This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Broadband - Sutton - Bignor - Barlavington - Parish meetings'.

THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON 
 
APPROVED MINUTES OF A MEETING OF  
THE COMMON PARISH COUNCIL OF SUTTON & BARLAVINGTON HELD ON 
WEDNESDAY 17TH  JANUARY 2007 AT 7.00 PM SUTTON VILLAGE HALL 
 
 
 
ACTION 
 
 
Present: 
 
Cllrs.  David  Green,  Gordon  Owen,  Brian  Verrall,  Susan  Welman,  Anthea  Pratt,  Stuart   
Dallyn and Sebastian Anstruther. 
 
 
 
In Attendance:- 
 
D.Cllr  Susan  Hallock,  C.Cllr  Tex  Pemberton,  Anna  Gilham,  Sue  Weekes  and  Louise   
Collis (Clerk to the Common Parish Council of Sutton & Barlavington). 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington Meeting commenced at 7.00pm. 
 
 
 
 
 
Agenda item No.1 -  APOLOGIES FOR ABSENCE 
 
No apologies received.   
 
 
 
Agenda Item No.2 - CODE OF CONDUCT – Declaration of Members’ Personal and   
Prejudicial Interests on items included on the Agenda  

 
The Clerk reminded Councillors of their duty to declare personal and prejudicial interests.    
No declarations made. 
 
 
 
Agenda item No. 3 – MINUTES OF THE MEETING HELD ON 15TH NOVEMBER   
and 13th DECEMBER 2006  

 
The  Minutes  of  the  meeting  held  on  15th  November  2006  were  declared  correct  and   
accepted  as  a  true  record,  and  Council  AGREED  that  they  should  be  signed  following   
completion  of  the  meeting.  Cllr.  S.Anstruther  PROPOSED  and  Cllr.  G.Owen   
SECONDED
 the motion. 
 
 
 
The  Minutes  of  the  meeting  held  on  13th  December  2006  were  declared  correct  and   
accepted  as  a  true  record,  and  Council  AGREED  that  they  should  be  signed  following   
completion  of  the  meeting.  Cllr.  S.Anstruther  PROPOSED  and  Cllr.  G.Owen   
SECONDED
 the motion. 
 
 
 
Agenda item No. 4 -   MATTERS ARISING 
 
a)     Village Design Statement 
 
The  Chairman  is  still  waiting  for  individuals  to  let  him  know  if  they  are  interested  in  ONGOING 
helping with the Village Design Statement. 
 
 
 
b) 
Broadband 
 
C.Cllr Tex Pemberton organised for a copy of the grant proposal for Plaistow to be sent 
 
via email to Cllr S.Anstruther. He has not had a chance to read it yet however Cllr 
 
S.Anstruther has identified the person at WSCC who is the IT expert – Joyce Stroud. It 
 
was AGREED by the Council that Cllr S Anstruther will arrange a meeting with Ms 
ONGOING 
Stroud, Bill Lewis (Kijoma Broadband), and himself to see how to progress. 
 
 
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton  & Barlavington  -17th January  2007 minutes 
page 1 of 8 

c)       Introduction of Emergency Plan 
 
See item 7 below. 
 
 
 
d)            WSCC  –  North  Chichester  County  Local  Committee  –  Street  Scene  in  West   
Sussex   

 
No submission 
 
 
 
e) 
CDC – Planning Application communications with Parish Councils 
 
The Clerk was unable to attend the discussion group as one of her children was off sick. 
 
The clerk has received some information from CDC following the meeting. The 
 
information outlines the move to reduce postal notification on planning applications and 
 
make more use of the CDC website and emails. 
 
 
 
f) 
  WSCC – Rights of Way Improvement Plan for West Sussex 
 
Cllr G Owen reviewed the document and sent a letter stating that the Council had no 
 
comments to submit but that we supported the plan. 
 
