  Parish  Council  computer  –  Cllr  S  Anstruther  recommended  the  computer  advisor   
used  by  the  Parish  Council,  Ricky  Halpin.  Cllr  S  Anstruther  has  used  him  for  a   
number of years. 
 
2.  Village Design Statement – the Anstruther family own numerous properties and land   
in the area 
 
3.  Broadband – Cllr S Anstruther has asked Bill Lewis of Kijona to install a broadband   
system in the Barlavington Estate office. 
 
4.  Regional Housing Strategy Plan – personal interest 
 
 
 
Cllr Sebastian Anstruther made the following personal and prejudicial declarations 
 
1.  Agenda  Item  18  –  New  Planning  –  Cllr  S  Anstruther’s  brother  has  submitted  a   
planning application discussed by the planning committee.  
 
 
 
No other new or altered Declarations were made.  
 
 
 
Agenda item No.11 -  ANNUAL UPDATE OF COUNCILLORS REGISTER OF 
 
MEMBERS INTERESTS 
 
 
 
The Clerk informed the councillors that being an election year it is necessary that all 
 
councillors complete a new register of members interests which must be submitted to the 
 
CDC solicitor, Mike Kelley, within 28 days of this meeting. 
 
 
 
The Clerk will collect and submit the forms to CDC. 
Clerk 
 
 
Agenda item No.12 MINUTES OF THE MEETING HELD ON  28th MARCH 2007 
 
The Minutes of the meeting held on 28th March 2007 were declared correct and accepted as   
a  true  record,  and  Council  AGREED  that  they  should  be  signed  following  completion  of   
the meeting. Cllr. S Anstruther PROPOSED and Cllr. D. Green SECONDED the motion. 
 
 
 
Agenda item No. 13 -   MATTERS ARISING 
 
a.  Parish Council computer 
 
 
 
At the last meeting the Council approved the purchase of a new computer (Hewlett Packard   
Laptop,  Celeron M360,  512 MB RAM, 60 Gb  hard disc drive, wireless  network card, CD   
and DVD rewriter and Windows XP home) for £499.00. When the order was being placed   
the supplier made the clerk aware that another Hewlett Packard Laptop with 1Gbyte RAM   
and  80  Gb  hard  disc  drive  was  currently  on  offer  for  £560.00.  The  clerk  spoke  to  Cllr  D   
Green, Cllr G. Owen and Cllr S Anstruther who all agreed that the faster computer should   
be  purchased.  The  clerk  also  negotiated  a  trade  in  price  of  £50  for  the  old  Parish  Council   
computer. 
 
 
 
Cllr. A Pratt PROPOSED and  
 
Cllr. D Green SECONDED the motion to purchase the Hewlett Packard Laptop with 
 
1Gbyte RAM and 80 Gb hard disc drive for £560.00. 
 
 
 
b.  Village Design Statement 
 
Nothing to report 
 
 
 
c.  Broadband 
 
Nothing to report 
 
 
 
d.  Meeting with Nike Herbert 
 
Tex provided up to date contact details to Gordon. No other developments reported. 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  09th May  2007minutes 
page 3 of 8 

e.  Bignor Vineyard 
 
Nothing to report 
 
 
 
f.  South East England Assembly – Regional Hosing Strategy Review 2007 
 
Cllr S Anstruther has reviewed the document and does not consider any comments need to 
 
be submitted. 
 
 
 
Agenda item No. 13 -   DISTRICT COUNCILLOR’S REPORT  
 
Susan Weeks is now District Councillor. She thanked the Parishioners for having elected 
 
her. She will be officially appointed at the end of the week and therefore has nothing to 
 
report. 
 
 
 
Agenda item No. 14 -   COUNTY COUNCILLOR’S REPORT 
 
C.Cllr not present 
 
 
 
Agenda item No. 15 -   REPLACEMENT OF THE CODE OF CONDUCT FOR 
 
MEMBERS  
 
Prior to the meeting the Clerk circulated a report prepared by the CDC Solicitor, Mike 
 
Kelley, setting put a summary of the Code of conduct in full. See Appendix 
 
 
 
The Model Code of Conduct sent by the Standards Board at the end of April had one 
 
change to the model set out in Mike Kelley’s report mentioned above. Set out below are the   
relevant extracts from his email dated 4th May 2007 
 
 
 
 

“The Code I prepared and circulated to you on 24th April is the same as the Standards 
 
Board's version except for paragraph 7 which requires Members to have regard to advice 
 
from their Chief Finance Officer and the Monitoring Officer, and to give reasons for 
 
decisions in certain cases.  
 
 

Although paragraph 7 is not mandatory by law for Parish Councils, I consider it would help   
Parish Clerks, and myself as Monitoring Officer, to ensure that Members had proper 
 
regard to the advice that we gave them.  
 
 

I have sent an email to the Standards Board urging them to change their Code for Parish 
 
Councils. I have set out below for your information a copy of the email I received from the 
 
Standards Board and my response to the Board.  
 
