This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Broadband - Sutton - Bignor - Barlavington - Parish meetings'.

 
Information available from The Common Parish Council of Sutton & Barlavington 
under the model publication scheme – ADOPTED ON 21st JANUARY 2009 
 
Information to be published
 
How the information 
Cost 
can be obtained 
Class1 - Who we are and what we do 
The Parish Council operate 
 
under the Local Government 
(Organisational information, structures, locations and contacts) 
Act 1972 
 
This will be current information only 
 
 
 
 
N.B. Councils should already be publishing as much information as possible about how they can 
be contacted. 
Who’s who on the Council and its Committees 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
Contact details for Parish Clerk and Council members (named contacts where 
Chichester District Council 
10p/sheet 
possible with telephone number and email address (if used)) 
website/ hard copy – contact 
clerk 
Location of main Council office and accessibility details 
N/A 
 
Staffing structure 
Clerk only 
 
 
 
 
Class 2 – What we spend and how we spend it 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
(Financial information relating to projected and actual income and expenditure, 
procurement, contracts and financial audit) 
 
Current and previous financial year as a minimum 
Annual return form and report by auditor 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
 

 
Finalised budget 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
Precept 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
Borrowing Approval letter 
N/A 
 
Financial Standing Orders and Regulations 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
Grants given and received 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
List of current contracts awarded and value of contract 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
Members’ allowances and expenses 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
 
 
 
Class 3 – What our priorities are and how we are doing 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
(Strategies and plans, performance indicators, audits, inspections and reviews) 
 
Parish Plan (current and previous year as a minimum) 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
Annual Report to Parish or Community Meeting (current and previous year as a 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
minimum) 
Quality status 
N/A 
 
Local charters drawn up in accordance with DCLG guidelines 
N/A 
 
 
 
 
Class 4 – How we make decisions 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
(Decision making processes and records of decisions) 
 
Current and previous council year as a minimum (contained in Minutes) 
 
Timetable of meetings (Council, any committee/sub-committee meetings and 
Parish Council Notice Board / 
10p/sheet 
parish meetings) 
hard copy – contact clerk 
Agendas of meetings (as above) 
Parish Council Notice Board / 
10p/sheet 
hard copy – contact clerk 
Minutes of meetings (as above) – nb this will exclude information that is properly 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
 

 
regarded as private to the meeting. 
Reports presented to council meetings - nb this will exclude information that is properly 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
regarded as private to the meeting. 
Responses to consultation papers 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
Responses to planning applications 
Chichester District Council 
10p/sheet 
website/ hard copy – contact 
clerk 
Bye-laws 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
 
 
 
Class 5 – Our policies and procedures 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
(Current written protocols, policies and procedures for delivering our services 
and responsibilities) 
 
Current information only 
 
Policies and procedures for the conduct of council business:  
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
 
Procedural standing orders 
Committee and sub-committee terms of reference 
Delegated authority in respect of officers 
Code of Conduct 
Policy statements 
 
Policies and procedures for the provision of services and about the employment 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
of staff: 
 
Internal policies relating to the delivery of services 
Equality and diversity policy 
Health and safety policy 
 

 
Recruitment policies (including current vacancies)  
Policies and procedures for handling requests for information 
Complaints procedures (including those covering requests for information and 
operating the publication scheme) 
 
Information security policy 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
Records management policies (records retention, destruction and archive) 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
Data protection policies  
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
Schedule of charges )for the publication of information) 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
 
 
 
Class 6 – Lists and Registers 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
(some information may only be 
 
available by inspection) 
Currently maintained lists and registers only 
 
Any publicly available register or list (if any are held this should be publicised; in most 
N/A 
 
circumstances existing access provisions will suffice) 
Assets Register  
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
Disclosure log (indicating the information that has been provided in response to requests; 
N/A 
 
recommended as good practice, but may not be held by parish councils) 
Register of members’ interests 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
(some information may only be 
available by inspection) 
Register of gifts and hospitality 
Hard copy – contact clerk 
10p/sheet 
(some information may only be 
available by inspection) 
 
 
 
Class 7 – The services we offer 
 
 
 
(Information about the services we offer, including leaflets, guidance and 
 
newsletters produced for the public and businesses) 
 
 

 
Current information only 
 
Allotments 
N/A 
 
Burial grounds and closed churchyards 
N/A 
 
Community centres and village halls 
N/A 
 
Parks, playing fields and recreational facilities 
N/A 
 
Seating, litter bins, clocks, memorials and lighting 
Litter bin 
 
Bus shelters 
Bus Shelter 
 
Markets 
N/A 
 
Public conveniences 
N/A 
 
Agency agreements 
N/A 
 
A summary of services for which the council is entitled to recover a fee, together  N/A 
 
with those fees (e.g. burial fees) 
 
 
 
Additional Information 
 
 
This will provide Councils with the opportunity to publish information that is not 
itemised in the lists above 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Contact details: Louise Collis (Clerk) 01798 839078 
 

 

 
 
 
 
 
SCHEDULE OF CHARGES 
 
This describes how the charges have been arrived at and should be published as part of the guide. 
 
 
TYPE OF CHARGE 
DESCRIPTION 
BASIS OF CHARGE 
Disbursement cost 
Photocopying @ 10.p per 
Actual cost *  
sheet (black & white) 
 
Photocopying @ 15.p per 
Actual cost 
sheet (colour) 
 
 
 
 
Postage 
Actual cost of Royal Mail 
standard 2nd class 
 
 
 
Statutory Fee 
 
In accordance with the 
relevant legislation (quote the 
actual statute) 
 
 
 
Other 
 
 
 
 
 
 
 
 
* the actual cost incurred by the public authority