 
 
g) 
War Memorial Plaque  
 
Cllr A Pratt provided a briefing note from the PCC about the Brass Memorial Plaque (see 
A.Pratt / 
Appendix). The briefing note confirmed that the necessary work to be carried out would 
Clerk 
cost £528.75. The work is acceptable to the Parish Council. At the last meeting it was 
 
agreed that the council would pay the lower of  (i) 50% of the total cost and (ii) £500. It 
 
was AGREED that Cllr A Pratt would provide the clerk with a copy of the quote or the 
 
invoice before the next meeting so that the PCC could be paid in March 2006. The motion 
 
was proposed by Stuart Dallyn and seconded by Brian Verrall. 
 
 
 
h) 
Bignor Vineyard 
 
Mrs  Anna  Gilham  was  thanked  by  the  chairman  for  attending  and  she  was  asked  to   
address the meeting. Ms Gilham recapped that there had been a meeting in May 2006 with   
the Agents followed by a letter from Bignor Parish Meeting being sent to the Agents with   
suggested changes to the current fence. No further meetings or discussions were held and   
now an application has been submitted with no changes. There has been a lot of objection   
to  the  application  by  West  Burton  and  Bignor  residents.  The  common  objections  are  the   
effects on the area and traffic. The application is going to committee on 13 February 2007.   
Ms Gilham asked the Council to write a letter to CDC. It was  AGREED by the Council   
that the clerk would write to CDC supporting the suggestions made by the Bignor Parish   
Meeting on the grounds that the members of the Parish drive the roads around the Roman   
Villa at Bignor and also use the roads for leisure activities. Further points to be noted are:-   
(i) As previously pointed out the fence is very close to the highway. When deer cannot get   
over a fence they run along the fence looking for a break in the line.  Running along the   
fence in this situation means running along the highway because the fence line is so close   
to it. (ii) The fence damages  an AONB.  The motion was proposed by Cllr D Green and  Clerk 
seconded
 by Cllr S. Dallyn. 
 
 
 
 
 
Agenda item No.5 - DISTRICT COUNCILLOR’S REPORT – D.Cllr. Susan Hallock    
 
 
D.Cllr  S  Hallock  reported  West  Sussex  are  to  change  the  speed  camera  criteria  in  April   
2007.  
 
 
 
D.Cllr S Hallock will find out what is happening with regard to the appeal for Darrsfield  D.Cllr 
and the planning enforcement officer visit for the  a beer cellar chiller (Air Condenser) at  S.Hallock 
the White Horse Pub. 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton  & Barlavington  -17th January  2007 minutes 
page 2 of 8 

 
 
D.Cllr S Hallock asked if anyone had any questions.  
 
 
 
Cllr S Welman asked about the introduction of a speed limit on Folly Lane. D.Cllr Hallock   
does not believe the lane meets the criteria for a speed limit. 
 
  
 
 
 
Agenda Item No. 6 - COUNTY COUNCILLOR’S REPORT – C.Cllr. Tex Pemberton   
 

 
C.Cllr Tex Pemberton  reported the following 
 
 
 
 

i) 
County  Local  Committee.    The  date  of  the  next  meeting  is  at  the  Midhurst   
Grammar School, on 6th March 2007, at 1900. 
 
 

ii) 
Budget 2007/08.  You will know that once again West Sussex has received one of   
the lowest grant settlements from Government for the fifth consecutive  year.  In order to   
keep  the  level  of  Council  Tax  low,  some  difficult  decisions  will  have  to  be  made.    Our   
grant increase is 2.7%, £2.1m, which is the equal lowest among the 34 English Counties.   
The  average  rise  nationally  is  3.8%  with  Dorset  getting  9.5%.    Just  to  keep  pace  with   
inflation alone we needed an extra £11.5m. 
 
 

iii) 
A whole new way to contact your Local Police.  Sussex Police have just issued a   
new guidance on making contact with the police.  In brief: 
 

 
  If its an emergency, or to report a crime, ring 999
 

 
  For  other  crimes  and  urgent  matters  there  is  still  the  central  0845  60  70  999   
number to call the police. 
 