 

Your Council has the discretion whether or not to include paragraph 7 but my view is that 
 
you should encourage your Councillors to include it.” 
 
 

 
 
THE MOTION recommended 
 
 
 
That pursuant to Section 51 of the Local Government Act 2000 the Council adopts the 
 
Code of Conduct for members and co-opted members set out in Appendix 2 to this 
 
report in place of the existing code with immediate effect; and  
 
 
 
That the General Principles of Conduct be annexed to the replacement Code. 
 
 
 
Cllr Susan Weeks PROPOSED and  
 
Cllr. David Green SECONDED the motion 
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  09th May  2007minutes 
page 4 of 8 

Agenda item No. 17 -   FIRST AID EQUIPMENT FOR SUTTON & 
 
BARLAVINGTON  
 
 
 
Sebastian has done a bit of research re St John Ambulance Neighbourhood First Aid 
 
Response Scheme (NFR Scheme)– The Neighbourhood First Responders are trained to 
 
attend emergency calls received by the ambulance service and provide care until the 
 
ambulance arrives. Volunteers can arrive at an emergency scene in a matter of minutes, as 
 
they are sent calls in their local area. 
 
 
 
The Scheme operates as a community partnership between St John Ambulance and local 
 
ambulance services. Someone in the community who has been trained in first aid and can 
 
reach the patient quickly makes all the difference. 
 
 
 
Each volunteer member takes it in turn to be “on call”. They carry basic first aid equipment   
and an automated external defibrillator (AED). The ambulance service controller sends 
 
them to Category A (immediately life-threatening) medical calls; they are despatched at the 
 
same time as an ambulance and crew. 
 
 
 
Anyone who lives in the area can get involved with a local NFR scheme, whether its to be a 
 
volunteer, or to help with other vital tasks such as fundraising, training or administration. 
 
Volunteers do not need first aid experience to join their local unit, as full training is 
 
provided. 
 
 
 
Cllr S Anstruther spoke to the ambulance service who said that they could guarantee that 
 
they could get to Sutton in 8 minutes 75% of the time. 
 
 
 
 
 
It was raised at the AGM that the Council may consider buying it’s own automated external   
defibrillator (AED). But following the information provided about the NFR scheme and the 
 
cost involved in purchasing one as well as the training required the Council AGREED that  
 
It would not consider buying one. 
 
 
 
Instead the Council will look into finding 10 parishioners who would be interested in 
 
attending a basic first aid course with a view to taking it further if anyone is interested. 
 
 
 
The Clerk, Cllr D Green and Cllr D Le Bourlier Browne will look into the cost of running a 
Clerk/ 
first aid course. 
D.Green/ 
 
D. 
Agenda item No. 18 -  NEW PLANNING APPLICATIONS AND NOTIFICATION 
Browne 
OF RECENT DECISIONS 
 
 
 
See list circulated 
 
 
 
Agenda item No. 19 -   REPORTS FROM REPRESENTATIVES ON OUTSIDE 
 
BODIES 
 
 
 
NONE 
 
 
 
Cllr S Weeks asked about the Burton & Chillingfold Local Native Reserves Management 
 
Advisory Committee. Cllr S Anstruther used to attend the meeting as a representative and 
 
now only attends the meeting as a local land owner. The Council AGREED that the Parish 
 
Council should reinstate a representative. The Clerk will obtain the relevant information 
Clerk 
from Cllr S Anstruther. 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  09th May  2007minutes 
page 5 of 8 

Agenda item No. 20 -   NEW CORRESPONDENCE 
 
a)  WSCC – Quite Lanes query 
 
 Following on from the issue raised at the last meeting – namely the new passing spaces that   
have appeared in the area, Tex Pemberton contacted Ian Moorey from the Traffic 
 
Management & Calming Team WSCC. He has contacted the clerk via email providing 
 
information about the decision process. This has been placed in the correspondence file. No 
 
further action required. 
 
 
 
b)   WSCC – Review of Speed Limit Criteria 
 
Comments invited by 15th June 2007 – Cllr S Weeks agreed to review and submit comments  S Weeks 
if required.  
 