 
 
However, if the matter is not urgent and you would like to find out who the officers   
for  your  neighbourhood  are,  along  with  how  to  contact  them,  go  to 
www.sussex.police.uk  type  in  your  post  code  and  you  will  find  the  names  and   
photographs  of  all  your  neighbourhood  officers.    Click  on  their  pictures  and  you   
will see their personal profiles and contact details.  You can contact them either by   
sending an email or by leaving them a voicemail message simply by calling 0845    
60 70 999 and using the individuals extension number provided. 
 
  The pages on the web site also contain a monthly ‘What’s happening in your area’   
community update, regular news flashes for the District, details of upcoming street   
briefings,  up-to-date  information  about  how  local  police  are  doing,  and  details   
about your nearest police station. 
 
 
 
iv)          Dissemination  of  Information.    I  continually  forward  emails  to  the  Parish  Clerk   
providing information on issues that I judge will be of interest.  In recent weeks these have   
covered: Debt Threat – don’t be fooled by offers; Beat bullying; NHS Review  – delay of   
considerations  to  post  Christmas;  WSCC  Electronic  Newsletters;  Young  on  net  at  our   
Libraries; RoW Improvement Plan, Have your Say; Buy in Confidence from these Traders   
(from our Trading Standards Team); the release about another poor grant settlement, and   
the  latest  information  about  new  ways  to  contact  Sussex  Police.  Please  use  this   
information  as  you  wish,  including  in  your  Parish  Newsletters,  it  is  all  in  the  public   
domain and will be of varying interest to residents in the Parish. 
 
 
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton  & Barlavington  -17th January  2007 minutes 
page 3 of 8 

Agenda Item No. 7 – INTRODUCTION OF AN EMERGENCY PLAN 
 
The Council AGREED that at this time there is no need for an Emergency Plan.  
 
 
 
The Council also AGREED that it would be worthwhile for a First Aid course to be run   
for  the  parishioners.  The  clerk  will  look  into  a  First  Aid  demonstration  at  the  Annual  CLERK 
Parish Meeting in April. 
 
 
 
Cllr S Anstruther also suggested that a member of the parish could be trained by St John’s   
Ambulance to be a “First Responder”. 
 
 
 
The motions were proposed by Cllr G Owen and seconded by Cllr D Green. 
 
 
 
Agenda  item  No.  8  –  NEW  PLANNING  APPLICATIONS  AND  NOTIFICATION   
OF RECENT DECISIONS  

 
a. 
White Horse Pub 
 
See Item 5 above 
 
 
 
b. 
Darrsfield Appeal 
 
See Item 5 above 
 
 
 
c. 
Recent planning applications and decisions 
 
 
 
All Councillors received a copy of the list. See Appendix. 
 
 
 
Agenda  Item  No.  9  –  REPORTS  FROM  REPRESENTATIVES  ON  OUTSIDE   
BODIES 

 
North East Parishes Forum. Cllrs B.Verrall and S.Anstruther attended the meeting on 7th   
December 2006. A copy of the presentation has been placed in circulation file 7.  
 
The next meeting is being held on Wednesday 14th March at Sutton Village Hall at 7pm. 
 
 
 
Agenda item No. 10 – NEW CORRESPONDENCE 
 
a. 
CDC Annual Parishes Meeting – Thursday 25th January 7.pm – Cllr S 

Anstruther to attend 
Anstruther 
 
 
b. 
WSCC Highways & Transport works Programme 2007/08 and forward plan   
– no work planned for Sutton & Barlavington for 2007/08 
 
 
 
 
 
c. 
CDC – Delivering Development opportunities consultation – 6 week informal  
consultation period will start from 19th January  - Sutton & Barlavington have not 
Anstruther 
been included in Settlements to be discussed – Cllr S Anstruther to review. 
 
 
 
d. 
WSCC – County Night Exercise – Annual West Sussex Youth Service night 
 
navigation exercise to take place from 5.30pm, Sat 27th January, to 9am, Sunday 
 
28th January. Course of about 30km in the area between A285 and A29 to the south   
of the Singleton to East Dean Villages, and to the south of Seaford College. 
 