 
 
Agenda item No. 21 -   CIRCULATION FILE – NO.9 
 
Index in order of receipt 
 
DATE 
INFORMATION 
TITLE 
 
RECEIVED 
SOURCE 
 
02/04/07 
Environment Agency 
Recruitment to the Environment 
 
Agency’s Floodline Warnings Direct 
 
Service 
 
04/04/07 
WSCC 
Internal Review recommendations 
 
04/04/07 
Ian Moorey, Traffic 
Quiet Lanes – works query 
 
Management & 
 
Calming Team, 
 
WSCC 
 
23/04/07 
Sussex Police 
Chichester District Commander’s 
 
Update – April 2007 
 
26/04/07 
Sussex Police 
Public Statement – Retirement of Chief 
 
Constable of Sussex 
 
30/04/07 
Tex Pemberton 
Charlie Dimmock launches Green Club 
 
for eco-friendly gardeners 
 
28/04/07 
West Sussex 
Programme for 2007/08 
 
Sustainability Forum 
 
30/04/07 
WSCC 
Connections – April 2007 
 
01/05/07 
CVS-Arunwide and 
Arun & Chichester Voice – April 2007 
 
Chichester & District 
 
CVS 
 
 
 
 
 
 

Agenda item No. 22 -  FINANCE 
 
a. To approve accounts for payment 
 
i) 
Sutton Village Hall 
Hall Hire – Planning meeting 11th 
£15.00 
 
April 2007 
 
ii) 
Sutton Village Hall 
Hall Hire – Annual Parish Council 
£15.00 
 
27th April 2007 
 
iii) 
Sutton Village Hall 
Hall Hire – Parish Council Meeting 
£15.00 
 
9th May 2007 
 
iv) 
Allianz Cornhill 
Annual insurance premium 
442.38 
 
v) 
Halpin Computer 
Replacement Laptop computer 
510.00 
 
Services 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  09th May  2007minutes 
page 6 of 8 

Cllr  S  Anstruther  raised  a  question  about  the  annual  insurance  premium.  The  premium  is   
3%  of  the  valuation  of  £15,000.  The  clerk  was  asked  for  2008/09  to  find  out  if  any  other  Clerk 
insurance company offers insurance for parish councils. The clerk will check with SALC. 
 
 
b. To approve the Clerk’s salary and expenses 
 
Salary for May 2007 – Due for payment on 15th May 
LCP Scale 20 (per SALC payment Schedule)
£9.019 per Hour
Number of weeks in month (4 weeks and 3 days)
4.43
Total number of hours worked in May
17.71
Total Salary for May 2007
£159.77
 
Salary for June 2007 – Due for payment on 15th June CHEQUE TO BE POST DATED  
LCP Scale 20 (per SALC payment Schedule)
£9.019 per Hour
Number of weeks in month (4 weeks and 2 days)
4.29
Total number of hours worked in June
17.14
Total Salary for June 2007
£154.61
 
Expenses for May 2007 
Date
Details
Reason
Cost ex 
VAT (£) Cost Inc 
VAT (£)
VAT (£)
0.00
4/5/07 Staples
Paper
7.66
1.34
9.00
1/5/07 PC World
2 black ink cartridges
39.13
6.85
45.98
29/3/07 Babysitter
Babysitter for Parish 
20.00
0.00
20.00
Council Meeting 
29/03/07 (2.5 hours)
27/4/07 Babysitter
Babysitter for APM 
20.00
0.00
20.00
27/4/07 (2.5 hours)
94.98  
 
 
Cllr. S Anstruther  PROPOSED and  
Cllr. S Weeks SECONDED the motion (22 a&b) 
 
c. To approve Final Accounts for the year ended 31 March 2007 including:- 
i. 
Final Accounts and the payments and receipts schedules 
ii. 
Bank reconciliation for the year ended 31 March 2007 
iii. 
Supporting Schedule for the year ended 31 March 2007 
iv. 
Budget v Actual Review for the year ended 31 March 2007 
v. 
Annual review of the effectiveness of its system of internal control including the 
Internal Audit Plan for the year ended 31 March 2007 

vi. 
Annual Return for the year ended 31 March 2007 and the schedule “Explanation 
of Variances” and the Annual Governance Statement 

 
 

The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  09th May  2007minutes 
page 7 of 8 

Cllr. D Green  PROPOSED and  
Cllr. S Weeks SECONDED the motion (22 c (i-vi)) 
 
vii. 
Approve NatWest Bank plc mandate – arrange time for new councillors going to 
NatWest 

 
It was AGREED that all the existing and new councillors will sign the new mandate so that 
all the councillors will be authorised to sign the cheques for the NatWest account and that 
the statements and all correspondence will be sent to the clerk. 
 
The Clerk will meet the new councillors at the bank on Tuesday 22 May at 11am.  
 
Cllr. D Green  PROPOSED and  
Cllr. S Weeks SECONDED the motion  
 
The Mandate was duly signed by all the councillors and clerk. 
 
Agenda item No. 22 -  DATE AND TIME OF NEXT PARISH COUNCIL MEETING 
 
Wednesday 25th  July 2007 at 7.00 pm, in Sutton Village Hall. 
 
CLOSURE OF MEETING 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington meeting closed at 8.45pm. 
 Signed: 
 
 
APPROVED AT MEETING ON 25/7/07 & SIGNED BY  CHAIRMAN                                                                      
 
 
Cllr. D Green                                                                                   Date:25/7/07 
Chairman of  The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
 
 
 
18th  May 2007 
Louise Collis, Clerk to The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington -  09th May  2007minutes 
page 8 of 8