 
 
e. 
CDC – Parish Council Elections – 3rd May 2007 – The Council was asked if 
 
someone would be prepared to be the designated person in t he parish who will 
 
issue the Nomination documents to potential parish Council candidates? (Sutton & 
 
Barlavington). Cllr D Green put himself forward. The Clerk will inform CDC. 
Clerk 
 
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton  & Barlavington  -17th January  2007 minutes 
page 4 of 8 

f. 
HM Revenue & Excise – claim for refund by local authorities and similar 
 
bodies – The claim for a VAT refund for the 3 years ended 31 March 2006 has 
 
been forwarded to the Public Authorities Unit of Expertise in London for 
 
verification. They have requested copies of 3 specific invoices and clarification of 
Clerk 
the items supplied. The clerk will answer the letter. 
 
 
 
g. 
WSCC – Denominational School Transport – Consultation – The cabinet 
 
minister for Children and Young People’s Services has recently decided to consult   
the community of West Sussex regarding the proposal to reduce the level of 
 
transport support offered to children who travel to denominational schools. The 
 
consultation will continue until 9th February 2007. The consultation will be through   
leaflets distributed at certain schools. Do action required. 
 
 
 
h. 
Fulford Parish Council – Council website – The parish council has built a site 
 
for their community using some very simple to use and inexpensive tools. The site 
 
is updated and administered by several members of the Council, and with minimal 
 
training. They are now able to deliver meeting notices, newsletters, council 
 
minutes and much more without the need to print endless documents, or take up 
 
the valuable time of the Parish Clerk or the Councillors. The site has been a big 
 
success. It was AGREED that at this time the Parish does not need a website. No 
 
action required. 
 
 
 
i. 
SALC – Launch of “Become a Councillor – Make a Difference” – A DVD 
Clerk/ 
and pack shortly to be launched. There will be a 3 venues is West Sussex where the  D.Green 
DVD and packs will be presented  
 
 
Dunford – 10 February 
 
 
Billingshurst Village Hall – 15 February 
 
 
Hurstpierpoint Village Centre – date to be arranged 
 
2 packs will be sent to each parish – one for the chairman and one for the clerk.  
 
 
 
j. 
SALC – Training weekend 9-11 February – Courses for experienced 
 
councillors, new clerks and CiLCA fast-track. Cllr S Anstruther has requested 
 
course material for the section of the course headed “Performance Review and 
Clerk 
working in clustered groups of Councils”. 
 
 
 
k. 
Storrington & Sullington Parish Council  - Meetings with Nick Herbert MP 
 
The Chairman of the Parish Council has recently started having meetings with Nick   
Herbert M.P., and apparently Mr. Herbert is finding these really useful and is 
 
interested in similar meetings with other Charimen of Parishes within his 
 
constituency.  It is understood that these meetings are emphatically as the local 
 
M.P., and not party-political. Cllr G Owen agreed to attend such a meeting. The 
Clerk/ 
clerk will make the necessary arrangements. 
G.Owen 
 
 
 
Agenda item No. 11 – Circulation File No. 7 
Index in order of receipt 
DATE 
INFORMATION 
TITLE 
RECEIVED 
SOURCE 
16/11/06 
SALC 
County circular – Autumn 2006 
30/11/06 
LCR 
Special November 06 issue 
01/12/06 
DEFRA 
Rural Services review – 
reviewing standards 2006 
15/12/06 
Home Share 
Launch of Homeshare in West 
The Common Parish Council of Sutton  & Barlavington  -17th January  2007 minutes 
page 5 of 8 

Sussex 
05/01/07 
WSCC 
Connections – Issue No.28 
 
 
 
11/1/07 
Martlett Homes 
Affordable Rural Housing 
Partnership meeting 
12/01/07 
LCR 
January 2007 issue – Vol 58 
no.5 
17/01/07 
North East Parishes 
Copy of presentation from 
Forum  
meeting held on 7th December 
2006 
 
 
 
The Clerk noted that the following circulation files had not been returned: - 1, 5 and 6. 
 
Agenda Item No. 12 - FINANCE 
a. To approve accounts for payment
 
i) 
Sutton Village Hall 
Hall Hire – Parish Council meeting 
£15.00 
17th January 2007 
ii) 
David Green 
Reimbursement of Peppercorn Rent 
£1.00 
– Barlavington Noticeborad 
 
 
Cllr. A.Pratt PROPOSED and Cllr. S.Welman SECONDED that the account for payment 
should be paid. 
 
b. To approve the Clerk’s salary and expenses 
Salary for January 2007 – Due for payment on 15th January 
LCP Scale 20 (per SALC payment Schedule)
£9.019 per Hour
Number of weeks in month (4 weeks and 3 days)
4.43
Total number of hours worked in January
17.71
Total Salary for January 2007
£159.77
 
Salary for February 2007 – Due for payment on 15th February 2007 CHEQUE TO BE 
POST DATED  
LCP Scale 20 (per SALC payment Schedule)
£9.019 per Hour
Number of weeks in month (4 weeks)
4.00
Total number of hours worked in February
16.00
Total Salary for February 2007
£144.30
 
 
 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton  & Barlavington  -17th January  2007 minutes 
page 6 of 8 

Expenses for January 2007 
Date
Details
Reason
Cost ex 
VAT (£) Cost Inc 
VAT (£)
VAT (£)
20/12/06 BT
Line rental for the 
31.57
5.52
37.09
period 01 Dec to 28 
Feb 07 and call 
charges to 28 Nov 06
23/11/06 Staples
Ink cartridges, labels 
31.80
5.57
37.37
and display folders
14/11/06 The Scribbling colour Ink 
23.80
shop
cartridge/paper
13/12/06 Babysitter
Babysitter for precept 
16.00
0.00
16.00
meeting 13/12/06
114.26
 
 
Cllr. D.Green PROPOSED and Cllr. S.Welman SECONDED that the Clerk’s salary and 
expenses should be paid.  Council AGREED
 
c.  To discuss and approve Section 137 payments 
As  previously  provisionally  agreed  at  the  meeting  on  15th  November  2006  the  following 
S.137 payments were AGREED to be paid. 
 
Organisation
Proposed 2006-07 
payment (£)

Sutton PCC
£150
Barlavington PCC
£150
Ebenoe Young Farmers
£150
Sutton Village Hall
£150
Citizens Advice Bureau (CAB)
£20
Sutton Youth Club
£150
Rural Mobile Youth Trust - 
£50
Purple Bus
£820  
 
Cllr. S Anstruther PROPOSED and Cllr.A Pratt SECONDED the motion. 
 
Although  the  S.137  payment  was  approved  for  payment  to  Sutton  Youth  Club  it  was 
decided to hold back the payment until the future of the club is more secure. 
 
d.  To approve Income and Expenditure Reports for the period ended 31  December 
2006 
e.  To approve the bank reconciliation for the period ended 31 December 2006 
f.  To  approve  the  Budget  v  Actual  overview  and  the  draft  accounts for  the  period 

ended 31 December 2006 
 
Cllr. G Owen PROPOSED and Cllr. S.Welman SECONDED the approval of items 12 d) 
to 12f) above.  Council AGREED
 
 
The Common Parish Council of Sutton  & Barlavington  -17th January  2007 minutes 
page 7 of 8 

Agenda item No. 14- DATE & TIME OF NEXT PARISH COUNCIL MEETING 
Wednesday  21st  March  2007  at  7.00  pm,  in  Sutton  Village  Hall.  Following  the  meeting 
the clerk discovered that Sutton Village Hall is in use and the next meeting will now 
take place on Wednesday 28th March at 7pm. 
 
CLOSURE OF MEETING 
The Common Parish Council of Sutton & Barlavington meeting closed at 8.45pm. 
 Signed: 
 
 
 
APPROVED AT MEETING ON 28/3/07 & SIGNED BY  CHAIRMAN                                                                      
Cllr. D Green                                                                                 Date:28/3/07 
Chairman of  The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
 
 
 
29 January 2007 
Louise Collis, Clerk to The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
 
 
 
The Common Parish Council of Sutton  & Barlavington  -17th January  2007 minutes 
page 8 of 8